Lo que los propietarios individuales de corporaciones deben saber sobre las reuniones anuales

Cuando se menciona la frase “junta anual de accionistas”, ¿qué imagen evoca en su mente? ¿Es una gran reunión de figuras influyentes al frente de gigantes de la industria como Amazon, Exxon o Apple?

¿O tal vez su mente se desvía hacia un escenario más local, imaginando a alguien como Jim que opera un pequeño negocio de jardinería en sus instalaciones residenciales?

Varios propietarios de pequeñas empresas eligen incorporarse, a menudo estableciendo una Corporación C o una Corporación S).

Lo hacen principalmente para salvaguardar sus activos personales de posibles responsabilidades relacionadas con el negocio. Además, la tasa impositiva corporativa actualmente reducida hace que la Corporación C sea una opción atractiva para empresas de varios tamaños.

Cada vez que se forma una corporación C o S, es fundamental cumplir con los requisitos administrativos corporativos de su estado, incluso si su corporación consta de una sola persona. Estas estipulaciones requieren el alojamiento y la documentación tanto de la junta directiva como de las reuniones de accionistas.

Corporaciones de propietario único

Esta pieza proporcionará información sobre las corporaciones de un solo propietario. Un fenómeno que se está volviendo cada vez más común, las corporaciones de un solo propietario traen consigo un conjunto único de desafíos y ventajas.

En particular, responderemos a algunas de las preguntas más comunes sobre una corporación de un solo propietario y los requisitos administrativos que conlleva el funcionamiento de una.

1. ¿Puedo tener una sociedad anónima de un solo accionista?

De hecho, es posible tener una corporación de un solo accionista. De hecho, todos los estados de los EE. UU. permiten que una sola persona forme y gobierne una corporación.

También permiten que la corporación tenga un solo director, lo que abre la posibilidad de que usted asuma los roles de accionista único, director y funcionario de su empresa.

Esto significa que puede supervisar y dirigir su corporación con eficacia y sin ayuda de nadie.

2. ¿Cuáles son los requisitos de la reunión administrativa para una sociedad anónima unipersonal?

Todas las corporaciones, independientemente del tamaño o el número de accionistas, están legalmente obligadas a celebrar al menos una reunión anual de accionistas y una reunión de la junta directiva.

Si bien es factible ya veces necesario realizar reuniones adicionales, el mínimo está firmemente establecido en una por año.

Este requisito es válido incluso para las sociedades anónimas de un solo accionista. Es una parte esencial para mantener un buen gobierno corporativo y cumplir con las obligaciones legales.

3. ¿Qué debo tratar en la Asamblea Anual de Accionistas?

La reunión anual de accionistas se dedica principalmente a elegir la junta directiva de la corporación para el próximo año.

En corporaciones más grandes, este proceso puede convertirse en un asunto competitivo y acalorado, con varios candidatos compitiendo por un puesto en la junta. Sin embargo, para las corporaciones de un solo accionista, el proceso es considerablemente más simple.

En esencia, puede decidir unilateralmente designarse a sí mismo como director. Después de esto, debe crear actas de reuniones que demuestren que usted, el único accionista, se ha elegido a sí mismo como el único director de la junta.

4. ¿Qué debo discutir en una reunión de la junta?

La junta directiva de una corporación generalmente tiene la tarea de tomar decisiones financieras impactantes, que afectan sustancialmente tanto a la corporación como a sus accionistas.

Esta responsabilidad abarca una variedad de decisiones, como la emisión de acciones, la aprobación de préstamos o adquisiciones, el nombramiento de funcionarios, el establecimiento de la remuneración de los funcionarios, la aprobación de aumentos y el anuncio de dividendos.

En el contexto de las corporaciones de un solo dueño, el tema más recurrente que probablemente “discutirá” y registrará se relaciona con los cambios notables en su compensación y cualquier distribución de dividendos.

5. ¿Cómo documento una reunión?

Tanto para la reunión de la junta directiva como para la reunión anual de accionistas, es fundamental crear lo que se conoce como actas de reunión.

Si bien estas actas no tienen que detallar cada discusión o evento que ocurrió, deben documentar con precisión los puntos principales y cualquier decisión que se haya tomado. Por lo general, estas actas de reuniones consisten en:

• La fecha, hora y lugar de la reunión
• Quien asistió. Nota: para una reunión de la junta directiva en la que usted es el único que asiste, deberá documentar que ocupa los tres cargos de funcionario (CEO, CFO/tesorero y secretario) y que está presente.
• Puntos de la agenda con una breve descripción de cada punto
• Acciones de votación: en el caso de una corporación de un solo accionista y un solo director, solo documentará cómo votó
• Hora en que se levantó la sesión

No está obligado a crear actas de reunión desde cero. Varias plantillas gratuitas están disponibles en línea para actuar como marco.

El uso de una plantilla no solo hace que la tarea sea menos abrumadora, sino que también puede garantizar que cumpla con sus responsabilidades administrativas con prontitud.

Es importante destacar que no hay ningún requisito para presentar sus actas ante el estado o cualquier otro organismo. Sin embargo, deben almacenarse de forma segura con sus otros registros corporativos importantes, como artículos de incorporación, estatutos y resoluciones.

6. ¿Realmente necesito preocuparme por esto?

Cuando se opera como un solo accionista y director, puede ser tentador eludir las formalidades corporativas. Esto puede parecer intrascendente a corto plazo, pero el incumplimiento de estos requisitos podría poner en peligro su protección de responsabilidad civil.

Mantener el estado de su corporación como una entidad legal separada requiere el cumplimiento de ciertas formalidades corporativas, como celebrar una reunión anual de accionistas o presentar su informe anual.

Si enfrenta una demanda, la parte contraria puede argumentar que su corporación no ha cumplido con sus obligaciones corporativas y es simplemente una extensión de sus asuntos personales.

Si logran presentar un caso persuasivo, es posible que puedan obtener un juicio contra sus bienes personales además de los recursos de su empresa.

El mensaje para llevar es claro: debe celebrar una reunión anual de accionistas y una reunión anual de la junta directiva, independientemente del tamaño de su corporación.

Como único accionista/propietario, es probable que sus reuniones y decisiones sean sencillas.

Es crucial tomarse un poco de tiempo para llevar a cabo su reunión y grabarla correctamente. Al hacerlo, protegerá la buena reputación de su corporación y preservará su estado de responsabilidad limitada.

Tomemos un momento para comparar visualmente las características clave de las corporaciones de un solo propietario y las corporaciones de múltiples accionistas. La siguiente tabla proporciona una descripción general concisa de estas dos formas de corporaciones:

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