Los costos ocultos de la transformación digital: por qué las empresas modernas necesitan soluciones SaaS sólidas

Dado que las empresas intentan seguir siendo competitivas y crecer en el mundo más digital de hoy, la transformación digital se ha convertido en un imperativo. Sin embargo, muchas organizaciones subestiman el costo total de la transición a nuevas tecnologías y plataformas digitales. Las considerables inversiones iniciales en nuevo software, hardware y servicios son sólo el comienzo de costos ocultos que pueden dispararse rápidamente si no se gestionan bien.

Para tener éxito con la transformación digital, las empresas necesitan soluciones de software como servicio (SaaS) sólidas y flexibles que puedan crecer con los requisitos comerciales cambiantes y al mismo tiempo mantener bajo control el costo total de propiedad. Este artículo descubrirá algunos de los principales costos ocultos de la transformación digital y demostrará por qué aprovechar las plataformas y socios SaaS adecuados es clave para gestionar las transformaciones de manera eficiente y efectiva.

El atractivo y la ambición de la transformación digital

La transformación digital se refiere a la integración de tecnologías digitales en todas las áreas de negocios, cambiando fundamentalmente la forma en que las empresas operan y entregan valor a los clientes. Va más allá de simplemente trasladar sistemas a la nube o digitalizar registros. La transformación digital completa cambia la forma en que organizaciones enteras piensan, colaboran y estructuran las operaciones en torno a las capacidades digitales y las experiencias de los clientes; lecciones que a menudo se reflejan en guías sobre cómo crear un producto SaaS, donde la innovación digital y el enfoque en el usuario son primordiales.

La promesa de la transformación digital es atractiva por una buena razón. Las investigaciones muestran que las empresas que se comprometen plenamente con la madurez digital organizacional y el desarrollo de capacidades obtienen recompensas considerables, que incluyen:

• Aumento de los ingresos: las empresas digitalmente maduras eran un 23 % más rentables que sus pares menos maduras digitalmente. Los líderes digitales también experimentaron un crecimiento de ingresos un 9% mayor en tres años.
• Eficiencia mejorada: las empresas con niveles avanzados de adopción digital tienen el doble de probabilidades de tener posiciones de costos líderes en la industria. Las herramientas digitales permiten a las organizaciones automatizar tareas manuales, optimizar las operaciones y reducir gastos.
• Experiencias de cliente mejoradas: el 79% de los clientes ahora esperan interacciones consistentes en todos los canales. Las capacidades digitales permiten a las empresas brindar experiencias omnicanal fluidas a los clientes que impulsan la lealtad y el crecimiento.
• Mejor innovación: las empresas digitalmente maduras tienen casi el doble de probabilidades de desarrollar nuevas fuentes de ingresos a partir de innovaciones tecnológicas. La transformación digital impulsa la generación de ideas y lleva nuevos productos y servicios al mercado más rápidamente.

Sin embargo, para muchas empresas, aprovechar todo el potencial de la transformación digital sigue siendo un objetivo ambicioso y cambiante. Las investigaciones muestran que el 70% de las transformaciones digitales no cumplen con las expectativas.

Superar los desafíos del cambio en toda la empresa requiere previsión de los numerosos gastos directos e indirectos involucrados. Con demasiada frecuencia, las organizaciones luchan con la transformación digital porque carecen de una visibilidad total de los costos totales durante las fases de transición e implementación. Comprender los gastos ocultos ayuda a las empresas a controlar los gastos y organizar sus posibilidades de éxito.

El gasto directo en tecnología de la transformación digital

Los costos más obvios asociados con las iniciativas de transformación digital provienen de nuevas inversiones en tecnología. Las empresas deben comprar e implementar nuevo software, plataformas en la nube, infraestructura tecnológica y capacidades digitales para rehacer la organización para la era digital.

Las grandes empresas gastan un promedio de 15 millones de dólares en esfuerzos de transformación digital. Incluso las iniciativas más pequeñas a menudo requieren siete cifras presupuestarias para lograr avances significativos.

El gasto típico en tecnología necesario para permitir la transformación incluye:

Migración y gestión de la nube

La transición de infraestructura, sistemas, datos y flujos de trabajo de servidores locales a entornos basados ​​en la nube es una tarea importante. Más allá de las tarifas de licencia de la plataforma en la nube, las empresas deben presupuestar los costos relacionados con la migración, las integraciones personalizadas, la capacitación y la gestión continua de las operaciones en la nube.

Nuevo software, herramientas y aplicaciones

Desde software de análisis y gestión de relaciones con el cliente (CRM) hasta suites de productividad y aplicaciones móviles personalizadas, los líderes digitales adoptan nuevas plataformas SaaS y herramientas digitales en toda la empresa, incurriendo en tarifas de licencia, integración y consultoría.

IoT y inversiones en tecnologías emergentes

Muchas industrias implementan dispositivos, sensores e infraestructura conectados al Internet de las cosas (IoT) para permitir instalaciones inteligentes, seguimiento de la cadena de suministro y operaciones automatizadas. Los presupuestos deben tener en cuenta el hardware, la instalación de redes y el desarrollo de soluciones.

Actualizaciones de seguridad e infraestructura de TI

El hardware heredado y la infraestructura de red necesitan modernización para manejar cargas de trabajo digitales. Los presupuestos de TI deben evolucionar para soportar mayores requisitos informáticos, mayor ancho de banda de Internet, interoperabilidad de múltiples nubes y herramientas avanzadas de seguridad de datos.

Reingeniería de Procesos de Negocio

La optimización de los procesos para aprovechar las nuevas tecnologías requiere la asistencia de consultores digitales, a menudo con un gasto considerable. La gestión del cambio entre personas, procesos y sistemas también afecta los presupuestos.

Capacitación y reciclaje de empleados

La fuerza laboral necesita nuevas habilidades digitales, de datos y sociales para utilizar la tecnología de manera efectiva. Las empresas deben invertir en programas de capacitación sólidos para cerrar las brechas de habilidades en toda la empresa.

Estos importantes gastos en TI sustentan los esfuerzos de transformación digital en toda la empresa, por lo que es imprescindible contar con presupuestos realistas. Sin embargo, a pesar de las considerables inversiones, el gasto excesivo sigue siendo frecuente si las organizaciones carecen de una visibilidad total de los numerosos costos ocultos que pueden aumentar los presupuestos.

Costos ocultos que inflan el gasto en transformación

Además de la implementación directa de tecnología y los honorarios de consultoría, las transformaciones digitales implican muchos gastos auxiliares que las organizaciones frecuentemente pasan por alto. Sin tener en cuenta estos costos ocultos, los proyectos corren el riesgo de exceder rápidamente el presupuesto.

Los costos ocultos comunes que inflan el gasto en transformación incluyen:

Disrupción empresarial y caída de la productividad

Los cambios tecnológicos importantes inevitablemente ralentizan las operaciones y los flujos de trabajo a medida que los sistemas se desconectan, las personas aprenden nuevos procesos y se resuelven los contratiempos. Incluso las interrupciones a corto plazo ponen en riesgo los objetivos de ingresos y la satisfacción del cliente. La pérdida de productividad e ingresos durante los períodos de transición es difícil de cuantificar, pero es fundamental contabilizarla en los presupuestos.

Desafíos imprevistos de integración de sistemas

Vincular plataformas de nube modernas con sistemas de TI heredados a menudo resulta más difícil, requiere más tiempo y, por lo tanto, más costoso de lo previsto. Los obstáculos a la integración también afectan a las operaciones, ya que los sistemas no pueden comunicarse correctamente. Por lo general, es necesario recurrir a consultores expertos para depurar problemas complicados de interconectividad.

Mayores licencias de software de Shadow IT

Cuando las unidades de negocio compran de forma independiente aplicaciones no autorizadas para llenar vacíos tecnológicos percibidos o satisfacer necesidades apremiantes, con el tiempo los gastos de licencias de software aumentan a medida que se acumulan sistemas duplicados y no utilizados, un fenómeno conocido como TI en la sombra.

Escasez de talento y rotación

Muchas organizaciones descubren que carecen del talento técnico y digital de élite necesario para gestionar transformaciones a gran escala. Ante la escasez de habilidades avanzadas de TI, las empresas a menudo necesitan ofrecer salarios y beneficios superiores para atraer y retener a los mejores talentos, lo que aumenta los presupuestos de recursos humanos.

Compromisos de varios años con los sistemas heredados

Migrar completamente a plataformas modernas en la nube requiere navegar por los contratos existentes con proveedores de tecnología heredados, que mantienen sistemas obsoletos y requieren pagar más tiempo del preferido. La adopción prolongada de la nube ralentiza la obtención del ROI de las nuevas tecnologías.

Gastos no planificados de infraestructura y cumplimiento

Una vez en la nube, surgen necesidades inesperadas de capacidades de red adicionales, sistemas de respaldo y herramientas de seguridad especializadas. A medida que los entornos tecnológicos crecen en complejidad, las nuevas exigencias de cumplimiento normativo también generan costos adicionales de infraestructura y auditoría.

Requisitos de gestión de cambios continuos

La transformación real va más allá de los cambios de TI para impactar a las personas, los procesos y las estructuras organizacionales. Los líderes digitales a menudo subestiman los presupuestos para programas de capacitación en continua evolución, iniciativas de integración cultural y el apoyo general a la gestión del cambio necesario para cimentar las transformaciones a largo plazo.

Costos de oportunidad derivados del retraso en la realización del valor

Los considerables costos iniciales de los esfuerzos de transformación digital solo dan sus frutos una vez que las organizaciones comienzan a obtener valor de una mayor eficiencia, mejores experiencias de los clientes y la innovación. Sin embargo, los proyectos suelen tardar más de lo previsto en alcanzar el punto de equilibrio. Esos meses o años perdidos por no lograr el retorno de la inversión esperado representan importantes costos de oportunidad ocultos.

Las organizaciones luchan por controlar los presupuestos de transformación digital sin comprender el alcance total de los gastos indirectos que acompañan a los programas de cambio tecnológico. Sin embargo, al aprovechar soluciones SaaS flexibles y escalables, las empresas modernas pueden contrarrestar muchos de los costos ocultos que impulsan el gasto excesivo.

Las soluciones SaaS controlan los costos ocultos

Para el panorama digital que avanza rápidamente en la actualidad, las soluciones SaaS ágiles y asequibles ofrecen a las empresas la previsibilidad presupuestaria más buscada durante las principales transformaciones tecnológicas empresariales.

Las plataformas SaaS brindan a las organizaciones capacidades empresariales esenciales mediante suscripción, alojadas centralmente en la nube. Al hacer la transición de modelos de software heredados a SaaS, las empresas pueden evitar muchos costos ocultos que pueden provocar sobrecostos.

1. Mitigar la interrupción del negocio: las plataformas SaaS líderes se someten a mejoras constantes y a procedimientos de prueba rigurosos para garantizar el máximo tiempo de actividad y disponibilidad. La entrega en la nube evita paros laborales al implementar actualizaciones. SaaS también acelera la implementación y simplifica las integraciones para evitar tiempos de inactividad prolongados durante las transiciones.
2. Respaldo de integración e interoperabilidad: las aplicaciones SaaS modernas utilizan arquitecturas API abiertas que facilitan una conectividad perfecta con los sistemas heredados y las fuentes de datos circundantes. La estrecha integración de la plataforma evita sistemas inconexos que amenazan los presupuestos y la productividad.
3. Optimización del gasto en tecnología: las soluciones SaaS brindan transparencia en los gastos con tarifas de licencia mensuales o anuales fijas que respaldan la planificación financiera. Los análisis integrados brindan visibilidad de las tendencias de adopción y uso en toda la organización para optimizar las inversiones en tecnología a lo largo del tiempo al alinear el gasto en aplicaciones con las necesidades comerciales.
4. Acceso a conjuntos de habilidades especializadas: los proveedores de SaaS incorporan las mejores prácticas de la industria en las soluciones y mantienen grandes equipos de expertos en la materia. Las organizaciones aprovechan este talento especializado para aumentar las capacidades existentes sin inflar los presupuestos de recursos humanos con la contratación de habilidades específicas.
5. Habilitación de escalabilidad: las ofertas de SaaS nativas de la nube se amplían o reducen de manera flexible para satisfacer los requisitos comerciales sin grandes inversiones iniciales en infraestructura. Las organizaciones solo pagan por la capacidad necesaria en un momento dado, controlando los costos a medida que evolucionan las necesidades.
6. Centrándose en la innovación: las cargas administrativas optimizadas de SaaS liberan a los escasos recursos de TI de tareas de mantenimiento y soporte para que puedan centrarse en iniciativas de valor agregado que impulsen el negocio hacia adelante. Nuevas funciones y mejoras se inyectan automáticamente a través de ciclos de lanzamiento frecuentes.
7. Proporcionar cumplimiento llave en mano: los proveedores de SaaS de buena reputación manejan la seguridad de la información, los controles de acceso y las obligaciones de cumplimiento detrás de escena, obteniendo certificaciones regulatorias y de la industria clave. Las organizaciones evitan invertir en personal de seguridad especializado, herramientas y auditorías internas para lograr operaciones que cumplan con las normas.

Al aprovechar las soluciones SaaS diseñadas para las realidades de cambio constante y restricciones presupuestarias estrictas, las empresas impulsadas digitalmente de hoy obtienen la base ágil necesaria para ejecutar transformaciones con éxito y al mismo tiempo optimizar el gasto en gastos directos e indirectos.

Conclusión

A medida que la transformación digital se vuelve imperativa, las empresas deben afrontar costos tecnológicos directos considerables y gastos ocultos que inflan los presupuestos. Al aprovechar soluciones SaaS sólidas, las empresas obtienen una base ágil para ejecutar transformaciones con éxito mientras controlan el costo total de propiedad. SaaS mitiga la interrupción del negocio, facilita la integración, proporciona transparencia en los gastos, accede a habilidades especializadas, permite la escalabilidad, se centra en la innovación y ofrece cumplimiento llave en mano. En lugar de luchar contra el gasto excesivo, las organizaciones que aprovechan los socios de SaaS adecuados se posicionan para aprovechar todo el potencial de la transformación digital de una manera eficiente y predictiva, incluso en medio de cambios constantes. Con las soluciones adecuadas, los objetivos ambiciosos de madurez digital pueden traducirse en un valor comercial tangible.