Por qué obtener un pago por adelantado es mejor para su negocio independiente

El flujo de caja es uno de los mayores problemas con los que luchan los autónomos y los propietarios de pequeñas empresas. Afortunadamente, cada vez más personas están adoptando estructuras de pago por adelantado en la economía de los conciertos.

Aunque no es una solución infalible contra clientes sin escrúpulos, los pagos por adelantado reducen los problemas de flujo de efectivo que enfrentan la mayoría de los autónomos y las pequeñas empresas.

El artículo de hoy explorará todo sobre los pagos por adelantado y cómo son beneficiosos para los autónomos y los emprendedores independientes. También compartiremos algunos consejos prácticos sobre cómo puede negociar su primer pago por adelantado.

¿Qué significa pago por adelantado?

El pago por adelantado es una forma de transacción en la que el cliente paga un depósito o el pago total de un servicio que aún no se ha entregado. Por ejemplo, como diseñador o redactor independiente, puede pedir a sus clientes potenciales que realicen un pago/depósito parcial por sus servicios antes de entregar el producto final.

Las transacciones por adelantado se utilizan en muchas industrias, pero han demostrado ser particularmente útiles en la economía independiente. Según una encuesta realizada por Freelance Union, alrededor del 71% de los trabajadores independientes tienen dificultades para recibir su pago. La misma encuesta informó que los autónomos no remunerados pierden una media de 6.000 dólares al año.

La adopción de un sistema de pago por adelantado es una de las pocas técnicas que pueden ayudar a que se les pague a los autónomos. Desalienta a los clientes dudosos y aumenta el compromiso de cualquier cliente que se incorpore.

Dicho esto, los emprendedores independientes y autónomos deben ser inteligentes al implementar el sistema de pago por adelantado. Por ejemplo, pedir un pago completo por adelantado para un proyecto importante es arriesgado. Eso solo sirve para ahuyentar a los clientes potenciales, dependiendo del proyecto en cuestión.

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Por lo tanto, debe estructurar un sistema de pago por adelantado que funcione para ambas partes. Un cierto porcentaje del pago total pagado por adelantado generalmente funciona para la mayoría de los proyectos.

Cuándo es necesario un pago por adelantado y cómo solicitarlo

No tiene que pedir pagos por adelantado en cada proyecto. Tiene más sentido comenzar con el proyecto en algunas situaciones antes de solicitar el pago. Por ejemplo, con proyectos más pequeños que cuestan menos de $100, es más sensato completar el proyecto primero antes de facturar al cliente.

Del mismo modo, cuando se trabaja con empresas de la lista Fortune 500, obtener un depósito puede llevar mucho tiempo debido a la naturaleza burocrática de dichas empresas. Eso significa que podría terminar perdiendo demasiado tiempo esperando el pago, dejándolo con un marco de tiempo aún más corto para completar el proyecto real.

Por lo tanto, es mejor que trabaje en el proyecto sin ningún depósito en tales casos. Además, dado que está trabajando con empresas conocidas, es seguro asumir que cumplirán con su contrato.

El mejor momento para solicitar el pago por adelantado es cuando se trabaja en grandes proyectos como la redacción de libros, la creación de software o aplicaciones complejas, la ejecución de campañas de SEO, etc.

Dichos proyectos requieren mucho trabajo de su parte, y es por eso que necesita algún tipo de compromiso por parte del cliente. Echa un vistazo a la última línea de este extracto del contrato de un diseñador independiente:

Pero, es imperativo pedir el pago inicial sabiamente. Primero, puede solicitar un porcentaje específico del pago total. La mayoría de los autónomos solicitan depósitos del 25 al 50%.

Es probable que un cliente que gaste tanto dinero por adelantado cumpla su contrato hasta el final. Si no lo hacen, no perderá tanto dinero como si trabajara sin ningún depósito.

Otra técnica es dividir el proyecto en numerosas secciones. Por ejemplo, si está redactando contenido para una marca de comercio electrónico, puede dividir el trabajo en varias secciones. Del mismo modo, puede dividir un proyecto de diseño web o un proceso de desarrollo de software en varias secciones. Luego, pídale al cliente que pague por adelantado cada sección.

No todos los clientes estarán dispuestos a pagar todo por adelantado sin ver el producto final. Si ese es el caso, solicite el pago por adelantado de las dos primeras secciones del proyecto y haga el pago final una vez que se entregue el producto terminado.

Los beneficios de recibir un pago por adelantado

Quizás el beneficio más importante de solicitar pagos por adelantado es que reduce el riesgo de perderlo todo si un cliente no cumple con el contrato. Estos son algunos de los otros beneficios que debe conocer:

Genera confianza

Solicitar pagos por adelantado ayuda a generar confianza entre usted y el cliente. Eso es especialmente cierto cuando se trata de nuevos clientes.

Si ya ha trabajado con un cliente anteriormente, es posible que no sea necesario solicitar un pago inicial, ya que ya ha establecido una relación con ellos. Sin embargo, si solicita pagos por adelantado a clientes existentes, la mayoría de ellos pagarán porque ya están familiarizados con su trabajo y reputación.

Por otro lado, tratar con nuevos clientes es complicado porque ninguna de las partes está familiarizada con la otra. Como autónomo o solopreneur, te preocupará que no te paguen por tu arduo trabajo. Mientras tanto, los nuevos clientes también desconfían de los autónomos incompletos que solicitan un pago por adelantado y brindan servicios deficientes o no brindan servicios.

Ahí es donde los depósitos ayudan a construir la base de una relación laboral exitosa. Cuando un cliente paga un porcentaje del pago total por adelantado, es probable que respete todo el contrato. Del mismo modo, la mayoría de los clientes encontrarán que los pagos por adelantado son razonables con un poco de explicación de su parte.

Tómalo como una señal de advertencia si un cliente parece reacio a pagar un depósito por el proyecto, a pesar de tus múltiples garantías.

Mantiene al cliente involucrado

Los pagos por adelantado tienen una forma de ayudarlo a ganar la atención del cliente. Un cliente que invierte del 25 al 50 % en un proyecto se inclina a mantenerse comprometido y asegurarse de que tiene todo lo que necesita para completar el proyecto a tiempo.

Por otro lado, es probable que los clientes que no han pagado nada por un proyecto estén menos involucrados. Eso podría significar respuestas más lentas y, en general, mala comunicación. Eso puede ser frustrante. Además, es más difícil completar un proyecto cuando el cliente tarda en proporcionar las respuestas y los recursos que necesita para el trabajo.

Aumenta el flujo de efectivo

Según el US Bank, el 82 por ciento de las empresas quiebra debido a problemas de flujo de efectivo. Las pequeñas empresas dirigidas por solopreneurs suelen ser las más afectadas.

El mismo problema lo experimentan los autónomos que participan en proyectos a largo plazo. Supongamos que está desarrollando un activo digital complejo como una aplicación que puede tardar dos o más meses en completarse. Eso es mucho tiempo para gastar en un solo proyecto sin recibir ningún pago.

Peor aún, si completa el proyecto y el cliente no paga de inmediato, es posible que termine gastando aún más tiempo y recursos persiguiendo sus cuotas.

Todo esto hace que sea más difícil para usted escalar su práctica. Es por eso que los pagos por adelantado son críticos, especialmente con proyectos a largo plazo. Además de brindarle una red de seguridad, también aumentan su liquidez, lo que ayuda a mantener operaciones fluidas.

Te ayuda a cubrir los gastos de bolsillo del proyecto

Aunque algunos trabajos independientes no tienen ningún gasto, algunos proyectos pueden requerir software especial, mano de obra adicional y otros gastos. Los pagos por adelantado aumentan su liquidez, lo que le facilita cubrir los gastos a medida que surgen.

Si el proyecto en el que está trabajando tiene gastos de bolsillo, utilícelos en sus negociaciones para obtener un pago por adelantado. La mayoría de los clientes lo encontrarán razonable.

Cómo negociar para obtener un pago por adelantado

Negociar su primer pago por adelantado suele ser un desafío. Sin embargo, toda la experiencia se vuelve más fácil cuanto más lo haces.

Dar garantías suficientes

Una de las mejores maneras de vender nuevos clientes en su sistema de pago por adelantado es proporcionando garantías suficientes. Después de todo, los clientes son tan cautelosos como usted acerca de perder sus inversiones.

Entonces, ¿qué tipo de garantías debe proporcionar? Primero, discuta la fecha límite y dígale al cliente que el proyecto estará terminado en la fecha establecida. No solo eso, sino que debe tenerlo por escrito en el acuerdo.

En segundo lugar, mantener una comunicación óptima con el cliente durante todo el proyecto. Responda sus preguntas a tiempo y proporcione actualizaciones con frecuencia.

Considere la posibilidad de crear varios hitos para cada proyecto. Informe al cliente sobre estos hitos antes de que comience el proyecto. Adjunte un marco de tiempo para cada hito, luego mantenga informado al cliente cada vez que alcance los hitos.

Otra cosa que podría considerar es una política de reembolso. Una garantía de devolución de dinero por escrito facilita la venta de nuevos clientes en su política de pago por adelantado. Les da tranquilidad saber que no tienen nada que perder si no entrega el trabajo.

Piense en ello como las primeras etapas de un mapa de viaje del cliente, donde necesita crear conciencia y confianza con la empresa antes de firmar el trato.

Sea profesional con su presentación

Es probable que los clientes adopten un sistema de pago por adelantado cuando realiza su negocio de manera profesional. La optimización de sus perfiles en línea es un excelente lugar para comenzar.

Recuerde que vivimos en la era de la información en la que es muy fácil obtener detalles sobre cualquier persona en línea. Un cliente podría revisar rápidamente sus perfiles en línea antes de ponerse en contacto con usted. Si sus perfiles se ven incompletos, el cliente será más reacio a pagar un depósito.

En el lado positivo, si ha optimizado su perfil de LinkedIn y su sitio web personal y tiene excelentes reseñas en plataformas independientes como Yelp y TrustPilot, es probable que los clientes potenciales lo respeten a usted y a su forma de hacer negocios.

Pero no se detiene en línea. Tienes que comportarte profesionalmente, incluso cuando te comunicas con el cliente. Aquí hay algunos tips para ayudarte:

• Vístase profesionalmente: eso es fundamental cuando realiza entrevistas en video o se reúne con el cliente en persona.
• Sé puntual: Preséntate a la entrevista a tiempo y prepárate para responder preguntas relacionadas con el proyecto.
• Aprenda la etiqueta del correo electrónico: Es probable que la mayoría de sus correspondencias con el cliente se realicen a través del correo electrónico, así que aprenda algo de la etiqueta del correo electrónico. Asegúrese de responder a los correos electrónicos a tiempo utilizando un lenguaje formal sin errores tipográficos.
• Minimice las distracciones: eso es fundamental, especialmente durante las llamadas telefónicas y las videoconferencias.

Otra cosa que no querrás ignorar son las redes sociales. Algunos clientes pueden filtrar sus redes sociales al realizar una investigación de antecedentes. Por lo tanto, ordene sus cuentas sociales, especialmente Facebook y Twitter.

Crear un sistema de pago por adelantado flexible

Hay tres tipos comunes de sistemas de pago por adelantado que utilizan los emprendedores independientes y autónomos.

100% por adelantado

Primero, tiene el pago completo por adelantado. Con este acuerdo, el cliente paga el 100% del pago por adelantado. Aunque es adecuado para autónomos, encontrará que muy pocos clientes están dispuestos a pagar el 100 % del pago sin inspeccionar el producto final.

Otro problema con los pagos 100% por adelantado es que los clientes pueden introducir nuevos requisitos pensando que están cubiertos por el pago inicial. Por ejemplo, pueden pedirle que agregue una nueva función a la aplicación que está desarrollando.

Por lo tanto, si está trabajando con un sistema de pago 100% por adelantado, agregue un descargo de responsabilidad en sus términos de pago de que cualquier tarea no incluida en el acuerdo tendrá que pagarse por separado, también conocido como aumento del alcance.

Pagos de depósito

La otra forma de pago por adelantado implica pagos de depósito. Es una estructura bastante sencilla en la que los clientes pagan un cierto porcentaje del monto total por adelantado.

Pagos por hitos

Por último, tenemos el sistema de hitos. El cliente pagará una cantidad específica cada vez que alcance un hito acordado. Entonces, por ejemplo, puede recibir el primer pago después de crear un prototipo de aplicación.

Entonces, ¿con cuál de las tres opciones deberías trabajar? El truco consiste en elegir el sistema adecuado en función de sus circunstancias. Por ejemplo, puede conseguir rápidamente que uno de sus clientes leales pague el 100 % por adelantado. Sin embargo, es difícil vender la misma póliza a un nuevo cliente. Por lo tanto, considere un depósito o un sistema basado en hitos cuando negocie con nuevos clientes.

Otra cosa a considerar es el alcance del proyecto. Puede obtener un depósito o un pago del 100 % por adelantado si se trata de un proyecto pequeño.

Sin embargo, los pagos por hitos suelen ser la mejor opción para proyectos a largo plazo. Garantiza que obtenga un flujo de efectivo constante que le permita concentrarse menos en perseguir los pagos y más en entregar el producto a tiempo. También es más fácil vender una póliza de este tipo a clientes con proyectos más grandes.

Por lo tanto, la conclusión es que no debe atarse a una sola estructura de pago inicial. En su lugar, analice cada proyecto y ajuste su sistema en consecuencia.

Aprende a hacer una oferta atractiva

La presentación de su política de pago por adelantado puede afectar enormemente la forma en que los clientes reaccionan ante ella. Por lo tanto, además de explicar por qué el sistema es necesario para el cliente, también debe presentarlo estratégicamente. Una forma de hacerlo es haciendo una oferta dentro de la póliza.

Digamos, por ejemplo, que desea cobrarle a un cliente $ 5,000 por un proyecto. En lugar de cotizar esa cifra al cliente, increméntela en un 10 % (asegúrese de que sea una cifra razonable). Eso llevaría el total a $ 5,500.

Luego, cuando negocie el pago inicial con el cliente, dígale que le proporcionará un descuento del 10 % si realiza un pago inicial en particular que lo beneficie. Eso debería incentivar al cliente a aceptar tu oferta.

Otras tres estructuras de pago

Hay tres estructuras de pago comunes en la industria de conciertos; estructuras de pago por hora, fijas o basadas en entregas y anticipos. Cada estructura tiene varios pros y contras, con los que debe familiarizarse antes de elegir cualquiera de ellos.

Pagos por hora

Bajo esta estructura, acordará una tarifa horaria específica con su cliente. Por lo tanto, sus ingresos aumentarían a medida que dedica más horas al proyecto del cliente. Algunos clientes también pueden solicitar el uso de herramientas de seguimiento de tiempo para asegurarse de que está dedicando las horas acordadas.

Como no es un contrato fijo, las tarifas por hora te dan más flexibilidad. Por ejemplo, puede elegir trabajar en un proyecto separado si recibe una mejor oferta de otro cliente.

Sin embargo, el inconveniente es que predecir sus ingresos puede volverse difícil. Recuerde, solo acordó la tarifa por hora y no necesariamente el alcance del trabajo. Por lo tanto, el cliente puede optar por retirarse del contrato en cualquier momento.

Pagos fijos

Como sugiere el nombre, los pagos bajo esta estructura son fijos y no dependen del tiempo dedicado o la cantidad de trabajo realizado. Negociarás con el cliente por esa cantidad fija y definirás el “producto terminado” a entregar.

Hay varias formas de calcular las tasas de pago fijas. Por ejemplo, en un concierto de redacción, puede usar su tarifa por palabra para encontrar el pago fijo total. Entonces, si su tarifa es de $ 0.1 por palabra, puede escalar eso para encontrar el costo total de cada trabajo de escritura.

Alternativamente, puede usar su tarifa por hora para calcular el monto del pago fijo. Digamos que su tarifa estándar por hora es de $18. Luego, calcularía la duración que lleva completar el proyecto dado y lo multiplicaría por la tarifa por hora. Entonces, si un trabajo de desarrollo de software tomara 200 horas en completarse, el pago fijo sería de $18 X 200 = $3600.

Lo bueno de los pagos fijos es que puedes estimar fácilmente cuánto ganarías con cada proyecto. También es más fácil negociar el pago por adelantado cuando tiene una cifra fija.

Por otro lado, los errores de cálculo menores pueden resultar en pérdidas significativas. Por ejemplo, si subestima el tiempo que se necesitaría para crear un software determinado, el proyecto puede superar la fecha límite y no recibirá ninguna compensación por las horas extra.

Anticipo

La estructura de pago de retención combina múltiples elementos de los sistemas de pago fijo y por hora. Primero, acordará con el cliente un anticipo fijo para cada mes o semana.

Por ejemplo, es posible que le paguen un anticipo mensual de $800. Se espera que dedique una determinada cantidad de tiempo al cliente cada mes. Puede configurar un sistema de facturación recurrente para estar al tanto de los pagos de anticipos.

Si el cliente requiere más tiempo de su parte que la duración de retención acordada, tendrá que pagar las horas adicionales por separado (generalmente se hace a una tarifa por hora).

Una estructura de pago de retención es ideal por varias razones. En primer lugar, ofrece un flujo de efectivo predecible, lo que debería brindarle más seguridad y tranquilidad. En segundo lugar, lo ayudará a construir relaciones de trabajo sólidas con los clientes.

¡Comienza a cobrar pagos por adelantado!

Demasiados autónomos y solopreneurs pierden dinero con los clientes que no cumplen con sus contratos. Un sistema de pago por adelantado es una de las pocas formas efectivas de eliminar a estos clientes.

Le ayuda a identificar clientes comprometidos y dispuestos a pagar por su arduo trabajo. Lo que es más importante, le brinda la tranquilidad que brinda un flujo de efectivo constante, que también puede ayudarlo a escalar su negocio.

Compartí algunos consejos sobre cómo negociar pagos por adelantado en este artículo. En primer lugar, proporcione garantías suficientes a sus clientes. En segundo lugar, sea profesional con la forma en que conduce su negocio. Asegúrese de que sus perfiles en línea estén presentables y que su etiqueta esté en punto.

Tercero, construya sistemas de pago flexibles. Asegúrese de ajustar estos sistemas según el proyecto o cliente con el que esté tratando. Por último, anime a los clientes a adoptar su sistema de pago por adelantado presentando una oferta.

Con todos estos consejos al alcance de su mano, estamos seguros de que ahora tiene lo que se necesita para implementar un sistema de pago por adelantado en su práctica profesional independiente.

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Jimmy Rodríguez es el director de operaciones de Shift4Shop, una solución de comercio electrónico de nivel empresarial completamente gratuita. Se dedica a ayudar a los minoristas de Internet a tener éxito en línea mediante el desarrollo de estrategias de marketing digital y experiencias de compra optimizadas que impulsan las conversiones y mejoran el rendimiento comercial.
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