¿Qué hace exactamente un asistente virtual? Todo lo que querías saber

Como dueño de un negocio, usted es muy consciente de que hay 24 horas en el día, e incluso que estas no son suficientes.

Con todo lo que necesita hacer: contratación y administración de empleados, administración y asegurarse de que su negocio funcione de manera rentable, simplemente no tiene tiempo para hacer todo al 100% lo mejor que pueda.

¡Tú tampoco deberías!

Una de las soluciones fáciles para una situación como esta es contratar a un asistente. Pero si no hay espacio en el presupuesto para un asistente de tiempo completo, una buena alternativa es contratar a un asistente virtual.

Pero puede ser difícil saber exactamente cómo contratar a un asistente virtual, así como los puntos más finos con respecto a lo que hace un asistente virtual. Permítanos aclarar algunos de estos problemas al entrar en detalles sobre cómo un asistente virtual puede ayudar a su negocio.

¿Por qué y cuándo necesita contratar un asistente virtual?

En su mayor parte, nunca es un mal momento para contratar a un asistente virtual, por lo que siempre es mejor contratar uno justo antes de que sea absolutamente necesario.

Los asistentes virtuales pueden asumir tantas tareas diferentes y ayudar en una gran variedad de formas, ayudándole a reducir su carga de trabajo. Al delegar las tareas que realmente no necesita hacer, tendrá más tiempo para concentrarse en el núcleo del negocio en lugar de atascarse con un trabajo que consume mucho tiempo.

Contratar un asistente virtual también puede ser una buena idea para cualquier negocio que esté en proceso de escalar. Este es siempre un momento agitado para un negocio, lo que significa que es inevitable que las tareas importantes se pierdan en la confusión. Pero tener un asistente virtual puede ayudar a garantizar que los detalles no se pasen por alto y que todo siga en orden durante este período de mucho trabajo.

¿Qué hace un asistente virtual?

Entonces, “¿qué hace un asistente virtual?” podrías estar pensando para ti mismo. Es una pregunta bastante abierta. En cierto sentido, esto depende del tipo de asistente virtual que contrate porque hay una variedad de especialidades. Pero también depende de usted decidir qué es lo que quiere que haga su asistente virtual y luego asegurarse de que el asistente virtual que contrate pueda hacer todo lo que necesite (además de ser un buen empleado para su negocio).

Para ser más específicos, hay una variedad de tareas que la mayoría de los asistentes virtuales podrán realizar por usted, para aumentar la productividad de su lugar de trabajo.

• Uno de los deberes más fundamentales es administrar su horario, así como todas sus necesidades de programación de trabajos. Con un asistente virtual, será más fácil programar, confirmar y recibir recordatorios sobre todas sus citas, ahorrándole mucho tiempo y ayudándolo a ser más eficiente.
• La comunicación interna y externa es otra área en la que los asistentes virtuales pueden brindar mucha ayuda. Un asistente virtual puede administrar listas de contactos y filtrar correos electrónicos, solo transmitiendo aquellos que necesitan atención inmediata. Con la ayuda de un asistente virtual, también es más fácil enviar correos electrónicos masivos a clientes o empleados y rastrear la dirección de correo electrónico que necesita.
• En algunos casos, los asistentes virtuales podrán realizar algunos trabajos de contabilidad y ayudar a administrar los libros de su empresa. Esto puede significar revisar las transacciones en la cuenta bancaria de su empresa, enviar facturas o hacer un seguimiento de los pagos que no se han recibido. No hace falta decir que esto puede ahorrar mucho tiempo y esfuerzo, ya que la mayor parte de este trabajo es monótono pero debe realizarse.

Cómo contratar un asistente virtual

En muchos sentidos, saber cómo contratar a un asistente virtual requiere las mismas habilidades que cualquier otro puesto en tu empresa. Por supuesto, todavía tiene que adaptar el proceso; contratar a un director ejecutivo es diferente de contratar a un trabajador de primera línea, por lo que debe adaptar realmente el proceso de contratación: la prueba, las preguntas de la entrevista, incluso las ubicaciones de las que obtiene candidatos, se adaptan para contratar a un asistente virtual.

Aquí hay algunos consejos rápidos:

1. Determine las tareas que desea que realice su asistente virtual. Haga un balance de sus necesidades y describa las tareas que desea subcontratar a un asistente virtual. Con eso en mente, podrá escribir una descripción de trabajo para lo que su asistente virtual debe hacer mientras está en el trabajo. En resumen, debe saber con anticipación qué le pedirá a su asistente virtual que haga.
2. Las tareas laborales que escriba estarán relacionadas, al menos en parte, con el siguiente paso, que es determinar su presupuesto. Después de todo, no se le puede pedir demasiado a un asistente virtual sin ofrecerle una compensación adecuada por esas tareas. El presupuesto que tenga ayudará a determinar si contrata a un asistente de tiempo completo, un asistente de medio tiempo o si desea contratar un asistente virtual por tarea, lo que también puede ser una opción. Recuerde, desea dejar parte de su presupuesto destinado al desarrollo de los empleados, incluido el del asistente virtual si puede verlos quedarse en su empresa a largo plazo.
3. Después de finalizar su lista de tareas y su presupuesto, puede publicar la descripción de su trabajo y esperar a que los candidatos lo encuentren. A partir de ahí, se trata de revisar a los candidatos, realizar entrevistas y hacer su debida diligencia para encontrar el mejor asistente virtual de la misma manera que lo haría para cualquier otro trabajo.

Cuando contrata a un asistente virtual, es una buena idea limitarse a una lista de candidatos y luego hacerles una prueba para ver si pueden manejar el trabajo. Querrás que se pongan en marcha, por lo que preparar una prueba te ayudará a asegurarte de encontrar a la persona adecuada. Una vez que crea que ha encontrado al asistente virtual adecuado, es importante establecer las expectativas de lo que espera recibir del puesto, así como una lista de verificación de incorporación de lo que desea que logre su nuevo asistente virtual. Es probable que esto coincida con la lista original de tareas que desea subcontratar. Pero nunca está de más reiterar por qué contrató a un asistente virtual y qué necesita de ese rol.

¿Por qué contratar un asistente virtual?

Después de todo el proceso por el que pasa para contratar a un asistente virtual, es importante no olvidar por qué necesitaba uno en primer lugar. Tener esto en cuenta te ayudará a asegurarte de aprovechar al máximo tu asistente virtual, asegurarte de tener a la persona adecuada para el trabajo y brindar la mejor dirección y gestión posible.

Para empezar, has contratado un asistente virtual para ahorrar tiempo en determinadas tareas. Pero también lo ha hecho para ahorrar dinero al reducir algunos de los costos generales asociados con los empleados internos tradicionales. También es posible contratar un asistente virtual a tiempo parcial, un empleado remoto o contratar a alguien que solo realice las tareas que necesita, lo que también puede ahorrarle dinero a su empresa.

La contratación de un asistente virtual también se realiza para liberar el tiempo de los propietarios y gerentes de negocios para que se centren más en las medidas generales que pueden mejorar el negocio en lugar de dedicar demasiado tiempo a las operaciones diarias: el clásico 'trabajar en su negocio, en lugar de en él'. Esas operaciones diarias deben ejecutarse de manera más eficiente, lo que, a su vez, liberará tiempo para que el propietario y los gerentes sean más eficientes en la forma en que gastan su tiempo. Si eso no sucede, podría ser necesario volver a evaluar la necesidad de un asistente virtual o cómo se están realizando las tareas asignadas al asistente virtual.

Software de gestión empresarial y de empleados: su herramienta de gestión de asistente digital todo en uno

Pero, si contratar a un asistente virtual parece desalentador, siempre puede usar una forma intuitiva y fácil de administrar su asistente virtual y administrar y delegar fácilmente algunas de las tareas que consumen más tiempo: mediante el uso de un empleado y una empresa todo en uno. aplicación de gestión, como Connecteam.

¿Imagine un mundo en el que simplemente pueda decirle a su asistente virtual qué hacer y hacer que se encargue de todo desde allí (mientras le brinda una supervisión completa)? Todo lo que es más probable que delegues puede hacerse a través de la aplicación Connecteam, ¡ni siquiera requiere capacitación!

Imagina un mundo donde tu -

• El asistente virtual puede incorporarse a su propio ritmo, a través de las funciones de capacitación remota digitalizadas
• Las tareas repetitivas, como la programación de los empleados, se pueden automatizar fácilmente, lo que significa que ya no tendrás que luchar tratando de averiguar quién está disponible para trabajar y preocuparte si tienes algún conflicto de programación.
• Los empleados pueden marcar la entrada y la salida ellos mismos, a través de su teléfono inteligente (e incluso desde una ubicación geocercada específica).
• La comunicación en toda la empresa puede ser tan simple como publicar una actualización en una aplicación y luego enviar recordatorios automáticos a cualquier persona que aún no la haya visto.
• Optimice los flujos de trabajo y administre proyectos de una manera más eficiente con la herramienta de administración de tareas integrada.

Sin necesidad de capacitación, un plan gratuito para siempre y una prueba gratuita de 14 días de todos los planes pagos, hay una razón por la cual a más de 36,000 empresas les encanta usar Connecteam para administrar sus asistentes virtuales, empleados y negocios.

Pruebe Connecteam hoy y vea cómo puede ayudar a su asistente virtual a ponerse en marcha, haciendo que su negocio funcione mejor, más rápido, más fuerte y lo ayude a escalar.