7 cosas que aprendimos durante nuestro primer hackatón virtual

A principios de mayo, Yotpo probó algo un poco diferente. Organizamos nuestro primer hackathon virtual, desafiando a nuestro equipo de marketing a crear seis campañas de marketing en solo cuatro días, todo mientras trabajaba de forma remota.

Transformar lo que suele ser un evento en la oficina en uno repartido entre continentes y zonas horarias nos planteó varios desafíos logísticos. ¿Cómo sería el horario? ¿Cómo podemos mantener las cosas divertidas y atractivas? Pero a pesar de los obstáculos, nuestro Markathon inaugural de trabajo desde casa resultó ser un gran éxito.

Participaron más de 50 miembros del equipo, cada uno trabajando desde sus hogares en Londres, Nueva York, Sofía y Tel Aviv. El objetivo era impresionar a los jueces con una nueva campaña y activos innovadores que generaran demanda, desarrollar una comprensión aún más profunda de los productos de Yotpo y mejorar nuestras habilidades de colaboración en condiciones desafiantes.

En el camino, descubrimos mucho sobre lo que funciona y un poco sobre lo que no. Estas son las siete lecciones clave que aprendimos durante el primer hackatón virtual de Yotpo.

1. Cree una estructura que proporcione un marco flexible para los equipos

Al principio, establecimos un equipo de organización para elaborar planes sobre cómo debería desarrollarse el hackatón de marketing. Aterrizaron en Markathon: Class of 2020 , un evento virtual de cuatro días organizado por un par de animadas ceremonias de apertura y clausura, al final de las cuales un panel imparcial de jueces declararía al equipo ganador.

Una estructura coherente es clave para mantener a todos organizados. Cada nuevo día del Markathon comenzaba con un breve cuestionario para generar algo de entusiasmo y hacer que todos se pusieran en marcha para colaborar. Los equipos individuales se autoorganizarán, pero vale la pena tener un marco diario visible en torno al cual pueda tomar forma el hackatón.

2. Use rondas de ideas previas al hackathon para que las personas se involucren y se entusiasmen

Nuestro equipo de marketing ya tiene eventos regulares de ideación, en los que cada miembro del equipo presenta nuevas ideas basadas en un tema elegido. Luego, estas ideas se reducen a solo una docena de lanzamientos, antes de elegir unos pocos para producir.

El Markathon siguió muchos de los mismos ritmos, comenzando con una ronda de presentación de 65 ideas y terminando con las seis campañas que desarrollarían nuestros equipos. Como obviamente el lanzamiento no podía realizarse en persona, aprovechamos las presentaciones de Zoom y la comunicación en línea entre los equipos para tomar decisiones.

3. Crea una vibra que trascienda la distancia

Una de las primeras víctimas de cualquier evento virtual puede ser la atmósfera y el tono, por lo que era extremadamente importante establecer un tema visual sólido para acercar a los participantes . Para hacer esto, recurrimos al increíble equipo de diseño de Yotpo, que rápidamente se puso a trabajar para crear un lenguaje visual general para el propio Markathon, así como una marca distintiva al estilo de un club para cada uno de los seis equipos que compiten.

Este nítido conjunto de diseños, que incluía una colección de escudos y pancartas animadas de los equipos, ayudó a caracterizar y unificar a cada uno de los equipos, comunicar una vibra y fomentar un sentido de competencia sana. A pesar de la distancia, la cultura y la personalidad de Yotpo aún brillaban.

4. Piensa bien a la hora de elegir tus equipos

Uno de los primeros pasos que dimos cuando organizamos el Markathon fue pensar en cómo podríamos crear equipos con miembros que a menudo no tienen la oportunidad de trabajar juntos. En esencia, se trataba de un desafío de marketing, pero también era una oportunidad para fomentar la colaboración .

Cada uno de nuestros seis equipos de Markathon estaba compuesto por miembros de una variedad de disciplinas diferentes, lo que brindaba a las personas la oportunidad de colaborar con colegas y equipos con los que tal vez no hayan trabajado antes. Los diseñadores trabajaron junto con científicos de datos y gerentes de marketing entrante, por ejemplo, forjando relaciones que podrían incorporarse a proyectos futuros.

5. Usa juegos para impulsar la comunicación

Antes de convertir el Markathon en un evento virtual, habíamos planeado organizarlo aquí mismo en la sede de Yotpo, con muchos refrigerios y la hora feliz ocasional para mantener las cosas sociables y animadas. Preservar esa misma atmósfera animada en un contexto virtual era una gran prioridad, pero lograrlo mientras se trabajaba desde casa planteaba un serio desafío.

Los juegos fueron clave para que fuera un éxito. Antes de que comenzara el Markathon, enviamos una lista de preguntas a todos los participantes, pidiéndoles a cada persona que revelara algunos datos interesantes y curiosidades entretenidas sobre ellos mismos.

Luego comenzamos cada nuevo día con un breve cuestionario de opción múltiple, otorgando respuestas correctas con tokens para canjear por premios divertidos, creados con amor por el equipo de diseño, en la ceremonia de clausura del hackatón.

Los participantes podrían ganar las llaves de la lista de reproducción de música de una oficina diferente para el día: "Gangnam Style" en repetición, ¿alguien? — o un nuevo fondo de Zoom elaborado por un diseñador. Estos juegos no solo fomentaron una gran comunicación entre equipos remotos, sino que agregaron una estructura muy necesaria para cada día.

6. Elija jueces que puedan aportar una perspectiva única a los proyectos

Para decidir el ganador, elegimos a mano un panel superestrella de jueces expertos de todo Yotpo. Al evaluar el éxito y la viabilidad de nuestros proyectos, queríamos una mirada fresca y los conocimientos distintivos que provendrían de los diferentes departamentos.

En una conferencia virtual el último día, los seis equipos presentaron cada una de sus campañas. Se invitó a los jueces a hacer preguntas antes de calificar el trabajo de cada equipo según un conjunto de tres criterios ponderados: impacto potencial, ejecución e innovación.

Los jueces quedaron muy impresionados con los resultados y la "ejecución de primera línea", descartando cualquier preocupación de que el trabajo remoto podría haber afectado la calidad de las campañas terminadas. Trabajar desde casa solo había magnificado el entusiasmo y la energía con la que nuestros equipos habían abordado la tarea. El primer Markathon intercontinental fue un éxito y estableció un modelo para futuros eventos remotos de hackathon.

7. Defiende tu idea ganadora

Además de ser una forma alegre y social para que nuestros equipos continúen colaborando durante una crisis, el hackathon de marketing de este año también produjo resultados muy reales. Nuestra campaña ganadora, un concepto concebido, desarrollado, presentado y ejecutado por un equipo repartido por todo el mundo, se ha puesto en producción.

La pandemia de coronavirus nos ha obligado a repensar cómo hacemos las cosas en casi todos los niveles del negocio y a encontrar nuevas formas de colaborar en proyectos complejos de forma remota. Lo que descubrimos cuando organizamos el Markathon es que nuestras ideas más grandes y mejores son impulsadas por nuestros equipos, y ninguna distancia puede interponerse en el camino.