Escale su empresa de seguridad con la aplicación de guardia de seguridad n.º 1

Hay muchas partes móviles cuando administras una empresa de guardias de seguridad. Desde la gestión de los empleados hasta los clientes y las operaciones diarias, todo es súper importante y súper urgente. Además de todo, existen numerosas regulaciones y una esperanza básica de que será rentable a fin de mes.

Después de que más de 100 empresas de guardias de seguridad se convirtieran en clientes de Connecteam, queríamos crear una guía sobre cómo otras empresas de seguridad podrían usar la aplicación de guardias de seguridad de Connecteam para escalar su negocio. Nos fijamos en dos aspectos fundamentales:

1. ¿A qué desafíos se enfrentaron las empresas de seguridad antes de elegir Connecteam?
2. ¿Por qué eligieron Connecteam y cómo utilizan la aplicación?

A continuación se muestran las conclusiones que encontramos para que pueda escalar su empresa de seguridad con la aplicación de guardia de seguridad n.º 1.

Retos a los que se enfrentaban las empresas de seguridad antes de Connecteam

Es difícil mantener a todos en la misma página

“Como todo cambia regularmente, es un desafío mantener a todos en la misma página”.

"Es muy difícil obtener una visibilidad completa de quién recibió el mensaje y recibir información de campo de nuestros empleados lleva demasiado tiempo".

"Es una molestia obtener información en tiempo real del campo y usamos diferentes herramientas para que no se registre nada y cada mensaje esté desordenado y sin formato".

Proceso desordenado para crear un horario efectivo y distribuir turnos

"Crear un cronograma predictivo por adelantado y que funcione para todos no es una tarea fácil de hacer, y usar lápiz y papel o montones de hojas de Excel para hacer el trabajo simplemente me ahoga en papeleo".

El seguimiento de las horas con precisión para la nómina no es fácil

“Tener empleados sin escritorio crea una pesadilla cuando se trata de controlar las horas. Al igual que crear un horario, tenemos montones de papeles y tarjetas perforadas o un sinfín de correos electrónicos donde los empleados informan cuándo marcaron la entrada y la salida. Además, debemos cumplir con las leyes reglamentarias, por lo que debemos asegurarnos de tener las horas correctas de todos nuestros empleados”.  

Incorporación y Capacitación

“Ser guardias de seguridad significa asumir una mayor responsabilidad y habilidad, todo lo cual exige mucha experiencia y capacitación. Debemos preparar a nuestro personal para todos los desafíos, ayudarlos a desempeñarse a un alto nivel y aprobar las regulaciones gubernamentales. Sin embargo, encontramos que los métodos de capacitación regular y de incorporación consumen mucho tiempo y son difíciles de organizar, especialmente cuando no todos están en el mismo lugar.

"Tenemos muchos empleados temporales, por lo que necesitamos un proceso de incorporación rápido pero completo y no debería costarnos un ojo de la cara".

Dar al cliente la mejor experiencia.

“Mis clientes esperan la mejor y más moderna experiencia. Trabajo duro para diferenciarme de la competencia y ofrecer valor añadido.”

Cómo las empresas de seguridad utilizan la aplicación Connecteam Security Guard

1. Comunicación interna fácil y optimizada

Nunca pierda el ritmo con sus guardias de seguridad y mantenga a todos en la misma página con solo hacer clic en un botón. ¡La comunicación interna con su equipo es esencial para la satisfacción laboral e incluso para la satisfacción del cliente!

Además, puede realizar un seguimiento de todos los resultados desde el panel de control para saber quién leyó su mensaje y quién no. Envíe un recordatorio a aquellos que se perdieron su mensaje para que pueda estar seguro de que todos están informados.

Los ejemplos del tipo de comunicación que puede enviar a través de la aplicación de guardia de seguridad de Connecteam incluyen:

• Comunicación dirigida : diríjase a todos o a un grupo específico de empleados (como supervisores o aquellos en una ubicación específica) y envíe actualizaciones, información relevante, nuevos protocolos, el reconocimiento del empleado del mes y más.
• Directorio de empleados: es fácil encontrar los datos de contacto de su equipo con una gestión de permisos completa.Inicie una conversación con quien sea relevante en un toque
• Grupos de chat: es tan simple optimizar la comunicación diaria de manera fácil y eficiente enviando mensajes al grupo correspondiente o mediante un chat privado uno a uno.Hágale saber a su equipo qué ruta es mejor tomar o si hay un evento en uno de los sitios o si hubo un accidente y deben estar al tanto. Cualquier información que necesiten conocer para ejecutar su trabajo de manera eficiente, compártala con ellos en tiempo real sin necesidad de interminables cadenas de WhatsApp, llamadas telefónicas descuidadas o mensajes de texto obsoletos.
• Notificaciones automáticas y actualizaciones: envíe anuncios formales e informales, como operaciones, actualizaciones del director ejecutivo, reconocimiento de empleados, actualizaciones administrativas y más.Esto mantiene a todos informados de arriba a abajo sobre todos los asuntos de la empresa.

2. Programación y despacho más rápidos y dependientes

¡Connecteam le permite despachar trabajos o crear turnos con solo hacer clic en un botón! Asigne a sus guardias de seguridad a ciertos turnos en función de las diferentes ubicaciones y la base de clientes, admita la planificación de varios equipos por turno de trabajo y también puede incluir información detallada de los turnos para asegurarse de que las cosas se hagan bien, como la dirección, las tareas, los recordatorios y más.

Todos sus empleados tienen acceso inmediato a su horario desde cualquier lugar para que puedan aceptar o rechazar un turno, pueden ver si un turno está disponible y más.

Planifique fácilmente con anticipación y obtenga una descripción general en tiempo real de la situación de los proyectos sabiendo dónde están sus empleados.

• Asigne guardias de seguridad a los turnos en función de las diferentes ubicaciones y la base de clientes
• Apoyar la planificación de múltiples equipos por turno
• Mantenga registros de la hora y ubicación del reloj de entrada y salida, e incluso permita notas de turno y comentarios
• Permitir que los empleados acepten/rechacen turnos (opcional, se puede deshabilitar)
• Obtenga solicitudes de tiempo libre y vacaciones y pueda ver al instante si fueron aprobadas o rechazadas

3. Horas precisas y mejor gestión de la nómina

Connecteam simplifica el registro de entrada y salida, todo lo que los empleados tienen que hacer es hacer clic en el botón grande y ¡listo! Como gerente, puede estar seguro de que los empleados están donde dicen que están, por lo que les está pagando con precisión, ya que se etiqueta una marca de tiempo GPS para cada función de reloj de entrada y salida. Esto ayuda a limitar la marcación de amigos y el abuso de tiempo es cosa del pasado, lo que significa que está administrando una nómina más inteligente y precisa para todos.

Ahorre tiempo en la nómina y las hojas de tiempo con la automatización del seguimiento del tiempo de Connecteam:

• Para marcar la entrada y salida de turnos con un sello de ubicación GEO
• Aprovechar la configuración de recordatorios predefinidos para asegurarse de que los empleados registren su entrada y salida a tiempo
• Utilizar notas y etiquetas para abordar necesidades específicas (como filtrar por un cliente o fechas específicas)
• Exportación de hojas de nómina, por turno o en total
• Se integra directamente con QuickBooks Online y Gusto para una nómina sin preocupaciones

Tenga en cuenta que hay limitaciones de reloj que puede configurar para asegurarse de que los guardias de seguridad solo puedan fichar EN EL SITIO que se les asignó y solo CUANDO se supone que deben hacerlo.

4. Automatice los procesos diarios

Puede ser difícil administrar los informes desde el campo, a menudo hay una brecha y, en la mayoría de los casos, pasa mucho tiempo persiguiendo ciertos informes porque no se los enviaron a tiempo. Y ni siquiera me hagas empezar a tratar de descifrar la escritura desordenada si tus guardias de seguridad todavía están completando todo con lápiz y papel.

Haga que todas las listas de verificación, formularios e informes sean digitales para que sus empleados puedan completarlos cuando y desde cualquier lugar. Con un clic, obtiene comentarios inmediatos desde el terreno para que pueda tomar decisiones comerciales inteligentes. Por ejemplo, informes resumidos, registros diarios, informes de incidentes, reembolso de gastos, listas de verificación de equipos y mucho más. Todos esos flujos de trabajo pueden incluso compartirse automáticamente con sus clientes si lo desea.

Mejore fácilmente sus operaciones diarias enviando informes desde el campo a la oficina en segundos. Mientras están en movimiento, los empleados pueden llenar lo siguiente y más:

• Reporte de inicio o fin de turno
• Informe de inspección del supervisor
• Reporte de incidente
• Reporte de accidente
• Informe de respuesta de alerta
• Informe de peligro/observación de seguridad
• Informe de quejas de clientes
• formulario de pedido uniforme
• Solicitud de mantenimiento del vehículo

Además, haga que todos sus materiales más comunes estén disponibles en la aplicación, como:

• Procedimientos operativos estándar (POE)
• Manual del Empleado
• Protocolos de seguridad y emergencia
• Código ético
• Política de uniformes
• Política de acoso sexual

5. Mejorar la capacitación y la incorporación para todos los guardias de seguridad

La industria de los guardias de seguridad a menudo se enfrenta a una gran cantidad de rotación, lo que significa que las horas que dedica a capacitar a cada nuevo empleado pueden costarle a largo plazo.

Con Connecteam, se asegura de que toda la información esté disponible en el teléfono inteligente de su empleado, desde material de capacitación hasta procedimientos, protocolos, videos y más. Puede realizar un seguimiento de su progreso en tiempo real, enviar notificaciones a cualquiera que se esté quedando atrás y, lo mejor de todo, sus empleados se capacitan a su propio ritmo, en su propio tiempo. ¡Incluso sobre la marcha!

Cada vez que un nuevo empleado se una al equipo, bríndeles el mejor primer día ofreciéndoles la experiencia del siglo XXI:

• Una carta formal de bienvenida al empleado a la empresa.
• Revise una "Lista de verificación de nuevos empleados" para asegurarse de que no se pierda nada
• Formulario de información personal (información personal, información de contacto, contacto de emergencia)
• Acuerdo de confidencialidad y no divulgación
• solicitud de antecedentes penales
• Obtenga una copia de la identificación del nuevo empleado y otros documentos relevantes
• Formación en seguridad y salud
• Firmas de uniformes, insignias y otros equipos.

Mejore las habilidades profesionales de manera regular al permitir que todo el material relevante esté disponible con solo hacer clic en un botón:

• Formación en seguridad y salud
• Capacitación sobre acoso sexual
• Uso y mantenimiento de equipos
• Prueba y cuestionarios

6. Impulsar el cumplimiento en toda la empresa

Connecteam es utilizado por empresas de seguridad con fines de cumplimiento, casi nada es más importante que cumplir con las regulaciones federales y estatales.

Los formularios de 'Leer y firmar' son comunes, así como la capacitación de actualización periódica. Todos los documentos se registran y se envían automáticamente como una copia en PDF a correos electrónicos predefinidos que se pueden personalizar para cada formulario, y los usuarios pueden exportar un informe resumido en cualquier momento.

“Tener ciertos documentos archivados es una de las características que más me gustan, ya que los empleados pueden firmar todo en su teléfono. Creé políticas de acoso sexual, políticas médicas, incluida una hoja para recopilar la preferencia de beneficios del equipo, políticas de seguridad y más. Los empleados lo reconocen y firman en la aplicación sin tener que estar físicamente en la oficina. Esto nos ahorra mucho tiempo y evitamos la molestia del seguimiento de ida y vuelta”.– Parfait Vandi, presidente y gerente calificado de UGS Private Security Inc.

Leer y firmar documentos:

• Reconocimiento del manual del empleado
• acuerdo uniforme
• Política de acoso sexual
• Otros documentos leídos y firmados

Capacitación periódica de actualización:

• Capacitación sobre acoso sexual
• Capacitación en protocolos de emergencia
• Entrenamiento de familiaridad en el campus
• Curso de actualización de protocolo

Cualquier otra cosa que sea necesaria para que su empresa de seguridad obtenga un mejor cumplimiento en todos los ámbitos, se puede administrar con Connecteam.

7. Tareas de recursos humanos más fáciles de administrar

Automatice los procesos y obtenga un mejor control sobre los problemas relacionados con la fuerza laboral:

• Recomendar a un amigo: es así de fácil para sus empleados recomendar amigos para un puesto que ayuda a aumentar su alcance de reclutamiento.
• Gestión de solicitudes de licencia por vacaciones/enfermedad: los usuarios reciben actualizaciones automáticas si las solicitudes fueron denegadas o aprobadas.
• Formulario de información personal para la incorporación de nuevos empleados (información personal, información de contacto, contacto de emergencia, documentos como formularios de impuestos/identificación con foto, etc.)
• Actualización de información de contacto como dirección, nombre, correo electrónico, cuenta bancaria y más.
• Encuesta de satisfacción del empleado que puede enviar semanal o mensualmente o en cualquier momento que elija.

Administre sus recursos humanos internos con una solución directa y en tiempo real que es fácil de usar y garantiza que sus empleados tengan acceso inmediato a toda la información relacionada con la empresa.

Por qué las empresas de seguridadeligen la aplicación Connecteam Security Guard

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