10 Deducciones Fiscales por Gastos de Viaje (Año Fiscal 2022)

La temporada de impuestos puede ser estresante, especialmente si no conoce las deducciones de impuestos disponibles para usted.

Si ha viajado por trabajo durante todo el año, hay una serie de deducciones de impuestos que pueden ayudar a reducir sus ingresos imponibles y ahorrarle dinero.

Siga leyendo para conocer 10 deducciones fiscales por gastos de viaje en el año fiscal 2022.

¿Los gastos de viaje de negocios son deducibles de impuestos?

Los gastos de viaje de negocios incurridos mientras está lejos de su hogar y lugar principal de negocios son deducibles de impuestos.

Estos gastos pueden incluir costos de transporte, tarifas de equipaje, alquiler de automóviles, taxis, traslados, alojamiento, propinas y tarifas.

Es importante conservar los recibos y registros de los gastos reales a efectos fiscales y deducir el costo real.

¿Qué tipo de gastos de viaje son deducibles de impuestos?

Para deducir los gastos de viaje de negocios, deben cumplir con ciertos criterios establecidos por el IRS.

Los siguientes son los requisitos principales que debe cumplir un gasto de viaje para ser elegible para una deducción de impuestos:

• Gastos ordinarios y necesarios: El gasto debe ser común y aceptado en el oficio o negocio y ser útil y apropiado para el negocio.
• Directamente relacionado con el oficio o negocio: El gasto debe estar directamente relacionado con el oficio o negocio y no de carácter personal.
• Fuera de casa durante la noche: El gasto debe haberse incurrido estando fuera de la casa del contribuyente y de la ubicación de su lugar principal de negocios (domicilio fiscal) durante la noche.
• Documentación adecuada: El contribuyente debe mantener la documentación adecuada, como recibos y registros, de los gastos realizados.

Deducciones de impuestos de viajes de negocios elegibles

Los gastos de viaje de negocios pueden acumularse rápidamente. Afortunadamente, muchos de estos gastos son deducibles de impuestos para empresas y propietarios de empresas.

Aquí hay una descripción general de los tipos de gastos de viajes de negocios que son elegibles para deducciones de impuestos en los Estados Unidos:

Gastos de alojamiento

Los gastos de alojamiento pueden reclamarse como deducciones fiscales en viajes de negocios. Esto incluye alojamiento en hoteles, costos de alquiler de casas de vacaciones y otros alojamientos durante el viaje.

Gastos de comida

Los gastos de alimentos y bebidas incurridos en un viaje de negocios pueden ser deducidos de impuestos. Esto incluye las comidas durante el viaje y las comidas durante las reuniones con clientes o contratistas.

Gastos de transporte

También se puede reclamar la deducción de los gastos de viaje de negocios incurridos durante un viaje de negocios.

Esto incluye vuelos, boletos de tren, alquiler de automóviles, gasolina para vehículos personales utilizados para el viaje de negocios, tarifas de peaje, tarifas de estacionamiento, viajes en taxi desde y hacia el aeropuerto o la estación de tren, y más.

Gastos de operación y mantenimiento de un automóvil

Los gastos de operación y mantenimiento de un automóvil utilizado para viajes de negocios también pueden reclamarse como deducciones de impuestos.

Esto incluye combustible, seguro, costos de registro, costos reales de reparaciones y tarifas de mantenimiento. También se pueden deducir los honorarios pagados para contratar un chofer o conductor.

Operación y mantenimiento de casas rodantes

Operar y mantener casas rodantes para viajes de negocios puede ser elegible para deducciones de impuestos, siempre que el uso de dichos remolques se considere "ordinario" y "necesario" para su negocio.

Esto incluye cualquier costo asociado con el alquiler o la propiedad de un remolque, como los costos de combustible, las tarifas de reparación y mantenimiento, el seguro y los cargos de registro.

Gastos de internet y teléfono

Los gastos de Internet y teléfono asociados con los viajes de negocios también se pueden reclamar como deducciones de impuestos.

Esto incluye el costo de cualquier servicio de Internet, como Wi-Fi o planes de datos, y servicios telefónicos, como cargos por roaming o llamadas internacionales.

Cualquier dispositivo de comunicación comprado para uso comercial, como teléfonos inteligentes y computadoras portátiles, también puede ser elegible para deducciones de impuestos.

Tarifas de alquiler de computadoras

Las tarifas de alquiler de computadoras y otros dispositivos informáticos utilizados durante los viajes de negocios también pueden deducirse de los impuestos.

Esto incluye cualquier cargo aplicable por la compra, arrendamiento o alquiler de una computadora, así como los costos relacionados con la conexión a Internet y otros servicios digitales.

Todos estos gastos deben ser necesarios para el éxito del viaje de negocios a fin de calificar para una deducción de impuestos.

Artículos de viaje

Los artículos de viaje, como maletas y otros bolsos, también son elegibles para deducciones de impuestos cuando se usan para viajes de negocios.

Cualquier costo asociado con mantener los artículos protegidos, como candados y dispositivos de seguimiento, también puede reclamarse como deducción de impuestos.

Otros suministros necesarios, como equipos de oficina o materiales de referencia, también pueden ser elegibles para deducciones.

Tarifas de conferencias y eventos

Las tarifas de conferencias y eventos relacionados con viajes de negocios también pueden ser elegibles para deducciones de impuestos.

Esto incluye las tarifas asociadas con la asistencia a una conferencia, como el registro, el alojamiento y las comidas.

Cualquier costo relacionado con la organización de eventos comerciales, como el alquiler del lugar y el catering, también puede reclamarse como deducción de impuestos.

Gastos de limpieza y lavandería

Los gastos de viaje de negocios asociados con la limpieza y el lavado de ropa también pueden reclamarse como deducciones de impuestos.

Esto incluye una parte del costo de los servicios de hotel y motel, como las tarifas de limpieza cobradas por el lavado de ropa, así como cualquier otro gasto razonable relacionado con mantener la ropa limpia mientras viaja fuera de casa.

Deducciones de gastos de viaje no elegibles

Cuando se trata de gastos comerciales e impuestos, no todos los gastos de viaje son iguales. Algunos gastos se consideran "Deducciones de gastos de viaje no elegibles" y no se pueden reclamar como deducciones en sus impuestos sobre la renta.

Aquí hay una lista de gastos de viaje comunes que no se pueden deducir, con una breve explicación de cada uno:

• Vacaciones personales: los gastos incurridos durante unas vacaciones personales no son deducibles, incluso si realiza algún negocio durante el viaje. Además, los gastos relacionados con el placer personal o actividades de recreación tampoco son elegibles para deducciones.
• Obsequios: los obsequios comprados por motivos comerciales durante el viaje no son deducibles, incluso si los obsequios están destinados a beneficiar al negocio de alguna manera.
• Desplazamiento: El costo del desplazamiento entre su hogar y el lugar de trabajo habitual no se considera un gasto deducible.
• Comidas: Las comidas consumidas durante un viaje de negocios solo pueden deducirse parcialmente, con ciertos límites en la cantidad.
• Hospedaje: El costo del hospedaje es un gasto deducible, pero solo si se considera razonable y necesario para el viaje de negocios.
• Entretenimiento: Los gastos de entretenimiento, como entradas para un espectáculo o evento deportivo, no son deducibles, incluso si están asociados con un viaje de negocios.

Cómo deducir los gastos de viaje

Para deducir los gastos de viaje del impuesto sobre la renta, los gastos deben ser considerados ordinarios y necesarios para la operación del negocio.

Esto significa que los gastos deben ser actividades comerciales comunes y aceptadas en su industria, y deben ser útiles, apropiados y para fines comerciales.

Para reclamar los gastos de viaje como deducción, se deben desglosar en el Formulario 2106 para empleados o en el Anexo C para trabajadores por cuenta propia.

¿Cuánto se puede deducir por gastos de viaje?

Durante un viaje de negocios, el costo total del transporte a su destino, ya sea por avión, tren o autobús, es elegible para la deducción.

Del mismo modo, si alquila un automóvil para el transporte hacia su destino y sus alrededores, el costo del alquiler también es deducible. Para los gastos de comida incurridos durante un viaje de negocios, solo el 50% del costo es elegible para una cancelación.

¿Cómo acreditas tus deducciones fiscales por gastos de viaje?

Para probar sus deducciones de impuestos por gastos de viaje, debe mantener registros precisos, como recibos, facturas y cualquier otra documentación de respaldo que muestre la cantidad y el propósito de los gastos.

Parte de la documentación que puede necesitar proporcionar incluye recibos de transporte, alojamiento y comidas, un itinerario u horario detallado del viaje, una explicación del propósito comercial de buena fe del viaje o comprobante de pago de todos los gastos.

¿Cuáles son las sanciones por deducir un gasto comercial no permitido?

La deducción de un gasto comercial no permitido puede resultar en multas relacionadas con la precisión del 20 % del pago insuficiente, cargos por intereses, reevaluación de la declaración de impuestos y, en casos graves, multas y encarcelamiento por fraude fiscal. Para evitar estas sanciones, es importante comprender las reglas de deducción de gastos y mantener registros precisos.

¿Puedes deducir los gastos de viaje cuando traes a familiares o amigos en un viaje de negocios?

Por lo general, no es posible deducir los gastos de llevar a familiares o amigos en un viaje de negocios. Sin embargo, si estas personas proporcionaron valor a la empresa, puede ser posible. Es recomendable hablar con un contador o experto financiero antes de reclamar cualquier deducción relacionada con llevar a familiares y amigos a un viaje de negocios.

¿Se pueden deducir los gastos relacionados con el negocio incurridos durante las vacaciones?

Los gastos incurridos durante unas vacaciones personales no son deducibles, incluso si se realizan algunos negocios durante el viaje. Para ser elegible para una deducción, el propósito principal del viaje debe ser comercial y los gastos deben estar directamente relacionados con la realización de ese negocio.

¿Se puede reclamar una deducción de impuestos por gastos de viaje para los empleados?

Los empleadores pueden deducir los gastos de viaje de los empleados si son ordinarios, necesarios y debidamente documentados. Los gastos también deben declararse como ingresos imponibles en el formulario W-2 del empleado.

¿Cuáles son los límites para deducir el costo de las comidas durante los viajes de negocios?

El IRS permite una deducción del 50% de los gastos de comida y hotel para los viajeros de negocios que sean razonables y no lujosos. En 2021 y 2022, los gastos completos de comidas en restaurantes pueden ser deducibles. Si no se incurre en gastos de comidas, se pueden deducir $5.00 diarios para gastos imprevistos. La tarifa federal de comidas y gastos incidentales por día es lo que determina la asignación de comida estándar.

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Imagen: Elementos Envato