Cómo acceder al valor total de las reuniones virtuales para pequeñas empresas

Es posible que las pequeñas empresas no puedan ofrecer los recursos que se ofrecen a las grandes empresas y no puedan pronosticar, con 100 % de certeza, cómo se verán las cosas internamente en unos pocos años. Todavía están creciendo, después de todo, y la perspectiva económica actual parece sombría, a veces. Sin embargo, lo que las pequeñas empresas pueden ofrecer es encontrarse con los empleados donde se encuentren.

Una plataforma de videoconferencia confiable, poderosa y flexible funciona de maravilla para las pequeñas empresas, incluso si no organizan muchas reuniones. La tecnología del software de reuniones virtuales ha evolucionado para incorporar análisis, gestión de tareas y tiempo, y supervisión del flujo de trabajo disponible para todos los empleados. Sienta las bases para que una pequeña empresa en desarrollo agregue empleados y establezca protocolos duraderos y sostenibles sin importar cuán grandes se vuelvan.

Aquí hay algunas consideraciones clave que las pequeñas empresas deben tener en cuenta al comprar esta herramienta comercial principal:

Seguro y a salvo

“Zoombombing” se convirtió en una broma recurrente al comienzo de la pandemia de COVID-19, cuando la mayoría de las operaciones laborales en todo el mundo se trasladaron en línea. La idea era que un extraño pudiera piratear una videollamada en curso para causar confusión y engañar a los participantes. Lo que comenzó como una molestia inocua se convirtió en un riesgo de seguridad que le costó a Zoom un centavo: la compañía pagó una demanda de $ 85 millones en 2021.

Ya no es aceptable que el software de videoconferencia tenga nada más que los más altos estándares de seguridad, y la mayoría de los proveedores han intensificado su juego de protección. Comience por priorizar el software que admita, o incluso requiera, autenticación de dos factores. Introduce un paso adicional, pero bloquea efectivamente a cualquier estafador sin acceso a múltiples dispositivos propiedad de un usuario individual. Algunos proveedores de software ofrecen su propio software de autenticación y el uso de los dos juntos agiliza los esfuerzos de seguridad. Además, aunque gran parte del software de chat de video moderno está basado en la nube, tiene sentido favorecer a los proveedores que ejecutan centros de datos físicos, lo que agrega un obstáculo adicional para que los piratas informáticos salten.

Se pueden evitar muchos problemas cuando el software otorga autoridad a la persona que realiza la llamada. Busque ofertas que permitan al anfitrión "bloquear" las llamadas en curso. Esto asegura que nadie nuevo pueda ingresar, incluso si han sido invitados o lograron obtener un enlace a la llamada. Priorice el software que también enruta las solicitudes para compartir pantalla y grabar a través de las personas que ejecutan las reuniones virtuales.

Juntos para siempre

Gracias a los desarrollos en SaaS, particularmente en las capacidades de automatización, el software para reuniones es capaz de enfocarse en lo que ocurre antes y después de la reunión. Por ejemplo, si una empresa está organizando un seminario web, el software podría permitir a los usuarios personalizar invitaciones o enviar encuestas previas al evento, y luego enviar por correo electrónico a todos los asistentes una transcripción de la conversación, generada automáticamente.

Las pequeñas empresas deberían considerar invertir en una plataforma de reuniones del mismo proveedor que ejecuta el resto de sus aplicaciones. Esto produce numerosos beneficios, incluido un mayor nivel de seguridad debido a la capacidad de los proveedores de monitorear los problemas desde una ubicación centralizada. La opción también desbloquea las funciones de análisis integradas en la mayoría de los programas de videoconferencia. Como continuación del ejemplo del seminario web anterior, la solución tecnológica adecuada puede obtener información automáticamente cuando se completa la reunión, como los resultados de las encuestas o las cifras clave discutidas en una presentación de diapositivas, analizar algunos números y enviar los resultados a todos los asistentes y empleado. Estos últimos destinatarios encontrarán tareas destacadas agregadas a sus calendarios y números esenciales incrustados en hojas de cálculo de seguimiento, todo esto es posible porque las diferentes piezas de software se comunican entre sí sin problemas.

Puede ser tentador para las pequeñas empresas renunciar a este proceso y simplemente optar por el proveedor que ofrezca la solución más económica. Los verdaderos ahorros provienen de la interoperabilidad de múltiples herramientas relacionadas, agrupadas y cotizadas como un paquete de aplicaciones de colaboración.

Cerca o lejos

El software adecuado para videoconferencias hace maravillas en la experiencia de los empleados. Cuando se unifica con otras aplicaciones, los empleados mantienen una vista panorámica de la rutina diaria y pueden ajustar las tareas rápidamente para ejecutar cualquier pivote requerido. También maximiza el tiempo de los empleados al permitir la distribución de agendas antes de las reuniones virtuales y permitir pizarras virtuales durante la llamada.

Sin embargo, una pieza sólida de software para reuniones envía el mensaje de que una empresa entiende cómo trabajan sus empleados.

Las pequeñas empresas deben priorizar el software para reuniones con un componente móvil. Suena como un hecho, ¿no deberían todas las empresas de tecnología crear aplicaciones móviles para complementar sus ofertas de escritorio? Pero es más difícil encontrar un proveedor que produzca un software de reuniones confiable y una aplicación móvil compatible, de última generación y tecnológicamente inteligente. de lo que algunos podrían pensar. Además, cuando este software funciona dentro de un sistema unificado, incluso las reuniones móviles se extraen en busca de datos útiles para guiar y actualizar los flujos de trabajo.

Debido a que los empleados se involucrarán con el software, teóricamente, en todo el mundo, es importante que las pequeñas empresas usen tecnología que mantenga un registro de actividad para que los supervisores lo revisen después del hecho. Si ocurriera una brecha de seguridad, este puede ser un recurso invaluable para rastrear lo que sucedió y parchear la vulnerabilidad para que dure períodos de crecimiento.

Normas y prácticas para reuniones virtuales

Las pequeñas empresas deben crear su paquete de software teniendo en cuenta la eficiencia. Es fácil pasar por alto este aspecto cuando solo hay unos pocos empleados que pueden hacer excepciones a todas las reglas, pero una vez que la empresa crezca, será importante establecer las mejores prácticas para cuando se incorporen nuevos empleados, especialmente los nuevos gerentes.

El software también establece un precedente: ahora, cuando surge algo importante, se incentiva a los empleados a realizar reuniones virtuales para difundir información sabiendo que se comunicará de manera efectiva y existirá un rastro de papel virtual en caso de que se crucen los cables.

Lo que es más importante, el software de videoconferencia ahorra tiempo a las pequeñas empresas, un producto básico que las empresas de todos los tamaños deben proteger a toda costa.