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¿Qué es un asistente virtual y 47 tareas que pueden hacer por usted?

Publicado: 2023-07-31

Un lector pregunta:

¿Qué hace un asistente virtual?¿Y cómo puede uno ayudar a mi negocio?Dirijo una pequeña empresa, pero el volumen de correos electrónicos y consultas de los clientes se ha disparado.Es un desafío mantenerse organizado.Sin embargo, no podemos darnos el lujo de contratar a un asistente administrativo o gerente de oficina a tiempo completo, ni tenemos el espacio, porque nuestra oficina es pequeña.Un colega me sugirió que contratara a un asistente virtual.¿Me puede dar una idea de los tipos de tareas que puede hacer un asistente virtual?

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— Howard de Albuquerque, Nuevo México

Howard, esta es una gran pregunta. Sí, te explicaremos exactamente qué hace un asistente virtual. Iremos uno mejor para usted.

Al final de este artículo, describimos 42 tareas diferentes que un asistente virtual (VA) puede realizar para una pequeña empresa, para que tenga ejemplos en los que basarse. Pero primero, respondamos algunos datos básicos.

¿Qué es un Asistente Virtual?

Un asistente virtual, a menudo abreviado como VA, es un profesional que opera en un entorno de trabajo remoto y brinda asistencia en diversas áreas, como tareas administrativas, iniciativas de desarrollo comercial, administración de redes sociales, campañas de marketing y mucho más.

Estos profesionales son fundamentales en el funcionamiento diario de las pequeñas empresas, los empresarios y los roles gerenciales, y ofrecen apoyo mediante la gestión de tareas recurrentes y el manejo del trabajo administrativo que, de otro modo, consume un tiempo valioso.

Si bien estos asistentes generalmente operan desde sus oficinas en el hogar, su ubicación geográfica puede estar en cualquier lugar, en los Estados Unidos o en el extranjero.

Los asistentes virtuales han visto un aumento en su popularidad dentro de las pequeñas empresas en la última década, principalmente debido a su flexibilidad.

Dependiendo de las necesidades de su negocio, se puede contratar un VA a tiempo parcial o completo. Ya sea que necesite sus servicios durante 20 horas, 30 horas o incluso una semana completa de 40 horas, los VA brindan versatilidad para satisfacer sus requisitos únicos.

El modelo de compensación de los asistentes virtuales puede ser bastante variado. Algunos pueden preferir que se les pague por hora, mientras que otros pueden optar por un estipendio fijo semanal o mensual.

En muchos casos, puede encontrar una mejor propuesta de valor al contratar a un asistente virtual de tiempo completo por varias razones:

• Los precios pueden ser sorprendentemente asequibles, especialmente para los trabajadores en alta mar.
• Es más fácil integrar un asistente de tiempo completo en los flujos de trabajo regulares y obtener mayores beneficios del acuerdo.
• Un VA de tiempo completo estará mejor posicionado para aprender cualquier aplicación de software especial que necesite, desarrollar relaciones cordiales con compañeros de trabajo y clientes, y crecer con usted a medida que crece el negocio.

Hay dos tipos principales de asistentes virtuales: autónomos independientes y asociados con una empresa o agencia.

Cuando colabora con una empresa de asistente virtual, a menudo se comunica con un gerente que comprende sus necesidades y se asegura de que obtenga un VA que se adapte mejor a sus operaciones.

Beneficios de un Asistente Virtual

En el acelerado mundo de los negocios, el uso de un asistente virtual puede aumentar significativamente su productividad. Considere esto: la forma en que el propietario de un negocio o un gerente clave asigna su tiempo podría ser el determinante más crítico del éxito comercial.

Por lo tanto, es imperativo que se concentren en actividades de alto valor y asuntos estratégicos, dejando las tareas rutinarias y administrativas a su asistente virtual confiable.

Rob Levin, presidente de Work Better Now, lo expresa de esta manera, a partir de su propia experiencia.

“Para dedicar tiempo a actividades de alto valor, era importante para mí dedicar menos tiempo a actividades de menor valor. Es por eso que no solo contraté a un asistente virtual hace 5 años, sino que cofundé una empresa, Work Better Now, para proporcionar asistentes virtuales a otros propietarios de negocios”.

Andrew Cohen, socio de Levin y director ejecutivo de Work Better Now, dice que la pregunta más común que hacen los posibles clientes de la empresa es "¿qué puede hacer un asistente virtual por mí?".

Para responder a esa pregunta, Cohen proporciona una lista de 47 tareas que puede realizar un asistente virtual.

47 tareas que puede hacer un asistente virtual

Un asistente virtual es un contratista independiente altamente calificado que realiza de forma remota una gran cantidad de tareas. Desde programar citas hasta evaluar y responder correos electrónicos, los deberes de un VA son de gran alcance.

Sin embargo, la programación y los correos electrónicos son solo la punta del iceberg. Si una tarea se puede realizar en línea, un VA es más que capaz de ejecutarla.

Este recurso es su guía completa para navegar por el mundo de los asistentes virtuales, aclarando sus funciones y destacando los importantes beneficios que pueden aportar a su negocio.

Gestión de calendario

La tarea de gestionar un calendario, tanto profesional como personal, suele suponer uno de los mayores retos para los emprendedores.

Los asistentes virtuales intervienen aquí, transformando una tarea desalentadora en un proceso sin esfuerzo al proporcionar recordatorios y programar citas. Ofrecen los siguientes servicios:

1. Coordinar y programar llamadas y citas.Una tarea que puede ahorrar a los dueños de negocios aproximadamente 10 horas a la semana, liberándolos de hacer estas tareas que les resultan engorrosas.

La clave del éxito aquí es proporcionarle a su VA reglas claras sobre la programación, incluidos a quién y cuándo programar. También pueden ayudar a coordinar los horarios de otros miembros del equipo.

2. Confirmar citas.Es una buena práctica proporcionarle a su VA una lista de citas para confirmar, especialmente para el día siguiente. Esta práctica puede evitar pérdidas de tiempo causadas por citas olvidadas o cancelaciones de última hora de la otra parte.

3. Proporcionar recordatorios sobre llamadas y citas.Puede ser fácil olvidarse de hacer una llamada, especialmente cuando está fuera de la oficina o en reuniones consecutivas. Un VA puede proporcionarle recordatorios oportunos, llamándolo o enviándole un mensaje de texto unos minutos antes de su compromiso para asegurarse de que lo recuerde.

4. Reprogramar llamadas y citas.Un VA también sirve como puente de comunicación, informando a la otra parte de cualquier cambio de horario y confirmando la hora reprogramada.

5. Proporcionar aviso de cambios de horario a otros.El asistente virtual también notificará a la otra parte y confirmará la hora reprogramada.

6. Proteger el tiempo.Los VA también pueden ayudar a proteger su tiempo de interrupciones innecesarias. Pueden intervenir y rechazar cortésmente las solicitudes de reuniones que pueden no ser una prioridad.

7. Enviar y mantener una “lista de pendientes”.Los asistentes virtuales pueden proporcionarle una lista semanal de las personas que no han respondido a las solicitudes de reunión o llamada, avisándole cuando sea necesaria su intervención.

8. Informe a sus seres queridos cuando estará fuera de la ciudad.Los VA también pueden mantener informados a sus seres queridos sobre su programa de viaje. Pueden compartir una invitación de calendario con las fechas fuera de la ciudad y los detalles de su vuelo y hotel, lo que garantiza una comunicación fluida.

Correo electrónico y gestión de contactos y comunicaciones

En la era digital, un volumen masivo de correos electrónicos puede inundar su bandeja de entrada y mantener una lista de contactos actualizada puede convertirse en una tarea en sí misma.

Aquí es donde entra en juego la experiencia de un asistente virtual. Al confiar estas tareas a un VA, puede recuperar horas preciosas de su tiempo. Aquí hay un vistazo a la gama de actividades que un VA puede manejar:

9. Revisa los correos electrónicos.Los asistentes virtuales pueden administrar su bandeja de entrada en función de reglas específicas establecidas por usted. Pueden realizar tareas como eliminar, responder, reenviar correos electrónicos o marcar los críticos para su atención.

10. Agregue personas a los contactos.Cada vez que interactúa con alguien nuevo, ya sea una llamada, una reunión o cualquier otra forma de interacción, su VA puede garantizar que los detalles de la persona se agreguen rápidamente a sus contactos.

11. Actualice la información de las personas a los contactos.Puede haber casos en los que no tenga acceso inmediato a toda la información de un contacto. En tales casos, un VA puede llenar gradualmente estos vacíos, agregando información a los contactos a medida que esté disponible, como detalles de una firma de correo electrónico.

12. Agregar contactos a CRM.Una razón clave por la que las pequeñas empresas no aprovechan su aplicación de CRM de manera efectiva es la entrada de datos que requiere mucho tiempo. Su VA puede asumir esta tarea, agregando y organizando su sistema CRM.

Tareas telefónicas

Cuando necesita que alguien se encargue de las interacciones telefónicas o incluso que realice tareas de recepcionista sin necesidad de una presencia física, un asistente virtual puede estar a la altura de las circunstancias.

13. Realizar tareas de recepcionista ligero.Hay casos en los que puede esperar llamadas importantes pero es posible que no esté disponible para responderlas personalmente. Aquí es donde un asistente virtual se vuelve invaluable.

Al redirigir dichas llamadas a su VA, puede asegurarse de no perder ninguna comunicación vital, al mismo tiempo que puede concentrarse en sus tareas principales sin interrupciones.

14. Transcribir mensajes de voz.En nuestra era digital acelerada, se puede acceder a la mayoría de los mensajes de voz a través del correo electrónico. Estos se pueden reenviar a su VA quien, además de transcribir el contenido del correo de voz, también puede realizar las actividades de seguimiento necesarias.

Esto podría incluir ponerse en contacto con la persona que llama o establecer recordatorios para que usted responda, agilizando así sus procesos de comunicación.

Viajar

La tarea de organizar vuelos y hoteles para viajes de negocios puede ser un proceso sorprendentemente lento, que a menudo lo aleja de sus operaciones comerciales principales. Aquí es donde las habilidades de un asistente virtual pueden resultar indispensables. Un VA puede manejar:

15. Vuelos de investigación.Dados sus criterios específicos, como aerolíneas preferidas, disposición de asientos y horarios, un VA puede realizar un análisis exhaustivo de varias opciones de vuelo.

Luego, pueden presentarle las mejores alternativas, asegurándose de que no solo viaje cómodamente, sino que también ahorre una cantidad considerable de tiempo en el transcurso de un año.

16. Hoteles de investigación.De manera similar a la investigación de vuelos, su VA puede profundizar en las opciones de hoteles según sus preferencias únicas.

Esto puede incluir factores como el tipo de alojamiento, la ubicación, los servicios disponibles y cualquier tarifa especial a la que pueda tener derecho. Luego pueden compilar una selección preseleccionada, ahorrándole la molestia de navegar a través de numerosas opciones.

17. Reserve vuelos y hoteles.Con sus decisiones tomadas y armado con su tarjeta de crédito e información de viajero frecuente, su VA puede encargarse del proceso de reserva.

Esta puede ser una tarea tediosa para manejar personalmente, pero un VA puede manejar esto de manera eficiente, ahorrándole tiempo y reduciendo la probabilidad de errores.

18. Investigue las opciones de transporte.Esto abarca varias posibilidades, desde autos de alquiler y viajes compartidos hasta incluso transporte público local, según sus preferencias y la naturaleza de su viaje.

19. Transporte de libros.Una vez que se identifican las mejores opciones, su VA puede ir un paso más allá y manejar las reservas, de forma similar a la forma en que administran sus arreglos de vuelo y hotel. Esto garantiza una experiencia de viaje perfecta de principio a fin.

20. Organizar eventos.Si su viaje implica asistir u organizar eventos, su VA puede encargarse de la investigación y hacer los arreglos necesarios. Esto podría incluir encontrar un restaurante adecuado para una cena de negocios, reservar un espacio para reuniones o incluso conseguir entradas para un concierto local.

21. Suspender periódico o correo.Cuando esté fuera, su VA puede garantizar que los servicios regulares en su residencia, como la entrega de periódicos o el correo, se suspendan temporalmente. Esto agrega otra capa de comodidad a sus viajes y garantiza que las operaciones de su hogar se realicen en su ausencia.

Desarrollo de negocios

Cuando se trata de la tarea de desarrollo empresarial, la carga de trabajo puede ser sustancial y multifacética.

Desde la investigación de clientes potenciales en plataformas como LinkedIn hasta la búsqueda de información de contacto crucial, como direcciones de correo electrónico, estas actividades a menudo implican un trabajo preliminar que requiere mucho tiempo.

Un asistente virtual puede tomar las riendas de estas tareas, lo que le permite concentrarse en las interacciones interpersonales fundamentales para lograr ventas exitosas.

22. Investigue clientes potenciales en LinkedIn.Para las empresas B2B y, en ocasiones, las operaciones B2C, mantener una lista de clientes potenciales es una tarea imperativa. Después de obtener una comprensión profunda de sus requisitos, un asistente virtual puede realizar una búsqueda exhaustiva en LinkedIn, creando una lista exhaustiva de prospectos que se alinean con su perfil de cliente ideal.

23. Encuentra direcciones de correo electrónico.Un VA puede navegar hábilmente en las bases de datos y emplear estrategias efectivas de búsqueda de Google para ubicar las direcciones de correo electrónico de los clientes potenciales con los que desea contactar. Esto no solo garantiza que tenga la información de contacto correcta, sino que también le ahorra el tiempo y el esfuerzo de encontrarla usted mismo.

24. Diseño de presentaciones.Su VA puede agregar un toque profesional a sus propuestas ubicando e insertando el logotipo del cliente potencial y haciendo coincidir el color del texto en consecuencia. Además, pueden mejorar la presentación animando las diapositivas según sea necesario, lo que le brinda una ventaja en sus esfuerzos de desarrollo empresarial.

Gestión

A medida que su negocio crece, inevitablemente se traduce en una mayor demanda de diversas funciones de gestión. Esto podría incluir tareas como la elaboración de informes para los clientes, lo que podría requerir la recopilación de grandes cantidades de datos existentes.

O tal vez esté buscando expandir su equipo y necesite ayuda con las actividades de reclutamiento. Su asistente virtual puede asumir estas responsabilidades, brindándole el tiempo y la flexibilidad para concentrarse en aspectos más estratégicos de su negocio.

25. Armar informes.Un VA puede diseñar y generar informes que realicen un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) en intervalos predeterminados. Estos informes brindan una imagen clara del desempeño de su negocio, lo que lo ayuda a tomar decisiones informadas.

26. Ayuda para reclutar empleados.La lucha por encontrar el talento adecuado a menudo puede ser tan intensa como la competencia por los clientes, si no más.

Su VA puede filtrar los perfiles de LinkedIn en función de los criterios que proporcione, compilando una lista de posibles candidatos que podrían encajar bien en su equipo. Esto no solo simplifica su proceso de contratación, sino que también garantiza que tenga un grupo más amplio de talentos para elegir.

Contabilidad

Si la gestión de los aspectos financieros de su empresa, como el mantenimiento de libros o el envío de facturas, le genera una sensación de pavor, podría ser el momento de delegar estas tareas a un asistente virtual.

27. Mantener los libros.Con la capacitación y las instrucciones adecuadas, su asistente virtual puede manejar tareas financieras como revisar y cotejar transacciones y realizar conciliaciones mensuales. Esto asegura un proceso de contabilidad simplificado y registros financieros consistentes para su negocio.

28. Crear y enviar facturas.Al utilizar plantillas de facturas, un asistente virtual puede redactar facturas profesionales y distribuirlas a sus clientes. Esto garantiza una facturación puntual y precisa, lo que contribuye a un flujo de caja saludable.

29. Perseguir los pagos.Establecer un proceso de cuentas por cobrar es crucial para todas las empresas. Su VA puede seguir este proceso para cobrar los pagos vencidos, lo que puede incluir escalar el problema al propietario de la empresa o a la persona pertinente cuando sea necesario.

Recados personales

Administrar las responsabilidades de la vida personal junto con un negocio próspero puede ser exigente. Tareas como hacer reservas en restaurantes o enviar regalos son parte integral del mantenimiento de sus relaciones personales.

Sin embargo, también pueden llevar mucho tiempo. Al aprovechar los servicios de un asistente virtual, puede navegar estas responsabilidades de manera más eficiente.

30. Haz reservas personales en restaurantes.Con acceso a sus preferencias personales y detalles de inicio de sesión para plataformas de reserva como Open Table, su VA puede hacer reservas en restaurantes en su nombre e incluso coordinar con los invitados.

31. Hacer compras.A veces, incluso plataformas como Amazon pueden no tener lo que necesitas, o el proceso de compra puede ser demasiado tedioso. Su VA puede ayudarlo con las compras en línea para asegurar los artículos que necesita.

32. Investiga y envía regalos.Para ocasiones en las que una tarjeta de regalo genérica no es suficiente, su asistente puede encontrar algo distintivo y coordinar su entrega.

33. Gestiona la logística de tu afición.Ya sea asegurar un estudio para los ensayos de su banda de garaje u organizar las reuniones de su club de lectura, un VA puede aliviar las cargas logísticas, lo que le permite disfrutar de sus pasatiempos sin estrés.

34. Localice los pedidos problemáticos.Cuando un pedido no llega a tiempo, su VA puede comunicarse con el proveedor, manejar los tiempos de espera y solucionar problemas, manteniéndolo informado durante todo el proceso.

35. Administrar el calendario familiar.Su asistente virtual puede manejar sin problemas la programación de eventos familiares y el seguimiento de citas, lo que libera más de su tiempo personal.

36. Programe citas médicas.Dados los detalles relevantes, como las fechas de nacimiento y la información del seguro, un VA puede organizar visitas al médico e incluso comenzar a completar la documentación requerida.

37. Pagar facturas personales.Para compras poco frecuentes o proveedores que no ofrecen opciones de pago en línea, un asistente virtual puede administrar los pagos de facturas.

38. Llama a las tiendas para obtener información.Ya sea que esté buscando una botella rara de whisky escocés o un regalo especial, su VA puede hacer las llamadas necesarias para encontrar la tienda que tiene el artículo que está buscando.

Operaciones

Como propietario de una pequeña empresa, su enfoque debe estar en la planificación estratégica para el futuro de su empresa, conceptualizando nuevos productos y servicios e impulsando iniciativas que elevarán su negocio. Por lo tanto, las tareas operativas, como completar formularios en línea y administrar archivos, se pueden delegar a un sistema de soporte confiable, un asistente virtual.

39. Complete formularios en línea.Su asistente virtual, equipado con los detalles pertinentes de la empresa, puede completar varios formularios, como los necesarios para suscribirse a productos de software como servicio (SaaS), ahorrándole un tiempo precioso.

40. Tome notas de los seminarios web.Cuando está interesado en el contenido de un seminario web pero no puede asignar tiempo para verlo, incluso si es a pedido, su VA puede "asistir" en su nombre, anotar los puntos clave y brindarle un resumen completo.

41. Convierte archivos.Si necesita un formato de archivo diferente, digamos, un JPEG en lugar de un PDF, su VA puede manejar la conversión por usted.

42. Realizar investigaciones.Su VA puede realizar una investigación inicial para tomar decisiones cruciales, como evaluar varios productos SaaS para determinar cuál sería el más adecuado para sus necesidades.

43. Configure proyectos en su sistema de gestión de proyectos.Un VA puede configurar nuevos proyectos en su herramienta de gestión de proyectos y extender invitaciones a los participantes relevantes, asegurando un inicio sin problemas.

44. Manejar la gestión de archivos.Ya sea Dropbox o un servidor local para el almacenamiento de archivos, su asistente virtual puede garantizar una organización de archivos adecuada con convenciones de nomenclatura precisas. También aseguran que los permisos de acceso se asignen correctamente.

45. Programe las redes sociales.Su asistente virtual puede agilizar su estrategia de redes sociales al programar sus publicaciones de acuerdo con el proceso que ha descrito.

46. ​​Revisar y editar cartas, blogs y presentaciones.Las cargas de trabajo abrumadoras a veces pueden provocar errores involuntarios. Su VA puede ayudar a corregir y editar comunicaciones importantes como cartas, blogs y presentaciones, asegurando un contenido profesional y sin errores.

47. Mantener un manual de asistente virtual.Los dueños de negocios a menudo prefieren establecer procesos en lugar de adherirse estrictamente a ellos. Su VA puede mantener un manual que documente sus tareas, lo que resulta útil, especialmente durante ausencias inesperadas.

Aquí hay un resumen de la diversa gama de tareas que puede manejar un asistente virtual, todo cuidadosamente empaquetado en una conveniente tabla de comparación.

Cosas que no hace un asistente virtual

Por supuesto, hay algunas cosas que su asistente virtual no hará. No necesita preocuparse por la actitud de un asistente virtual si le pide que haga algo. Un VA no:

• Ponle los ojos en blanco.¡Al menos no lo verás si sucede! Y no lo “escuchará” en ninguna comunicación.
• Requiere una oficina más grande u otro escritorio .Estas personas no compartirán el espacio de su oficina, por lo que no hay necesidad de hacer espacio adicional.
• Intercala drama.Con los asistentes virtuales no tendrás grandes egos que mimar. No tendrás que caminar sobre cáscaras de huevo o preocuparte de que los chismes anulen el profesionalismo. La naturaleza de la relación a larga distancia significa que el drama de la oficina es inexistente.

Próximos pasos para obtener un asistente virtual

• Identifique las tareas en su negocio que sería mejor subcontratar.Sugerencia: concéntrese en tareas que no requieran su experiencia.Pregúntese si la tarea es el mejor uso de su tiempo o sería mejor que otra persona la hiciera.
• Utilice servicios como Work Better Now para identificar asistentes virtuales que se ajusten a sus necesidades.

Ya sea que desee escalar su negocio, dejar de hacer tareas que lo molestan o simplemente desea tener más tiempo libre, un VA es un cambio de juego. Creo que puede ver que contratar a un asistente virtual podría ser clave para su éxito. Espero que esto lo ayude a decidir si un VA es adecuado para su negocio.

¡Buena suerte!

Para obtener más información acerca de los asistentes virtuales, lea:

• ¿Cómo tener éxito en su pequeña empresa mientras hace menos con asistentes virtuales?
• 22 secretos para contratar al asistente virtual adecuado

Todas las respuestas a las preguntas de los lectores provienen del Consejo editorial de Small Business Trends, con más de 50 años de experiencia comercial combinada. Si desea enviar una pregunta, envíela aquí.

Imagen: Depositphotos.com