Cómo optimizar las partes más aburridas de tu negocio de diseño freelance

La mayoría de los creativos independientes tienen una experiencia en común: ese momento en que se dieron cuenta de cuánto de un negocio creativo involucra cosas no creativas. Para mí, fue después de terminar la tarea para mi primer cliente y darme cuenta de cuánto "trabajo de finalización" aún quedaba por hacer.

Ser un diseñador independiente también significa quitarse el sombrero de diseño de vez en cuando para ser tenedor de libros, redactor, vendedor y más. Está ejecutando todo por su cuenta y, si bien puede subcontratar y obtener ayuda, aún necesita una comprensión sólida de todo.

Eres el jefe, después de todo.

Y esas cosas no son donde está tu corazón, y definitivamente no es de lo que querías hacer una carrera. Así que realmente apesta que cuanto más exitoso y hábil seas, más clientes obtengas, más tareas administrativas tendrás que hacer, quitando tiempo de otros proyectos de diseño en los que podrías estar trabajando.

Desafortunadamente, es inevitable dedicar al menos un poco de tiempo a la administración, el marketing y otras partes del negocio. Pero definitivamente hay analgésicos para la situación.

Puede ser inteligente y descubrir formas de dedicar el menor tiempo posible a esas cosas para poder permanecer cada vez más en su "cueva de diseño" y simplemente sacar la cabeza para las tareas administrativas esenciales.

Como trabajador autónomo secundario, no tengo más remedio que trabajar de manera increíblemente inteligente. Estoy seguro de que puedes identificarte. Cuando solo tiene aproximadamente 10 horas a la semana para hacer crecer su negocio, pasar incluso una hora completa en su software de facturación puede parecer un desperdicio, como si no pudiera realizar un trabajo sobresaliente que hará que la gente se fije en usted.

Estas son las mejores formas de trabajar de manera inteligente y simplificar las cosas aburridas.

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Entre todos los trucos de la vida y las aplicaciones que cambian la vida y todo lo demás, es fácil sentirse abrumado por todos los consejos de productividad que existen. Algunas herramientas y profesores hacen dulces promesas que resultan bastante tentadoras.

Pero mucha gente lo complica demasiado. Especialmente cuando estás dominando por primera vez todo este asunto de la simplificación, es mejor mantener las cosas simples.

Esto es lo que me gusta llamar las cuatro categorías de trabajo inteligente:

1. Subcontratar a otra persona

Subcontratar parte de su trabajo a otra persona es una forma bastante obvia de deshacerse de las cosas que no le gustan en su lista de tareas pendientes. Es la táctica más drástica (cortar una tarea por completo en lugar de simplemente ahorrar tiempo en ella), por lo que ahorrará mucho tiempo, pero también es uno de los métodos más costosos.

Una buena manera de comenzar es contratar a un asistente virtual general para que se encargue de algunas cosas que te frenan. Me gusta la forma en que Indigo Colton lo define en The Freelance to Freedom Project: “Están asumiendo tareas que su empresa necesita para funcionar sin problemas, pero que odia o le quitan demasiado tiempo”.

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2. Automatiza usando una aplicación

Este es mi método favorito personal para ahorrar tiempo. La tecnología es tan inteligente ahora que es una locura. Que haga todo lo que pueda por nosotros. La automatización del flujo de trabajo puede ayudarlo a omitir pasos o etapas completos de su administrador independiente. También es particularmente bueno para el tipo de tareas administrativas de las que hablaremos en esta publicación, ya que en su mayoría son tareas fáciles y de bajo consumo.

¿Está buscando una excelente aplicación de facturación? No busque más.

3. Trabajo por lotes

Tome cualquier tarea administrativa o no creativa que tenga algunas cosas en común o se realice en la misma herramienta, agrúpela y comience a tratarla como una sola tarea o proceso. Como explica The Muse, funciona porque "este método supuestamente aumenta su productividad al ayudarlo a evitar ese frenético cambio de marcha que siempre ocurre cuando salta de un proyecto a otro".

Eso podría significar un día dedicado a las reuniones (o ninguna reunión). Tal vez sea una hora determinada cada día en la que envía todos los correos electrónicos, facturas y otras comunicaciones salientes en lugar de hacerlo cuando aparece el asunto. Cualquier tarea pequeña o corta que aparezca con frecuencia en su lista de tareas pendientes, puede simplificarla al agruparla en algunas sesiones más grandes.

4. Creación de plantillas

Las plantillas se pueden usar en casi cualquier área de su negocio de diseño independiente. Estoy seguro de que tiene partes de plantilla de su proceso de diseño, una plantilla básica de contrato y factura, y otros elementos básicos. Pero hay muchos otros usos, como publicaciones en redes sociales, correos electrónicos e incluso llamadas de consulta de clientes. Es posible que no siempre pueda usar respuestas completamente enlatadas, pero crear plantillas o indicaciones para "completar los espacios en blanco" también ahorra mucho tiempo.

Ahora, profundicemos en los detalles.

Pase menos tiempo en el correo electrónico

El correo electrónico es uno de los males más necesarios para cualquier profesional. No hay forma de evitar hablar con los clientes, por lo que debe concentrarse en descubrir formas de usar menos correo electrónico y acceder a su bandeja de entrada más rápido.

Usar respuestas automáticas

En primer lugar, configura respuestas automáticas para tipos comunes de correos electrónicos que recibes, como consultas de nuevos clientes, preguntas frecuentes y envíos de formularios de contacto. Si le dices a diferentes personas lo mismo una y otra vez, debes usar una respuesta automática para ello.

Incluso si aún necesita ingresar y responder parte de la pregunta de alguien o proporcionar más información, este correo electrónico automático brinda a las personas más información y le da tiempo para responder. Por ejemplo, puede conectar una respuesta automática a su formulario de admisión de clientes que incluya información y enlaces sobre lo que sigue.

Todavía tendría que ir a ver a su nuevo cliente potencial, pero no necesitaría apresurarse para responderle de inmediato, ya que esto se activó automáticamente.

La mayoría de los formularios de contacto tendrán una función de respuesta automática incorporada, y herramientas como CRM o Zapier pueden ayudarlo a configurarlos para el resto de su bandeja de entrada.

Crear plantillas de respuesta enlatadas

Para cualquier respuesta que sea repetitiva pero que requiera demasiada personalización para automatizar su respuesta, omita algunos pasos y cree una plantilla de correo electrónico que pueda editar y enviar.

Piense en correos electrónicos como explicar su disponibilidad o precio a un cliente potencial; depende del momento y la situación, pero solo una parte de ese correo electrónico (la fecha o el precio real) debe personalizarse para cada persona.

¡Esto significa que son perfectos para las plantillas de correo electrónico! Estos se pueden crear en su CRM (del que hablaremos más adelante), una herramienta integrada como Gmail Canned Responses, o simplemente copiando y pegando plantillas de un documento de Word en un nuevo correo electrónico.

Filtra automáticamente tu bandeja de entrada

Me refiero a mucho más que las pocas pestañas de la bandeja de entrada, como "Promoción", que Gmail te brinda automáticamente. De hecho, puede desactivarlos y crear reglas más avanzadas para mover automáticamente cosas a diferentes etiquetas y carpetas, marcar correos electrónicos como leídos y más en función de sus remitentes, líneas de asunto o palabras utilizadas en el correo electrónico. Otros proveedores de correo electrónico también tienen características similares.

Cuando necesite alejarse del trabajo del cliente para revisar el correo electrónico, desea concentrarse en los correos electrónicos importantes. Responda a cualquier cliente, prospecto, socio, etc. y vuelva al diseño antes de distraerse con los boletines informativos, la promoción de descuentos y las personas que le ofrecen ofertas frías.

Herramientas útiles para la colaboración y la comunicación.

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Enviar actualizaciones automáticas

Una tarea que siempre se me olvidaba era enviar actualizaciones semanales o por hitos a un cliente. Si tuviera un cliente al que se suponía que debía enviar actualizaciones los martes, llegaría a las 12:01 am del miércoles más de una vez. Comunicarse sobre las actualizaciones es importante, pero también puede resultar tedioso, especialmente con los clientes que las solicitan todo el tiempo.

La mejor manera de encargarse de esto es a través de una buena gestión de proyectos y herramientas de colaboración. Tendrán características como notificaciones por correo electrónico y resúmenes que automáticamente les informarán a sus clientes a medida que marca elementos, mueve productos a lo largo de su tubería y otros elementos de "terminar el trabajo". Y no tendrá que enviar un correo electrónico después de cada elemento tachado de su lista de tareas pendientes.

Usar un programador de citas

¿No odia todas las idas y venidas necesarias para programar una cita? Nunca es tan simple como "¿Estás libre en este momento?" "¡Sí!" "¡Excelente!" Está enviando correos electrónicos a su cliente y comparando horarios tratando de encontrar un horario que funcione para ambos.

En cambio, una herramienta de reserva de citas simplificada como Acuity o Calendly establece su disponibilidad para los clientes y les permite reservar un lugar en su calendario desde allí. Tan sencillo.

Encuentre y consiga nuevos clientes en menos tiempo

Promocionarte a ti mismo y trabajar con nuevos clientes potenciales es otro mal necesario. No puede obtener nuevos clientes sin marketing, o al menos marcando su marca lo suficientemente bien como para que su negocio se comercialice a sí mismo. Y cuando eso comienza a funcionar, se necesitan más giros para que alguien deje de estar interesado en sus servicios y pague por ellos. Estas son las partes que puede simplificar.

Crear una secuencia de marketing por correo electrónico

Ya debería estar utilizando el marketing por correo electrónico para su negocio independiente. Si lo hace, probablemente envíe un boletín de correo electrónico semanal o mensual y podría tener una oferta de suscripción gratuita en su sitio web.

Puede llevar eso aún más lejos para convertir a cualquier suscriptor que aún no haya completado su formulario "Contrátame" en un prospecto informado e interesado. Use una secuencia de bienvenida para nutrirlos, hágales saber cómo puede ayudarlos y, en última instancia, presente su formulario de "contratarme" nuevamente.

Utilice formularios de contacto inteligentes

Complementos de formulario de WordPress: ¿Cuál es mejor para su sitio?

Los formularios de contacto son una excelente manera de conectarse con sus usuarios, incluso si ya proporciona una dirección de correo electrónico o un número de teléfono en su sitio. Son increíblemente convenientes porque permiten a los clientes enviar...

Para las personas que están listas para ir directamente al formulario "Contrátame" en su sitio web, desea que ese sea el primer paso en un proceso de incorporación de clientes sin problemas. Eso significa que debe tener formularios de contacto lo suficientemente detallados como para tener toda la información que necesita para pasar al siguiente paso en el proceso de admisión de clientes para minimizar cualquier ida y vuelta y ahorrar estrés. Y eso puede significar más de un formulario de contacto en su sitio.

Pero cuando sus formularios están detallados, puede vincularlos fácilmente a los próximos pasos. Por ejemplo, un formulario detallado puede conducir a una secuencia de correo electrónico personalizada o un correo electrónico de respuesta automática.

Automatizar o promocionar por lotes las redes sociales

Saltar a Facebook o Twitter para promocionarse puede ser una pérdida de tiempo. En primer lugar, está el tiempo de cada día o semana que lleva el trabajo de marketing real. Pero luego está el tiempo adicional que pasa en la red después de terminar eso, después de haberse distraído y comenzar a desplazarse por su feed.

Al automatizar la publicación en las redes sociales con una herramienta como MeetEdgar o programarlo todo a la vez al comienzo de cada semana, puede volver al trabajo y aún así dar a conocer su nombre.

Use un CRM para contratos e incorporación

Su proceso de diseño probablemente incluya muchos formularios, contratos y otros documentos. Por ejemplo, está el contrato inicial, las facturas, los formularios para firmar las aprobaciones y todo ese jazz.

Un CRM facilita el seguimiento de todo lo que sucede. Una herramienta bastante popular entre los diseñadores independientes últimamente es Dubsado, que centra su producto en ayudar a los autónomos creativos y a los propietarios de pequeñas empresas.

Crear campañas de goteo

Cuando está utilizando un CRM, ya sea Dubsado u otra herramienta, hacen que sea bastante fácil enviar una serie de correos electrónicos a los clientes. Se diferencian de las secuencias de marketing por correo electrónico en que envían automáticamente documentos del cliente, actualizaciones, etc., por lo que la administración se realiza entre bastidores sin que usted se aleje de Adobe.

Recibir el pago

¿Recuerdas ese momento a-ha del que te hablé? Acababa de terminar de escribir y editar mi primera publicación de blog independiente y me di cuenta de que había mucho más trabajo por hacer antes de ver mi dinero. Y lo que es peor, no podía ir tras mi próximo cliente hasta que lo hiciera. Vaya, he recorrido un largo camino, y así es como puedes simplificar también.

Envía facturas automáticas y recurrentes

Si está enviando más de una factura a alguien, debe hacer todo lo posible para eliminar todo el trabajo a la vez. La mayoría de los programas de facturación te lo ponen fácil.

Puede establecer un cronograma de pago por adelantado y hacer que las facturas automáticas se emitan en consecuencia, configurar facturas recurrentes para un cliente en curso o conectar su herramienta de facturación a su herramienta de gestión de proyectos para que puedan sincronizarse entre sí.

Automatice los recordatorios de pago

Sería genial si todos los clientes estuvieran ansiosos y a tiempo para pagarte, pero esa no es la vida de la mayoría de los trabajadores independientes. En cambio, tenemos que estar al tanto de ellos, enviarles recordatorios de las próximas fechas de vencimiento y, en el peor de los casos, perseguir los pagos atrasados.

¿O nosotros? Puede que no sea una característica obvia en todas las herramientas de facturación y CRM, pero la mayoría de ellas le permiten configurar correos electrónicos automáticos y recordatorios activados por los plazos de pago que ha configurado.

Seguimiento de ingresos y gastos

Una vez que le pagan, es hora de celebrar, no de saltar directamente a su software de contabilidad. Registrar ingresos y gastos no es algo en lo que deba dedicar tiempo.

Entre conectar el software a su banco y tarjetas de pago, y poder registrar actividades automáticamente en hojas de cálculo personalizadas a través de IFTTT o Zapier, debería poder iniciar sesión periódicamente y solo revisar sus finanzas, no organizarlas también.

Al hacer todos estos cortes simples aquí y allá, no tiene que preocuparse por tareas administrativas más importantes que no puede eliminar. Cinco minutos aquí y cinco minutos allí se suman fácilmente a horas y horas más de diseño que puede hacer cada semana.

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