Integración de Salesforce Sharepoint: beneficios, procesos y desafíos

En el acelerado mundo empresarial en el que operan las empresas, la integración de múltiples tecnologías y plataformas que se complementan entre sí ya no es una tendencia sino una necesidad. Este artículo detalla los matices de la creación de una sinergia entre dos gigantes tecnológicos: Salesforce y SharePoint. Al combinar las sólidas capacidades de gestión de documentos de SharePoint con la gestión de relaciones con los clientes de Salesforce, las empresas se acercan un paso más a desbloquear niveles masivos de colaboración y productividad.

Si está planeando establecer la integración de Salesforce SharePoint, pero no está seguro de los beneficios que ofrecería al proceso y de los desafíos que pueden surgir en el proceso, sus preguntas serán respondidas aquí.

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¿Es incluso necesaria la integración de SharePoint con Salesforce?

Si bien Salesforce ofrece funciones de mantenimiento y carga de documentos, no está libre de limitaciones. Para resolver esto antes de que comience a afectar la productividad, las empresas comienzan a buscar sistemas de colaboración basados ​​en documentos como SharePoint para almacenar sus documentos y gestionar colaboraciones en toda la empresa.

¿Pero es realmente necesaria esta integración? Bueno, esto es lo que sucede cuando mantiene sus procesos limitados a Salesforce.

1. Tamaño de archivo: Salesforce viene con dos opciones para cargar documentos: "Adjuntos", que permite cargar datos de hasta 25 MB, y "Archivo", que permite cargar datos de hasta 2 GB. La asignación de datos y la gestión de documentos de un tamaño de datos mayor que este pueden aumentar directamente los costos de almacenamiento y obstaculizar el rendimiento del sistema con el tiempo debido a la arquitectura multiinquilino de la plataforma.
2. Accesibilidad y privacidad de los documentos: compartir documentos de Salesforce con usuarios que no son de Salesforce solo es posible a través de una URL pública. Sin embargo, esto conlleva problemas con el cumplimiento del RGPD y otras leyes de seguridad de datos, ya que el documento se comparte públicamente. Una solución para esto es obtener licencias adicionales para usuarios que no sean de Salesforce, algo que puede resultar costoso.
3. Sincronización en tiempo real: los cambios realizados en el disco local de los usuarios no se sincronizan automáticamente con los archivos de Salesforce y viceversa. La única opción que tienen los usuarios es cargar/descargar y luego reemplazar el archivo con la nueva versión.

Si bien en este escenario SharePoint ni siquiera aparece, puede haber otro evento en el que las empresas utilicen Salesforce y SharePoint, pero no estén integrados. Aquí están los problemas asociados con ese enfoque.

1. Proceso defectuoso: dado que los contratos de proveedores, clientes y socios funcionan en torno al mismo proceso de aprobación, tienden a automatizarse dentro de una solución de gestión de flujo de trabajo como SharePoint. Ahora, cuando se trata de aprobaciones de contratos, los usuarios de Salesforce tienen que pasar de CRM a SharePoint y viceversa.
2. Colaboración en equipo con fallas: si bien los registros de los clientes se almacenan en Salesforce, su colaboración se produce tanto en SharePoint como en Salesforce. Como resultado, los usuarios de Salesforce tienden a perder tiempo cambiando entre sistemas para mantenerse en contacto con sus equipos.
3. Duplicación de documentos: otro desafío que surge con la falta de integración de Salesforce con SharePoint es que el equipo de ventas generalmente tiene que descargar documentos de SharePoint y luego cargarlos en Salesforce cada vez que tiene que compartirlos con su equipo o clientes. Este proceso, a menudo, conduce a la duplicación de documentos en dos sistemas, lo que genera un desorden en la versión del archivo.
4. Deserción de contenido: los equipos de ventas pueden copiar los enlaces de los archivos de SharePoint en Salesforce, pero no podrán obtener una vista previa de ellos ni encontrarlos en la búsqueda global de Salesforce. Como resultado, el contenido que podría haber sido valioso para la comunicación de los clientes queda enterrado dentro de las bibliotecas de SharePoint.

Ahora que hemos analizado los efectos secundarios de no tener integración de SharePoint y Salesforce, analicemos los beneficios visibles de establecer una antes de pasar a los pasos de integración.

¿Cuáles son algunos de los beneficios clave de la integración de SharePoint y Salesforce?

El sistema de gestión de documentos SharePoint integrado con Salesforce brinda enormes beneficios a las empresas que buscan mejorar la colaboración entre los equipos de servicio y ventas mientras administran el manejo de datos de manera eficiente. Las capacidades combinadas de Salesforce como CRM y SharePoint como plataforma de gestión de documentos y almacenamiento de archivos se complementan perfectamente.

Colaboración en equipo mejorada

La integración de SharePoint y Salesforce mejora la colaboración no solo entre los equipos de ventas y servicio, sino también entre otros dominios como marketing y legal. Veamos esto a través de ejemplos.

Escenario 1: imagine que un ejecutivo de ventas y redactor de contenido tiene la tarea de crear una propuesta para el cliente. Con la ayuda de la integración de SharePoint con Salesforce, los cambios realizados por el ejecutivo de ventas en el documento del redactor se reflejarán en tiempo real para que todos los miembros del equipo (con acceso al documento) los vean. Esto garantizaría que todos estén en sintonía y se reduciría el riesgo de control de versiones.

Escenario 2: el equipo legal revisa y luego aprueba un contrato almacenado en SharePoint, después de lo cual el ejecutivo de ventas puede ver esos cambios en Salesforce al instante. Esto puede ayudar al equipo de ventas a estar actualizado cuando comparte actualizaciones importantes con sus clientes.

Seguridad de documentos

La integración de Salesforce SharePoint brinda a las empresas acceso a las sólidas funciones de seguridad de SharePoint, como equipos, roles y niveles de permiso, lo que les ayuda a cumplir con las leyes de cumplimiento como HIPAA y GDPR, etc. La plataforma viene con otra función donde se pueden establecer fechas de vencimiento para archivos específicos. De esta forma, los proveedores externos no podrán acceder al archivo después de la fecha de vencimiento.

Análisis e informes

La integración de SharePoint Salesforce garantiza capacidades analíticas y de generación de informes sencillas, ya que los datos que provienen de ambas plataformas se pueden combinar para obtener información sobre el rendimiento de las ventas, el uso de documentos y las interacciones con los clientes. Por ejemplo, con la ayuda de la herramienta de auditoría e informes de SharePoint Online, los equipos pueden analizar los documentos a los que se accede con frecuencia en el proceso de ventas, lo que les brinda información sobre los recursos que tuvieron el mayor impacto en el cierre de acuerdos o la resolución de problemas de los clientes.

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Mejor equilibrio de carga

Uno de los beneficios clave de la integración de Salesforce con SharePoint radica en la mejora del equilibrio de carga. El uso individual de ambas plataformas supone una gran carga para los sistemas, lo que provoca un mayor tiempo de inactividad y un rendimiento lento. Sin embargo, su integración permite compartir datos y archivos entre dos plataformas, lo que conduce a un mejor equilibrio de carga y a cero desperdicio de recursos debido a la duplicación y el mantenimiento de múltiples copias.

Estos cuatro son sólo los beneficios de alto nivel asociados con la integración de Salesforce y SharePoint. En un nivel más diario de procesos y flujo de trabajo, salen a la superficie varias otras ventajas, como controles de uso compartido externo, mejor gestión de datos, productividad mejorada y escalabilidad.

Sin embargo, la probabilidad de presenciar estos beneficios en su organización depende completamente de qué tan bien realice la integración de Salesforce SharePoint. Antes de llegar a esa sección, permítanos darle un breve vistazo a los cuatro principios rectores que pueden asegurar el éxito del proceso.

Los principios rectores de la integración de SharePoint Salesforce

En la economía digital actual, las integraciones exitosas desempeñan un papel muy crucial en la construcción de una organización eficaz y eficiente. Para garantizar que su empresa pueda lograrlo será necesario seguir algunos principios rectores.

1. Residencia de los datos: se debe garantizar que los datos se encuentren dentro de sus límites geográficos preespecificados: dónde se crearon, dónde se accederá a ellos y dónde se almacenarán. Esto se vuelve aún más importante cuando hay que cumplir con las normas relativas a la privacidad y el almacenamiento de datos.
2. Seguridad: su integración de SharePoint Salesforce debe mantener la seguridad como la máxima prioridad. Si bien ambas plataformas vienen con un sólido algoritmo de seguridad, debes prestar atención a los permisos de accesibilidad de los archivos y su seguimiento de uso. [Lea también: Seguridad de aplicaciones en la nube: protección de sus datos en la nube]
3. Arquitectura de datos: los datos que utilice deben estar organizados y estructurados de manera lógica para aprovechar al máximo el proceso de integración. Por lo general, esto incluye etiquetar, categorizar y vincular puntos de datos relacionados tanto en Salesforce como en SharePoint.
4. Intercambio de datos: una vez que los datos han sido bien organizados y almacenados, el siguiente paso es planificar su acceso y distribución. Para solucionar esto, SharePoint viene con una serie de características como agregar fechas de vencimiento en los documentos, un panel para ver y rastrear quién accedió a un documento, etc.

Una vez analizados los principios de integración de Salesforce SharePoint, profundicemos en el proceso de cómo conectar las dos plataformas y si existen limitaciones para las que debe prepararse.

El paso a paso de la integración de SharePoint con Salesforce

Cuando llegue al proceso de integración de Salesforce a SharePoint, normalmente obtendrá tres opciones: usar Files Connect, crear una herramienta de integración personalizada y usar plataformas de terceros para conectar las dos plataformas.

Exploremos las tres opciones aquí.

Método de SharePoint de conexión de archivos de Salesforce

1. Abra Salesforce AppExchange y busque "Files Connect". A continuación, haga clic en el botón "Obtenerlo ahora" para comenzar la instalación.
2. Después de la instalación, ahora deberá otorgar permisos accediendo a la sección "Conjuntos de permisos" en el menú de configuración de Salesforce y seleccionando "Conectar archivos". Desde aquí, puede asignar los permisos de usuario necesarios, como la capacidad de ver, editar y eliminar archivos.
3. A continuación, establezca un proveedor de autenticación navegando hasta "Proveedor de autenticación" y seleccionando "Conectar archivos". Desde aquí, puede crear y administrar las configuraciones necesarias, como el tipo de autenticación y los usuarios con acceso concedido.
4. Después de esto, debes configurar la cuenta de SharePoint. Vaya a la sección "SharePoint" y luego seleccione "Files Connect". Ahora puede ingresar la información necesaria, como las credenciales de inicio de sesión y la URL de SharePoint.
5. Ahora es el momento de configurar la aplicación desarrollada. Para eso, vaya a la sección "Desarrollar" del menú de configuración de Salesforce y luego seleccione "Conectar archivos". Desde aquí, ahora puede configurar los ajustes necesarios, como el tipo de integración y los datos que se compartirán entre los sistemas.
6. El siguiente paso crucial para la integración de Salesforce a Sharepoint es configurar la herramienta Salesforce Files Connect. Vaya a la sección "Configuración" en el menú de Salesforce y vaya a "Conectar archivos". Ahora puede configurar ajustes como el tipo de integración y los datos que se compartirán entre los sistemas.
7. El último paso de la integración de Salesforce SharePoint es crear un vínculo entre las dos plataformas. Para establecer eso, vaya a la sección "Fuentes de datos externos" en el menú de configuración de Salesforce y vaya a "Conectar archivos". En este punto, puede configurar fácilmente ajustes como el tipo de integración y los datos que se compartirán entre los sistemas.

Si bien esta es la forma más aplicada de integración de Salesforce y SharePoint, existen algunas limitaciones preocupantes de Files Connect, como compatibilidad restringida con sistemas externos, sin opción de carga, sin control de permisos, complejidad en el uso compartido externo, latencia, limitaciones de búsqueda, etc.

Aplicaciones de integración de Salesforce a SharePoint de terceros

Varios conectores de terceros tienen como objetivo resolver las restricciones de Files Connect. Veamos una vista tabular de la comparación entre Files Connect y ellos.

Herramienta de integración personalizada de SharePoint Salesforce

La última opción que las empresas generalmente optan al realizar la integración en línea de Salesforce y SharePoint es crear una herramienta personalizada. Asociarse con un proveedor de servicios de desarrollo de software como Appinventiv puede brindarle el conjunto de habilidades que necesitaría para una integración personalizada que aborde todas las complejidades y restricciones de Files Connect y el software de terceros.

Ahora que conoce las tres opciones que normalmente tendría al planificar la integración de SharePoint con Salesforce, queríamos prepararlo para algunos desafíos comunes que podrían surgir independientemente del modelo de integración que elija.

Desafíos comunes con la integración de SharePoint Salesforce y las formas de superarlos

La integración de SharePoint con Salesforce puede ser un viaje complejo para muchas empresas que carecen de los aspectos técnicos de combinar las dos plataformas masivas.

Migración de datos

Migrar datos de Salesforce a SharePoint o viceversa puede ser una tarea extremadamente compleja y que requiere mucho tiempo, ya que las empresas deben asegurarse de que sus datos se hayan formateado, organizado y migrado correctamente sin errores de duplicación o corrección. Para superar este problema, pueden utilizar herramientas de migración de datos de terceros o incluso contratar servicios de migración de datos especializados para ayudar con el enfoque.

Seguridad de datos

Garantizar que los datos confidenciales estén completamente protegidos y que el acceso esté restringido solo a usuarios autorizados es clave para una integración exitosa de Salesforce SharePoint. Recomendamos abordar esto mediante la aplicación de funciones de seguridad como firewalls, cifrado y controles de acceso.

Personalización

Personalizar la integración y su resultado es extremadamente difícil cuando se toma la ruta de Files Connect. La falta de uno es lo que lleva a las empresas a optar por una solución de terceros o a asociarse con una empresa de desarrollo de software que ayudaría a crear una herramienta de integración personalizada.

Con esto, hemos analizado las diferentes facetas de la integración de Salesforce SharePoint. Para un resumen rápido, abordamos cómo la función de gestión de documentos de Salesforce por sí sola no puede satisfacer los requisitos de una empresa en crecimiento, junto con las razones de esto. A continuación, analizamos algunos de los principales beneficios de la integración, los detalles de las opciones que tendría al combinar los dos y, por último, los desafíos que podría encontrar.

¿Cómo puede ayudar Appinventiv con la integración de Salesforce Sharepoint?

En Appinventiv, entendemos que cada equipo de crecimiento empresarial busca una solución para ser más productivo y estar orientado a los resultados, algo que promete la integración de Salesforce y SharePoint. Pero incluso en esta integración, algunas limitaciones obvias se pueden resolver utilizando una solución personalizada. Aquí es donde entra en juego nuestra experiencia.

Tenemos el conocimiento técnico y el sentido comercial para comprender los problemas básicos y cotidianos que surgen debido a la falta de integración y tenemos las soluciones técnicas no solo para resolverlos sino también para aprovechar las capacidades de ambas plataformas.

Póngase en contacto con nuestros expertos en integración hoy para encontrar una solución de integración personalizada y más eficaz para combinar los dos potentes software empresariales.

Preguntas frecuentes

P. ¿Salesforce es similar a SharePoint?

R. Si bien Salesforce tiene algunas funcionalidades de gestión de documentos, en esencia es una plataforma CRM. Por otro lado, el principal punto de venta de SharePoint es que es un sistema de almacenamiento y gestión de documentos.

P. ¿Cuál es el beneficio de la integración de Salesforce SharePoint?

R. Existen varios beneficios asociados con la integración de Salesforce y SharePoint. Aquí están los mejores:

• Colaboración en equipo mejorada
• Seguridad de documentos
• Análisis e informes
• Mejor equilibrio de carga
• Controles de uso compartido externo
• Mejor gestión de datos
• Productividad mejorada
• Mayor escalabilidad y más.

P. ¿Es Files Connect la única opción para conectar las dos plataformas?

R. Si bien Files Connect es el método de integración más utilizado, no es la única forma. También puede utilizar herramientas de integración de terceros o crear una plataforma personalizada que tenga capacidades de integración.