Plantilla de factura de envío

Descripción general de la plantilla de factura de envío

Al igual que hay un recibo por cada compra que realiza, hay una factura de envío por cada envío enviado. Aunque eso pueda sonar como un trabalenguas, generar facturas de envío precisas y detalladas es parte integral de cada operación de envío. Puede utilizar las plantillas de facturas de envío disponibles en Internet si no quiere perder el tiempo formulando una factura de envío.

Una factura de envío oficial adecuada tiene muchos componentes y cargos que deben incluirse, y si se pierden, pueden crear problemas durante el tránsito. Los transportistas suelen generar estas facturas para rastrear el envío a través de sus sistemas y crear una forma estandarizada y eficiente de garantizar que cada paquete llegue a su destino.

Para entender cómo crear y usar facturas de envío, veamos las facturas de envío.

1) ¿Qué es una factura de envío?

Técnicamente hablando, una factura de envío es un documento creado por el vendedor para declarar y proporcionar información sobre los productos y servicios que se envían al cliente y las instrucciones de envío. Hay mucha información en la factura de envío, y no se la puede perder ni olvidar.

Puede usar una plantilla de factura de envío gratuita disponible en Internet o usar Word o Excel para crear una plantilla de factura de envío. Como resultado, la mayoría de las empresas utilizan una plantilla de factura de envío con un campo preestablecido y un diseño con toda la información estática ya en el documento. Solo tendrá que agregar los cambios de información con cada envío. Esto le permite agilizar la creación e impresión de facturas de envío para la comodidad del transportista y el cliente.

Una factura de envío, también conocida como conocimiento de embarque, también sirve como recibo de envío para el remitente y establece los términos y condiciones para el envío de los bienes, incluidos los términos de pago. La factura de envío funciona como el documento de título de los productos y servicios que envía a sus clientes. Los detalles sobre el producto y las instrucciones de envío son transmitidos por el cliente, lo que permite una comunicación fluida.

2) ¿Qué incluir en una plantilla de factura de envío?

Ahora que está familiarizado con la definición de una factura de envío y el propósito del conocimiento de embarque, comencemos con la parte vital de crear una plantilla de factura de envío.

Ya sea que cree una nueva plantilla de factura de envío o use una plantilla de factura gratuita de Internet, debe incluir estas nueve cosas en su plantilla de factura.

2.1) Datos del Remitente / Transportista

La plantilla de factura de envío debe tener el nombre y el logotipo de la empresa e incluir una dirección postal precisa de su empresa para que no haya confusión en caso de devoluciones y envíos perdidos.

2.2) Datos del Receptor

Una dirección precisa del cliente/receptor, la información de contacto y el código PIN de entrega pueden facilitar que los socios transportistas realicen entregas y reduzcan la cantidad de RTO.

2.3) Detalles del Transportista / Socio 3PL

El conocimiento de embarque debe contener el nombre y los detalles del transportista, ya que son responsables del paquete durante el tránsito.

2.4) Número de Referencia del Cliente / Número de Orden de Compra

Si incluye el número de referencia o el número de orden de compra en la plantilla de factura de envío, es más fácil rastrear los envíos internamente.

2.5) Descripción de los Productos/Bienes

Para evitar problemas con la aduana, puede incluir la cantidad y las descripciones de los productos en la factura de envío. Esto debe incluirse en la plantilla ya que las leyes estatales/internacionales siguen cambiando. La descripción en la factura le permite evitar molestias y confusiones con las autoridades.

2.6) Destino y Detalles de la Carga

Su plantilla de factura de envío debe incluir el peso y las dimensiones del paquete y los detalles precisos del destino. Debe incluir la naturaleza de la mercancía, por ejemplo, si es frágil o si contiene material peligroso o inflamable.

2.7) Fecha de recogida

La fecha de recogida indica la fecha y la hora en que se entregó la responsabilidad del envío al socio transportista. También se puede usar para rastrear el marco de tiempo de la entrega.

2.8) Tipo de Empaque

Debe incluir si utilizó cajas, gránulos, jaulas o barriles para enviar sus productos para facilitar el procesamiento.

2.9) Notas de Entrega e Instrucciones

Al crear su plantilla de factura de envío, puede agregar una columna para proporcionar instrucciones especiales a su socio transportista que le transmitió el cliente. Esto le permite mejorar su experiencia de entrega y mejorar la satisfacción del cliente.

3) ¿Cómo hacer una plantilla de factura de envío?

Crear una plantilla de factura de envío puede ser una tarea tediosa y debe hacerse con cuidado. Para simplificarlo, hemos reducido la tarea a unos pocos pasos simples.

3.1) Paso 1: Descargue una plantilla personalizable

Incluso si desea formular su plantilla de factura de envío, descargue una plantilla de factura de envío gratuita de Internet que se adapte a su color o una con el espacio y el formato adecuados. Esto te ahorrara mucho tiempo.

3.2) Paso 2: Agregue los detalles requeridos.

Agregue filas y espacios por separado para los detalles del remitente, el receptor y el transportista. Asegúrese de que haya suficiente espacio para las partes, ya que estos campos incluirán direcciones e información de contacto.

3.3) Paso 3: Incluya los detalles del pedido

A continuación, deberá agregar pestañas y espacios para la información del pedido, incluidos los códigos de barras para los números de referencia de envío y los números de pedido.

3.4) Paso 4: Agregar términos y condiciones

Asegúrese de agregar términos y condiciones y detalles de pago en la factura de envío. Esto mejora la experiencia de entrega y facilita que las empresas de mensajería clasifiquen los pedidos COD.

3.5) Paso 5: Descripción del artículo

Si normalmente realiza envíos a través de las fronteras estatales e internacionales, es ideal que agregue una fila de descripción del artículo en su factura de envío. Esto permitirá que las autoridades evalúen fácilmente sus productos y garantizará que sus envíos no se queden atascados en la Aduana.

3.6) Paso 6: Incluir Cargos Adicionales / Instrucciones de Envío

Agregar una columna para mencionar las instrucciones de envío, cargos adicionales, etc., lo ayudará a mejorar su experiencia de entrega. Otros cargos como la mano de obra y el manejo se pueden mencionar directamente en la factura de envío para promover la transparencia.

4) Tipos de facturas de envío

Como sabemos, el envío y la logística no son procesos simples. Dado que las empresas de comercio electrónico apuntan al alcance global, es natural que un tipo de factura de envío no sea suficiente para respaldar todo el ecosistema logístico. Aunque el formato de las plantillas de facturas de envío es casi idéntico con algunos ajustes menores, debe comprender los diferentes tipos de facturas de envío.

4.1) Factura estándar: La factura estándar es simplemente una factura de envío simple para el envío de mercancías.

4.2) Factura Comercial: La factura comercial se utiliza normalmente para indicar la importación de mercancías extranjeras y describe los detalles de las mercancías con fines aduaneros.

4.3) Factura proforma: la factura proforma generalmente se proporciona antes de comprar o enviar los bienes para dar una estimación al comprador.

4.4) Factura de crédito: La factura de crédito suele utilizarse para emitir una nota de crédito pendiente al cliente, principalmente en caso de devoluciones o reembolsos.

4.5) Factura de débito: una factura de débito generalmente se usa para cobrar cargos especiales/costo de los bienes después de la entrega.

5) Importancia de la plantilla de factura de envío

Las operaciones de envío y las cadenas de suministro se vuelven complejas a medida que crece. Tendrá que usar un software de gestión de envío y cumplimiento como ClickPost para superar los desafíos técnicos y optimizar todo el proceso. Si desea construir una marca, probablemente atenderá a una base de clientes global.

Una factura de envío se vuelve esencial en tales escenarios, ya que es un documento legalmente vinculante del acuerdo entre el remitente y la empresa de transporte. Además, una factura de envío facilita el seguimiento y la gestión interna de los pedidos y responsabiliza al transportista por los envíos perdidos o dañados según los términos del SLA.

Si bien las plantillas de facturas de envío gratuito están disponibles en Internet, es posible que deba trabajar en ellas para agregar su marca y toques personales de acuerdo con su proceso de cumplimiento. Pero, para una organización de nivel empresarial, idealmente, es imposible generar una factura de envío por separado, ya que normalmente manejan un mayor volumen de pedidos. En tales casos, crear y formular una plantilla de factura de envío por su cuenta puede ayudarlo a acelerar el proceso de manera significativa.

6) ¿Dónde puede encontrar plantillas de facturas de envío gratis?

Una plantilla de factura de envío gratis es el mejor lugar para comenzar si está buscando crear una plantilla de factura gratis para su negocio. Existen numerosas fuentes de plantillas de facturas de envío editables y gratuitas. Puede consultar la plantilla de factura de envío de ClickPost aquí.

Además de ClickPost, si está buscando opciones de diseño, hay plantillas de facturas de envío en Word si está buscando una plantilla con mucho texto. El beneficio de usar una plantilla de envío personalizable de Word es que es gratis y tiene algunas opciones de diseño. Incluso puede agregar el logotipo de su marca para brindar una experiencia de marca personalizada a sus clientes.

Sin embargo, si está buscando crear una plantilla tabular o usar hojas de Excel o Google para rastrear sus pedidos, puede ser mejor buscar una plantilla de factura de envío en Excel. Si no pudo encontrar un diseño que le gustara en estas tres opciones, puede buscar en Google plantillas de facturas de envío gratuito y obtendrá varios sitios web que ofrecen plantillas descargables de forma gratuita. La ventaja de usar estas plantillas de envío gratuito es que facilita el ingreso de datos e incluso puede automatizar todo el proceso de generación. Pero no puede agregar mucho texto a estas plantillas ya que Excel es una aplicación de hoja de cálculo.

7) Plantilla de factura de envío internacional

Mientras se realizan envíos internacionales, las normas de exportación/importación y aduanas pueden ser complicadas. Una factura de envío es un documento que puede acelerar el despacho de aduanas. Pero, para eso, deberá asegurarse de que su factura de envío tenga todos los requisitos de los funcionarios de aduanas para despachar su pedido.

Necesita una plantilla de factura de envío internacional infalible para asegurarse de que sus facturas de envío no tengan discrepancias. Esto asegurará que sus pedidos no tengan problemas durante el despacho de aduanas. La factura de envío internacional o la factura comercial generalmente se usa para describir todos los artículos que se venden. La factura comercial se convierte en un documento legalmente vinculante y una prueba de venta para todas las demás actividades legales que deben llevarse a cabo para importar sus productos al país o estado respectivo.

La plantilla de factura de envío internacional debe ser impecable, ya que el gobierno la usará para imponer aranceles aduaneros a los artículos evaluando el valor real de los bienes. La factura comercial también puede utilizarse como comprobante de compra/envío en caso de reclamaciones de seguros.

8) Conclusión

Las operaciones de envío son la columna vertebral de todo negocio de comercio electrónico. A medida que aumenta su popularidad y el volumen de pedidos, se vuelve cada vez más difícil administrar y enviar sus pedidos de manera efectiva sin crear un sistema infalible. En todos los sistemas de gestión de envíos exitosos que existen, las facturas de envío son la clave para rastrear y administrar sus pedidos a través de múltiples transportistas.

Una factura de envío no es solo un documento que se puede usar para fines internos, sino que también es un documento legalmente vinculante que denota los términos y condiciones discutidos entre el remitente y el transportista. Una factura de envío clara y concisa puede ser la clave para operaciones de envío y cumplimiento eficientes. Pero, para generar siempre esta factura de envío impecable, necesita una plantilla de factura de envío completa y confiable que cubra todas sus bases. Una plantilla de factura de envío correctamente formulada puede minimizar la molestia de generar la factura.

Para hacerlo, puede usar las plantillas de facturas de envío gratuitas disponibles en Internet, o puede usar las plantillas de facturas de envío de Word o las plantillas de facturas de Excel que están disponibles en el software. También puede recibir la ayuda de un software de gestión de envíos como ClickPost para agilizar aún más sus operaciones. Si desea acceder a la plantilla de factura de envío de ClickPost, puede consultar nuestro sitio web o seguir el enlace que figura más arriba.

Si atiende a una base de clientes global, debe tener una plantilla de factura de envío precisa. La factura de envío sirve como documento de título de los bienes mientras se importan a un país. Las autoridades lo utilizan como referencia para evaluar el valor de las mercancías y su elegibilidad para ingresar al país. Por lo tanto, se debe utilizar una plantilla de factura de envío que brinde toda la información requerida en el conocimiento de embarque para que sus envíos no se queden atascados en la aduana.

Al concluir, puede decir que una plantilla de factura de envío es uno de los factores más cruciales a considerar al desarrollar una operación de envío confiable y eficiente. La plantilla le permitirá agilizar sus procesos y le ahorrará la molestia manual de crear un nuevo documento de factura. Incluso puede agregar su marca en la factura de envío para mejorar la visibilidad de la marca.

9) Preguntas frecuentes sobre la plantilla de factura de envío

9.1) ¿Cómo creo una plantilla de factura de envío?

Para crear una plantilla de factura de envío personalizada, puede abrir un documento de factura en blanco en Word o Excel, o puede elegir entre las plantillas preexistentes disponibles en este software. Luego puede editar los campos, agregar su marca y guardar la plantilla. Ahora puede usar esta plantilla para generar sus propias facturas de envío.

9.2) ¿Hay plantillas de facturas de envío gratuito en Microsoft Word o Excel?

Hay algunas plantillas de facturas de envío gratuitas en Word y Excel que puede usar para crear su propia plantilla de factura de envío de forma gratuita.

9.3) ¿Qué es el Conocimiento de Embarque?

El conocimiento de embarque es solo otro término para las facturas de envío. Contiene toda la información necesaria requerida para realizar una entrega exitosa e información sobre las mercancías dentro de los envíos.

9.4) ¿En qué se diferencia una factura comercial de una factura de envío?

La diferencia significativa entre una factura comercial y una factura de envío es que la factura comercial generalmente se genera al enviar pedidos internacionales. La factura comercial contiene el valor de los bienes junto con la descripción. Esto permite que las autoridades lo utilicen como documento oficial en relación con seguros, aduanas y otros trámites financieros.