Mapeo del Proceso de Ventas: Qué es y Cómo Hacerlo
Publicado: 2023-05-20
- 10 de abril de 2023
Contenido
Cuando se trata de ventas e ingresos, necesita un plan. Necesitas un proceso de venta . Y para mantener la consistencia, debe trazarlo y ponerlo a disposición de todos los involucrados.
¿Ha hecho usted eso?
¿Qué es un proceso de venta?
Un proceso de ventas son los pasos explícitos que se toman en cada etapa del viaje del comprador para llevar prospectos de uno a otro y eventualmente convertirlos en clientes de pago.
Sin embargo, tener cuatro procesos de venta diferentes para cuatro personas o departamentos diferentes es una pérdida de tiempo. Necesitas consistencia. Necesitas a todos en la misma página.
Y ahí es donde entra en juego el mapeo del proceso de ventas. Con él, bloquea los pasos. Usted crea una guía detallada a la que todos pueden acceder y utilizar sin importar quiénes son o dónde se encuentra el prospecto con el que están tratando en el gran esquema de las cosas.
Puede ser lineal o, de manera más realista, será un diagrama de flujo que explique lo que debería suceder si hacen A versus B en cada punto de decisión.
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Una vez creado, implementado y utilizado en toda su empresa, un mapa del proceso de ventas reducirá el tiempo que lleva mover a un cliente potencial a través de él. Dará a sus vendedores una mayor confianza en el trato con los clientes y sus objeciones.
Mapeo de su proceso de ventas
Es importante tener en cuenta que es posible que su proceso de ventas no se parezca al de nadie más, y eso está bien. Una metodología de ventas se puede utilizar en muchas empresas e industrias. Un proceso de ventas puede ser increíblemente específico y único para usted y sus clientes.
Empezar por el final
Debe comenzar con el fin en mente: una meta clara y concreta. Sin embargo, no te obsesiones con esta parte. Su objetivo puede ser expandir su alcance, aumentar las ventas en un X%, retener clientes o alcanzar una cantidad específica en dólares para una fecha determinada. Mantenlo simple.
Planificar cualquier ruta requiere saber dónde se quiere llegar. ¿Cual es tu meta? Una vez que sepa eso, es más fácil identificar los pasos o giros necesarios para llegar allí.
Incluir a todas las partes interesadas 
Prueba sorpresa: Las ventas involucran solo al departamento de ventas: ¿verdadero o falso?
Por supuesto que es falso. Cada venta es el resultado de un verdadero esfuerzo de equipo, que involucra varias combinaciones de marketing, servicio al cliente, ventas, distribución, TI, etc., según su producto y nicho.
Desde la prospección, el fomento y la conversión hasta el seguimiento, la retención y la defensa, ¿qué departamentos e individuos están involucrados en cada etapa?
Para mapear con precisión su proceso de ventas, debe hablar e involucrar a todas las partes interesadas. Todo el mundo debería tener una voz. Planee reunir a todos o programe reuniones con cada departamento individualmente.
Recoge los pasos
Solo digo lo obvio aquí, pero el objetivo de reunirse con todos es recopilar los pasos específicos que toman para llegar de A a B. ¿Qué pasos toman para hacer rápida y efectivamente lo que sea necesario para hacer que ese prospecto avance más abajo en el camino? ¿embudo?
Además, mire los pasos reales involucrados para su último número X de ventas.
¿Cómo se desarrollaron? Pueden desviarse de lo típico, pero es importante examinar esos valores atípicos. ¿Salió todo según lo planeado o hubo baches inesperados en el camino? Si es así, ¿cómo lidiaste con ellos?
Considere el tiempo entre cada paso y el tiempo de principio a fin. ¿Qué tienen en común las ventas más rápidas? ¿Puedes replicar eso?
Mantenga una mentalidad de ayudar primero y centrada en el cliente, y mapee el proceso que está sucediendo, no lo que cree que debería suceder.
Alinear los pasos con las etapas del viaje del comprador
Los prospectos necesitan diferentes cosas en diferentes etapas de su viaje a través de su embudo de ventas. Conciencia, consideración, decisión, defensa. Prospectar, conectar, investigar, presentar, cerrar. No importa cómo lo describa o etiquete, asegúrese de saber qué es.
¿Quiénes son sus prospectos (asegúrese de tener listas las personas detalladas de los clientes)? ¿Qué necesitan en cada nivel?
Lo más importante, ¿cuáles son los factores desencadenantes específicos que más se mueven de una etapa a la siguiente? Mira tus datos históricos. Identifique esos "¡Eureka!" Momentos que obligan a las perspectivas a avanzar. Resalta esos.
¿Qué obstáculos o fricciones provocaron el mayor éxodo? Eliminarlos o reducirlos.
Encuentre esos artículos, momentos, funciones u ofertas que motiven a las personas a comprar. Deshazte de todo lo que les haga tropezar.
Cómo construir un mapa de proceso de ventas
Mary Goethe, directora ejecutiva de Sales BQ, comparte su proceso de 4 pasos para crear un mapa del proceso de ventas.
¿Qué información necesitas incluir? Los mapas de procesos de ventas más efectivos incluyen 4 piezas de información:
- Nombre de cada etapa
- Definición de lo que permite ser un trato en cada etapa
- Detalles de lo que sucede en esta etapa
- Lista de verificación de lo que se debe lograr para que el acuerdo pase a la siguiente etapa
Ahora, veamos los 4 pasos que tomará para construir un mapa de proceso de ventas efectivo.
Paso 1: Definir el punto de partida
El primer paso en la construcción de su mapa de proceso de ventas es decidir dónde le gustaría comenzar el mapa de proceso, ya sea en la parte superior del embudo (que puede considerarse más una función de marketing) o en la primera interacción de ventas, ya sea prospección o calificación en una entrada.
Paso 2: Nombra tus etapas
En segundo lugar, nombre sus etapas. Aquí hay un ejemplo de las etapas de un mapa de proceso de ventas ampliado:
- Conocimiento de la marca
- Compromiso con la marca
- Cliente potencial calificado de marketing
- interacción de ventas
- Prospecto calificado de ventas
- Descubrimiento / análisis de necesidades / recopilación de requisitos
- Presentación de demostración/solución
- Propuesta / estimación / cotización
- Acuerdo verbal
- Contrato firmado
- Implementación
- Transmitir / comenzar
- Cliente nuevo
- Cliente existente
Paso 3: Definir cada etapa
A continuación, defina cada etapa e indique claramente cómo un acuerdo pasa a esta etapa, qué sucede durante la etapa y qué debe suceder para que salga de esta etapa.
Esto es lo que debe tener en cuenta para cada etapa del mapa del proceso de ventas.
Conocimiento de la marca
Propiedad de Marketing, implica la colocación estratégica de la marca frente al público objetivo a través de múltiples canales y métodos, sin limitarse a la publicidad tradicional o digital, SEO, publicidad por correo, ferias comerciales y marketing por correo electrónico.
Compromiso con la marca
Una vez que un comprador interactúa con la marca, se considera compromiso. Esta podría ser la actividad de un comprador en un sitio web, como enviar un formulario de contacto, descargar documentos técnicos, estudios de casos, folletos o comunicarse con un bot de chat.
Otros ejemplos de interacción con la marca incluyen la participación en un seminario web informativo promovido por marketing, la respuesta a un correo electrónico o correo de marketing, o la solicitud de más información.
Cliente potencial calificado en marketing
El compromiso se convierte en un prospecto calificado de marketing una vez que se cumplen los requisitos mínimos de calificación.
Esto es diferente para cada empresa. Tal vez desee confirmar que el comprador cumple con sus requisitos geográficos y demográficos, como la ubicación, el tamaño de la empresa y la industria.
Una vez que el cliente potencial se considera calificado por marketing, se pasa al equipo de ventas.
Interacción de ventas
La primera interacción que tiene el equipo de ventas con un MQL debe ser calificar o descalificar aún más al comprador. Esta también puede ser la primera etapa de su mapa de proceso de ventas si elige excluir el marketing y comenzar con el proceso del equipo de ventas.
El equipo de ventas debe estar capacitado para conocer las psicografías que conforman a un cliente ideal. Lo más común es que los equipos de ventas deban aprender qué dolor o problema busca resolver el comprador, confirmar que tienen un presupuesto, comprender el cronograma y el proceso de decisión.
Esta etapa se puede dividir en subniveles que describen todas las subetapas de la prospección saliente, incluido el uso de plataformas sociales como LinkedIn, la prospección de correo electrónico saliente, la creación de redes, el telemercadeo, las visitas en persona o las llamadas en frío.
Para pasar de la interacción de ventas a la siguiente etapa, prospecto calificado para ventas, se deben cumplir los requisitos mínimos.
Prospecto calificado de ventas
Todas las transacciones en esta etapa se han considerado calificadas, pero están a la espera de que se programen y realicen más descubrimientos.
Descubrimiento / Análisis de necesidades / Recopilación de requisitos
Una vez que se programa la reunión de descubrimiento, el trato se muestra activo en esta etapa.
Dependiendo de la complejidad de su venta, una oferta puede permanecer en esta categoría por un tiempo. No es raro que se necesiten múltiples reuniones de descubrimiento para reunir todos los requisitos para establecer el acuerdo para el éxito en la etapa de demostración/presentación de la solución.
Una vez que se reúnen todos los requisitos y se programa la demostración, el acuerdo puede pasar a la siguiente etapa.
Demostración / Presentación de la solución
Muchas ofertas reciben una presentación prematura. Establezca requisitos claros sobre cuándo un trato recibe una demostración o una presentación de la solución.
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Esta etapa requiere preparación por parte del ingeniero de ventas o líder técnico. El representante debe participar en la planificación de la estrategia previa a la demostración para asegurarse de que el ingeniero de ventas sepa completamente qué demostrar o presentar, evitando una demostración enlatada larga que pierda el interés del comprador.
Propuesta / Presupuesto
Una vez que se ha presentado o demostrado la solución, se debe crear una propuesta de precio o una estimación.
Describa claramente los pasos para la creación de propuestas aquí. Muchos equipos confían en un estimador o un líder técnico para producir estimaciones o cotizaciones. El trato permanece en esta etapa hasta que se presenta la propuesta al comprador y se recibe un acuerdo verbal o se confirma la pérdida del trato.
Acuerdo verbal
Después de la entrega de la propuesta, se debe asegurar un acuerdo verbal con un esquema claro y comprensión del proceso del contrato. La mayoría de los tratos se encuentran en esta etapa por un corto período de tiempo, ya que un acuerdo verbal conduce directamente a la etapa de firma del contrato.
Contrato firmado
Un acuerdo no puede pasar a esta etapa hasta que se firme el contrato. Esta es una etapa de marcador de posición entre el acuerdo verbal y la implementación, lo que indica que el contrato está firmado y el acuerdo está en transición hacia la implementación.
Implementación
Algunas empresas tienen períodos de implementación cortos y otras tienen procesos de implementación largos y extensos.
Describa las subcategorías de implementación en esta etapa, incluido lo que se requiere en cada paso, como la recopilación de información, las pruebas del sistema, la capacitación, la versión beta, en paralelo y las auditorías.
El acuerdo permanece en esta etapa hasta que se confirma "en vivo" en el nuevo producto o servicio.
Ir a vivir
Una vez que se confirma una oferta en vivo en su producto o servicio, la oferta se mueve a esta etapa. Por lo general, esta etapa activa el pago de una comisión o el alivio de la cuota, a menos que eso ocurra cuando se firma o se envía el nuevo acuerdo para su implementación.
Cliente nuevo
La etapa de nuevo cliente suele ser un período de prueba en el que un equipo de operaciones especiales atiende a un nuevo cliente o permanece con el equipo de implementación durante un período corto de tiempo hasta que se confirma que está funcionando sin problemas con el nuevo producto o servicio y no necesita cualquier soporte de tipo de implementación adicional.
Un nuevo cliente sale de esta etapa una vez que se "gradúa" de su equipo de implementación o nuevo cliente.
Cliente existente
Una vez que un cliente está en su producto o servicio durante un período de tiempo determinado, ya no se considera un cliente nuevo y ahora se considera un cliente existente.
Esta etapa debe tener múltiples subcategorías sobre cómo se apoya al cliente para las prácticas de solicitud de referencia, ventas adicionales y retención.
Paso 4: Visualiza el flujo
El último paso en la construcción de su mapa de proceso de ventas es crear una imagen fácil de seguir.
Una vez que el mapa del proceso de ventas se ha convertido en un gráfico, debe asegurarse de que cada miembro del equipo comprenda el flujo, que el CRM lo refleje y que cada miembro del equipo lo gestione, para mantener la continuidad entre las prácticas comerciales.
Rastree, mida y administre 
Este es un buen consejo sin importar lo que estés haciendo. Si no lo está rastreando, realmente no tiene idea de qué tan bien lo está haciendo.
Lo que se mide, se gestiona.
Identificar los pasos y trazar el proceso es bueno. De hecho, es crucial. Pero si no está también rastreando y midiendo el rendimiento, es posible que esté en el camino equivocado y nunca lo sabrá.
En su lugar, mientras mapea su proceso de ventas, decida en qué métricas y KPI se enfocará y realizará un seguimiento. ¿Cómo medirá el éxito del proceso? ¿Cómo se ve el 'éxito'?
Los más comunes incluyen la duración del ciclo de ventas, las tasas de conversión, la entrega de clientes potenciales elegibles para ventas, el tiempo de primera respuesta, la rotación, la retención, los ingresos por ventas y más.
Constrúyalos en su mapa desde cero.
Errores comunes que se deben evitar en el mapeo del proceso de ventas
Mientras colabora con otros para redactar un mapa del proceso de ventas que funcione para todos, es una buena idea estar al tanto de los errores y trampas comunes.
Cuanto más te identificas, más puedes evitar. Por ejemplo:
- Los pasos son demasiado vagos y/o ambiguos. Desea que cualquiera pueda mirar el mapa y saber exactamente qué hacer en cada punto. Sea específico, escríbalo y compártalo con todos.
- Demasiados detalles o pasos. Si bien la especificidad es clave, es fácil atascarse en detalles y minucias. No. Da suficientes detalles para ser claro, pero no más. Incluya los pasos a seguir para los 1-2 resultados típicos, y eso es todo. Los detalles y los pasos no deben desviar la atención de sus objetivos.
- No poner al cliente primero. No importa su negocio o nicho, el cliente y sus necesidades deben dictar y guiar sus decisiones. ¿Bueno para ti pero neutral o malo para ellos? Desaste de eso. Debe proporcionarles un valor y un beneficio claros en cada paso, incluso cuando dicen que no.
- Los pasos no son accionables. Como cualquier objetivo, necesita pasos que realmente pueda lograr para alcanzarlos.
- Intentar adaptar su proceso a su mapa en lugar de mapear su proceso. Quiere un mapa que refleje con precisión lo que realmente está sucediendo 'en las trincheras'. Crear un mapa para un proceso que desea ver o cree que debería estar funcionando y tratar de incluir su proceso de ventas en él es una completa pérdida de tiempo. Es contraproducente en el mejor de los casos.
Errar es humano, pero puedes evitar la mayoría de los errores comunes si los vigilas desde el principio. Atrápenlos antes de que tomen el control.
Un proceso de ventas puede abarcar más de una metodología de ventas. Puede tener ramas saliendo en diferentes direcciones. Debe incluir lo que sucede cuando alguien dice y quiere decir 'no', al mismo tiempo que aprecia que muchos consumidores (80%, de hecho) dicen 'no' varias veces antes de finalmente decir 'sí'.
Al trabajar en estrecha colaboración con todas las partes interesadas, todos los departamentos y todas las personas involucradas durante la etapa de mapeo, su proceso de ventas será exactamente eso: suyo .
Nadie conoce mejor a sus clientes y sus productos que las personas que tratan con ellos en cada etapa, desde el cliente potencial hasta el animador.
Un mapa del proceso de ventas debe ser un documento vivo y respirable. No está tallado en piedra. Realice un seguimiento de las métricas y los KPI que importan. Evaluar con frecuencia. Obtenga comentarios de quienes lo usan en el mundo real.
Mapa, sí. Pero prepárate para el desvío ocasional. Puede llevarte a algunos lugares espectaculares que de otro modo te habrías perdido.
Por qué necesita un mapa del proceso de ventas
Un mapa del proceso de ventas une a todos los que forman parte del proceso de adquisición de clientes. Ayuda a los equipos a obtener claridad sobre cómo progresa cada acuerdo y define cómo se realiza el seguimiento de los ingresos.
Para ir un paso más allá, los departamentos de ventas de alto rendimiento utilizan la información de seguimiento de conversiones (cuántos tratos pasan a la siguiente etapa)
- Para construir embudos inversos que regresen al número de cuota anual
- Para comprender cuántas acciones deben llevarse a cabo para obtener suficientes oportunidades calificadas en la parte superior del embudo para convertirlas en negocios cerrados
Pero todo comienza con los 4 pasos que he presentado en este artículo. ¿Entonces, Qué esperas? Si aún no lo ha hecho, planee su proceso de ventas hoy.
