¿Usando WhatsApp para la comunicación interna? 7 razones por las que es hora de deshacerse de la aplicación

En la última década, muchas organizaciones de todo el mundo han recurrido a WhatsApp como su principal herramienta de comunicación interna.

• es fácil de usar
• La mayoría de las personas ya tienen la aplicación descargada en su teléfono
• es una solucion gratis
• Y en general, es conveniente

Estas razones por sí solas hicieron que a los dueños de negocios les resultara atractivo usar la solución como su principal chat de trabajo.

Sin embargo, muchos gerentes y empleados expresan su preocupación por las dificultades de usar la aplicación para fines organizacionales. Por ejemplo, un desbordamiento de información irrelevante y que distrae o caídas del producto.

Y con el anuncio de WhatsAppde nuevos cambios de privacidad que entraron en vigencia en febrero de 2021,sus 2 mil millones de usuarios, especialmente aquellos que confían en WhatsApp para las comunicaciones comerciales, buscan cambiar a una solución mejor y más segura.

¿Cuáles son los nuevos cambios en la política de WhatsApp?En resumen, la recopilación de datos de WhatsApp fue el primer marcador del alboroto y ahora, en 2021, están obligando a sus usuarios a términos de servicio totalmente nuevos que les obligan a compartir sus datos con Facebook. (WhatsApp fue adquirida por Facebook en 2014).

Ya había dudas sobre la configuración de privacidad limitada de WhatsApp, de hecho, "los datos [recopilados] de la base de datos nacional de vulnerabilidades de EE. UU., un repositorio de fallas del gobierno de EE. UU., revelaron 12 vulnerabilidades en 2019, siete de las cuales fueron clasificadas como "críticas".

Zac Doffman de Forbes también comentó: "No se trata de que WhatsApp comparta más de sus datos generales con Facebook de lo que ya lo hace, se trata de usar sus datos y su compromiso con su plataforma para habilitar las compras y otros servicios comerciales, para proporcionar una plataforma donde las empresas pueden comunicarse con usted y venderle, todo por un precio que pagarán a WhatsApp”.

Ahora, con estas nuevas vulnerabilidades en 2021 provocadas por su decisión de compartir datos con Facebook, WhatsApp tiene mucho de lo que responder.

Los dueños de negocios reconocen que estas nuevas leyes de privacidad de WhatsApp son solo un catalizador para usar un software de comunicación interna dedicado al negocio que le permite a la empresa mejorar los procesos de comunicación.

Como resultado, muchas empresas están cambiando a la aplicación de comunicación para empleados de Connecteam. Es una innovadora herramienta de comunicación interna adaptada a las necesidades de la organización que proporciona una ventanilla única para que los empleados se comuniquen entre sí y con la propia empresa, de manera profesional, segura, inteligente y eficiente.

Miles de organizaciones ya confían en Connecteam para agilizar la comunicación, mejorar el compromiso de los empleados, limitar las pérdidas de conocimiento y mejorar la productividad de los empleados.

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¿Sigue teniendo dificultades para renunciar a la herramienta de comunicación en el lugar de trabajo?

A continuación, nos sumergimos en siete temas que lo convencerán aún más de considerar una alternativa más eficiente para mantenerse en contacto y relacionarse con sus empleados.

Todos los gerentes se han enfrentado a este escenario: comienza a trabajar con un nuevo empleado o proveedor y necesita enviarle un mensaje de texto para transmitirle noticias y actualizaciones clave de la empresa, o simplemente para interactuar con él. Pero para que esto suceda, primero debe agregar su número a su lista de contactos privados ; si no lo hace, no puede enviarles mensajes en WhatsApp.Así es como funciona la aplicación.

Claro, no tienes que guardar su número, pero ¿puedes recordar quiénes son todos según su número de teléfono?

Esto se convierte en una tarea frustrante. Cada vez que un nuevo empleado o proveedor se une a la empresa, debe agregar, editar y eliminar manualmente la información de contacto.

Y eso es solo el comienzo de la gestión de contactos de trabajo en WhatsApp.

• Si el nombre del contacto no es exacto, perderá mucho tiempo buscando sus detalles.
• ¿Qué sucede si el proveedor ha cambiado pero usted no lo sabía, por lo que tiene información desactualizada? ¿A quién recurres entonces?
• O empezaste a trabajar en un proyecto con un grupo de empleados, ¿qué haces cuando terminas el proyecto? ¿Borras todo el grupo? Esto solo lleva a que se elimine toda la información, por lo que no puede volver a consultar la comunicación del proyecto.

Entonces, todos estos ejemplos se reducen a un dolor de cabeza total e innecesario.

Naturalmente, los nuevos empleados se unen a la organización, cambian de puesto o renuncian. Ante ese escenario, ¿está preparado para los siguientes escenarios?

• ¿Hay alguien a cargo de eliminar al empleado de todos esos grupos de chat que ya no son relevantes para él?
• ¿Cómo trata a un empleado que fue despedido y cuándo es el momento de sacarlo del grupo?
• ¿Cómo ayuda a los nuevos empleados que acaban de unirse a obtener toda la información y las actualizaciones que se perdieron?
• ¿Cómo puede asegurarse de que no tengan acceso a información clave de la empresa que puedan usar en su contra?

Estas son algunas historias que seguramente le darán escalofríos: un ex gerente de vicepresidente de cierta empresa minorista comenzó a trabajar para la competencia, pero permaneció en el grupo de texto durante mucho tiempo y siguió recibiendo información crucial no autorizada. ¡Sí, esto realmente sucedió!

O los empleados del departamento de recursos humanos de una gran empresa no agregaron nuevos empleados al chat grupal hasta que "pasaron la prueba", lo que significa que la herramienta de comunicación se convierte en un "club" privado y no todos son bienvenidos. Esto conduce a un grave desequilibrio en la satisfacción y el compromiso de los empleados y desafía la cultura de la empresa.

Además,no hay un control administrativo disponible para regular a los usuarios en WhatsApp, lo que demuestra un gran riesgo de comunicaciones personales y no autorizadas que pueden ocurrir dentro de la aplicación.Y como no puede monitorear las comunicaciones que ocurren dentro de la aplicación, cualquiera puede crear un grupo no autorizado y comunicarse en privado.

Hay muchos más ejemplos del problema del texto del grupo de WhatsApp, que comienzan con nombres de contacto incorrectos y terminan con daños reales a la organización.

La seguridad de los datos puede dañar gravemente a las organizaciones e incluso provocar un colapso total, lo que la convierte en uno de los problemas más cruciales de la empresa. Un empleado despedido, incluso si ya fue eliminado del chat grupal, todavía tiene información delicada de la empresa, como fotos, archivos, historial de chat y detalles de contacto. Toda esta información se almacena automáticamente en el smartphone del empleado sin necesidad de ninguna acción por su parte. Este empleado descontento puede llegar a la competencia y puede entregar toda esta información, solo por despecho.

Además, esta información también está disponible para él en casos legales que involucren a la empresa. Pero al final del día, el verdadero problema es que el departamento de SI (sistemas de información) no tendrá forma de monitorear esta información y averiguar qué eligió hacer el empleado con ella hasta que sea demasiado tarde.

“Si no se les brindan herramientas en la nube aprobadas por la empresa, los trabajadores de primera línea pueden arriesgar la seguridad de la empresa y de los datos y el cumplimiento normativo para usar las suyas propias. El 53 % de los trabajadores de primera línea utilizan aplicaciones de mensajería como WhatsApp y Facebook Messengerhasta seis veces al día por motivos relacionados con el trabajo , pero el 68 % de ellos dijeron que dejarían de hacerlo si se les proporcionaran herramientas de comunicación interna aprobadas”.- Google

Además de todo, el contenido de su mensaje que existe se puededescifrar :

• Las copias de seguridad no están cifradas .Esto significa que si usted o alguien con quien está en conversaciones hace una copia de seguridad de su WhatsApp, ese contenido, de hecho, no está encriptado.
• Las exportaciones de chats no están encriptadas .Cualquier persona en cualquier grupo de WhatsApp al que pertenezca puede exportar todo el historial de chat del grupo como un archivo de texto sin formato y publicarlo en cualquier lugar o enviarlo/almacenarlo en cualquier lugar sin cifrar.\

Por lo tanto, debe asumir que la información comercial confidencial y privada en WhatsApp podría verse fácilmente expuesta en cualquier momento, a pesar del cifrado de extremo a extremo que se encuentra dentro de WhatsApp.

Es obvio que el tipo de contenido que aparece en un chat privado familiar o de un grupo de amigos no es apropiado ni se adapta al entorno de trabajo o al chat grupal de la organización.

Ya sea una broma de mal gusto, insultos, información sobre la empresa, acoso sexual o incluso un empleado descontento que acaba de ser despedido y suelta comentarios groseros, sin mencionar casos reales de empleados que envían accidentalmente una foto privada de manera incorrecta. grupo.

Probablemente pueda adivinar las consecuencias de estas situaciones, pero es más importante comprender la importancia de controlar, eliminar y monitorear el texto del grupo. ¡No solo es importante, es imprescindible!

“Mi WhatsApp… es en realidad un 91 % de chats relacionados con el trabajo y me molesta incluso los fines de semana… está mezclado con mi vida personal y lo odio…. Quiero ir a WhatsApp y chatear con mis amigos, no lidiar con el trabajo o que me recuerden el trabajo”, dice un usuario.

Cuando no existe una separación absoluta entre los mensajes de texto grupales privados y los chats de trabajo, la posibilidad de confusión aumenta significativamente. También es muy razonable suponer que los empleados y la gerencia no querrían que su foto privada de WhatsApp apareciera en el sistema de comunicación de la organización; nadie quiere estar representado frente a sus colegas o socios comerciales con una foto personal vergonzosa.

Esto crea un desbordamiento inusual y puede hacer que la información importante desaparezca en medio del caos. Por ejemplo, ¿Joanna tuvo un hijo? ¡Felicidades! Ahora puede esperar 200 notificaciones push de todos deseándole "¡Felicitaciones!". Todos los gerentes conocen el diálogo irrelevante que se crea sobre las actualizaciones diarias, los anuncios del CEO, la información controvertida, etc. ¡Es por eso que tiene que haber una separación clara entre los dos!

En otras palabras, una mezcla borrosa de conversaciones personales y comerciales no debería tener lugar dentro de una sola interfaz, ya que solo genera confusión e incluso falta de motivación para trabajar realmente.

Las empresas no solo necesitan una herramienta para chatear con sus empleados, sino que también necesitan aumentar el compromiso, compartir actualizaciones, conectarse con colegas, mejorar la productividad, mejorar la colaboración y mucho más.

La comunicación en el lugar de trabajo se centra en el intercambio de información e ideas tanto verbales como no verbales. Y cuando lo haces bien, tienes una fuerte cultura empresarial.

Si no está seguro de cómo debería ser una estrategia de comunicación interna, descargue nuestro libro electrónico gratuito para comenzar.

Cualquiera que sea la emergencia que surja, su empresa debe poder manejarla de inmediato. Los ejemplos de emergencias incluyen acoso sexual, desastres provocados por el hombre, violencia en el lugar de trabajo, ataques de seguridad cibernética y más. Si se presenta una emergencia, sus empleados deben saber cómo informarla y a quién informar. Después, RR.HH. debe manejar la situación de inmediato.

Los gerentes también necesitan saber que su mensaje se envió y que los empleados vieron y leyeron la actualización. WhatsApp está limitado en este caso.

Y no olvidemos la pandemia mundial, COVID-19, que ha obligado a muchas empresas a reaccionar rápidamente. Los gerentes deben poder mantener a todos en sintonía, distribuir información en tiempo real, administrar los niveles de estrés y mucho más para ayudar a evitar retrocesos graves.

El resultado final de WhatsApp y la comunicación interna

Usar WhatsApp en el entorno laboral parece cómodo y fácil. Y claro, parece fácil implementar WhatsApp de manera rápida y exitosa, incluso si no es formalmente, en la organización, pero si observa detenidamente, encontrará muchas fallas que eventualmente pueden resultar muy costosas.

Al final del día, está claro para los dueños de negocios que su empresa está lista para una aplicación de comunicación para empleados como la próxima herramienta de comunicación para la empresa.

Hoy en día, cada vez más empresas de todo el mundo utilizan una aplicación de comunicación con los empleados para todas sus necesidades organizativas.

¿Qué es una herramienta de comunicación para empleados?Es una herramienta compatible con dispositivos móviles adaptada a las necesidades de la organización para tener un lugar para comunicarse fácilmente entre sí en tiempo real.

La solución está diseñada para abordar los diferentes desafíos del campo organizacional, ahora miles de empresas en todo el mundo usan la aplicación para empleados de Connecteam para realizar un seguimiento de los datos de la organización, administrar grupos automáticamente, agregar restricciones y autorizaciones, crear diversos canales, producir informes y ejecutar organizaciones. comunicación con éxito y profesionalmente.

La función de chat ayuda al personal a mantenerse comprometido y conectado. Creamos equipos de chat en casa donde los empleados pueden celebrar los logros y enviar actualizaciones sobre cualquier cosa y todo.

Brian Jolliff, director de operaciones de Total Compass Care

Al final del día, cambiar su empresa a una herramienta de comunicación segura, como Connecteam, lo tranquilizará, ya que sus datos y documentos están completamente seguros con la máxima seguridad requerida.