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Videoconferencias desde casa: consejos para convertirse en un profesional

Publicado: 2023-08-11

Las videoconferencias desde el hogar son cada vez más frecuentes debido a que más personas trabajan de forma remota.

Ya sea que esté trabajando a distancia temporalmente, trabajando desde casa de forma permanente o planeando videoconferencias desde una oficina, es importante parecer lo más profesional posible durante estas videollamadas. Aquí hay algunos consejos para ayudarlo a aprovechar al máximo este estilo de comunicación.

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Conferencias desde casa

Hay tres áreas que deben abordarse cuando realiza una conferencia desde su hogar:

• Aspecto profesional : una de las primeras cosas que la gente notará cuando hable con ellos en un video es su apariencia. Ya sea que se trate de luz, sonido o vestimenta, sus imágenes deben verse como un profesional.
• Actuar profesionalmente : la videoconferencia es una actividad relacionada con el trabajo. Así que incluso si estás en casa, debes prepararte como lo harías si estuvieras en la oficina. Evite realizar múltiples tareas o buscar materiales en su escritorio. Si necesita hablar con un miembro de la familia o hacer algún ruido no relacionado, ¡asegúrese de usar esa función de silencio!
• Evitar las distracciones : las videoconferencias con la familia, las mascotas y los timbres de la puerta en segundo plano pueden ser difíciles. Sin embargo, es importante tratar de limitar estas distracciones mientras está en llamadas con colegas o clientes.

Lucir profesional en una videollamada

Verse y sonar profesional en las videollamadas significa tomar el control de su entorno. No se trata solo de su apariencia individual; también se trata de obtener el mejor aspecto y sonido en su entorno. Estas son algunas de las áreas más importantes a considerar.

Encendiendo

Nadie quiere parecer que está sentado en una cueva. Aquí hay algunos consejos sobre cómo optimizar la fuente de luz para sus videollamadas.

• Enfrenta tu fuente de luz: cuando la luz proviene de tu espalda, tu fondo se ilumina pero tu rostro termina oscuro. Las personas en una videollamada quieren verte, así que coloca tu luz frente a ti o coloca tu computadora portátil frente a una ventana o lámpara para obtener la mejor imagen.
• Incluya varias luces: una sola fuente de luz puede crear muchas sombras, lo que puede distraer durante una reunión. Si es posible, vaya a una habitación con múltiples ventanas o use una luz de techo y una lámpara para recibir luz desde múltiples direcciones.
• Use luz natural cuando sea posible: la luz del sol tiende a verse más uniforme y menos dura que la luz artificial. Así que si tienes una videoconferencia durante el día, trata de encontrar un espacio con muchas ventanas para aprovechar la mejor luz natural.
• Considere un anillo de luz: a veces, la luz natural no es una opción. Si tiende a realizar videoconferencias por la noche o si su oficina en casa está en un sótano, una fuente de luz dedicada puede ser beneficiosa. Una luz anular brinda la mejor cobertura uniforme justo en frente de su computadora.
• Pruebe su iluminación: simplemente mirarse a sí mismo en la cámara puede ayudarlo a determinar si necesita más o menos luz, o si necesita cambiar de dirección.

Ropa

Vestirse bien en una videollamada es tan importante como en persona, así que asegúrate de lucir lo mejor posible. Aquí hay algunos consejos sobre cómo vestirse apropiadamente.

• No use cuadros ni telas a rayas: cuando usa estos patrones en una videollamada, el movimiento puede crear una distracción visual para otros participantes.
• Cíñete a los tonos moderados: el blanco y negro puede ser profesional cuando estás en el trabajo en un entorno de oficina, pero pueden afectar la configuración de la luz de tu videollamada. Si la cámara detecta toneladas de blanco brillante, por ejemplo, puede ajustarse y hacer que el resto de la pantalla parezca más oscuro.
• Vístete informal de negocios: incluso si pasas la mayor parte de tus días trabajando en sudaderas, una videollamada requiere algo de profesionalismo. No use algo si no lo usaría para reunirse con clientes o colegas en persona.
• Vístete bien: es posible que sientas la tentación de vestirte solo de la cintura para arriba, ya que es probable que esa sea la única parte de ti que la gente verá. Sin embargo, nunca se sabe si tendrá que levantarse para obtener materiales de presentación u otra cosa. Cíñete a atuendos casuales de negocios completos, para estar seguro.
• Use algo que lo haga sentir seguro: aunque el profesionalismo es importante, aún desea sentirse cómodo y seguro. Use los artículos que lo hagan sentir listo para comunicarse libremente y concentrarse en el contenido de su reunión.

Cámara

Su cámara es lo que le permite conectarse visualmente con otros participantes. Utilice estos consejos para garantizar una conexión fluida.

• Coloque la cámara a la altura de los ojos: colocar la cámara debajo o arriba puede crear un ángulo extraño para el video. Además, será más probable que mires a la cámara en lugar de mirarte a ti mismo en la pantalla si está a la altura de los ojos.
• Encuentre la posición correcta: idealmente, su cámara debería mostrar su cabeza y hombros, o quizás la mitad superior de su torso. Experimente con la ubicación de la computadora y la silla para encontrar la distancia correcta.
• Use un fondo neutral: toneladas de desorden en el fondo de su oficina pueden distraer y ser poco profesionales. Encuentre un lugar que se vea ordenado y que no incluya nada potencialmente sensible o vergonzoso.
• Considere un fondo virtual: algunos programas como Zoom ofrecen la opción de usar fondos virtuales, por lo que puede elegir tener su reunión frente a un horizonte u otra foto de su elección. Necesitará un fondo simple para que funcione esta función. Y solo debe usar esta opción si no va a distraer a los participantes o parecer poco profesional.
• Limite el retraso: su cámara a veces puede retrasar los movimientos o congelarse si hay mucha tensión en su conexión a Internet. En la medida de lo posible, cierre otras pestañas en su computadora y desconecte otros dispositivos mientras está en llamadas.

Sonido

Otros participantes también deben poder escucharlo cuando sea su turno de compartir. Estos consejos pueden ayudarlo a transmitir el mensaje con claridad.

• Tenga cuidado con los retrasos en el sonido: a veces, el sonido se retrasa durante una llamada, lo que puede hacer que los participantes intenten hablar al mismo tiempo. Asegúrese de señalar que desea hablar antes de saltar y hablar por encima de alguien.
• Considere comprar un micrófono: si tiene videollamadas regularmente, es posible que el sonido integrado en su computadora no esté a la altura de sus estándares de calidad. Puede comprar un micrófono por separado y conectarlo a su computadora para que las personas puedan escucharlo con mayor claridad.
• Use auriculares: cuando el sonido proviene de los parlantes de su computadora, a veces puede regresar a su micrófono y crear un eco. Evite esto usando auriculares.
• Encuentre un lugar tranquilo: es probable que algunas partes de su casa u oficina sean más tranquilas que otras. Si es posible, encuentre un lugar con una puerta o aislamiento para limitar el ruido adicional.
• Habla claro: cuando sea tu turno de compartir, enunciar y proyectar para que las personas puedan escucharte claramente, tal como lo harías durante una reunión en persona.

Antes de su reunión, pruebe su cámara y la calidad del sonido para asegurarse de tener una conexión sólida. Esto evita retrasos y confusiones durante la llamada, que puede parecer especialmente poco profesional.

Actuar profesionalmente en una videollamada

Seguir la etiqueta adecuada de videoconferencia ayuda a que las reuniones se desarrollen sin problemas y asegura que no sea grosero.

Tenga en cuenta estos factores en su próxima llamada para mantener el profesionalismo y la eficiencia, aprovechando al máximo el tiempo de todos.

Enfocar

No realice múltiples tareas durante una llamada. Incluso si las personas no pueden verte, pueden discernir cuándo no estás prestando atención.

Muchas plataformas de videoconferencia tienen funciones que indican cuándo no estás participando activamente, como cuando estás navegando por otra ventana. Permanecer atento no solo muestra respeto, sino que también garantiza que esté contribuyendo y procesando información de manera activa.

Silenciar

Silenciar no es solo una cortesía, es esencial. Silenciar su micrófono cuando no habla evita que se transmitan comentarios accidentales.

Esta práctica garantiza que los ruidos de fondo de su entorno, como un teléfono que suena o un timbre, no interfieran con el flujo de la reunión. Al silenciar, protege la claridad de la llamada para todos.

Usa una Agenda

Las reuniones estructuradas son reuniones efectivas. Una agenda proporciona una hoja de ruta para las discusiones, lo que permite a los participantes prepararse y participar de manera eficiente.

Cuando organice, redacte un resumen de los temas principales y compártalo con anticipación. Esto asegura que todos los asistentes vengan preparados, haciendo que la reunión sea más fructífera y minimizando las desviaciones del tema principal.

Mantenga los materiales cerca

La anticipación es clave. Cuando asista a una reunión virtual, tenga todos los materiales pertinentes organizados y al alcance. Esto minimiza las interrupciones y las pausas incómodas mientras se esfuerza por localizar un documento específico o una diapositiva de presentación.

Una configuración organizada emana profesionalismo y garantiza una experiencia de llamada más fluida para todos los involucrados.

Limpia tu pantalla

La preparación se extiende a su espacio de trabajo digital. Si tiene la intención de compartir la pantalla, asegúrese de que las pestañas y aplicaciones no relacionadas estén cerradas.

Desactive cualquier notificación emergente potencial, ya sea de aplicaciones de mensajería o actualizaciones de software. Este enfoque proactivo garantiza que la reunión se mantenga enfocada y que los participantes no estén expuestos inadvertidamente a información no relacionada o confidencial.

Llegar a tiempo

La puntualidad es un testimonio de profesionalismo. Unirse tarde a una videoconferencia envía un mensaje involuntario de falta de respeto o indiferencia hacia el tiempo de los demás.

Así como no llegaría tarde a una reunión en persona, el mismo principio se aplica a las reuniones virtuales. Prioriza la gestión del tiempo para asegurarte de llegar siempre a tiempo.

Hacer contacto visual

Las reuniones virtuales plantean desafíos únicos, uno de los cuales es mantener una conexión genuina. Incluso en un entorno digital, el contacto visual juega un papel crucial.

Resiste la tentación de ver tu propio video o distraerte. Mirar directamente a la cámara, especialmente al hablar, refuerza el compromiso y la atención a la discusión.

Evitar distracciones en una videollamada

El entorno de trabajo remoto presenta varias distracciones potenciales que pueden socavar la eficiencia y la profesionalidad de las videollamadas. Aquí hay varias distracciones comunes y estrategias para contrarrestarlas.

Familia

Los niños y los cónyuges pueden entrar a su oficina o hacer ruido afuera. Si bien es natural que los miembros de la familia sientan curiosidad o necesiten ayuda, es esencial comunicarles la importancia de sus reuniones.

Al establecer límites e informarles con anticipación, puede minimizar las interrupciones y mantener una atmósfera profesional.

Mascotas

Nuestros amigos peludos pueden ser maravillosos compañeros durante la jornada laboral, pero es posible que no comprendan la importancia de sus reuniones virtuales. Un perro ansioso puede ladrar o un gato curioso puede desfilar por su teclado en los momentos más inoportunos.

Para mitigar estas posibles interrupciones, es recomendable encontrar un espacio tranquilo y cerrado para sus llamadas.

Si eso no es factible, tal vez pueda configurar un área de juego o juguetes para ocuparlos durante su reunión, o incluso considerar reclutar a un miembro de la familia para mantenerlos ocupados en otra habitación.

Ruidos al aire libre

Los sonidos del exterior, ya sea el zumbido del tráfico, los niños jugando o el timbre esporádico de la puerta, pueden ser impredecibles e intrusivos.

Si bien algunos ruidos están fuera de nuestro control, tomar medidas preventivas puede reducir drásticamente su impacto. Busque un lugar en su hogar que se vea menos afectado por los sonidos del exterior, ya sea una habitación que dé al patio trasero o un sótano aislado.

Las cortinas gruesas o los sellos de las ventanas pueden amortiguar aún más los ruidos del exterior, asegurando que su llamada siga siendo profesional e ininterrumpida.

Los telefonos

En esta era de conectividad constante, nuestros teléfonos siempre están llenos de notificaciones, mensajes de texto o llamadas. Si bien son esenciales para la comunicación, pueden ser perjudiciales durante una videollamada y dividir su atención.

Más allá de simplemente configurar su teléfono en silencio, considere colocarlo boca abajo o en otra habitación por completo.

El objetivo es crear un espacio donde puedas sumergirte por completo en la videollamada, demostrando respeto y compromiso con la conversación en cuestión.

Correos electrónicos

Con nuestras vidas cada vez más digitalizadas, un aluvión de notificaciones por correo electrónico, ventanas emergentes o alertas de chat pueden ser tan molestos como cualquier interrupción física.

Estas distracciones no solo fragmentan su atención, sino que también pueden desviar la atención de los demás si comparte la pantalla.

Antes de su llamada, asigne unos minutos para ordenar su espacio de trabajo digital. Cierra las pestañas y aplicaciones superfluas y, si es necesario, activa los modos "No molestar" en cualquier aplicación que pueda causar interrupciones. Esto fomenta un entorno digital propicio para debates productivos.

Visitantes

Incluso en un entorno de trabajo remoto, pueden ocurrir visitas inesperadas de vecinos, amigos o familiares. Es posible que estos visitantes bien intencionados no estén al tanto de sus compromisos de reuniones por video.

Es beneficioso compartir su rutina de trabajo desde casa con quienes lo rodean. Considere colocar un cortés letrero o notificación de "No molestar" en la puerta de su casa durante las reuniones cruciales.

Al establecer dichos límites, se asegura de que sus compromisos profesionales sean tratados con el respeto que merecen.

Conversación irrelevante

La eficiencia en las reuniones a menudo se ve comprometida por las digresiones. Si bien es parte de la naturaleza humana participar en bromas alegres o compartir anécdotas personales, es esencial lograr un equilibrio.

Si está moderando, vuelva a encarrilar suavemente la conversación si se desvía del tema. También es útil asignar momentos específicos para charlas informales, tal vez al principio o al final de la llamada, asegurando que la agenda principal no se vea comprometida y al mismo tiempo fomentando la camaradería entre los participantes.

Lo que se debe y no se debe hacer en las videoconferencias

Navegar por el mundo de las videoconferencias puede ser un poco abrumador, especialmente con tantos factores a considerar.

Para ayudar a agilizar el proceso y garantizar que se presente de la mejor manera posible, aquí hay una tabla de comparación que destaca lo que se debe y no se debe hacer para una videollamada exitosa.

Tanto si es un usuario ocasional como si realiza videollamadas todos los días, esta tabla sirve como una referencia rápida y útil para mantener sus interacciones virtuales profesionales y productivas:

Conclusión

Las conferencias desde casa con video son una excelente manera para que las pequeñas empresas y sus empleados se mantengan en contacto mientras trabajan desde casa.

Con estos consejos, puedes dar lo mejor de ti y parecer más profesional mientras logras más en cada sesión.

Imagen: Depositphotos.com