Cómo vincularse con una empresa de mensajería o envío en el comercio electrónico

Contrate una empresa de mensajería para el envío de comercio electrónico

La vinculación con socios de mensajería viables constituye la base de cualquier buen negocio minorista y mayorista de comercio electrónico. Sin una buena compañía naviera que proporcione algún tipo de garantía de servicios de calidad, existen numerosas áreas de su negocio que pueden verse afectadas negativamente. Estos son los factores a considerar al seleccionar una empresa de servicios de mensajería.

Sin embargo, el proceso de relacionarse con un buen socio de envío abarca numerosos factores diferentes que van mucho más allá de la incorporación, desde la selección de un socio de logística hasta el seguimiento de su desempeño durante un período para explorar posibles áreas de mejora.

Lista de las 8 cosas principales a tener en cuenta cuando se vincula con una empresa de mensajería en la India para el envío de comercio electrónico

En este artículo, lo guiaremos a través de los principales pasos para crear una relación con una empresa de envío o mensajería en la India que le permita mantener un negocio rentable.

1. Elegir una empresa de mensajería y negociar los términos del servicio

Seleccionar un socio de mensajería es solo el primer paso de un proceso mucho más largo, pero de ninguna manera es fácil. Hemos creado una lista exhaustiva de 15 criterios diferentes a tener en cuenta al elegir una empresa de logística. Lo primero serían los costos generales de envío, pero más allá de eso, también hay otras especializaciones que pueden requerir diferentes negocios en línea. Al igual que una empresa de joyería, tratar con artículos caros y frágiles de alto valor probablemente requiera una empresa de envíos como Sequel que esté familiarizada con el envío de esa categoría de productos.

Reducir esos criterios depende en gran medida de la industria a la que pertenece cada negocio de comercio electrónico y del público objetivo al que se dirige. Una empresa que vende ropa al por menor con descuento probablemente requiera menos seguridad que una empresa que se ocupa de joyería de alta gama. Donde una joyería puede requerir un seguro, un minorista de ropa probablemente mantendría la entrega rápida como una necesidad prioritaria. Una empresa de cosméticos, por otro lado, puede requerir servicios de mensajería sensibles a la temperatura para una gran parte de sus productos.

Después de seleccionar su compañía naviera ideal en base a una amplia variedad de criterios, las negociaciones son el siguiente paso. Este proceso presenta sus propios desafíos relacionados con la estructuración de un acuerdo con los socios logísticos interesados ​​que abarque todos los servicios necesarios, desde la recolección y el almacenamiento hasta la finalización de la entrega y la recepción de comentarios de los clientes. Junto con los términos estándar, como el marco de tiempo específico para la entrega (como máximo de 3 a 5 días), las necesidades especializadas identificadas para su negocio son una parte importante del marco de cualquier SLA entre usted y sus muchos socios de mensajería.

2. Utilización Óptima de los Recursos

La forma en que se utilizan los recursos es un elemento enorme a considerar durante el proceso de negociación, así como después de que se hayan acordado los términos y mientras se presta el servicio. Es importante recordar que vincularse con cualquier empresa de logística, incluso si es una entre muchas, es un proceso constante y continuo.

Los recursos básicos que tendrá cualquier empresa de mensajería son una flota de vehículos, equipos para cargar y descargar envíos y personal de entre 5.000 y 500.000. Sin embargo, una buena empresa es aquella que continúa desarrollando sus recursos existentes y utiliza otros nuevos con el tiempo, especialmente las tecnologías de punta.

Tener un personal bien capacitado a menudo puede ser más efectivo que tener un gran personal, y los vehículos requerirán una inspección periódica. El establecimiento de centros Hubs & Dispatch en áreas remotas o populares también es extremadamente útil. Sin embargo, solo pueden ayudar de manera efectiva si la red de centros está bien conectada. La falta de comunicación puede ocurrir en cualquiera de las etapas del envío, es decir, la primera milla, la milla intermedia o la última milla, lo que genera demoras en la entrega y los clientes no saben el estado de su pedido.

Esto puede resultar en un mayor porcentaje de RTO. La plataforma que utiliza un proveedor de servicios de envío para el seguimiento también puede afectar la experiencia del cliente, ya que las actualizaciones retrasadas para el cliente durante el proceso de envío pueden aumentar gravemente su ansiedad y las posibilidades de que desarrolle remordimiento del comprador. Un mecanismo de entrega tecnológicamente avanzado también puede ayudar a descubrir las rutas óptimas para entregas regulares.

Otro aspecto importante de la utilización de recursos es asegurarse de haber explorado completamente todos los servicios posibles que puede proporcionar una empresa de mensajería. Es posible que se ofrezcan funciones en su sistema de seguimiento que pueden no ser las más obvias, pero que podrían aumentar la velocidad de entrega, la gestión de inventario y la satisfacción del cliente. Estos podrían incluir la gestión de NDR, la gestión de devoluciones y las actualizaciones de vehículos, entre muchas otras cosas, según la empresa de logística en cuestión.

3. Definición del proceso regular para cada pedido

Para evitar errores de comunicación, malentendidos y confusiones que podrían generar pérdidas potenciales, es útil crear un plano del sistema de entrega y las operaciones diarias. Este mapa mantendría un registro de cómo se asigna un agente de envío a un pedido en particular que lo firma y hace que el artículo se libere bajo su custodia y cuándo se debe recoger el artículo después de que se haya realizado un pedido.

También especificaría cómo se necesitaría capacitar al personal del almacén para trabajar con una nueva empresa de envío de comercio electrónico. Un desafío común al que se enfrentan la mayoría de las empresas de comercio electrónico es el manejo de las excepciones de entrega. Una entrega puede fallar por varios motivos, por ejemplo, cuando la dirección de entrega o la información de contacto del cliente parecen ser incorrectas.

En tales situaciones, es vital que su empresa proveedora de servicios de mensajería de comercio electrónico en India cuente con un sistema claro para manejar tales excepciones, idealmente en forma de un equipo de atención al cliente al que se pueda contactar por llamada, mensaje de texto o dirección de correo electrónico. Los sistemas impulsados ​​por API como ClickPost funcionan de manera eficiente para permitir que las empresas de comercio electrónico manejen las excepciones en un breve período de tiempo de 4 horas.

Este equipo sería responsable de recibir la información correcta de los clientes y reprogramar la entrega para una fecha posterior. Idealmente, la entrega debe completarse dentro de las 36 horas posteriores a la fecha de entrega programada originalmente, ya que las posibilidades de que el pedido se cancele aumentan exponencialmente después de ese período de tiempo. Un sistema eficiente establecido es la única forma de garantizar que este proceso se lleve a cabo sin problemas.

4. Conciliación contra reembolso (COD)

El sector del comercio electrónico ha experimentado un gran auge en los últimos años, que se vio acelerado por la necesidad de servicios remotos durante el inicio de la pandemia de COVID-19. Muchos consumidores optan por pagar sus compras en línea, lo que aumenta la velocidad y la eficiencia de la entrega. Sin embargo, numerosos clientes siguen teniendo preferencia por los pedidos contra reembolso, que les permiten realizar el pago en efectivo una vez que se ha completado la entrega.

Si bien ofrecer Pago contra reembolso es una excelente manera de llegar a una base de clientes más grande, puede presentar numerosos desafíos. Uno de los problemas más frecuentes que ocurren cuando se realizan pedidos contra reembolso es un retraso en la actualización del monto del pago completado con el banco del negocio de comercio electrónico.

Estos retrasos pueden dar lugar a cuentas no coincidentes que deben explicarse y corregirse. La forma en que una empresa de mensajería se ocupa de este aspecto de la conciliación de COD y utiliza la tecnología disponible para abordarlo puede contribuir al mantenimiento eficiente de los registros y las finanzas de una empresa de comercio electrónico.

Otro elemento importante de la conciliación de COD es el manejo de entregas de COD fallidas. Estos pueden ocurrir por una variedad de razones, ya sea el estado del producto en el momento de la entrega o restricciones de efectivo por parte del consumidor. En tales casos, se debe anotar el motivo de la falla en la entrega y luego se debe implementar un proceso para devolver el artículo en cuestión.

Estas características se pueden incluir en el mecanismo de entrega. Además, también deben establecerse términos para responsabilizar a la empresa de logística o envío por un pago contra reembolso (COD) fallido que ocurrió debido a que un producto se dañó en tránsito.

5. Documentación

Una vez que haya terminado todos los pasos anteriores y encontrado claridad con respecto a todas sus consideraciones prioritarias determinadas, el siguiente paso es confirmar el socio de envío y enviar toda la documentación necesaria para garantizar que pueda integrarse con la plataforma de ese socio sin problemas y que todos los aspectos financieros y corporativos se atienden los trámites. La documentación en cuestión puede variar de un socio a otro, pero hay algunos elementos comunes para todos los socios.

Los documentos estándar que una empresa de comercio electrónico generalmente debe proporcionar a una empresa de logística comienzan con una prueba de identificación comercial. Este será el formulario de un número de tarjeta PAN para su negocio y una copia del documento en la pregunta misma. La mayoría de los socios de mensajería también requerirán una copia de su certificado GST para comprender en qué categoría de GST se encuentra su empresa y la categoría de productos que se comercializan.

El documento más importante que debe mantenerse con cualquier empresa de mensajería es el SLA (Acuerdo de nivel de servicio). Este documento abarcará todos los términos en los que el socio de envío debe proporcionar su servicio, la tarifa general que puede cobrar por el mismo y dónde se deben imponer sanciones en caso de desempeño de baja calidad o incumplimiento de los términos del SLA.

Luego de la presentación de los documentos relacionados con la identificación y las finanzas, y después de firmar el SLA, se requiere documentación adicional para trazar los mecanismos de entrega que se seguirán en ciertos lugares. El formato de estos documentos puede diferir de una empresa a otra.

6. Hacer uso de un sistema de integración

La vinculación con una sola empresa de envío es solo un paso en el fondo de la funcionalidad de un negocio de comercio electrónico. Los minoristas electrónicos medianos y grandes generalmente requieren múltiples socios de mensajería para garantizar el cumplimiento completo de los pedidos diarios. Una vez que se acuerdan los términos con un nuevo socio de envío, la incorporación a esa empresa es un proceso separado que requiere que se integre con la plataforma de entrega y seguimiento.

Cada empresa de logística mantiene su propio sistema para que las empresas de comercio electrónico rastreen y cumplan con los pedidos. Por lo tanto, para cada conjunto de pedidos de un tipo determinado o que atienden a una ubicación específica, como empresas que ofrecen entregas en el mismo día o entregas hiperlocales , manejadas por un socio de mensajería diferente, se utilizarán plataformas independientes para cumplir con esos pedidos.

Eso no solo da como resultado comunicaciones variadas para los clientes, sino que también requiere un mayor gasto de recursos por parte del minorista electrónico para monitorear los pedidos en cada una de estas plataformas, hacer un seguimiento de las entregas fallidas o retrasadas y rastrear el rendimiento y las tendencias de preferencia del cliente.

Aquí es donde los sistemas de integración de mensajería pueden aliviar la carga de los dueños de negocios. Una plataforma eficiente impulsada por API para el envío de comercio electrónico o la agregación de mensajería o logística puede brindarle un único punto de referencia para ver todos los socios de logística y los pedidos que manejan, en lugar de tener que visitar el sitio web respectivo de cada empresa individualmente.

Las plataformas de integración como ClickPost también brindan opciones para comprar etiquetas de envío preparadas para cada pedido, mensajes estandarizados para mantener actualizados a los clientes, una página unificada para ver pedidos y otra para rastrearlos, oportunidades para promover eventos o ventas importantes, procesos integrados para devoluciones y Gestión de NDR y un sistema automatizado para monitorear el rendimiento y las tendencias durante períodos de tiempo específicos.

7. Supervisión del rendimiento

Se ha mencionado varias veces en este artículo que vincularse con una empresa de mensajería es un proceso continuo y continuo. Si bien puede comenzar con la selección, no termina cuando se elige el socio y se firman los acuerdos. Cada compañía naviera en la India le brinda un servicio que puede tener un gran impacto en el rendimiento general de su negocio.

Se necesita una máquina bien engrasada para garantizar la recolección inmediata después de realizar un pedido, actualizaciones frecuentes sobre la ubicación, entrega rápida, transporte seguro del producto y, finalmente, colocar el producto en manos de un cliente a su entera satisfacción.

El seguimiento del rendimiento es una función importante en el proceso de selección de un socio de mensajería para trabajar. En 6 meses, se han realizado y entregado suficientes pedidos para determinar cuáles son las áreas en las que la empresa naviera en cuestión lo ha ayudado y ayudado a mejorar el crecimiento comercial, y cuáles son las áreas que requieren mejoras. También puede determinar más claramente si su empresa es un socio viable para su negocio.

Por ejemplo, una empresa de mensajería afirma que está equipada para realizar entregas incluso en los lugares más remotos. A medida que transcurre el mes, observa que un grupo particular de códigos PIN en un área remota parece estar realizando un gran volumen de pedidos con frecuencia. Sin embargo, estos pedidos comienzan a reducirse ya que la empresa de envíos ha sido frecuentemente responsable de retrasos en las entregas a esa área en particular debido a la falta de recursos u otros obstáculos, aunque otras áreas no tienen tales problemas.

Dado que la mayor cantidad de pedidos se originan en esa ubicación, por lo que la entrega a ubicaciones remotas se convirtió en una consideración prioritaria para usted, es posible que deba volver a evaluar el desempeño de este socio de mensajería. Puede ayudar a determinar si el transportista en cuestión mantiene su propia flota para la entrega de envíos, lo que reduce el alcance de donde surge el desafío. En caso de que un transportista utilice un canal de socios y agencias para el transporte, las posibilidades de una entrega ineficiente son mayores.

Supervisar el rendimiento de una empresa proveedora de servicios de logística de comercio electrónico también requiere que supervise cuidadosamente sus transacciones comerciales, desde la cantidad de pedidos realizados en un lugar determinado hasta los comentarios de los clientes sobre cada parte del proceso logístico. Si una queja repetida de los clientes es que el sistema de seguimiento no parece estar actualizado.

Y no pueden determinar el estado de su pedido por lo que están reduciendo sus compras. En tal caso, la empresa de mensajería debe implementar un sistema de seguimiento más avanzado. Hacer un seguimiento de su propio modelo de negocio también ayuda, especialmente en el caso de SDD, NDD y entrega hiperlocal.

Las plataformas de logística e integración de API de envío o mensajería pueden ayudar enormemente en el proceso de monitoreo del rendimiento, ya que todos los pedidos realizados por todas sus empresas de logística de comercio electrónico se mantienen, rastrean y analizan comparativamente durante períodos de tiempo específicos en una sola plataforma. Esta información y otros informes se pueden hacer para ayudarlo a determinar cuáles son las áreas que requieren mejoras.

8. Renegociación de los términos del SLA en función de las áreas de mejora

El objetivo de monitorear el desempeño de cualquier empresa de mensajería, así como en áreas objetivo específicas, es determinar cuáles son los desafíos que enfrenta su empresa para proporcionar entregas eficientes y rápidas. Una vez que se establecen los desafíos y puntos débiles relacionados con los diversos indicadores clave de rendimiento relacionados con la logística, con la ayuda de una plataforma de visualización integrada y análisis de datos. Lo siguiente que debe hacerse es comprender claramente cómo la empresa naviera puede mejorar su desempeño.

La mayoría de los SLA son contratos de período limitado que permanecen en vigor durante un año (12 meses), después del cual el contrato puede renovarse o rescindirse automáticamente. Una opción alternativa es modificar el contrato existente o redactar uno nuevo con el mismo socio. Al final del período del contrato, puede acercarse al proveedor de servicios de logística con áreas de mejora y revisar el contrato para abordar las mismas.

En caso de que se hayan producido numerosas entregas fallidas debido a daños en el producto durante el transporte, puede reducir sus pérdidas especificando una cláusula de seguro para cualquier entrega fallida debido a daños causados ​​durante el transporte.

De manera similar, si hay ciertos aspectos del desempeño de la empresa de mensajería que están mejorando los KPI, se pueden concentrar en ellos para determinar cómo mantener el mismo nivel de eficiencia e incluso promover el mismo. Si un socio de envío o logística en particular ha sido especialmente bueno en (Entrega al día siguiente), también puede considerar ofrecer SDD (Entrega en el mismo día) y agregar el mismo como un servicio necesario en el SLA, para ser incluido en tarifas de envío y no como un costo oculto.

Conclusión final

Como se dijo antes, el proceso de vinculación con una empresa de logística está en curso, por lo que monitorear el desempeño de una empresa de mensajería, observar las áreas de mejora (tanto buenas como malas) y traducir eso en términos viables para SLA son tareas que deben llevarse a cabo a intervalos regulares. Estos pueden ayudarlo a optimizar la esencia principal del servicio, que es la venta y la entrega. Mantiene a los clientes contentos y a su negocio creciendo y prosperando en un mercado competitivo.