La organización sin fines de lucro de St. John obtuvo una visibilidad completa de las operaciones diarias y una comunicación optimizada (estudio de caso)

St. John es una organización sin fines de lucro que opera en 40 países en todo el mundo, y está involucrada en varias hazañas comerciales y humanitarias y se estableció esencialmente en 1100 dC, lo que convierte a St. John en la marca más antigua del mundo.

Como la mayoría de las organizaciones sin fines de lucro, St John se enfoca en obtener donaciones y administrar de manera efectiva a sus voluntarios y empleados, y también enfrentaba algunos de los mismos desafíos que muchas organizaciones sin fines de lucro experimentan a diario: comprender cuántas horas trabajan los empleados y voluntarios, administrar formularios, informes y listas de verificación completadas por voluntarios, simplificando la comunicación, mejorando los procesos de incorporación y capacitación, y mucho más.

St. John buscaba una solución todo en uno que pudiera ayudarlos a enfrentar estos desafíos para que pudieran hacer crecer completamente su organización, y eso es exactamente lo que convirtió a St. John en Connecteam.

“En la sucursal de Sudáfrica, Connecteam es muy útil para realizar un seguimiento de las operaciones y el personal de nuestras ambulancias, y de nuestros miembros voluntarios, a los que llamamos 'La Brigada'. Esos miembros están compuestos por jóvenes voluntarios y miembros adultos. Connecteam demostró ser vital para mantener una lista precisa y actualizada de los miembros de nuestro equipo y su información y hacer un seguimiento puntual de su trabajo voluntario. Parte de nuestro personal opera completamente fuera de la oficina y parte de la oficina, por lo que estamos utilizando el sistema de seguimiento de tiempo de varias maneras flexibles”.

Dianne, directora nacional de jóvenes, y Jon, director de ambulancias, se sentaron con nosotros (Connecteam) para compartir sus experiencias con nuestra aplicación para empleados.

1. Antes de Connecteam, ¿qué usaba para las operaciones diarias?

Una de las razones por las que vinimos a Connecteam es porque no teníamos una buena manera de rastrear digitalmente a nuestros miembros y personal. Estábamos haciendo todo por papeleo y necesitábamos pasar a un tipo de formato digital. Y buscamos plataformas que pudieran ayudarnos a hacer eso, donde pudiéramos estar sin papel.

Connecteam también nos dio un nivel de supervisión a nivel nacional para saber qué estaban haciendo nuestros niveles locales. Para nuestra división de Johannesburgo, tenemos una supervisión inmediata de lo que nuestros miembros y personal están haciendo a diario, algo que antes no teníamos. Nos basábamos en los informes manuales que informaba una vez al mes alguien que quizás tampoco veía a todas las personas.

Literalmente, podría iniciar sesión en cualquier momento en Connecteam y ver lo que está sucediendo y tener una comprensión completamente actualizada. Por ejemplo, ahora puedo mirar a Durban y ver qué médico está en qué evento ya qué hora. ¡Un gran cambio para nosotros como podéis comprender!

2. Cuéntenos sobre los desafíos que enfrentó antes de Connecteam.

Entonces, hubo un par de razones por las que comenzamos a buscar soluciones digitales. Por un lado, nuestro sistema estaba abierto a la manipulación, todo era solo papeleo y perderíamos mucha información y registros. Porque todo era papel, si alguien seguía adelante, y si no entregaba los registros, lo perderíamos. Literalmente, solo obtendríamos la información (de lo que nuestra gente estaba haciendo, cuántos pacientes atendieron, cuántas horas de voluntariado estuvieron haciendo, etc.) al final del mes, si es que la obtuvimos.

También cerró una enorme brecha de comunicaciónpara nosotros. Debido a que somos una estructura tan antigua y una organización paramilitar y sin fines de lucro establecida, históricamente todo está muy jerárquico. Por ejemplo, como Jefe de Juventud, tendría que enviar un correo electrónico a los Jefes de Juventud en varias áreas y luego difundirían la información. Ahora ya no tenemos que hacer eso. No tenemos que depender de las personas, por lo que crea una comunicación fluida en toda la organización y podemos llegar directamente a cada voluntario. Entonces, incluso si tenemos un oficial que no es muy bueno para comunicarse, esa persona y su equipo aún obtienen el mismo nivel de información.Connecteam niveló el campo de juego para nosotros.

También para los miembros de nuestro equipo, digamos que estoy ubicado en el este de Londres, ahora puedo ir y verificar cuántas horas he trabajado y puedo ver qué están haciendo otras personas en todo el país.Connecteam empoderó al usuario en un nivel final para interactuar con nosotros (Dianne y Jon).

Otra cosa para agregar que fue bastante útil, y de hecho necesaria, es que estamos ejecutando un proyecto COVID-19 en este momento en el que estamos suministrando trabajadores de la salud a varios hospitales en todo el país y el geoetiquetado es realmente importante para que podamos puede ver que las personas están donde deben estar cuando registran su entrada. Fue muy fácil hacer un seguimiento de nuestros voluntarios y personal.

Ese es un aspecto bastante importante, que era importante para nuestro negocio incluso antes de COVID 19. Como hacemos mucho trabajo médico basado en eventos, vamos a eventos deportivos, conciertos, etc. y a menudo tendremos muchos personal que trabaja en estos eventos y que puede trabajar para nosotros por horas. Entonces, para el cálculo de las horas de los voluntarios, es muy importante ver que las personas están donde dicen que están y cuánto tiempo han estado allí. Anteriormente, la forma en que funcionaba era a través de lápiz y papel, no muy eficiente en absoluto. Entonces, si alguien llegaba y decía que llegó a las 10 a. m. y se fue a las 4 p. m., no había forma de validar que realmente era así.

3. Cuéntenos sobre las funciones que más usa y cómo son útiles para su empresa y sus empleados.

reloj de tiempo

Después de eso, el reloj de tiempo es la característica principal que usamos y la geovalla, insistimos en que todos la usen. De hecho, una de las razones por las que asumimos un plan de precios premium es para asegurarnos de que la geovalla fuera una realidad. Entonces, para todos los eventos, hospitales, etc., tenemos la geovalla habilitada para garantizar que todos registren la entrada y la salida donde se supone que deben estar.

Enlace de invitación

El enlace de invitación nos hizo la vida mucho más fácil, podemos enviar un enlace a los nuevos miembros del personal o voluntarios y dejar que completen su información relevante. Más tarde podemos agregarle, y hace que todo el proceso de incorporación y desvinculación de los miembros del personal sea muy limpio y organizado: para empezar, esto era exactamente lo que buscamos, buscando organizar y rastrear a los miembros de nuestro equipo de una mejor manera.

Comunicación dirigida usando grupos inteligentes

También usamos grupos inteligentes para separar la comunicación entre nuestro personal, especialmente porque tenemos miembros adultos, niños, voluntarios, etc. No podemos tener niños en el mismo grupo que los adultos, por razones obvias como la protección infantil y todo eso. Eso ha sido muy útil de usar y usamos Connecteam para realmente enviar contenido a grupos de una manera específica, así como también para que obtengan contenido que es relevante solo para ellos.

Actualizaciones

Entonces, a través de actualizaciones, hemos estado enviando conferencias, concursos, ese tipo de cosas. Las actualizaciones son una excelente manera de mejorar aún más nuestra comunicación y compromiso con nuestros voluntarios y personal remunerado. Realmente hace una gran diferencia.

Planificación

Dianne dice que usa el horario con fines de capacitación, lo cual es súper efectivo y Jon tiene la intención de comenzar a usarlo en el futuro a medida que surja la necesidad, especialmente porque puede ayudar a ofrecer turnos a voluntarios y personal remunerado, y puede ayudar a escalar nuestra organización como Bueno.

Personaliza carpetas y contenido

CARGAS. Entonces, cuando se trata de carpetas personalizadas, ahí es donde enviamos todos nuestros enlaces, actualizaciones y políticas. Por ejemplo, creamos formularios y listas de verificación para que cuando el médico llegue a su turno, pueda verificar los vehículos y más. Creamos políticas y regulaciones para que si alguien está confundido sobre lo que debe usar, pueda consultar las regulaciones, y los jóvenes pueden ver las políticas directamente específicas para ellos en Connecteam a través de la función de personalización. A través de esta función, podemos asegurarnos de que todos lean y firmen las políticas para que todos estemos en la misma página. También crea un nivel de responsabilidad que nos gusta bastante.

También creamos una pestaña de capacitación con las carpetas personalizadas y la vinculamos a nuestro Google Drive, así que en lugar de cargar documentos en Connecteam, simplemente creamos un hipervínculo a Drive para que todo nuestro material se almacene en la nube y permitimos el acceso a él. nuestros equipos

4. ¿Qué ROI ha experimentado?

Nuestro ROI comienza cuando finalmente podemos cuantificar cuántas personas tenemos y qué tan efectivas fueron, así que lo tenemos de inmediato. Sabemos exactamente cuántos miembros tenemos en cada lugar, lo que no sería lo mismo para otras empresas y especialmente para las organizaciones sin fines de lucro. Como somos una organización sin fines de lucro, saber cuántos miembros del equipo tiene en realidad puede resultar más difícil de lo que piensa, Connecteam nos dio una idea inmediata de cuántos miembros tenemos.

Con respecto al voluntariado, podemos decir exactamente qué calificaciones tenemos en todos los ámbitos, podemos hacer un orden de habilidades allí, y también podemos ver qué tipo de tiempo están haciendo nuestros voluntarios, cómo lo están haciendo, dónde y qué. ellos están haciendo.

Y la comunicación es bastante épica.

Nos ha permitido ejecutar y pagar a la gente de una manera que no habríamos podido hacer. Entonces, las hojas de tiempo y el reloj de tiempo realmente han creado una forma efectiva de administrar esas dos áreas para que podamos ver a los trabajadores pagados y voluntarios. Esta flexibilidad de las hojas de tiempo y el reloj de tiempo es realmente genial y útil para nosotros.

5. ¿Cuáles fueron sus impresiones sobre el proceso de implementación?

Hicimos mucho desarrollo con Yuval y todos los demás en el equipo. Todos en Connecteam son geniales, los tiempos de rotación fueron asombrosos. ¡Yuval es muy fantástico! Él no duerme.

6. ¿Recomendaría Connecteam a sus compañeros?¿Por qué?

¡Ya te hemos recomendado Connecteam!Se lo presentamos al equipo internacional de St. John que ahora lo está usando a nivel de CEO.

Y hay bastantes otras organizaciones que usan Connecteam también, solo en base a nuestra experiencia.

Dianne, “Se lo he recomendado a los reclutadores para la gestión de empleados de grandes empresas internacionales, y también lo he recomendado en general a muchos otros gerentes.

Ahora estamos implementando Connecteam dentro de St. John en un área diferente que es nuestro personal pagado, nuestro personal de capacitación y nuestros centros. Se lo llevamos a nuestros empleados y no a nuestros servicios de ambulancia”.

7. ¿Qué te sorprendió de Connecteam?

Me pareció genial que todos en Connecteam estén abiertos a sugerencias, lo cual es muy bueno. Eso fue sorprendente pero totalmente bienvenido.

8. ¿Algo más que le gustaría agregar sobre su experiencia con Connecteam?

Creo que es fantástico cómo todos en Connecteam harán todo lo posible para ayudar a sus clientes.

Cuando comenzamos a usar Connecteam para ICC (un evento que tuvimos aquí en Sudáfrica), lanzamos otra cuenta de Connecteam, no fue diseñada para este propósito. Pero todos en Connecteam, literalmente, se rompieron el trasero para tratar de asegurarse de que funcionara. Y pudimos ejecutar horarios para 270 niños haciendo diferentes cosas en diferentes lugares. Y pudimos comunicarnos a nivel internacional, ya que, aunque no fue diseñado para eso, Connecteam no perdió el ritmo para ayudarme personalmente a tratar de resolverlo todo. Por lo tanto, desde el punto de vista del cliente, el servicio y la voluntad de Connecteam de ser asombrosos es realmente épico. Nos ha hecho trabajar mucho más inteligentemente de lo que lo habríamos hecho y de cómo éramos antes. Me encanta el producto.

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