Los 8 mejores consejos para facturas fotográficas con la plantilla de factura fotográfica

La fotografía es una profesión increíble para cualquiera que pueda sumergirse en el arte de capturar grandes momentos de personas y elementos naturales. La fotografía podría convertirse en un interés apasionado de por vida y tal vez incluso en una obsesión para muchos de nosotros. Más allá de un simple pasatiempo, es una profesión bien establecida que abarca varias categorías de fotografía. Según una investigación de mercado reciente realizada por IBISWorld, la industria de la fotografía de EE. UU. por sí sola genera ingresos de casi $10 mil millones y proporciona empleo a más de 200 000 personas a través de más de 180 000 empresas.

Sin embargo, muchos fotógrafos descubren que administrar sus finanzas no es tan interesante como su trabajo profesional. Sin embargo, no se puede subestimar su importancia: es la forma en que te pagan y también es una parte esencial de la comunicación con tus clientes. La facturación adecuada tiene un impacto en su resultado final, así como en el crecimiento del negocio.

Por lo tanto, la facturación es un arte que todo fotógrafo debería dominar. En este artículo, discutimos los métodos de facturación que debe usar en las facturas de fotografía y luego exploramos 8 consejos importantes que un fotógrafo debe seguir al facturar a un cliente.

Métodos de facturación utilizados en las facturas de fotografía

Hay tres métodos de facturación ampliamente utilizados en la industria de la fotografía:

1. Método de tiempo más costo

Aquí, le factura a su cliente en función del tiempo que le tomó completar el proyecto y también agrega todos los costos directos incurridos durante el proyecto. Algunos ejemplos de costes directos son: alquiler de equipos (que no son de su propiedad), gestión de subcontratos como la contratación de maquilladores, coloristas, modelos, gastos de viaje y gastos de aparcamiento y alojamiento en hoteles.

Tarifa de recargo en facturas de fotografía de tiempo más costo

Como práctica común, los fotógrafos cobran una tarifa adicional además de los costos directos. Esto se hace para cubrir el tiempo y el esfuerzo necesarios para organizar los servicios y otros bienes que son un costo directo para su empresa, y también para pagar los costos de contabilidad. Si le envió un correo electrónico a un retocador y todo el proceso le tomó 10 minutos, la tarifa de marcado además del costo total del retocador debería cubrir esos 10 minutos.

Por lo general, los fotógrafos cobran un recargo del 15 % al 30 %, pero los expertos en la industria recomiendan que los fotógrafos utilicen una tasa de recargo promedio que cubra todo el tiempo y el esfuerzo que dedica a todos los costos directos de un proyecto.

2. Método de suma global

Cuando decide un precio único para una tarea específica o un conjunto de tareas, lo llama una suma global. Este precio también puede incluir los costos directos de un fotógrafo.

Lo que los fotógrafos deben entender aquí es que no tienen que facturar un proyecto completo por un precio global gigantesco. En una factura, detalle su trabajo correctamente y asigne pagos individuales a tanto alzado a cada tarea.

Recuerde también este dato: si factura a un cliente utilizando el método de suma global y de repente el alcance del trabajo varía del plan original, puede cobrar el trabajo adicional con la ayuda del método de tiempo más costo. Estos cargos adicionales serán útiles si ha cotizado una tarifa por hora alta.

3. Límite molesto

Con este método, un fotógrafo puede facturar a un cliente según el método de tiempo más costo, pero hasta un límite de suma global predefinido. Por ejemplo, si un fotógrafo cobra $ 200 por hora y el límite de molestias se establece en un máximo de cinco horas, solo puede cobrar $ 1000 incluso si le lleva siete horas completar la sesión.

Los 8 mejores consejos para una mejor facturación de fotografías

Todos estos detalles llevan a una pregunta importante: ¿cuáles son los mejores consejos de facturación para fotógrafos? Tenemos 8 pasos importantes que todo fotógrafo debe seguir a la hora de facturar a su cliente:

1. Incluya toda la información relevante en su factura de fotografía

A ningún fotógrafo le gusta que sus pagos se retrasen. La principal razón para que esto suceda es el envío de datos incompletos a su cliente. Cuando incluye detalles incorrectos en la factura, los clientes se confundirán. Esto podría resultar en que su factura sea rechazada por el cliente.

Asegúrese de incluir todos los detalles necesarios en una factura. Una factura detallada evitará desacuerdos entre usted y su cliente y les hará sentir que su dinero está bien gastado.

2. Utilice una plantilla de factura de fotografía estándar

Una plantilla de factura adecuada agilizará sus facturas y, lo que es más importante, le dará un aspecto profesional. Si le resulta difícil crear una plantilla de factura adecuada, simplemente consulte nuestro Generador de facturas gratuito: esta herramienta gratuita tiene todos los elementos importantes claramente marcados con explicaciones detalladas, y puede generar fácilmente un PDF elegante que se enviará por correo electrónico a usted de inmediato.

3. Opta por un servicio de facturación online

Un software de facturación en línea para fotógrafos le proporcionará el nivel de eficiencia que necesita para generar facturas y realizar un seguimiento de toda su información financiera. Reduce su costo, ahorra tiempo y lo ayuda a estar bien organizado. Hiveage es una gran plataforma para fotógrafos, ya que le permitirá enviar facturas y presupuestos, aceptar pagos en línea y obtener informes detallados desde una única plataforma fácil de usar.

4. Mantén la factura de tu fotografía profesional

Como fotógrafo, llegas a conocer muy bien a tus clientes. Eras responsable de entender exactamente lo que querían; usted fue quien hizo las preguntas correctas y escuchó atentamente sus respuestas. A través de este proceso probablemente llegaron a conocerse más allá del alcance de una relación comercial pura.

Sin embargo, eso no significa que le estés pidiendo dinero a un amigo cuando envías una factura. La facturación es estrictamente comercial. No está haciendo nada más que solicitar el pago de los servicios prestados y personalizar esto de cualquier manera es malo para el negocio. Incluso si está en posición de saber que su cliente ha excedido su presupuesto, no puede dejar que eso afecte cuando le facture el monto solicitado o cuando envíe un recordatorio de seguimiento.

5. Actúe con prontitud

Después de que se haya completado un proyecto (o antes de comenzar cualquier trabajo, según la forma en que administre su negocio), no se demore en enviar la factura. Hazlo de inmediato. Una factura retrasada solo retrasará su pago. También dará la imagen de que no está organizado y sus clientes pueden intentar aprovecharse de eso.

6. Crear un acuerdo

No es necesario estar en el mundo de los negocios por mucho tiempo para darse cuenta de que algunos clientes son poco estrictos con el pago de sus facturas y otros desaparecerán sin pagar nada. Tan frustrante como es, es simplemente parte de la realidad de hacer negocios.

Pero hay una cosa que puede hacer para ayudarse a sí mismo: obtenerlo por escrito. Antes de aceptar el trabajo, entregue al cliente potencial una carta de acuerdo que establezca claramente sus términos. No debe haber nada ambiguo o difícil de entender sobre sus expectativas de pago, y el cliente debe firmarlo antes de comenzar el trabajo.

7. Rastree todos sus gastos

El seguimiento de los gastos se considera un paso fundamental en el mantenimiento de registros comerciales. Desde la hamburguesa con queso que comió hasta el viaje en taxi que tomó para encontrarse con su cliente, es muy importante llevar un registro de estos gastos. Al final del día, reflejará el crecimiento de su negocio y lo ayudará a crear estados financieros y preparar declaraciones de impuestos.

Como fotógrafo, debe establecer un sistema para organizar recibos y otros registros importantes desde el principio. Esto podría hacerse usando un FiloFax de la vieja escuela. Si quieres ser más moderno y sistemático, utiliza una herramienta de facturación como Hiveage que te permite realizar un seguimiento de todos tus gastos con mucha facilidad.

8. Conozca sus impuestos

Puede que los impuestos te resulten muy confusos, pero obtener la información correcta y registrarla es tan importante como seleccionar el equipo adecuado para tu próxima sesión de fotos.

En los EE. UU., existen tres tipos principales de impuestos: el impuesto federal sobre la renta, el impuesto estatal sobre la renta y el impuesto estatal sobre las ventas. El impuesto sobre la renta federal y el impuesto sobre la renta estatal se aplican a sus ingresos. Sin embargo, el impuesto estatal sobre la renta solo se requiere en algunos estados. Es su responsabilidad hacer sus propias retenciones y reclamar anualmente, aunque se sugiere pagar los impuestos estimados trimestralmente para evitar el estrés de una factura grande en el momento de los impuestos.

Según The Modern Tog, en algunos estados se requieren recaudaciones de impuestos sobre las ventas en las tarifas de sesión y son obligatorias en todos los estados para los productos vendidos. Este impuesto debe agregarse a sus precios para que sus clientes paguen. Incluso si no tiene clientes durante un período gravable, debe presentar una declaración de impuestos sobre las ventas e ingresar cero o se le puede cobrar una tarifa. Según el área en la que resida su empresa, es posible que deba recaudar impuestos locales sobre las ventas. Puede encontrar información fiscal adicional en este artículo. Si no está en los EE. UU., consulte con su contador para ver si hay impuestos similares que se recauden en su país.

Este artículo aquí también lo ayudará a comprender la importancia de una auditoría fiscal para fotógrafos y las diferentes leyes fiscales.

Conclusión

La fotografía exige tiempo, constancia y un compromiso inquebrantable. Esto podría dar lugar a que tanto los fotógrafos profesionales como los autónomos no puedan facturar correctamente a sus clientes. Muchos considerarían que es solo otro documento con algunos números, pero la realidad es que la facturación tiene un impacto importante en el éxito de su negocio, así como en su margen de ganancias.

Las facturas lo ayudan a cobrar a tiempo, realizar un seguimiento de sus ganancias y proyectar profesionalismo. Para dominar la facturación, los fotógrafos deben:

1. Preparar facturas detalladas con toda la información relevante
2. Utilice una plantilla de factura adecuada
3. Obtenga la asistencia de un software de facturación en línea para fotógrafos
4. Mantener el profesionalismo
5. Acelere el proceso de facturación después de completar un proyecto
6. Explique claramente sus términos en un acuerdo
7. Seguimiento de todos sus gastos
8. Infórmate sobre los impuestos

¿Facturas a tus clientes? ¿Tiene algún otro consejo que haga que la facturación sea una experiencia agradable para los fotógrafos? ¡Háganos saber sus pensamientos en la sección de comentarios a continuación!

Nota especial

Hiveage se puso en contacto con varios expertos en fotografía con sede en California para que les sacaran el cerebro y completaran este artículo. Aprovechamos este momento para agradecer a Anna Johnson de Blessed Wedding Photography, De'Andre y Kristina de Dee and Kris Photography y Rob Andrew de Rob Andrew Photography por los comentarios que nos han brindado en medio de sus apretadas agendas.

Y un agradecimiento muy especial a Udi Tirosh , Editor y Jefe de Fotografía Hacker del renombrado blog de fotografía DIY Photography, por compartir consejos profesionales sobre fotografía.