Cómo iniciar una empresa de camiones exitosa (lista de verificación de 10 pasos)

La logística en general, y el negocio de camiones en particular, son a menudo el motor que impulsa la economía. Es cierto para muchos países, y definitivamente para los Estados Unidos.

Las empresas de camiones mueven constantemente materiales de los proveedores a los fabricantes y luego entregan los productos terminados de los fabricantes a los consumidores. De hecho, más del 70 % de los bienes transportados de un lugar a otro en los Estados Unidos se transportan en camiones.

Sin estos flujos constantes, toda la economía literalmente dejará de moverse. Es por eso que, mientras que muchas otras empresas tuvieron que cerrar durante los cierres de COVID-19, el negocio de camiones no solo siguió funcionando sino que tuvo incluso más trabajo que antes de la pandemia.

“Creo que la pandemia realmente aceleró las entregas de la última milla, por lo que estamos viendo un aumento más rápido en ese segmento de lo que creo que hubiera sido tradicionalmente sin la pandemia”, dice Jason Morgan, editor de Fleet Equipment.

En febrero de 2021, el índice de fletes estableció un nuevo récord. El transporte de carga en furgoneta continúa aumentando y se espera un crecimiento del 27 % durante la próxima década, según American Trucking Associations.

Cortesía de Truckstop.com

Dicho todo esto, no sorprende que el negocio del transporte por carretera sea muy lucrativo, pero también increíblemente competitivo. Muchos camioneros cada año deciden trabajar por su cuenta, iniciar una empresa de camiones y fracasar. El mayor error es olvidar que dirigir una empresa de camiones no es lo mismo que conducir un camión.

Usted puede ser un camionero de clase mundial, pero para tener éxito en la gestión de un negocio de camiones, primero debe ser un buen propietario de un negocio.

Los desafíos más comunes de administrar una empresa de camiones también son típicos para las empresas de entrega de última milla, los camiones de alimentos y muchas otras operaciones de servicio de campo con empleados móviles:

• Retrasos en la información y distorsiones entre el gerente y los empleados
• Montones interminables de informes, generalmente papeleo manual
• Se deben seguir multitud de protocolos de seguridad y normas de cumplimiento legal
• Programar a los empleados lleva mucho tiempo, y los conflictos de programación o la superposición a menudo son
• La comunicación interna está desordenada.
• La incorporación y la formación son complicadas
• El seguimiento del tiempo y la contabilidad son complejos y requieren mucho conteo y doble verificación.
• Costos de viaje y "dinero de gasolina" para rastrear y reembolsar
• El control de la eficiencia es difícil o inaplicable para roles basados ​​en resultados finales
• La gestión de facturas, órdenes de trabajo y pagos es larga y difícil

Entonces, si está buscando consejos sobre cómo iniciar un negocio de camiones, estos 10 pasos lo guiarán en la dirección correcta y lo ayudarán a pasar de ser un conductor de camión superior a un propietario y gerente exitoso de un negocio de camiones.

10 consejos sobre cómo iniciar una empresa de camiones con éxito:

1. Encuentra el mercado o nicho adecuado

El paso más importante para iniciar y administrar un negocio de camiones exitoso es encontrar el mercado correcto o, mejor aún, un nicho particular del mercado para servir.

En primer lugar, es fundamental debido a la alta competencia. Por ejemplo, obtener ingresos decentes con un camión seco es especialmente difícil en la mayoría de los mercados, simplemente porque hay demasiada competencia de los grandes transportistas y otros propietarios-operadores que intentan llevar las cargas "más fáciles".

Es por eso que, como regla general, al iniciar una nueva empresa de camiones, concéntrese en los mercados que evitan los grandes transportistas. En otras palabras, considere transportar cargas especializadas. Y eso nos lleva al segundo punto de por qué buscar el mercado adecuado es muy importante desde el principio.

El mercado que elija determinará los vehículos y equipos que compre o arriende, las tarifas que cobre y las rutas de carga que pueda atender.

Las flotas generalmente se dividen por categorías operativas y tipos de carga, tales como:

• Paquete
• Carga general
• Artículos de uso doméstico
• camiones cisterna
• transporte pesado
• Materiales de construcción
• vehículos motorizados
• Productos derivados del petróleo
• A granel
• Sólidos refrigerados
• Productos agrícolas

En promedio, la maquinaria, los vehículos electrónicos y motorizados representan alrededor del 27 por ciento de los bienes enviados por los camioneros en Estados Unidos. Lo más común que transportan los camiones es maquinaria, seguida de electrónica y vehículos motorizados. Además, el flete mixto incluye productos básicos como alimentos y suministros para restaurantes.

En la mayoría de los casos, optar por centrar su negocio de camiones en algunas cargas de nicho más, por ejemplo, transportar productos frescos y carne en contenedores refrigerados, o entregar algunos materiales especiales puede brindarle ventajas, a saber, menos competencia, trabajo durante todo el año, resistencia a las recesiones. y flexibilidad que los grandes operadores de flotas normalmente no tienen.

Sin embargo, los diferentes mercados y ubicaciones tienen todo tipo de paisajes diferentes, así que siempre asegúrese de comenzar con la investigación para encontrar lo que es relevante para el lugar donde va a operar.

2. Comience con un plan de negocios

La idea de iniciar un negocio de camiones en 2021 puede parecer intimidante. Puede parecer que las enormes flotas corporativas de Amazon, Walmart y similares dominan el mercado y no hay lugar para las nuevas pequeñas empresas de camiones.

Sin embargo, los números obstinados dicen que el 91% de las empresas de camiones son bastante pequeñas y funcionan con seis o menos camiones en su flota. Esto significa que los chicos y chicas como usted que dirigen pequeñas empresas de camiones en realidad tienen el mayor impacto en la industria de camiones y logística.

Pero antes de apresurarse a comprar una flota de camiones usados ​​y salir a la carretera, asegúrese de investigar y planificar un poco, para obtener una visión más amplia de la industria y desarrollar un plan comercial básico de camiones.

Este plan de negocios para iniciar una empresa de camiones debe comenzar con una investigación de mercado y dar como resultado una estrategia clara basada en datos, con objetivos paso a paso que respondan a todas las preguntas básicas, como:

• ¿Cuáles son los tipos de vehículos y equipos que necesita comprar o arrendar?
• ¿Cuáles son los tipos de cargas y fletes con los que trabajará y dónde debería encontrarlos?
• ¿Dónde estará basada su flota y a quién debe contratar para que conduzca por usted?
• ¿Qué tarifas son aplicables y cómo va a cotizar, facturar y cobrar a sus clientes y agentes de carga?
• ¿Quiénes son sus principales competidores y cuáles son sus fortalezas y debilidades?
• ¿Quiénes son tus clientes ideales y qué puedes ofrecerles?
• ¿Quiénes son tus clientes secundarios y cómo puedes diversificar?

Un plan de negocios es su hoja de ruta sobre cómo iniciar y administrar una empresa de camiones exitosa. Ahora, es probable que una vez que su negocio de camiones crezca, desee actualizarlo o cambiarlo más adelante, pero por ahora lo más importante es establecer los cimientos.

Le ayuda a mantenerse enfocado, establecer objetivos claros, definir los valores de su empresa y prepararse para los posibles desafíos.

Escribir un plan de negocios puede parecer mucho trabajo, especialmente cuando hay tantos factores a considerar, pero es un paso muy importante para iniciar una empresa de camiones. ¡Además, puede usar nuestra plantilla de plan de negocios gratis!

3. Registre su empresa de camiones y obtenga todos los permisos requeridos

Iniciar un negocio de camiones debe comenzar con el registro de su empresa y la obtención de las licencias y permisos comerciales necesarios.

Hay más de 150 000 jurisdicciones de presentación en los EE. UU., todas con requisitos independientes. Según su servicio y su estado, es posible que se aplique una cantidad diferente de licencias y permisos a su negocio. En base a eso, es posible que necesite algunos o todos los siguientes para administrar una empresa de camiones:

• Número del Departamento de Transporte de los Estados Unidos (USDOT)
• Número de Autotransportista (MC) de la Administración Federal de Seguridad de Autotransportes (FMCSA)
• Una licencia de conducir comercial (CDL) y cualquier endoso necesario: la ley federal requiere que los conductores de vehículos motorizados comerciales obtengan una CDL. (Comuníquese con la agencia de licencias de su estado para obtener más detalles)
• Seguro de camiones comerciales
• Credenciales del Plan de Registro Internacional (IRP) y calcomanía del Acuerdo Internacional de Impuestos sobre el Combustible (IFTA)

Dirigir un negocio de camiones como una corporación debidamente estructurada o una compañía de responsabilidad limitada (LLC) le permite separar sus activos personales y pasivos comerciales y mitigar algunos riesgos de pérdidas inesperadas. Además de eso, oficiar su negocio de esta manera, puede traerle varias ventajas legales, fiscales y comerciales.

Si decide seguir este camino y formar una corporación o LLC, deberá seguir los siguientes pasos:

• Designar a un agente registrado que debe estar presente en una dirección física (no en un apartado de correos) y poder firmar y recibir avisos legales, mandatos estatales, embargos de salarios y documentos fiscales durante horas laborales específicas. Los agentes registrados deben estar siempre accesibles. Una entrega perdida podría poner en peligro la buena reputación de su empresa con el estado o permitir que se inicie una demanda en su contra sin su conocimiento.
• Obtén tu número de identificación patronal para abrir una cuenta bancaria. Su número de identificación de empleador, o EIN, es como un número de seguro social para su negocio. Se requiere este número de nueve dígitos para abrir una cuenta bancaria comercial y debe estar presente en todas las declaraciones de impuestos durante la vida de su negocio.

Junto con el seguro, la compra o el alquiler de equipos y otras presentaciones y registros necesarios, todo el proceso puede llevar algún tiempo y debe estar preparado para ello.

4. Compre o alquile el equipo adecuado

El equipo adecuado y el vehículo correcto para el trabajo pueden ser el momento decisivo, una vez que haya comenzado a administrar su negocio de camiones.

Al seleccionar equipos para iniciar una empresa de camiones, tenga en cuenta los siguientes elementos:

• ¿Puede el vehículo adaptarse a las necesidades de su carga? Por ejemplo, si está transportando artículos perecederos, podría considerar un compartimento refrigerado.
• ¿Es la compra o el arrendamiento de equipos una mejor opción para su nuevo negocio?
• ¿Puede y debe buscar algún tipo de financiación empresarial para ello?

Puede establecer un plan de cobertura de seguro antes de comprar los camiones y el equipo, pero como mínimo, es importante saber el tipo de equipo que desea para calcular todos los costos asociados de antemano.

5. Ejecute una oficina administrativa eficiente

Comenzar una empresa de camiones va mucho más allá de estar listo para transportar cargas.

Tener un back office eficiente es esencial para construir operaciones comerciales de camiones bien organizadas, funcionando como una máquina bien engrasada que se mantiene en movimiento, genera buen dinero y gana clientes a largo plazo. Se vuelve crítico cuando comienza a contratar conductores que necesita despachar en tiempo real. Ahí es donde administrar las operaciones diarias de una empresa de camiones puede convertirse en un gran desafío a medida que crece.

Puede subcontratar su oficina administrativa a despachadores y corredores, pero puede resultar costoso y debe seleccionarlos muy meticulosamente porque un despachador puede hacer o deshacer su negocio de transporte por carretera.

Alternativamente, puede hacerlo usted mismo al menos al principio y administrar su empresa de camiones, literalmente desde la cabina de su camión.

Hace solo unos años, para hacer eso, necesitabas tener una computadora portátil, un enrutador de Internet portátil o acceso a la conexión a Internet wi-fi y una impresora. También necesitaba un sistema de contabilidad complejo instalado en su computadora para administrar su negocio.

Afortunadamente, esos días quedaron atrás y hoy en día no necesita mucho más que su teléfono inteligente y un software simple de administración de flotas y rastreo por GPS o una aplicación móvil de despacho de camiones.

Afortunadamente, existen soluciones como Connecteam que son todo en uno y combinan todas esas funciones en una sola aplicación de gestión de empleados para dispositivos móviles.

Connecteam es una aplicación líder de administración de pequeñas empresas que ayuda a cientos de propietarios de pequeñas empresas a ahorrar tiempo y dinero en las operaciones diarias, optimizar la comunicación con compañeros de equipo, proveedores y socios, todo mientras se mantiene al tanto y supervisa todo el rendimiento de la empresa, desde una aplicación de gestión empresarial todo en uno.

Todo lo que necesita para ejecutar con eficacia las operaciones de su empresa de camiones desde el principio y desarrollar su negocio, bajo un mismo techo.

• Despacho y programación rápidos y simples para asignar rutas y planificar entregas, proporcionar información relevante como hora, dirección e instrucciones especiales. Envíe notificaciones y recordatorios, reciba notificaciones cuando los conductores reconozcan o rechacen un turno, se registren tarde o cuando completen sus tareas.
• El seguimiento de tiempo móvil con GPS con seguimiento de tiempo preciso permite a sus empleados fichar la entrada y la salida directamente desde su teléfono inteligente. Cada vez que el empleado marca la entrada y la salida, en un lugar designado, se etiquetan una marca de tiempo en tiempo real y una ubicación GPS.
• Exporte fácilmente hojas de tiempo con el clic del botón y envíelas a la integración de Connecteam con Quickbooks Online y Gusto para una nómina 100% precisa.
• Informes en tiempo real del campo para agilizar los informes del campo a la oficina con informes digitales en tiempo real para enviar sobre la marcha, como solicitudes de reparación de camiones, inspecciones de vehículos y más.
• Herramienta de comunicación de equipo eficiente para la comunicación logística y operativa, actualizaciones importantes, anuncios, grupos en tiempo real y chats privados con notificaciones automáticas, y más.
• Administración de tareas simple para asignar tareas únicas a sus equipos sin escritorio e incluir recordatorios integrados para que su equipo ejecute y reciba automáticamente actualizaciones en tiempo real al completar la tarea. Los ejemplos de tareas únicas incluyen la renovación de la licencia y la inspección anual del vehículo.
• Cumplimiento y protocolos de seguridad a través de formularios de "lectura y firma" y acceso instantáneo a información y recursos de seguridad importantes, como protocolos de seguridad, capacitación continua en seguridad e informes de seguridad en tiempo real.
• Capacitación remota sin esfuerzo para los nuevos empleados que incorporan a sus conductores de manera rápida y eficiente, los pone al día y crea una experiencia de incorporación estructurada con formularios de lectura y firma, cuestionarios, videos, archivos PDF y más.

6. Busque activamente cargas y pedidos

Cuando esté iniciando una empresa de camiones, tendrá que encontrar cargas y fletes para transportar. Si es nuevo en la industria del transporte por carretera, los tableros de carga en línea pueden ayudarlo a encontrar carga para que pueda comenzar a transportar. Puede probar tableros de carga gratuitos, como NextLOAD.com, o pagar una suscripción mensual para otros.

Otra opción para iniciar un negocio de camiones sería comenzar a establecer contactos y establecer relaciones con clientes potenciales a través de esfuerzos de marketing y establecimiento de contactos. Comuníquese directamente con los transportistas locales y conozca a los clientes potenciales donde hacen negocios.

Una vez que tenga una base de clientes sólida, puede construir sobre esas relaciones. En algunos casos, puede comenzar a transportar directamente para sus clientes y establecer sus propios carriles, lo que genera un ingreso regular y estable.

7. Asegurar el Cumplimiento de las Regulaciones y Protocolos de Seguridad

Dirigir un negocio de camiones significa estar al tanto de los requisitos de presentación urgentes, que van desde las declaraciones de impuestos trimestrales de IFTA hasta las renovaciones multianuales de CDL.

Los camioneros enfrentan varias regulaciones de cumplimiento por parte de las autoridades federales, estatales y locales, desde emisiones de ruido, tarifas de registro y seguro, recibos y facturas, y muchas más. Además, también hay problemas ambientales como anti-ralentí, gases de efecto invernadero y otras regulaciones de reducción de emisiones impuestas a nivel estatal y local. Los costos de cumplimiento superan fácilmente sus beneficios, este es un gran desafío que enfrentan los propietarios de pequeñas empresas de camiones.

Cumplir con las leyes federales para que los conductores no trabajen horas extras o experimenten agotamiento es una obligación para los departamentos de recursos humanos, pero a veces es más fácil decirlo que hacerlo.

El Departamento de Transporte de EE. UU. establece claramente que los conductores deben descansar durante 30 minutos durante un turno de ocho horas y limitar el tiempo de conducción a 11 horas por día con un límite de 14 horas; esto eleva el total semanal a 80. Sin embargo, sí establece que los conductores pueden trabajar más de 70 horas si han descansado al menos 34 horas seguidas.

En agosto de 2019, la Administración Federal de Seguridad de Autotransportes (FMCSA), dependiente del Departamento de Transporte de los Estados Unidos, anunció cambios en sus reglas de horas de servicio que aumentarán en gran medida la flexibilidad de los conductores de camiones mientras están de servicio. Y esto ha tardado mucho en llegar para muchos camioneros.

Lea ahora sobre las últimas leyes de camiones que entraron en vigor en 2019.

Para garantizar el cumplimiento, muchas empresas de logística utilizan un reloj de tiempo móvil para realizar un seguimiento de los descansos y el tiempo de conducción. De hecho, las empresas de logística que confían en Connecteam confían en el seguimiento preciso del tiempo con GPS y dispositivos móviles para que sus empleados puedan fichar la entrada y la salida directamente desde su teléfono inteligente. Cada vez que un empleado registra su entrada y salida, se etiquetan una marca de tiempo en tiempo real y una ubicación GPS.

8. Realice un seguimiento de sus ingresos y gastos

Cuando se pregunte cómo administrar una empresa de camiones exitosa, no olvide que, como propietario de un negocio, siempre debe ocuparse primero del dinero. Un factor clave en la gestión de un negocio de camiones es tener una forma sólida y transparente de realizar un seguimiento de los ingresos y los gastos.

Con respecto a las empresas de transporte, esto es especialmente importante en términos de logística, porque los pagos a menudo se reciben semanas o meses después de la entrega, y puede ser difícil realizar un seguimiento de los gastos mientras está de viaje.

Para ayudar a evitar obstáculos comunes de inicio, tenga en cuenta las siguientes prácticas recomendadas:

• Suscríbete a un software de contabilidad o contrata a un contador. El software de contabilidad en línea como Xero puede ayudarlo a realizar un seguimiento de sus ingresos y gastos incluso cuando está fuera de casa. También pueden ayudarlo a encontrar un contador o tenedor de libros para ayudarlo a mantenerse al día.
• Comprenda cuándo y cómo se le pagará por las entregas. Los contratos de envío a menudo estipulan el pago de 30 a 90 días después de la entrega. Dichos retrasos se pueden gestionar, pero solo si los conoce con anticipación.
• Mantener registros completos de los gastos comerciales. Mantenga un archivo de facturas, recibos y talones de cheques para que pueda comprobar sus gastos si es necesario.
• Mantenga sus finanzas personales y comerciales separadas. Mantener cuentas bancarias separadas para uso comercial y personal.

Dirigir una empresa de camiones exitosa también implica que debe garantizar un flujo regular de efectivo en la fase inicial de su negocio. Su compañía de camiones tardará muchos meses antes de que comience a generar ganancias regularmente. No olvide que los clientes generalmente tardan de dos a tres meses en realizar el pago final y liquidar todas las cuotas.

Por lo tanto, a pesar de obtener clientes y brindar sus servicios, es posible que obtenga los pagos después de que hayan pasado muchos meses. Esto significa que debe tener suficiente efectivo disponible para cubrir los gastos diarios de su empresa y para pagar los salarios de su personal. Necesitará efectivo para cubrir gastos como reparaciones y combustible. Puede obtener fondos inmediatos para tener capital de trabajo de una empresa de factoraje. Muchas de estas empresas ofrecen capital de trabajo a las pequeñas empresas.

9. Contrata a los mejores conductores y mantenlos

Uno de los elementos más importantes para iniciar una empresa de camiones es pensar en cómo y dónde puede contratar a los mejores conductores y asegurarse de que se queden.

Las empresas de camiones más exitosas ofrecen algunos de los mismos beneficios a sus conductores, tales como:

• Bonificaciones a conductores sin accidentes
• Bonos de reconocimiento por alta y permanencia
• Seguro de salud
• Horario flexible
• Tarjetas regalo (restaurantes, retail, etc.)
• Tarjetas de vacaciones, cumpleaños o aniversario.
• Eventos de agradecimiento al conductor

La lista anterior es un buen ejemplo a tener en cuenta al iniciar una empresa de camiones, ya que puede ayudar a reducir las tasas de rotación. Si está interesado en más ideas para los beneficios y ventajas de los empleados modernos, eche un vistazo a este artículo.

10. Siga las tendencias de la industria de camiones y las predicciones del futuro

Si todavía sueña con administrar una empresa de camiones y se pregunta cómo iniciar una empresa de camiones, este video es para usted.

Disfrute de la descripción general y las expectativas del negocio de camiones calientes de un experto de la industria, y asegúrese de mantenerse actualizado con las últimas tendencias de la industria de camiones.

Conclusión sobre cómo iniciar una empresa de camiones

La industria del transporte por carretera es una de las columnas vertebrales que sostienen las economías de EE. UU. y Europa. Es la forma más grande de transporte de materiales y fuentes en tierra, por lo que es natural que esta industria nunca se quede sin demanda.

Tener una gran flota de vehículos y el mejor equipo es la mitad de la batalla, la otra es tener operaciones administrativas eficientes para mantener todo bajo control.

Connecteam es un software de gestión de servicios de campo utilizado por muchas pequeñas empresas para evitar problemas de comunicación, retrasos y errores, agilizar las operaciones diarias y simplificar las comunicaciones. Permite a los propietarios y gerentes de pequeñas empresas dejar de usar papel, automatizar los procedimientos diarios, crear procesos claros, completar instantáneamente actualizaciones importantes, mejorar el cumplimiento, estandarizar la comunicación operativa y, en general, hacer avanzar el negocio con este impresionante conjunto de funciones.