Por qué su empresa debe utilizar un sistema de gestión de almacenes

Un sistema de gestión de almacenes (WMS) es un tipo de software que las organizaciones utilizan ampliamente para administrar y controlar las operaciones de almacén desde el momento en que las mercancías o los materiales ingresan al almacén hasta que se retiran. En términos básicos, un WMS ayuda en la optimización de todas las operaciones de su almacén.

Un sistema WMS es extremadamente importante porque rastrea todos los materiales en su almacén y también crea sistemas para agilizar la forma en que los trabajadores seleccionan productos y empaquetan pedidos. Le permite realizar un seguimiento de la mercancía que ingresa al almacén, se empaqueta en los estantes y en varias ubicaciones, y cuándo sale del almacén para el cumplimiento del pedido.

Un WMS también proporciona visibilidad del inventario de una organización en cualquier momento y ubicación, ya sea en una instalación o en tránsito.

Hoy, en este artículo, profundizaremos en los beneficios de los sistemas de gestión de almacenes para su organización. Más adelante hablaremos de los tipos de WMS para ganar eficiencia en el almacén.

Entonces, sin más preámbulos, ¡comencemos!

¿Por qué utilizar sistemas de gestión de almacenes para su negocio?

Un sistema de gestión de almacenes puede ayudar a acelerar el cumplimiento de su pedido y realizar un seguimiento de lo que se vende bien. También puede realizar un seguimiento de las materias primas cuando ingresan y asegurarse de que estén en el lugar correcto para el almacenamiento y la fabricación.

Además, analicemos en detalle los beneficios clave del sistema de gestión de almacenes y por qué es importante para su negocio.

Ofrece datos de inventario en tiempo real

Los datos de un sistema de gestión de almacenes brindan información de inventario a los trabajadores cuando la necesitan. Un sistema WMS puede leer códigos de serie y realizar un seguimiento de cada artículo desde el momento en que ingresa al almacén. Esto, a su vez, acelera el proceso de entrega saliente.

Un sistema de gestión de almacenes también puede reducir la carga de trabajo de las empresas. Por ejemplo, Magid Glove & Safety utiliza un sistema de gestión de almacenes para mantener un inventario preciso de sus productos.

El conteo de ciclos en tiempo real de WMS permite a la empresa omitir un inventario físico cada año y proporciona los datos sobre la cantidad de producto que hay en cada ubicación.

Reduce los gastos operativos

Uno de los principales beneficios del sistema de gestión de almacenes e inventarios es que reduce en gran medida los gastos operativos. Ayuda a determinar el uso más eficaz tanto del espacio como de la mano de obra, lo que se traduce en una reducción de los residuos. Un sistema WMS permite a las organizaciones determinar dónde guardar ciertos productos, materiales y equipos para optimizar el flujo del almacén.

Algunos sistemas de almacén avanzados tienen simuladores de piso, lo que permite a los usuarios crear planos de planta potenciales dentro del sistema. Estos simuladores les permiten colocar estantes, paletas y otros equipos en el almacén según sea necesario.

Un sistema de gestión de almacenes también proporciona una mejor visibilidad del inventario. Esto reduce el inventario justo a tiempo de las empresas y ayuda a ahorrar dinero porque no necesitan almacenar los artículos. Un WMS también puede reducir el desperdicio al implementar una regla de primero en entrar, primero en salir, de modo que los productos perecederos más antiguos salgan primero.

Por ejemplo, Nature's Best, una de las marcas líderes en distribución de alimentos saludables y naturales, integró un sistema de gestión de almacenes para optimizar sus operaciones comerciales. Este nuevo sistema redujo los costos laborales en más de un 30% y duplicó la productividad.

Gestión de facturación precisa

Las soluciones de gestión de almacenes vienen con herramientas de gestión de facturación integradas o integradas de terceros para proporcionar esta funcionalidad. Esta funcionalidad le permite utilizar la facturación basada en actividades para realizar un seguimiento de todas las actividades relacionadas con el proveedor y generar las tarifas correspondientes.

Además, un software de gestión de almacenes también puede procesar pagos con tarjeta de crédito y conectarse a las principales plataformas de comercio electrónico.

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Mejora las previsiones de demanda

Con la ayuda de un sistema de gestión de almacenes, una empresa puede obtener información sobre la demanda futura. Como un WMS proporciona una mejor visibilidad del inventario, las previsiones de demanda de una empresa pueden volverse más precisas.

Además, un WMS puede recopilar datos sobre el movimiento actual de entrada y salida de materiales y las tendencias históricas para un pronóstico. Cuando un almacén tiene información precisa sobre el pronóstico de la demanda, el personal del almacén puede mantener niveles de inventario óptimos.

Por ejemplo, el fabricante de automóviles Renault ha instalado un sistema de gestión de almacenes en su almacén de producción en Sevilla (España). Con WMS implementado, la empresa ejecuta todos los procesos y operaciones internas sin problemas y obtiene información de inventario en tiempo real, lo que da como resultado un pronóstico preciso de la demanda.

Permite mejoras continuas

Los sistemas de gestión de almacenes permiten mejoras continuas dentro de una organización. Los proveedores de software de gestión de almacenes introducen nuevas características con frecuencia para reflejar las mejores prácticas actuales de la industria. Esto permite a las organizaciones mantenerse al tanto de los últimos desarrollos y mejorar continuamente sus procesos en función de estas innovaciones.

Y, si el sistema de administración de almacenes está basado en la nube, puede actualizarse instantáneamente, lo que puede ayudar a reducir la necesidad de equipos de TI grandes y costosos. Pero las empresas con un sistema local pueden o no recibir actualizaciones periódicas de sus proveedores, según los términos de su contrato. Esta es la razón por la cual muchas organizaciones ahora se están mudando a la nube .

Ofrece una entrega de productos más rápida

No se puede negar el hecho de que a los usuarios de hoy les gusta y esperan obtener una entrega rápida del producto. Y para que esto suceda, la distribución en almacén también debe ser rápida. La integración de un sistema de gestión de almacenes acelera el proceso de envío. Esto significa que sus clientes reciben sus productos más rápido y es probable que regresen a su sitio o aplicación en línea.

Con este tipo de sistemas de gestión, el procesamiento es mucho más rápido. Esto se debe a que los recolectores saben dónde ubicar el artículo. Un sistema WMS utiliza un proceso automatizado para encontrar, rastrear y enviar mercancías más rápido. También ahorra tiempo porque toda la información ya no se actualiza manualmente o con un sistema lento.

Por ejemplo, Decathlon utiliza un sistema de gestión de almacenes para preparar y enviar 3000 pedidos al día para usuarios en línea y alrededor de 55 000 artículos para todas sus tiendas físicas en el Reino Unido.

Mejora la seguridad

La mayoría de los sistemas de gestión de almacenes requieren que los empleados utilicen cuentas de usuario individuales al ingresar transacciones. Esto creará una pista de auditoría que conecta a trabajadores específicos con transacciones específicas, lo que reduce el riesgo de robo y mejora la responsabilidad. También permite a los empleadores identificar nuevas oportunidades de capacitación y otras formas de mejorar las prácticas de los empleados.

Además, los niveles de acceso basados ​​en el usuario evitan el acceso no autorizado a cierta información e informes. Esto solo permite que cada usuario vea tanta información como sea necesario para su trabajo. De esta manera, no tiene que preocuparse mucho por los secretos de la empresa y perder su ventaja competitiva.

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Aumenta la transparencia

Una de las principales ventajas que ofrecen las soluciones de gestión de inventario y almacenamiento es la transparencia. Hacen que procesos como el envío, el cumplimiento de pedidos y el seguimiento sean completamente transparentes para todos los trabajadores.

Con tal transparencia, los empleados pueden acceder a los datos en tiempo real y atender a sus clientes con información precisa y precisa.

Optimiza la cadena de suministro

Una de las principales funciones de un sistema de gestión de almacenes es ayudar a optimizar el funcionamiento interno de un almacén, que luego se extiende a una cadena de suministro más amplia. Un WMS agiliza todo el proceso del almacén, incluidos los recibos entrantes y las entregas salientes, lo que reduce los costos y mejora la eficiencia operativa.

El personal de almacén logra envíos precisos y más rápidos al eliminar o reducir actividades innecesarias o no productivas. Estos ahorros en costos y tiempo, junto con procesos mejorados, pueden transferirse a socios internos y externos, lo que les permite mejorar sus propias operaciones comerciales.

Con una recepción entrante mejorada, el tiempo de entrega también se reduce. Esto, a su vez, permite a los socios de entrega aprovechar mejor sus equipos y recursos y a los transportistas para administrar los niveles de inventario.

Esta alta visibilidad del inventario y la optimización de la cadena de suministro también dan como resultado mejores relaciones con los proveedores y los clientes. Mientras que el proveedor disfruta de una espera reducida en los muelles y muelles de carga, los clientes disfrutan de plazos de entrega reducidos, menos imprecisiones en los pedidos y un mejor cumplimiento de los pedidos. Con este tipo de sistemas, la reputación de su empresa entre los clientes y proveedores también mejora.

Mejora la moral de los empleados

Un sistema de gestión de almacenes puede mejorar la satisfacción y la experiencia de los empleados.

Un WMS puede automatizar tareas manuales repetitivas dentro del almacén, lo que puede mejorar la moral de los empleados. La automatización tiene el potencial de hacer que los empleados estén más contentos porque pueden usar su tiempo de manera más eficiente, lo que se reduce con el tiempo.

Si bien una solución WMS no puede resolver todos los problemas dentro de su fuerza laboral, puede hacer mucho para aliviar las frustraciones tanto de los trabajadores como de la gerencia. Un entorno de trabajo más organizado y libre de estrés podría darles a sus empleados ese momento adicional para pensar dos veces antes de usar equipos cuestionables o intentar un levantamiento inadecuado.

Todo esto da como resultado una fuerza laboral más segura, más entusiasta y satisfecha, lo que mejora aún más el éxito general de su negocio.

Ahora que hemos visto los beneficios clave de la gestión de almacenes para las empresas y cómo puede llevar a su organización al siguiente nivel, es hora de sumergirse en los tipos de sistemas de gestión de almacenes que puede elegir para optimizar las operaciones de su almacén.

Tipos de sistemas de gestión de almacenes

Existen principalmente cuatro tipos de sistemas de gestión de almacenes que implementan las empresas para mejorar la eficiencia operativa y optimizar las operaciones de sus almacenes. Muchas de las características de estos sistemas son similares, pero el estilo de entrega es lo que los diferencia.

Para elegir el sistema de gestión adecuado para las necesidades de su negocio, es crucial comprender primero los diferentes tipos. Entonces, profundicemos en cada uno de ellos en detalle.

Sistema de gestión de almacenes independiente

Los sistemas autónomos son los más básicos y se utilizan únicamente para sus funciones de gestión de almacenes. Estos sistemas se venden sin ninguna función adicional de la cadena de suministro y, en su lugar, solo incluyen las mejores y más importantes características de los módulos WMS, como la gestión de inventario y las operaciones de almacén.

Los sistemas de gestión de almacenes independientes funcionan especialmente bien para las empresas más pequeñas que no necesariamente tienen una fabricación completa, por ejemplo, un proveedor de logística externo.

Módulos de la cadena de suministro

Un sistema de gestión de almacenes se considera una subcategoría de la gestión de la cadena de suministro (SCM). El software SCM tiene un amplio alcance: ayuda a los usuarios a administrar todo, desde los procesos comerciales hasta las relaciones con los proveedores y la evaluación de riesgos. Se centra en la automatización de tareas como ciclos de productos, gestión de inventario y abastecimiento de materiales.

Si bien la plataforma de almacén de gestión de la cadena de suministro admite la gestión holística de toda la cadena de suministro, las soluciones independientes solo cubren las funciones de gestión de inventario y almacenamiento . Si va a optar por este sistema, es vital minimizar las superposiciones dentro de su software actual.

Por ejemplo, si ya utiliza soluciones de software de gestión de inventario, gestión de almacenes y gestión de flotas, puede combinarlas todas en una única plataforma de almacén de gestión de la cadena de suministro. Otra forma de evitar la superposición es seleccionar un software SCM que pueda integrarse fácilmente con otro software comercial como ERP o software de nómina.

Sistemas ERP integrados

El módulo de planificación de recursos empresariales (ERP) se considera una de las mejores opciones para las empresas que buscan mejorar las operaciones de almacenamiento. Es una excelente opción para las empresas 3PL que buscan organizar su cadena de suministro, contabilidad, recursos humanos e incluso plataformas de relación con el cliente.

ERP es un sistema especializado que ofrece escalabilidad y ejecución robusta de la cadena de suministro. Estos sistemas pueden ofrecer funciones de gestión de almacenes, pero no son una función central de ERP. Tenga esto en cuenta cuando planee comprar un software ERP.

ERP puede reemplazar una gran cantidad de otras aplicaciones de software y centralizar sus operaciones en una sola interfaz. Si actualmente no está satisfecho con las soluciones de software que utiliza o desea consolidarlas en un solo sistema, ERP puede ser la mejor opción para usted.

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WMS basado en la nube

Para mayor comodidad y una integración más rápida, una plataforma basada en la nube es, sin duda, la mejor opción. La tecnología en la nube brinda una gran cantidad de beneficios a los almacenes, como menos mantenimiento de TI, mayor seguridad y un menor costo.

Como los sistemas basados ​​en la nube se ejecutan en un servidor y un sistema fuera de la organización, la gestión y la integración del WMS se vuelven mucho más fáciles y asequibles.

Como un WMS basado en la nube está alojado en un servidor separado o privado, conduce a protocolos de seguridad de datos más altos. Esto es particularmente esencial para las empresas que administran un inventario de alto valor o las empresas que simplemente desean más seguridad en su WMS.

Este tipo de sistema puede maximizar la productividad empresarial independientemente del volumen, el tamaño operativo o la complejidad.

La computación en la nube también brinda actualizaciones automáticas de software sin costo adicional, lo que contribuye a reducir los costos y brinda competitividad tecnológica.

Aquí hay algunas ventajas clave de usar WMS basado en la nube:

Implementación más rápida: la implementación de un WMS basado en la nube lleva semanas y no meses o años como los sistemas locales. Esto se debe a que la configuración, el alojamiento y la implementación están a cargo de un proveedor de WMS basado en la nube.

Facilidad de uso: este tipo de sistema es menos complejo para el usuario final: sus empleados. Las operaciones de almacén pueden ser más eficientes cuando la solución WMS es fácil de operar y accesible para sus usuarios cotidianos.

Mejora continua: con WMS en la nube, los usuarios obtienen actualizaciones periódicas y rutinarias como parte de un modelo de mejora continua. Esto garantiza que siempre se beneficie de las nuevas funciones y actualizaciones frecuentes. Además, no es necesario que trabaje con desarrolladores para que lo ayuden a actualizar su sistema.

Entonces, estos son los cuatro tipos principales de sistemas de gestión de almacenes que puede elegir para optimizar las operaciones de su almacén y mejorar su eficiencia general. En la siguiente sección, analizaremos algunos criterios para elegir el mejor sistema de gestión de almacenes para su empresa.

Elegir el sistema de gestión de almacenes adecuado

Elegir el WMS adecuado dependerá de lo que quiera lograr a largo plazo. El WMS correcto puede ayudar a su organización a lograr una mayor productividad y cumplir con los pedidos con mayor precisión, lo que se traduce en costos más bajos. Estos son algunos criterios clave para seleccionar el WMS adecuado para su negocio:

Presupuesto/ROI

Revise las ganancias que recibirá de un sistema de gestión de almacenes para ayudarlo a determinar su presupuesto. Debería recibir su retorno de la inversión en forma de:

• Costos reducidos por ganancias de eficiencia y una mejor gestión de inventario
• Procesos mejorados
• Mejor servicio al cliente, lo que resulta en una mayor retención de clientes e ingresos
• Mejor utilización del espacio
• Mayor visibilidad y trazabilidad

Funcionalidad

Busque sistemas que realicen las funciones más importantes para su organización. Algunas de las funcionalidades que querrás son:

• Mejora de la mano de obra, el equipo y la utilización del espacio.
• Mejores conocimientos sobre las operaciones
• Mayor precisión de recolección, empaque y despacho
• Seguimiento de movimiento de inventario en tiempo real
• Tecnología actualizada que incluye RFID, serialización, código de barras, movilidad, etc.

Vendedores

Preseleccione proveedores y soluciones que mejor se adapten a sus necesidades y presupuesto. Considera lo siguiente:

• ¿Tienen experiencia en su industria?
• ¿Su WMS es un complemento o está completamente integrado con su solución ERP?
• ¿Son receptivos y útiles?
• ¿Se necesita personalización en WMS?
• ¿Cuál es su proceso de formación?

Realice un análisis del software de diferentes proveedores y tabule todas sus características para respaldar todos los requisitos de su negocio, además del costo, la licencia de software, el costo de capacitación, el costo de soporte y el mantenimiento.

Un buen enfoque para identificar el mejor WMS es ver una demostración del software y comprender las diversas funciones que admite.

Conclusión

Con el WMS adecuado, puede llevar las operaciones de su almacén a un nivel más alto de eficiencia, velocidad y precisión de pedidos. En última instancia, esto ayudará a mejorar la competitividad de su empresa y a aumentar la satisfacción del cliente , al mismo tiempo que mantiene bajos los costos operativos.

En caso de que esté buscando implementar un sistema de gestión de almacenes en su negocio, puede contactar a una empresa de desarrollo de software confiable como Appinventiv. El equipo de profesionales altamente experimentado lo ayudará a implementar el software de gestión de almacenes automático para su negocio y atenderá todas sus necesidades. Entonces, ponte en contacto . Estaremos encantados de ayudarte.

preguntas frecuentes

P. ¿Qué es un sistema de gestión de almacenes?

R. Es un tipo de software que las organizaciones usan ampliamente para administrar las operaciones de almacén desde el momento en que los bienes o materiales ingresan al almacén hasta que se retiran.

P. ¿Cuáles son las funciones principales de un sistema de gestión de almacenes?

R. Las funciones principales de un sistema de gestión de almacenes incluyen el seguimiento de la mercancía, el ingreso al almacén, la visibilidad de los niveles de inventario y la aceleración del cumplimiento de pedidos.

P. ¿Por qué es importante la gestión de almacenes para las empresas comerciales?

R. La gestión de almacenes es importante para las empresas comerciales porque ofrece varias ventajas, como una mayor productividad, una mayor satisfacción del cliente y una previsión precisa de la demanda.