La guía de impuestos para propietarios de pequeñas empresas para equipos remotos

A medida que más y más empresas cambian al trabajo remoto, los propietarios de pequeñas empresas deben ser conscientes de las implicaciones fiscales de tener un equipo remoto. Esta guía cubrirá los conceptos básicos de impuestos para equipos remotos y consejos para propietarios de pequeñas empresas para cumplir con las normas y ahorrar dinero.

Los diferentes tipos de trabajadores remotos

Antes que nada, analicemos los tres tipos de trabajadores remotos:

Trabajador a tiempo completo

Un trabajador de tiempo completo es un empleado que trabaja para una empresa en un horario regular, por lo general, al menos 30 horas por semana. Se les considera parte de la fuerza laboral tradicional de la empresa y, por lo general, son elegibles para un seguro de salud, tiempo libre pagado y planes de jubilación. También se consideran empleados a efectos fiscales, y la empresa es responsable de retener impuestos de sus cheques de pago y de realizar contribuciones al Seguro Social y Medicare.

Contratista

Un contratista es un individuo que proporciona servicios a otra empresa en base a un contrato. No se consideran parte de la fuerza laboral tradicional de la empresa y no son elegibles para los mismos beneficios que los empleados de tiempo completo. Se consideran trabajadores por cuenta propia a efectos fiscales y son responsables de pagar sus impuestos, incluidos los impuestos sobre el trabajo por cuenta propia. Reciben pago por proyecto o por hora en lugar de un salario fijo.

Propietario único

Un propietario único es una persona que dirige su propio negocio y es el único propietario de la empresa. No se consideran parte de la fuerza laboral tradicional de una empresa y no son elegibles para los beneficios de los empleados. Se consideran trabajadores por cuenta propia a efectos fiscales y son responsables de pagar sus impuestos, incluidos los impuestos sobre el trabajo por cuenta propia.

Cómo pagar a los trabajadores remotos

Existen diferencias entre pagar a los trabajadores remotos en los EE. UU. y a los trabajadores internacionales. He aquí un vistazo a lo que debe tener en cuenta.

Pago de trabajadores remotos basados ​​en los EE. UU.

Para los trabajadores remotos basados ​​en los EE. UU., los propietarios de pequeñas empresas deben cumplir con las leyes y regulaciones del estado donde reside el empleado remoto. Es posible que deba retener impuestos federales y estatales de sus cheques de pago, hacer contribuciones al Seguro Social y Medicare, y emitir un formulario W-2 para el empleado al final del año.

También hay varias formas de pagar a los trabajadores remotos en los EE. UU., como cheques en papel de depósito directo y plataformas de pago en línea.

Deposito directo

El depósito directo es el método de pago más común para los trabajadores remotos. Implica transferir el pago del empleado directamente a su cuenta bancaria. Este método de pago ofrece una forma conveniente y segura para que los trabajadores remotos reciban su pago y permite un fácil seguimiento de los pagos.

cheques en papel

Algunos trabajadores remotos pueden preferir recibir un cheque en papel enviado por correo a su domicilio. Este método puede ser menos seguro que el depósito directo, ya que los cheques pueden perderse o ser robados en el correo.

Plataformas de pago en línea

Los trabajadores remotos también pueden recibir pagos a través de plataformas en línea como PayPal, Venmo o Zelle. Estas plataformas permiten transferencias electrónicas rápidas y seguras y la capacidad de realizar un seguimiento de los gastos.

Pago de trabajadores remotos internacionales

En cuanto a los métodos de pago, hay menos opciones para los trabajadores remotos internacionales. Sin embargo, aún es rápido y fácil pagar a los trabajadores remotos desde cualquier parte del mundo con la opción correcta.

Transferencia internacional de dinero

El servicio de transferencia de dinero internacional como Western Union o Moneygram es una buena opción para las empresas que desean pagar a los trabajadores remotos en su moneda local.

Transferencia bancaria internacional

Las transferencias bancarias internacionales implican el envío de pagos directamente a la cuenta bancaria del trabajador remoto. Para hacer esto, necesitará la información de la cuenta bancaria del empleado, incluido el número de cuenta, el número de ruta y el código SWIFT del banco. La empresa también necesitará una cuenta que pueda procesar transferencias bancarias internacionales.

Las transferencias bancarias internacionales pueden demorar varios días y es posible que se asocien cargos con la transferencia. Los costos variarán según el país y el banco utilizado. También es importante tener en cuenta que el tipo de cambio puede fluctuar, afectando la cantidad que recibe el empleado.

Plataformas de pago en línea

Muchas plataformas de pago en línea, como Paypal, Transferwise y Payoneer, pueden admitir pagos internacionales. Por ejemplo, Paypal permite a las empresas enviar pagos a trabajadores remotos en más de 200 países y regiones. También ofrece una variedad de opciones para recibir pagos, como transferencia bancaria, tarjeta de crédito o débito, o saldo de PayPal.

Impuestos para empleados remotos

Los impuestos para los equipos remotos se basan en la ubicación del empleado, no de la empresa. Aquí hay un vistazo a cómo pagaría impuestos si estuviera pagando a trabajadores remotos en los Estados Unidos frente a trabajadores remotos basados ​​​​internacionalmente.

Impuestos para trabajadores remotos basados ​​en el mismo estado

Los impuestos suelen ser más sencillos de presentar cuando los trabajadores remotos trabajan en el mismo estado que su empleador. Los trabajadores remotos deberán declarar impuestos en el estado donde residen siempre que se los considere residentes.

Mientras tanto, los empleadores son responsables de retener los impuestos estatales y presentar los impuestos estatales. Algunos estados tienen reglas específicas para los trabajadores remotos, por lo que es esencial verificar las leyes fiscales del estado o consultar con un profesional de impuestos.

Impuestos para trabajadores remotos basados ​​en otro estado

Si tiene empleados que trabajan de forma remota desde diferentes estados, deberá seguir las leyes fiscales del estado en el que residen. Las empresas deberán retener los impuestos federales sobre la renta y los impuestos sobre la nómina (Seguro Social y Medicare) del pago del empleado remoto, tal como lo harían con cualquier otro empleado. Además, deben emitir un formulario W-2 al empleado remoto al final del año, que utilizarán para declarar sus impuestos.

Los beneficios de los empleados para los trabajadores remotos, como el seguro médico, los planes de jubilación e incluso los gastos de la oficina en el hogar, también son esenciales para tener en cuenta. Algunos propietarios de pequeñas empresas pueden ser elegibles para créditos fiscales de atención médica, según las leyes estatales. Este crédito puede ayudar a compensar el costo de brindar seguro médico a los empleados y está disponible para empresas con menos de 25 empleados de tiempo completo.

Los planes de jubilación, como 401(k) y SEP IRA, le permiten brindar beneficios a los trabajadores remotos y ahorrar dinero en impuestos. Las contribuciones a estos planes son deducibles de impuestos.

Además de los beneficios y los impuestos a las pequeñas empresas, los trabajadores remotos deben ser conscientes de sus responsabilidades durante la temporada de impuestos. Es posible que deban declarar impuestos en el estado donde trabajan y viven. Algunos estados tienen lo que se conoce como una "regla de conveniencia", que requiere que los empleados que trabajan de forma remota desde otro estado paguen impuestos en ambos estados.

Impuestos para trabajadores remotos basados ​​en otro país

Los propietarios de pequeñas empresas deben cumplir con las leyes y reglamentos del país donde reside el empleado internacional. Puede ser más complejo, ya que los diferentes países tienen diferentes leyes y reglamentos fiscales.

En algunos casos, el propietario de la empresa puede tener que retener impuestos del salario del empleado, hacer contribuciones a un sistema de seguridad social local, declarar impuestos en el país donde se encuentra el empleado y manejar tasas de conversión de moneda y tarifas bancarias. También deben cumplir con las leyes y regulaciones laborales internacionales, como las leyes de salario mínimo, pago de horas extras y vacaciones.

Cómo simplificar sus impuestos y nómina

Administrar los impuestos y la nómina puede parecer intimidante, especialmente para los propietarios de pequeñas empresas que lo hacen por primera vez.

Un buen consejo es usar un software de impuestos y nómina que pueda ayudarlo a calcular automáticamente las deducciones y los créditos y también puede ayudarlo a presentar sus impuestos electrónicamente. Algunos servicios de nómina populares son OnPay, Gusto y ADP Run.

Una opción alternativa es contratar a un profesional de impuestos para que lo ayude a navegar el código tributario y se asegure de aprovechar todas las deducciones y créditos disponibles. Fiverr tiene consultores financieros, servicios de preparación de impuestos y servicios de impuestos comerciales que pueden ayudarlo a manejar los impuestos y la nómina.

Independientemente del método que elija, mantenga registros precisos de todos sus ingresos y gastos y cualquier deducción o crédito para el que sea elegible. Un formulario adecuado hará que la presentación de sus impuestos sea más manejable y garantizará que obtenga todas las deducciones y créditos. Además, manténgase actualizado sobre cualquier cambio en la ley fiscal de los estados en los que trabaja y vive para que pueda planificar en consecuencia y aprovechar cualquier nueva deducción o crédito.

Reflexiones finales sobre impuestos para trabajadores remotos

Los impuestos para los equipos remotos pueden ser complejos, pero los propietarios de pequeñas empresas pueden ahorrar dinero y cumplir con los requisitos si comprenden los conceptos básicos y aprovechan las deducciones y los créditos disponibles. Los propietarios de pequeñas empresas pueden mantener sus impuestos en orden mediante el uso de un servicio de nómina mientras brindan valiosos beneficios a los empleados remotos.

Es aconsejable contratar a un profesional de impuestos que esté familiarizado con las leyes fiscales de los EE. UU. e internacionales para asegurarse de cumplir con todas las reglamentaciones necesarias y aprovechar cualquier crédito o deducción disponible para usted.

Si necesita consultar a un profesional, Fiverr tiene expertos en impuestos y nómina que pueden ayudarlo a cumplir con las normas.

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