Mantenerse en cumplimiento es crítico: una guía para gerentes sobre las reglas del reloj de tiempo para empleados por hora

Los empleadores tienen muchas responsabilidades. Algunas responsabilidades implican cumplir con las normas y reglamentos gubernamentales. Muchas regulaciones involucran reglas de reloj de tiempo para empleados por hora.

La Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) impone reglas con respecto a los salarios, las horas extra y las horas de trabajo de sus empleados.

Infringir las reglas y leyes de los relojes registradores puede hacer que su empresa enfrente sanciones severas y pague costosas multas. Es seguro asumir que desea evitar violar la Ley de Normas Laborales Justas.

Hay una forma efectiva y eficiente de cumplir con las leyes federales y estatales en cuanto a las reglas del reloj registrador para los empleados que trabajan por horas. Eso es mediante el uso de una solución de seguimiento del tiempo de los empleados que incluye un reloj de tiempo y funciones de seguimiento del tiempo.

De acuerdo con el Comercio de Trabajo de EE. UU., la aplicación de seguimiento de tiempo de Connecteam facilita el seguimiento del tiempo de sus empleados, ahorra dinero y mantiene su empresa en cumplimiento.

En este artículo, aprenderá sobre la importancia de una solución de seguimiento de tiempo digital. Pero primero, profundicemos en las diversas reglas de reloj de tiempo para empleados por hora en situaciones determinadas. Luego, tenemos una guía completa sobre cómo cumplir con estas reglas.

¡Entremos en ello!

Empleado asalariado VS por hora

Al considerar las reglas del reloj de tiempo, es importante comprender las diferencias entre los empleados asalariados y por horas.

Al trabajar con relojes registradores, también es bueno conocer las diferencias entre:

• Empleados a tiempo completo y a tiempo parcial
• Empleados exentos y no exentos
• Pausas para comer y descansar
• Tiempo libre pagado y tiempo libre no pagado

Usar la tecnología adecuada es clave para administrar su fuerza laboral. Las soluciones como Connecteam brindan a las empresas una manera fácil de administrar las horas y cumplir con las normas. Estos productos también pueden permitirle crear o actualizar políticas relacionadas con el reloj.

Estar de guardia

Las industrias minorista, hotelera, de la construcción y gastronómica prefieren lidiar con los cambios de turno mediante el trabajo de guardia. Cuando los empleados trabajan en horas de guardia, están disponibles para fichar y deben esperar a que su gerente se comunique con ellos si necesitan ingresar.

Sin embargo, los horarios de guardia son ilegales en algunas partes de los Estados Unidos. Esta prohibición se debe a los horarios de guardia que hacen que sea increíblemente difícil para los empleados mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida.

El Asesor de Horas Trabajadas del Departamento de Trabajo de EE. UU. proporciona más información sobre el pago de guardia para empleados y empleadores.

Si las horas dedicadas a guardias son horas trabajadas es una cuestión de hecho que se decidirá caso por caso. Todo el tiempo de guardia no son horas trabajadas.

FLSA

El pago por trabajo de guardia es cuando un empleador le paga a un empleado por el tiempo que esta persona estuvo disponible para trabajar.

Sin embargo, no todos los empleados de guardia necesitan recibir pago de guardia.

Cuando los empleados esperan trabajo de guardia en el lugar de trabajo u oficina de su empresa, su empresa debe pagarles. ¿Por qué? Porque la ley federal considera que esta es una condición restringida.

Dado que los trabajadores estaban en el lugar de trabajo, no podían utilizar su tiempo por motivos personales. Entonces, estas horas serían pagaderas como horas trabajadas.

Trabajo fuera del reloj y pago de horas extras

Según la FLSA, los empleados no exentos reciben pago por horas extras cuando trabajan más de 40 horas por semana. El pago de horas extras debe ser de al menos 1.5 de la tarifa regular de un empleado. Los gerentes deben asegurarse de que los empleados que trabajan más de 40 horas por semana reciban pago por horas extras.

Sin embargo, algunos empleadores no saben que están violando las leyes de pago de horas extras. Gran parte de esta confusión se produce cuando un empleado por hora trabaja fuera de horario. Trabajar fuera del reloj ocurre cuando un empleado realiza una tarea relacionada con el trabajo mientras no está fichado.

Aquí hay algunos ejemplos de cuándo un empleado debe recibir el pago:

• Cambio o entrega de uniformes: muchos empleadores hacen que los trabajadores esperen al comienzo o al final de los turnos para entregar los uniformes o el equipo de trabajo. Las empresas deben pagar a los trabajadores por el tiempo que pasan esperando en el sitio.
• Ayudar a los clientes: cuando un empleado ayuda a un cliente después de que finaliza su turno, este trabajador debe recibir el pago por el tiempo que pasó con ese cliente.
• Preparación para los próximos turnos: los empleadores deben pagar a los empleados por el trabajo realizado para abrir un negocio. Por ejemplo, su empresa tendría que pagarle a un empleado por detenerse en el banco para recoger efectivo para las cajas registradoras antes de que abran su negocio.

Hacer tareas después del cierre de una empresa: un empleador también debe pagar a los empleados por las tareas que completaron mientras estaban fuera. Por ejemplo, una empresa puede requerir que los empleados limpien una tienda antes de que terminen sus turnos.

Reglas de reloj de tiempo para empleados por hora

Aprendió cómo ayudar a los empleados por hora a realizar un seguimiento de sus horas. Ahora, aprenderá cómo delinear las reglas de reloj de tiempo comunes para los empleados por horas.

Sistema de seguimiento de tiempo

La FLSA no lo obliga a usar un tipo de sistema de seguimiento de tiempo. Por lo tanto, eres libre de elegir tu propio sistema de reloj de tiempo. Antes de seleccionar un sistema para el seguimiento de las horas, asegúrese de que mantenga registros precisos de las horas de trabajo y los descansos reales.

Las empresas utilizan soluciones como la aplicación de reloj de tiempo de los empleados de Connecteam para realizar un seguimiento del tiempo y garantizar que las hojas de tiempo sean precisas.

Las soluciones de seguimiento de tiempo todo en uno facilitan el seguimiento y la gestión de las horas de trabajo, ya sea que los empleados trabajen en trabajos o proyectos. Estas soluciones también pueden ayudarlo a mejorar la nómina, administrar las hojas de tiempo y colaborar fácilmente con los empleados sin escritorio en tiempo real y sobre la marcha.

Sistemas de seguimiento de tiempo como Connecteam:

• Permita que los empleados marquen la entrada y la salida con una marca de tiempo de GPS.
• Realice un seguimiento de los empleados a lo largo del día con el seguimiento geográfico de Breadcrumbs en vivo.
• Proporcione una descripción general en tiempo real de dónde están los empleados registrados.
• Ayude a los trabajadores a solicitar tiempo libre con facilidad.
• Mostrar hojas de tiempo actuales y pasadas.
• Exporte fácilmente hojas de tiempo a Quickbooks Online o Gusto para una nómina 100 % precisa.
• Toma notas mientras estás en movimiento.
• Recuerda a tus empleados con notificaciones automáticas
• Establezca limitaciones y tenga un control directo para evitar el robo de tiempo.

Esta empresa de limpieza ahorró tiempo y dinero en el seguimiento del tiempo, la programación y más con la aplicación de seguimiento del tiempo móvil Connecteam.

¿Aún no está convencido de que una solución digital sea para usted? Consulte nuestra guía completa sobre por qué cambiar a una solución de seguimiento de tiempo digital es la mejor opción para su empresa y sus empleados.

Tiempo de redondeo

Las pautas de la FLSA permiten a las empresas redondear las horas de los empleados al incremento especificado más cercano. Las empresas pueden optar por redondear el tiempo hacia arriba o hacia abajo.

Por ejemplo, supongamos que su negocio se redondea al cuarto de hora más cercano. Si un empleado terminó de trabajar a las 5:11 p. m. y lo redondea en incrementos de 15 minutos (cuartos de hora), le pagaría al trabajador hasta las 5:15 p. m.

Es importante prestar mucha atención al realizar un seguimiento del tiempo, especialmente si su empresa redondea las horas. La mayoría de las empresas prefieren redondear las horas porque redondear demasiado tiempo puede llevar a las empresas a infringir las leyes laborales y salariales.

Recuerde, su empresa también debe pagar horas extras cuando el redondeo hace que un trabajador por hora reciba el pago de horas extras.

Mantenimiento de registros

Las leyes salariales y laborales exigen que los empleadores mantengan registros precisos de todos los salarios de los empleados. Según estas leyes, el Departamento de Trabajo de EE. UU. puede inspeccionar al azar los registros relacionados con los salarios de las empresas.

El uso de sistemas obsoletos para realizar un seguimiento de las horas de los empleados puede generar problemas importantes. Algunos de estos problemas pueden incluir salarios no pagados y violaciones de las leyes laborales federales o estatales.

Afortunadamente, soluciones como Connecteam ofrecen almacenamiento ilimitado en la nube de registros de horas de trabajo. El almacenamiento en la nube garantiza que los registros de su empresa sean fácilmente accesibles desde cualquier lugar con conexión a Internet.

Una solución de seguimiento del tiempo también es útil para mantener los relojes libres de confusión. Mantener los registros de tiempo del reloj en papel puede dar lugar a imprecisiones. Lo mismo ocurre cuando utiliza sistemas de seguimiento de tiempo obsoletos para empleados por hora.

Soluciones como Connecteam almacenan las horas de los empleados por hora y los saldos de tiempo libre en un solo programa. Este tipo de función evita disputas relacionadas con el reloj. Actualizar la forma en que su empresa realiza un seguimiento del tiempo de los empleados por horas también ayuda a evitar problemas relacionados con el cumplimiento.

Marcar entrada y salida

Como empleador, usted decide si los trabajadores por hora pueden fichar temprano o tarde. Sin embargo, la mayoría de las empresas permiten que los empleados tengan minutos adicionales (no horas) para fichar tarde o temprano. Algunos empleados, especialmente los de empresas que utilizan sistemas de seguimiento de tiempo obsoletos, pueden jugar fácilmente con el sistema para obtener más tiempo en sus cheques de pago.

Una aplicación de reloj de tiempo permite a los usuarios agregar límites para fichar temprano y tarde. Ciertas soluciones ofrecen seguimiento geográfico para permitirle ver dónde y cuándo los empleados marcan la entrada y la salida.

Horas de confirmación

Los trabajadores por horas merecen la oportunidad de confirmar que sus horas de entrada y salida son correctas al final de sus períodos de pago. Afortunadamente, una aplicación de reloj de tiempo hace que confirmar las horas sea increíblemente simple para todos.

Una solución de reloj de tiempo puede enviar notificaciones cuando los empleados por hora envían sus horas o solicitan tiempo libre. Es mucho más fácil ver una notificación telefónica que navegar por una bandeja de entrada abarrotada o un chat grupal. Busque una solución que le permita responder a estas notificaciones en la aplicación. Poder usar la menor cantidad de aplicaciones posible siempre hace la vida más fácil.

Ciertas aplicaciones de seguimiento de tiempo también pueden integrarse con software de nómina popular. Si la solución de reloj registrador puede integrarse con los sistemas de pago de su empresa, ¡aproveche! Las integraciones que tardan unos minutos en configurarse pueden ahorrarle a usted o a su departamento de recursos humanos mucho tiempo a largo plazo.

Configuración de políticas

Los dueños de negocios deben informar a sus empleados sobre las leyes de asistencia y control de tiempo. La mayoría de las empresas incluyen esta información en sus manuales de empleados.

Cuando se trata de establecer políticas relacionadas con el tiempo, aclare las consecuencias de:

• Manipular o intentar manipular el sistema de fichaje de entrada y salida
• robo de tiempo
• Fichaje de compañeros (marcar la entrada o la salida de los compañeros)
• Absentismo

Terminando las reglas del reloj de tiempo para empleados por horas

Las empresas deben seguir las reglas del reloj de tiempo para los empleados por hora. Seguir estas reglas protege a una empresa de errores de nómina y seguimiento de tiempo. Facilite la vida de los empleados que trabajan por horas abandonando las formas obsoletas de controlar el tiempo y utilizando una aplicación de reloj digital.

Tener un reloj de tiempo digital preciso:

• Previene posibles disputas legales
• Detiene los cálculos incorrectos de horas y salarios
• Pone fin al lento seguimiento manual del tiempo
• Ahorra dinero en pagos incorrectos de los empleados

No podemos enfatizar lo suficiente cuán crítico es el seguimiento del tiempo para el éxito de su negocio. Asegúrese de estar al día y de cumplir con las reglas del reloj registrador para los empleados por horas al tomar la decisión inteligente y fácil: ¡vaya a lo digital!