Consejos de los equipos de contenido más productivos

Si pudiéramos darle una clave para una mayor productividad, una clave que mágicamente podría devolverle algunas de sus noches y fines de semana, ¿cómo cree que sería? Suponemos que no esperaría que se pareciera a un flujo de trabajo. Sin embargo, su flujo de trabajo, si no es eficiente, puede estar robando sus noches y fines de semana.


El flujo de trabajo del marketing de contenidos

Las etapas del flujo de trabajo de marketing de contenido se ven así:

Desarrollo de ideas de contenido.

Priorizar el desarrollo de contenido

Creando

Organizar y almacenar

Publicacion y promocion

A medida que un equipo de contenido avanza por cada una de estas etapas, los datos a menudo pasan de hojas de cálculo a correos electrónicos y documentos de Word de un lado a otro. Está lleno de ineficiencias y los productores de contenido se sienten sobrecargados de trabajo, frustrados e improductivos.

Al adoptar estos 25 hábitos, puede realizar mejoras en su flujo de trabajo para obtener resultados como estos:

• Pasar menos noches y fines de semana en el trabajo
• Hacer solicitudes de presupuesto más fructíferas
• Coordinación de esfuerzos entre plataformas
• Aumentar el aprecio y la visibilidad de su equipo
• Simplificación de los procesos de aprobación

1. Busque en todas partes ideas para contenido

Ofrezca aliento a todos en su organización, incluidos aquellos que no están involucrados en la creación de contenido, para enviar sus ideas.

Busque ideas de las siguientes áreas:

• Comentarios de los clientes
• Material que lees
• Personas con las que no estás de acuerdo
• Equipos orientados al cliente (ventas y atención al cliente)
• prensa de la industria
• Conferencias, webinars y paneles
• Hashtags utilizados en Twitter
• LinkedIn preguntas y respuestas
• Noticias
• Cosas que encuentras estúpidas

1. Establecer un proceso de producción de contenido.

Cree un proceso para permitir que las personas sugieran, soliciten o compartan contenido e ideas. Esto puede ser interno con su empresa o puede solicitar sugerencias desde el exterior con un proceso de solicitud. Por ejemplo, puede usar un formulario web, una dirección de correo electrónico dedicada o una herramienta de administración del trabajo. Mantenga un documento en ejecución de sus procesos, asegúrese de que todos lo entiendan y establezca un requisito para que todos sigan el mismo sistema.

1. Seleccione un propietario del proceso

Designar una persona que gestione los procesos de los contenidos solicitados. Esto puede convertir un proceso complejo e ineficiente en uno fácil. Esta persona no necesariamente tiene que hacer mucho trabajo, actúa como coordinador clasificando y organizando las ideas a medida que llegan, simplificando el trabajo del equipo editorial.

1. Incluya resúmenes creativos con cada solicitud

Convierta en un requisito que cada solicitud de contenido debe incluir un resumen creativo para que los productores tengan toda la información de antecedentes que necesitan para crear contenido que cumpla con el resumen y tenga impacto. El resumen creativo debe ayudar a todos los involucrados a comprender cuáles son los objetivos finales para todo el contenido. Cree una plantilla para resúmenes de contenido que se aplique a todo tipo de contenido. Mantener el resumen creativo lo más simple posible pero comunicar suficiente información para garantizar que se cumplan los criterios.

1. Identificar los objetivos comerciales de cada solicitud.

Pida a los solicitantes que vinculen cada idea de contenido con un objetivo comercial claro. ¿Es probable que el contenido genere ingresos? Si no, ¿cómo es útil el contenido? ¿Cuál es probable que sea su efecto y cómo se va a medir este efecto? Por ejemplo, espera que una publicación de blog de calidad haga que la gente visite su blog con más frecuencia. ¿Quizás espera que una sola pieza de contenido genere más clientes potenciales o ventas? Las personas que crearán el contenido deben comprender su propósito y el valor comercial según lo previsto.

1. Conozca el contexto de cada solicitud

Haga preguntas a los solicitantes de contenido, como por ejemplo, cómo debe orientarse el contenido; en qué contexto tendría impacto este contenido; cómo encaja con el contenido existente; cómo apoya una estrategia más amplia.

1. Establezca una estrategia de distribución de contenido

Comprenda desde el principio cómo distribuirá cada pieza de contenido. No suponga cómo ese contenido va a salir. Asegúrese de que quien sea responsable de la distribución sepa por qué lo hace. Antes de crear cualquier contenido, piense en los costos y los recursos relacionados con su distribución efectiva. Luego, asegúrese de que su estrategia de distribución se ajuste a su presupuesto y su objetivo.

1. Identifique todos los formatos y tipos de contenido que necesita

Piense en todos los formatos y tipos de contenido que necesita para respaldar sus objetivos de contenido. ¿Vas a necesitar imágenes para las redes sociales? ¿Infografía? ¿Publicaciones de blogs? Vídeos? ¿Páginas de destino? Calcule todos los tipos y formatos de contenido que necesita para ser eficaz.

1. Priorizar todas las solicitudes de contenido

No considere todas las solicitudes de contenido como iguales. Establecer un sistema para priorizar es importante, especialmente cuando se trata de un equipo pequeño o los recursos con los que se cuenta son limitados. Revise su lista de prioridades regularmente. No emprenda un proyecto solo porque aterriza en su regazo. Considere cuál será el impacto del testamento y tenga en cuenta qué efecto podría tener el tiempo en ese impacto.

1. Conoce la cantidad de trabajo a la que te puedes comprometer

Identifique qué partes de su negocio apoya. Decida ante quién es responsable dentro de su empresa y ante quién no.

Luego, decida cómo distribuir el tiempo entre las partes del negocio que ha identificado.

1. Manejar solicitudes aleatorias consistentemente

Esperar lo inesperado. Las solicitudes ad-hoc ocurrirán y pueden restar valor al trabajo priorizado de un equipo de contenido. Piense en establecer reglas sobre cómo tratará las solicitudes aleatorias. Algunos equipos de contenido permiten que solo se trabaje en una de estas solicitudes en cualquier momento.

Tener un plan implementado reducirá la cantidad de estas solicitudes y lo ayudará a mantener su estrategia a tiempo. También ayudará a evitar el agotamiento en su equipo de contenido.

1. Responder consistentemente a los solicitantes

Mantener informados a los solicitantes del proceso. Después de que se le haya enviado una solicitud de contenido, no permita que esa solicitud desaparezca en el éter. La gente quiere estar actualizada en cada paso del camino. Establecer un proceso de comunicación con los solicitantes. Infórmeles si rechaza sus ideas, acepta sus ideas y si se necesita más información. Comuníquese con ellos sobre el cronograma de producción.

1. Saber cuándo decir no

Es tan sencillo como saber cuándo decir que no. Cuanto más comunique sus prioridades y los resultados por los que está trabajando, más fácil será decir que no. Cada vez que dices que no, facilitas que tu gerencia entienda que necesitas más recursos.

1. Crear plantillas para el contenido.

Las plantillas ayudan a los autores a crear contenido de manera consistente y eficiente. Haz una plantilla para todo tipo de contenido que produzcas: comunicados de prensa, e-books, folletos, etc. Si estableces la estructura de cada tipo de contenido, cuánto tiempo lleva, tu equipo ve lo que debería estar haciendo.

1. Diseña un sistema de recordatorios

Cree un sistema de recordatorios para ayudarlo a mantenerse al día con sus hitos de contenido. No tienen por qué ser alertas automáticas o correos electrónicos. Una simple lista de tareas en un bloc en su escritorio puede ser igual de eficiente.

1. Identifique a sus productores, revisores y aprobadores

Comprenda quién produce, revisa y aprueba el contenido en cada etapa de su proceso. Cuando las expectativas no son claras pueden surgir ineficiencias. Por ejemplo, si envía borradores de ejemplos de contenido a personas que no necesitan verlo, está perdiendo su tiempo y el suyo propio.

1. Crear un entorno de responsabilidad

Las personas no siempre seguirán ni siquiera el proceso de revisión más sencillo, están ocupadas, se distraen o posponen las cosas. Con cada productor, revisor y aprobador, aclare lo que espera y cuándo lo espera. Pida a cada parte que intente comprometerse a entregar lo que se necesita a tiempo.

1. Comunicar

Todos los eslabones de la cadena necesitan saber dónde se encuentra una parte del contenido en el proceso. Las partes interesadas necesitan saber qué se planea para el futuro. Cosas tan simples como que alguien tome unas vacaciones deben ser conocidas por todos. La producción de contenido nunca tiene un verdadero punto final: el trabajo está en curso. Busque comentarios en cada etapa del proceso para saber dónde están funcionando las cosas y dónde se pueden realizar mejoras.

1. Sepa cómo se ve "completado"

Para que el contenido avance sin problemas, todo el equipo debe comprender cuándo se completa una parte del contenido.

1. Tomar una decisión sobre dónde almacenar los archivos

Cuando se completa el contenido, ¿dónde se colocan los archivos? ¿Cómo pueden otros acceder a los archivos? Almacene sus archivos de contenido en un lugar accesible para cualquiera que lo necesite.

1. Hacer que los nombres de los archivos sean coherentes

Configure convenciones de nomenclatura de archivos. Cuando nombra archivos de manera consistente, puede ordenarlos fácilmente. Por ejemplo, comenzar cada nombre de archivo con la fecha.

1. Publicar en el momento adecuado

El hecho de que el contenido esté completo no significa que sea el momento de publicarlo. Sea flexible al seleccionar cuándo se publica el contenido completo, entonces puede ser estratégico en la publicación y promoción. Por ejemplo, un paquete de contenido lanzado durante unos días puede tener más impacto.

1. Integra tu promoción con tu contenido

Quienquiera que esté promocionando su contenido, mantenga a esas personas informadas para que tengan recursos y planes para cuando el contenido esté listo.

1. Desarrollar mejores prácticas promocionales.

Encuentre las mejores prácticas de promoción de contenido para su organización. Averigüe qué hashtags funcionan mejor en sus publicaciones en las redes sociales. Recicla tus mejores publicaciones de blog antiguas. Lo que funcione mejor, hágalo y hágalo regularmente.

Conclusión

Cuanto mejor comprendan usted y todas las personas con las que trabaja cómo debe funcionar su flujo de trabajo de contenido, más productivo será.