¿Qué significa la automatización de relaciones públicas para los profesionales de relaciones públicas?
Publicado: 2020-05-08El mundo se mueve mucho más rápido que antes y el impacto de las redes sociales y digitales ha obligado a que el papel de los profesionales de relaciones públicas evolucione drásticamente. Afortunadamente, las soluciones de automatización de relaciones públicas han ayudado a equipos de todo el mundo a adaptarse al panorama mediático cada vez más complicado.
La creciente complejidad de cómo viaja la información ciertamente no ha hecho que los equipos de comunicaciones tengan menos tiempo, pero las tecnologías impulsadas por IA pueden ayudar a los profesionales de relaciones públicas a trabajar de manera más inteligente.
Ya sea presentando reporteros, monitoreando historias, diseñando estrategias para campañas o demostrando el retorno de la inversión (ROI), las herramientas de automatización de relaciones públicas pueden ayudar a los profesionales de las comunicaciones a liberar tiempo y concentrarse en lo que mejor saben hacer: cultivar relaciones y elaborar mensajes que resuenen.
Exploremos algunas de las formas en que la automatización de las relaciones públicas puede desbloquear la productividad de los equipos de comunicaciones a través de la inteligencia artificial y estrategias basadas en datos.
Contenido
¿Cómo encajan las relaciones públicas y la automatización?
Automatización de divulgación en los medios
Automatización de monitoreo de medios
Automatización de informes de relaciones públicas
Automatización de redes sociales
Automatización de planificación de relaciones públicas
La automatización y las relaciones públicas deberían coexistir
¿Cómo encajan las relaciones públicas y la automatización?
A medida que la IA ha ido creciendo en la conciencia pública y se ha vuelto más común en los entornos empresariales, una preocupación común es que la tecnología en última instancia reemplace a los profesionales humanos.
Claro, hay quienes sienten que la automatización de las relaciones públicas ataca el corazón mismo de la profesión: las relaciones. Después de todo, no puedes (o al menos no deberías) automatizar tus relaciones con las personas.
Pero, aunque no querríamos automatizar todo , la automatización ciertamente se puede utilizar para manejar parte del trabajo intenso que acompaña al rol de un profesional de relaciones públicas.
Cuando se aprovecha correctamente, la automatización de algunas tareas, como el seguimiento de los medios, la divulgación en los medios, las redes sociales y la generación de informes, puede ahorrar tiempo y al mismo tiempo mejorar la planificación y los resultados.
"El uso de herramientas para automatizar nuestras tareas nos ayuda a ser más inteligentes en nuestro trabajo y al mismo tiempo mejorar nuestra productividad", dijo Wendy Marx, presidenta de Marx Communications. "Transforma las relaciones públicas de un arte intuitivo a una profesión más rigurosa respaldada por datos y análisis".
Las soluciones tecnológicas impulsadas por IA, como Meltwater Suite, pueden ayudar a los profesionales de relaciones públicas a hacer más y crear una estrategia de relaciones públicas que produzca resultados comerciales tangibles. Al automatizar tareas manuales tediosas y dotar a los equipos de relaciones públicas de datos concretos, Meltwater le permite crear programas de relaciones con los medios más centrados, comprender mejor a su audiencia y tomar decisiones más informadas.
Echemos un vistazo más de cerca a cómo los profesionales de las relaciones públicas están incorporando la automatización en su trabajo diario con algunos ejemplos.
Automatización de divulgación en los medios
Crear listas de medios puede ser, bueno, tedioso. Con la automatización, puede ser menos.
Una tecnología como la solución de relaciones con los medios de Meltwater presenta una sólida base de datos de medios para que los profesionales de relaciones públicas puedan estar extremadamente concentrados en su divulgación y presentación. Además, nuestro software enriquece automáticamente los perfiles de los periodistas de la base de datos con la información más reciente y añade periódicamente nuevos contactos.
Diga adiós a las horas dedicadas a crear una lista de medios estáticos: Meltwater hace que eso sea cosa del pasado.
"Después de 10 años de búsquedas manuales para crear listas de divulgación como relaciones públicas digitales, la creación automatizada de listas ha reducido un trabajo que solía tomar tres días en promedio por lanzamiento a una mañana de trabajo, como máximo", dijo Corinne Card, cofundadora de Medios de historia completa.
Optimización de los esfuerzos de divulgación
Más allá de la creación de listas, la automatización también puede ayudar a los profesionales de relaciones públicas con el seguimiento, lo que facilita la optimización del alcance en todo el equipo. Una solución como Meltwater presenta una herramienta similar a CRM, que ayuda a sincronizar los esfuerzos de divulgación de los medios de su equipo para evitar situaciones como que dos miembros diferentes del equipo se acerquen a los periodistas sobre la misma historia.
Esto también ayuda a realizar un seguimiento de las interacciones con los periodistas, lo que facilita establecer relaciones con ellos porque tiene un registro de todas las interacciones anteriores. Con Meltwater Media Outreach, también puedes realizar un seguimiento sin esfuerzo de métricas como correos electrónicos enviados, tasa de apertura, tasa de rebote y más. Estas soluciones están destinadas a ayudarle a ahorrar tiempo y, al mismo tiempo, hacer que su divulgación sea más efectiva.
“Al rastrear quién abrió mis presentaciones, puedo adaptar mis seguimientos a los periodistas que pudieron haber visto mi mensaje y se desviaron en comparación con un mensaje que no se abrió, ya sea porque el periodista eliminó el mensaje sin leerlo o porque todavía está esperando ser leer”, Adam Yosim, ejecutivo senior de cuentas, Stanton Communications.
Al confiar en la última tecnología, usted y su equipo podrán dedicar menos tiempo a tareas manuales. Soluciones como Meltwater ahora aprovechan la IA generativa para automatizar la producción de comunicados de prensa. Al aprovechar Chat GPT, el asistente de relaciones públicas de Meltwater puede redactar un comunicado de prensa escrito por IA para usted; simplemente proporcione al sistema una explicación en lenguaje natural de lo que debería tratar su comunicado y la herramienta redactará la copia.
Automatización de monitoreo de medios
El panorama mediático no ha hecho más que crecer en complejidad durante la última década. Los profesionales de relaciones públicas necesitan saber quién habla de sus marcas o clientes en noticias tradicionales, redes sociales, blogs, podcasts, foros en línea y más. Esto plantea la pregunta: ¿cómo se supone que debes hacer eso?
Supervise las fuentes de medios a escala
Afortunadamente, las tecnologías modernas pueden ayudar a automatizar el proceso de monitoreo de medios, analizando todos esos datos para encontrarle a su equipo las historias adecuadas que necesita para informar su estrategia de relaciones públicas.
Una herramienta como la solución Media Monitoring de Meltwater escanea más de 270.000 fuentes de noticias en todo el mundo. Además, puedes elegir hasta 15 canales de redes sociales diferentes para monitorear en cualquier momento.
"Los informes automatizados de menciones en los medios todas las mañanas a las 7 am me permiten comenzar el día sabiendo lo que está sucediendo en las industrias de los clientes", explica Chloe DeYoung, gerente de relaciones públicas de Element. "Recibo alertas de mis clientes, sus portavoces, noticias de la industria e incluso menciones de la competencia".
Las tecnologías de relaciones públicas modernas pueden automatizar el proceso de recopilación de “recortes” para que los equipos puedan dedicar más tiempo a crear campañas efectivas y elaborar mensajes relevantes en lugar de examinar las noticias del día. Además, la IA puede escanear todo ese contenido y analizarlo en busca de menciones, opiniones y más.
“En mi primera colocación en una cooperativa, hice los 'recortes'”, dice Celia Sollows, presidenta de The Little Public Relations Company. “Recibimos menciones de noticias por fax, hojeamos varios periódicos, recortamos historias, las pegamos en papel, luego las fotocopiamos y las entregamos. El recuento y análisis de palabras se realizó manualmente. Hoy me conecto a una plataforma y obtengo historias y análisis”.
Cómo la IA ayuda a monitorear las crisis
Automatizar este proceso es especialmente importante cuando se trata de gestión de crisis.
Con la solución de escucha social de Meltwater, los profesionales de relaciones públicas pueden crear búsquedas para su marca y cualquier otra palabra clave relevante (por ejemplo, nombres de productos, altos ejecutivos, etc.) que probablemente se mencionen cuando la gente habla de su negocio e industria. También puede configurar alertas para que se envíen a las partes interesadas clave cuando se produzcan picos inusuales de esos términos que se discuten en las redes sociales.
Consejo: consulte nuestro blog para aprender cómo crear informes de análisis de seguimiento de medios.
Automatización de informes de relaciones públicas
Los profesionales de relaciones públicas deben poder demostrar el éxito de sus esfuerzos y mostrar evidencia concluyente de que las relaciones públicas generan resultados comerciales tangibles. Desafortunadamente, el proceso de presentación de informes a menudo puede ser un problema para muchos equipos de relaciones públicas.
Pero las nuevas tecnologías pueden automatizar gran parte del proceso de generación de informes para que los profesionales de relaciones públicas siempre tengan acceso a métricas dinámicas y actualizadas sobre su desempeño.
"La automatización, si se usa correctamente, realmente puede ayudar a realizar un seguimiento de las métricas de la campaña", dice Kristina Markos MLS, instructora de comunicaciones de Lasell College. "Tener acceso instantáneo a datos y métricas es clave".
El poder de los paneles personalizables
Una solución como Meltwater brinda a los equipos de relaciones públicas acceso a paneles personalizables a través de nuestra herramienta Analizar. Con Meltwater, puede realizar un seguimiento fluido de una amplia variedad de métricas críticas para los profesionales de relaciones públicas, que incluyen:
- Exposición mediática
- Equivalencia de valor publicitario (AVE)
- Sentimiento
- Alcance de las redes sociales
- Cuota de voz
Nuestros paneles personalizables siempre se actualizan con datos en vivo de cualquier escala de tiempo que elija su equipo, ya sean días, meses o incluso año tras año. De esa manera, obtendrá la información más reciente y relevante en cuestión de segundos.
"Cuando llega el momento de informar sobre nuestro trabajo como agencia, podemos ver una cobertura que lo abarca todo, desde los medios tradicionales hasta las redes sociales y el contenido de influencers", dice DeYoung. "Luego trabajamos con análisis para rastrear las visitas al sitio web y las rutas de nuestros esfuerzos".
Puede utilizar estos paneles para crear informes automatizados que se envían por correo electrónico a intervalos regulares. Además, la nueva cobertura de los medios se puede compartir por correo electrónico con colegas en un formato de boletín automatizado, lo que garantiza que los éxitos del equipo de relaciones públicas se destaquen constantemente dentro de la empresa.
Automatización de redes sociales
La automatización de las redes sociales ha cambiado las reglas del juego para muchos profesionales de relaciones públicas. Herramientas que permiten a las marcas programar publicaciones para ahorrar tiempo y permitirles atraer más tráfico a su sitio.
Si bien automatizar las publicaciones en las redes sociales ES conveniente, sigue siendo importante interactuar con tus seguidores.
"Las redes sociales son más que un vertedero de enlaces", dice Andy Crestodina, cofundador y director de marketing de Orbit Media. “Es un lugar para tener una conversación. Si estas publicaciones sociales automatizadas son lo único en tu flujo, eso no es bueno”.
Además, tecnologías como Meltwater pueden ayudarle a automatizar los informes sobre sus iniciativas de redes sociales.
Nuestra plataforma le permite realizar un seguimiento del rendimiento de sus publicaciones en tiempo real. Puede ver el rendimiento de cada canal, así como una vista multicanal que destaca el contenido principal en todos sus canales sociales, tanto pagos como orgánicos. También puede realizar análisis para seguir una campaña específica y comparar esos resultados con su programación social normal.
Automatización de planificación de relaciones públicas
La automatización juega un papel vital en la planificación de sus campañas y su estrategia de relaciones públicas. Los profesionales de relaciones públicas deben comprender los temas que interesan al público y las conversaciones que tienen lugar en línea de las que su marca podría formar parte.
Una solución de escucha social como Meltwater podría ayudarte a aprovechar estas conversaciones. Esto le permite realizar un seguimiento de los temas de actualidad para que pueda saltar a las historias antes que sus competidores.
Aprovechar la automatización y las estrategias basadas en datos para capitalizar las tendencias ayudará a que su marca se mantenga visible en el vasto panorama de los medios en línea, además de demostrar que su equipo está al tanto de los intereses de su audiencia.
"Saber qué tipo de contenido resuena con qué audiencia durante qué momento específico lo es todo", dijo Lauren Cranston, especialista en relaciones públicas y redes sociales de Skyword. "Debido a que la actividad de las redes sociales fluctúa, tener esa información automatizada a mi alcance es esencial para ayudar a construir una estrategia".
La automatización y las relaciones públicas deberían coexistir
Las principales agencias de relaciones públicas del mundo están aprovechando la automatización y la inteligencia artificial para planificar campañas, monitorear fuentes de medios, brindar informes holísticos y mucho más. En el acelerado entorno de medios en línea actual, es simplemente demasiado para un equipo mantenerse al tanto de todas estas tareas sin la ayuda de la tecnología.
Tecnologías como Meltwater pueden ayudar a los profesionales de relaciones públicas a automatizar procesos, tomar decisiones más informadas, lograr mejores resultados y proporcionar datos y análisis que demuestren el retorno de la inversión de las estrategias de relaciones públicas.
De esa manera, los equipos pueden ser más eficientes y al mismo tiempo mantenerse fieles a la construcción de relaciones que es el núcleo de la profesión.
Obtenga más información sobre cómo Meltwater puede ayudarlo a automatizar los procesos de relaciones públicas cuando complete el siguiente formulario: