Unificación: una poderosa solución de software todo en uno de un solo proveedor

Incluso las pequeñas y medianas empresas realizan negocios a nivel global, lo que requiere altos niveles de comunicación y visibilidad entre las unidades de negocios. Cuando una mano no sabe lo que hace la otra, una pequeña empresa no puede crecer. Por lo tanto, la mayoría de las pequeñas empresas modernas se beneficiarán de aplicaciones mínimas de CRM, seguimiento de datos, comunicación y calendario que funcionan sincronizadas para mantener a todos alineados y concentrados en sus tareas.

Aunque cada programa podría operar por sí solo, es en su colaboración donde radica la verdadera productividad. El esfuerzo por conciliar la información entre las aplicaciones es significativo y propenso a errores humanos (a menudo se requiere la entrada manual de datos) y los sistemas improvisados ​​o inconexos crean silos. Solo cuando las soluciones se unifican y las herramientas se integran de forma nativa entre sí, las empresas pueden beneficiarse de los servicios de aplicaciones cruzadas como la automatización, AI/ML y la búsqueda integral, todo lo cual sirve para ahorrar tiempo y energía a las empresas.

Hay más de una forma de unir programas dispares en un ecosistema empresarial, y no todos son iguales. Creo que el concepto de "unificación" genera los números más sólidos en la tasa de adopción interna, la adquisición de clientes y el ROI. Las plataformas calificadas, incluida Zoho One, ofrecen docenas de aplicaciones desde las cuales los clientes pueden personalizar el paquete de software que mejor se adapte a sus necesidades comerciales.

Siga leyendo para obtener más información sobre la unificación, sus beneficios y cómo desbloquear su potencial:

El problema con la integración

El software empresarial está destinado a resolver problemas, no a causar otros nuevos, y las empresas generalmente intentan aprovechar al máximo su tecnología ensamblando un conjunto de aplicaciones ad-hoc, lo que agrega desafíos de implementación innecesarios, particularmente para las pequeñas empresas que carecen de soporte de TI.

Esta práctica es bastante común en tecnología, donde se conoce como integración a través de API, o la capacidad de los sistemas de diferentes proveedores para comunicarse entre sí. Tal vez una aplicación de calendario permita a los usuarios unirse a videollamadas en una plataforma separada, o el software de facturación captura los pagos mediante un proceso de transacción seguro desarrollado por un competidor. Los clientes gravitan hacia la integración porque a menudo les permite crear un sistema interno más receptivo y comunicativo sin cambiar de proveedor.

El problema principal con la integración es que no hay garantías de que los programas siempre funcionen tan bien entre sí. A menudo, un gran proveedor tiene más incentivos para alentar la migración a sus propias plataformas que actualizar continuamente la capacidad de incluir competidores en su ecosistema.

Cuando estas diferentes piezas de software logran ser coherentes, la experiencia puede ser bastante desigual. Los problemas van desde problemas tan simples como diferentes tipos de archivos propietarios hasta la falta de responsabilidad cuando ocurren violaciones de seguridad.

Cómo se ve la unificación

A primera vista, la unificación se asemeja a la integración en lo que permite: aplicaciones dispares unidas en concierto para respaldar todas las operaciones comerciales. Sin embargo, en la unificación, el ecosistema digital se compone de aplicaciones que se originan todas del mismo proveedor, como lo serían en Zoho One. El concepto produce una plataforma todo en uno en lugar de una que tiene que esforzarse un poco para sincronizar todo.

En el mejor de los casos, la unificación parece perfecta. Imagine escanear una factura con un teléfono móvil, enviar el archivo al software de facturación que hace ping al cliente y procesa el pago, actualiza automáticamente las notas del cliente dentro de un CRM y recopila datos procesables en cada paso del proceso. Si bien este flujo de trabajo es posible en una variedad de sistemas, uno unificado garantiza que no se pierda información en la traducción ni que una pieza del rompecabezas quede obsoleta.

Los empleados adoptan más rápidamente los sistemas unificados que los integrados. Por un lado, la UI/UX en todas las aplicaciones unificadas es prácticamente la misma, porque todas están hechas por el mismo proveedor y, desde la perspectiva de la marca, les conviene mantener una interfaz coherente. Los elementos de un sistema unificado a menudo interactúan entre sí desde las propias aplicaciones, lo que ahorra tiempo a los empleados en la búsqueda de lo que necesitan. Por ejemplo, Zoho Workspace, un componente central de Zoho One, funciona como un tablero personalizado y brinda visibilidad del trabajo de sus pares.

Además, los sistemas unificados cuentan con medidas de seguridad mucho más altas que las que podrían ensamblar entre competidores, y las actualizaciones de software se pueden enviar a todas las aplicaciones a la vez.

Lo que permite la unificación

Además de los beneficios más generales de la unificación, como la tranquilidad y el empoderamiento de los empleados, la composición de plataformas unificadas permite inmediatamente a los equipos reducir los procesos de trabajo redundantes y aumentar la comunicación en toda la organización.

En particular, aquí hay algunos beneficios notables:

• Recopilación y análisis automáticos de datos: los sistemas integrados se componen de elementos individuales que se alimentan constantemente de datos, pero a menudo esos datos permanecen en silos y solo los puede utilizar un proveedor. Unification corrige esta falta de comunicación al ofrecer una visibilidad completa en todas las aplicaciones; cualquier empleado de la organización puede recopilar y analizar los datos. De hecho, algunas plataformas, como Zoho One, utilizan IA para ordenar el proceso automáticamente y presentar los datos como visualizaciones compartibles.

• Paquete personalizado: los clientes no están obligados a registrarse para cada aplicación individual dentro de un sistema unificado; las empresas en crecimiento no pueden anticipar todas sus iniciativas futuras. A menudo, los proveedores construirán modelos de precios personalizados que incluyen la funcionalidad que necesita una empresa y la flexibilidad para sumar o restar según sea necesario con el tiempo. Este proceso se siente relativamente sencillo en comparación con la molestia de localizar a un proveedor completamente nuevo para mejorar un sistema integrado.

• Corrección rápida de errores: los usuarios también pueden esperar que persistan menos errores con la unificación. Cuando los proveedores tienen visibilidad de cada faceta de las experiencias CX/UX de sus clientes, pueden solucionar problemas rápidamente e implementar correcciones de errores en todo el ecosistema. En algunos casos, las empresas que practican la unificación pueden anticipar los problemas antes de que surjan: conocen todas las idiosincrasias de sus aplicaciones.

Un futuro de trabajo unificado

Los proveedores de tecnología han estado practicando la diversificación desde hace algún tiempo, lo que significa que están agregando a su línea de productos y ampliando las ofertas actuales para proteger su negocio contra una recesión o un cambio sísmico en la industria. Pronto, estas empresas podrán dejar que sus relaciones con los clientes evolucionen naturalmente mientras garantizan una funcionalidad completa y sin fricciones en todo momento. Los competidores no se apresurarán a aumentar el nivel de integración de sus productos si están creando sus propias aplicaciones, por lo que ahora es el momento de abandonar un sistema integrado por uno unificado.