¿Se puede usar una cuenta bancaria comercial para uso personal?

Un lector pregunta:

Recientemente me contrataron como tenedor de libros para una pequeña empresa manufacturera.Mi jefe, el dueño,usa la cuenta bancaria comercial para uso personal, ¡y me está volviendo loco!Retira dinero con tarjeta de débito para gastos personales.

La semana pasada, su esposa compró un televisor de pantalla grande para su hogar con un cheque en blanco que firmó de la cuenta comercial.De un día para otro nunca sé cuánto dinero tendrá el negocio.

Le expliqué que es una buena práctica separar los fondos comerciales y personales, pero él me dice que no importa ya que el negocio es una LLC y él es el único propietario.¿Quién tiene razón?¿Mi jefe?¿O yo?¿Y que debería hacer?

— Roxanne de Nueva York

Por qué no usar una cuenta bancaria comercial para uso personal

1. Hace que sea más difícil administrar el flujo de efectivo

Cuando combina fondos comerciales y personales, la situación del flujo de efectivo de la empresa puede volverse confusa y más difícil de predecir.

Por ejemplo, es posible que la empresa no tenga fondos suficientes cuando vence una factura comercial esencial. Esto podría suceder porque el propietario elige pagar los gastos personales de la cuenta comercial al mismo tiempo.

Algunos dueños de negocios simplemente miran su saldo bancario, ven una cifra positiva y piensan que pueden gastar libremente. Esta mentalidad podría conducir rápidamente a una crisis de flujo de caja, alterando la estabilidad financiera del negocio.

2. Erosiona la protección de responsabilidad personal

El propietario de una corporación o sociedad de responsabilidad limitada (LLC) podría ser considerado personalmente responsable de las deudas comerciales si mezcla fondos personales y comerciales.

Muchos propietarios establecen LLC o corporaciones precisamente para limitar su responsabilidad personal por las deudas comerciales. Sin embargo, si el propietario desdibuja las líneas entre las finanzas personales y comerciales, esta protección de responsabilidad podría verse comprometida.

En algunos casos, se sabe que los tribunales "levantaron el velo corporativo", responsabilizando al propietario por las deudas comerciales.

Este riesgo es particularmente alto para las LLC y corporaciones de un solo propietario, cuyos propietarios podrían pensar que la separación de fondos no importa ya que son el único propietario.

Esto podría ser contraproducente de manera significativa, especialmente si el negocio cierra, dejando atrás una deuda comercial que un acreedor impago podría intentar recuperar por parte del propietario.

3. Sobrestimar o subestimar las deducciones fiscales

Para que se consideren deducciones de impuestos comerciales, los gastos deben tener fines comerciales. Cuando las facturas personales se pagan con una cuenta bancaria comercial, se complica la identificación de los gastos comerciales reales.

Como resultado, puede perderse deducciones legítimas. Alternativamente, podría categorizar erróneamente los gastos personales como relacionados con el negocio, lo que generaría multas y una fuerte factura de impuestos del IRS si es auditado.

La gravedad de este problema aumenta cuando los dueños de negocios no mantienen actualizados sus registros financieros.

Con demasiada frecuencia, los propietarios esperan hasta el momento de los impuestos para categorizar los gastos. Cuando llega ese momento, los recuerdos se han desvanecido y los propietarios se encuentran revisando montones de recibos, luchando por distinguir entre gastos comerciales y personales. Este escenario está maduro para errores costosos.

4. Hace que la contabilidad sea innecesariamente compleja

5. Da lugar a objeciones por parte de otras partes interesadas

Tener una distinción clara entre las finanzas personales y comerciales es crucial para mantener la transparencia y la confianza con otras partes interesadas.

Los accionistas, inversores y socios comerciales pueden preocuparse rápidamente si perciben que está tratando el negocio como su alcancía personal.

Tal comportamiento puede generar serias dudas sobre la integridad de la gestión financiera de la empresa y erosionar la confianza entre quienes invierten en su éxito.

El fundador de WeWork descubrió esto de la manera más difícil. La empresa de altos vuelos, que alguna vez estuvo valorada en $ 47 mil millones, solicitó una oferta pública inicial en el verano de 2019. Las divulgaciones de la presentación revelaron la autonegociación del fundador, incluidos los préstamos personales que obtuvo de la empresa a tasas inferiores a las del mercado.

En otras palabras, el fundador estaba desviando fondos de la empresa para fines personales.

El mayor inversionista de la compañía lo obligó a dejar el cargo de director general. ¡Al final, tuvo que renunciar a la empresa que fundó!

WeWork es un ejemplo de alto perfil. Sin embargo, recuerde que incluso en una pequeña empresa sin planes para una oferta pública inicial, las partes interesadas podrían demandar por apropiación indebida de fondos, fraude o incumplimiento del deber fiduciario.

Entonces, si hay otros propietarios o inversionistas, pagar los gastos personales de una cuenta comercial eventualmente lo alcanzará.

6. Podría negar parte del beneficio del Subcapítulo S

Las cuentas mezcladas pueden ser un obstáculo para el mejor plan fiscal del Subcapítulo S.

Un Subcapítulo S es una elección que hace con el IRS para tratar los impuestos como un traspaso y evitar la doble imposición tanto de la corporación como del propietario.

Otra ventaja de un Subcapítulo S es que puede reducir los impuestos sobre la nómina (Medicare y los impuestos del Seguro Social) para el propietario.

Así es como funciona. El propietario se convierte en un empleado de la empresa. Mientras reciba un salario razonable, el propietario no tiene que pagar impuestos sobre la nómina sobre las distribuciones corporativas por encima del salario.

Sin embargo, si el propietario toma distribuciones no salariales sin llevar un buen registro de cuánto está gastando, podría entrar en conflicto con el IRS.

¿Cómo? Tomando distribuciones que superan con creces su salario. La ley fiscal exige que el salario del propietario no sea irrazonablemente bajo en comparación con las distribuciones de ganancias.

Lo que puede pasar es que el propietario pierda la noción de cuánto está sacando de la empresa para fines personales. Esto es fácil de hacer cuando mezcla gastos personales y comerciales y no tiene buenos controles contables.

Como afirma Nolo.com: “Si el IRS concluye que el propietario de una corporación S ha intentado evadir los impuestos sobre la nómina al disfrazar el salario del empleado como distribuciones corporativas, puede volver a caracterizar las distribuciones como salario y exigir el pago de impuestos sobre la nómina y multas que pueden incluir el impuesto sobre la nómina multas de hasta el 100% más multas por negligencia”.

7. Hace que sea más difícil obtener ganancias y crecer

Cuanto más disciplinada sea una empresa con respecto a las finanzas, mayor será la probabilidad de éxito. Si no maneja bien las cuentas bancarias, puede hacer que su empresa carezca de disciplina fiscal en otros aspectos. Y eso pone un impedimento innecesario frente a ti.

Los informes financieros pueden mostrar una imagen inexacta de la empresa, ya que pueden incluir gastos personales. ¿Cómo puede generar un estado de pérdidas y ganancias (P&L) útil sin datos limpios?

Como mínimo, primero tendrá que detenerse para limpiar sus datos. Esto le roba la capacidad de generar informes en tiempo real.

En general, al mezclar fondos personales y comerciales y no mantener la disciplina, se vuelve más difícil administrar el negocio hacia las ganancias y el éxito.

Mejores prácticas para gastos comerciales y personales

Es común que las pequeñas empresas comiencen con el propietario utilizando fondos personales para impulsar la empresa. Entonces, desde la perspectiva del propietario, podría parecer perfectamente aceptable continuar mezclando las finanzas personales y comerciales.

De hecho, una encuesta reveló que el 27% de los dueños de negocios admitieron usar la misma cuenta tanto para fines personales como comerciales.

Sin embargo, la combinación de fondos se vuelve problemática una vez que el negocio está en pleno funcionamiento. Por lo tanto, para mantener la claridad financiera y evitar posibles problemas, se recomienda seguir estas ocho mejores prácticas:

Cuentas bancarias comerciales y personales separadas

El propietario de una pequeña empresa siempre debe tener dos cuentas corrientes: una cuenta personal y una cuenta comercial.

Es mucho más fácil cuando mantiene su negocio y su vida personal separados y bien organizados. Lea más de la experta en impuestos Barbara Weltman sobre por qué necesita separar las finanzas de su empresa.

tomar un salario

El propietario de una pequeña empresa debe establecer un salario constante para sí mismo. Si la estructura comercial es una corporación o el Subcapítulo S, el propietario debe convertirse en empleado. Esto crea un flujo de ingresos regular, lo que refuerza la separación de los fondos comerciales y personales.

Para un propietario único, es útil establecer un retiro o transferencia regular cada dos semanas a una cuenta personal.

Este enfoque estructurado evita la inmersión impredecible en cuentas comerciales para necesidades personales. No solo promueve una buena disciplina fiscal, sino que también mejora la transparencia financiera, dos factores cruciales para el crecimiento sostenible y la longevidad de la empresa.

Take Profit Distribuciones en Sumas Globales

Muchos propietarios únicos y propietarios de LLC a menudo toman distribuciones de ganancias además de su salario. Esta práctica es totalmente aceptable y puede proporcionar flexibilidad financiera adicional.

Sin embargo, es crucial hacerlo de manera responsable. Los retiros irregulares o el pago de facturas personales al azar de cuentas comerciales pueden crear un caos financiero. En cambio, las distribuciones deben tomarse como sumas globales planificadas, ya sea una o varias veces al año.

Dichos eventos planificados pueden integrarse en la planificación fiscal y de jubilación y formar parte de la estrategia de crecimiento de la empresa.

Este enfoque ayuda a mantener la claridad de la salud financiera de la empresa y garantiza que los fondos se utilicen de manera inteligente y no se desperdicien en gastos impulsivos.

Use tarjetas de crédito separadas

Mantenga buenos registros de impuestos

Mantenga sus registros de impuestos actualizados durante todo el año. El impacto de la procrastinación puede ser costoso.

Un buen mantenimiento de registros lo ayuda a no meterse en problemas con los impuestos. A menudo, no son malas intenciones las que ponen a los propietarios de pequeñas empresas en problemas con el IRS y otras autoridades fiscales. Más bien, la mala contabilidad y la falta de documentación causan problemas innecesarios. Es un error forzado.

Un registro deficiente también puede hacer que pague más impuestos.

Una buena planificación fiscal se vuelve difícil cuando no se tiene un panorama financiero claro. Por lo tanto, es probable que llegue al momento de los impuestos y descubra que había estrategias que podría haber empleado para reducir los impuestos.

Pero debido a que no tenía buenos libros y la capacidad de mirar hacia el futuro antes de que terminara el año fiscal, se lo perdió.

Administrar a un presupuesto

En los negocios, es más probable que prospere y tenga éxito si establece metas y un presupuesto.

Esto incluye establecer un presupuesto para pagarse un “salario”.

No saque dinero de su cuenta bancaria a cuentagotas. Le faltará una idea clara de cuál es su tasa de consumo de gastos mensuales para el negocio. ¡Tu tasa de quemado debe grabarse en tu cerebro!

Como propietario, también necesita saber cuántas ventas tiene que hacer cada mes para cubrir su tasa de consumo.

Es mucho más probable que alcance sus objetivos si siempre sabe EXACTAMENTE lo que se necesita para obtener ganancias cada mes. En resumen, siempre debes saber:

• cuánto necesita ganar su negocio, y
• cuanto puede gastar.

Asegúrese de ejecutar un estado de pérdidas y ganancias mensual y otros informes financieros. Te ayudan a mantener el rumbo.

Pague siempre las obligaciones a tiempo

El pago de las obligaciones a tiempo es fundamental en la gestión empresarial. No cumplir con estas responsabilidades financieras puede generar señales de alerta sobre el uso personal de los fondos comerciales.

Todo puede parecer bien hasta que la empresa comienza a perder pagos y luego los problemas se multiplican rápidamente. Por lo tanto, es una regla general establecida en los negocios pagar a tiempo a todos los que debe.

Esta práctica responsable ayuda a evadir muchos problemas legales y fomenta la confianza entre su empresa y sus socios o acreedores. Además, asegura el buen funcionamiento de su negocio, previniendo cualquier interrupción por falta de pago de servicios o suministros críticos.

Respetar a otras partes interesadas

Si su negocio involucra inversionistas, socios, accionistas o miembros de LLC, es de suma importancia manejar los fondos con la máxima integridad. Recuerde que estas partes interesadas tienen un interés legítimo en cómo se utilizan los fondos comerciales.

Necesitan transparencia y tienen derecho a participar en las decisiones relativas a asuntos financieros. Al mantener los gastos comerciales y personales separados y adherirse a las mejores prácticas, mantiene un enfoque comercial transparente y responsable.

Esto no solo mejora la confianza de las partes interesadas, sino que también evita la percepción de una conducta financiera inapropiada, lo que refuerza la reputación de su empresa.

En conclusión, usar una cuenta comercial para satisfacer necesidades financieras personales es una práctica imprudente y peligrosa.

Es un enfoque que puede socavar la salud financiera y la estabilidad de la empresa y, potencialmente, tener repercusiones legales.

Sea un dueño de negocio más inteligente. Adopte la disciplina financiera, mantenga límites claros entre las finanzas personales y comerciales, y cumpla con las mejores prácticas para administrar su negocio con éxito.

Aquí hay una tabla de comparación simplificada para resumir los problemas potenciales con el uso de una cuenta bancaria comercial para uso personal y las mejores prácticas para evitarlos:

Todas las respuestas a las preguntas de los lectores provienen del Consejo editorial de Small Business Trends, con más de 50 años de experiencia comercial combinada.Si desea enviar una pregunta,envíela aquí.

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