Qué es la gestión de inventario: Definición, beneficios, técnicas

La gestión de inventario juega un papel importante en la rentabilidad de cualquier negocio. En relación con la logística y la gestión de la cadena de suministro, la gestión de inventario supervisa la adquisición, el movimiento, el almacenamiento y el uso de materias primas esenciales para la producción de bienes y servicios.

La gestión de inventario también se ocupa del lado de salida del negocio: gestiona la cantidad de producto disponible para vender, asegurando que haya suficiente para satisfacer la demanda, pero no tanto como para que la empresa pierda dinero por el inventario no vendido.

En última instancia, la gestión de inventario es un acto de equilibrio perpetuo, que hace malabarismos entre entradas y salidas para mantener los costos bajos y maximizar las ventas y las ganancias.

1. Gestión de inventario, definida
2. Beneficios
3. Proceso
4. Gestión de inventario frente a control de inventario
5. El papel de la gestión de pedidos.
6. Técnicas de gestión de inventario
7. Desafíos
8. Sistemas de gestión de inventario
9. Funciones y características de IMS

¿Qué es la gestión de inventario?

En el lado de la entrada, esto incluye tareas específicas como el abastecimiento, la compra, la recepción, el almacenamiento, el movimiento, la venta y el envío de materiales utilizados para fabricar los productos de una empresa. La gestión de la salida del inventario implica el almacenamiento de productos terminados, así como las ventas y el envío a los clientes.

Cuando se trata de la rentabilidad de un negocio, la gestión de inventario es un acto de malabarismo complejo y de alta velocidad que puede hacer o deshacer el resultado final de su negocio. Demasiado o muy poco de cualquier entrada o salida puede poner en peligro la productividad, la satisfacción del cliente y la rentabilidad.

¿Cuáles son los beneficios de la gestión de inventario?

La gestión de inventario es fundamental para el éxito empresarial. Sin ella, una empresa no puede ser eficiente, rentable o resiliente. Teniendo en cuenta las muchas variables económicas que escapan al control de cualquiera, la gestión de inventarios es una de las áreas firmemente bajo el control de cada negocio.

1. Mayor eficiencia . En un entorno de fabricación, mantener los niveles óptimos de materias primas para mantener la producción sin interrupción ayuda a aumentar la eficiencia. Dos factores clave son tener los materiales correctos a mano y asegurarse de que estén en el lugar correcto en el momento correcto. Además, mover el producto terminado al almacenamiento en almacenes evita retrasos en la producción debido a la falta de espacio. Las paradas o retrasos en cualquier parte del proceso equivalen a pérdida de tiempo, productividad y ganancias.
2. Costos reducidos. Mantener cantidades óptimas (ni demasiado, ni demasiado poco, el equilibrio perfecto de Ricitos de oro) de materias primas minimiza el riesgo de deterioro o desperdicio y evita pagar los materiales antes de que se necesiten. Al mantener la cantidad correcta de producto para satisfacer la demanda, una empresa no está gastando dinero en mano de obra y materiales para producir productos que no se pueden vender lo suficientemente rápido.
3. Mejora de la satisfacción del cliente. Una gestión de inventario exitosa mantiene disponible la cantidad adecuada de productos para satisfacer las necesidades de los clientes lo más rápido posible, lo que reduce las faltas de existencias y genera clientes más satisfechos.
4. Mejor gestión del flujo de caja. Los pronósticos precisos junto con niveles de inventario precisos y una logística eficiente involucran menos efectivo con gastos, producción y almacenamiento innecesarios. Esto libera flujo de efectivo y permite un uso más eficiente de los recursos de efectivo.
5. Mejor toma de decisiones . La gestión de inventario implica pronosticar la demanda, los costos y otras necesidades. Cada vez más empresas utilizan software para medir estas variables y tomar decisiones más inteligentes basadas en datos. Esto ayuda a reducir el costo de gastos innecesarios y pronósticos de demanda equivocados.
6. Mayores ganancias . El objetivo final de estar en el negocio es sacar provecho de la creación, producción, venta y entrega de un gran producto. Una gestión sólida del inventario aumenta las ganancias al aumentar la eficiencia y reducir el desperdicio.

¿Cuál es el proceso de gestión de inventario?

Un proceso de administración de inventario es el modelo y la guía sobre cómo su empresa administra el inventario: la forma en que adquiere, recibe, almacena, usa, vende y envía su inventario.

El proceso comienza con los materiales y productos que compra y utiliza para fabricar sus propios bienes y servicios y continúa a lo largo del ciclo de producción hasta la venta y entrega a sus clientes.

Sin un proceso de gestión de inventario, es imposible comenzar a mejorarlo. Y sin un proceso, la eficiencia está fuera de discusión. Eso se traduce en gastos desperdiciados, pérdida de tiempo y disminución de ganancias inexistentes.

El proceso de gestión de inventario de 5 pasos:

1. Recibir e inspeccionar productos. Establezca un proceso fluido y eficiente para recibir e inspeccionar envíos para ayudar a mantener los materiales en movimiento. Inspeccione su envío para asegurarse de que está utilizando materiales de la más alta calidad y no está pagando por productos dañados o de mala calidad que deberán devolverse o desecharse o, en el peor de los casos, terminar en sus productos.
2. Ordenar y almacenar productos. Preproducción, determine qué productos y materiales deben entregarse a producción y cuáles deben almacenarse. Después de la producción, mueva los productos terminados a las áreas de almacenamiento adecuadas para alejar los pedidos de los clientes y cumplir con los pedidos.
3. Aceptar pedido del cliente . Ya sea comercio electrónico, tiendas físicas u otros, tome los pedidos de los clientes y asegúrese de que todas las partes tengan visibilidad de los pedidos y la información necesaria. Internamente, asegúrese de que las ventas, el almacén, el cumplimiento de pedidos y el envío sepan lo que está pasando.
4. Cumplir, empaquetar y enviar el pedido. Asegúrese de que el cliente sepa que ha recibido su pedido y que pueda averiguar fácilmente cuándo se enviará y cuándo se espera que llegue.
5. Reordenar nuevo stock. Mantener un inventario físico preciso es vital. Saber cuándo y cuánto ordenar depende de datos de inventario actualizados y precisos.

tipos de inventario

• Las materias primas son los elementos, componentes y productos necesarios para fabricar un producto.
• El trabajo en proceso es su producto que se fabrica, cuando las materias primas y los componentes se combinan con el trabajo de los trabajadores y las máquinas para hacer lo que se vende.
• Los productos terminados son los productos terminados listos para la venta y envío a los clientes.
• Los bienes MRO (MRO significa mantenimiento, reparación y operación) son los materiales que necesita para seguir fabricando productos y haciendo negocios, una forma de gastos generales que se considera el costo de hacer negocios.
• El inventario en tránsito describe los productos terminados que se han vendido y enviado al cliente, pero que aún no se han entregado. Este tramo del viaje también se denomina tránsito, inventario de tuberías y transporte.
• El inventario de reserva es lo mismo que el inventario de seguridad y sirve como reserva de emergencia para evitar quedarse sin inventario antes de que se puedan reabastecer las tiendas.
• El inventario de anticipación es similar al stock de reserva o de reserva, pero se obtiene y produce para satisfacer un aumento previsto en la demanda, especialmente aumentos cíclicos o estacionales.
• El desacoplamiento del inventario es una estrategia que reserva ciertas cantidades de producto en varias etapas del proceso de producción para mantener la fabricación en movimiento en caso de escasez o avería en cualquier parte de la línea.
• El inventario del ciclo se mantiene disponible para que las empresas puedan mantener cuotas mínimas de producción. Esto también toma la forma de materias primas y componentes necesarios para cumplir con esas cuotas.

Gestión de inventario frente a control de inventario

En los negocios, los sistemas más pequeños y enfocados operan dentro de sistemas más grandes y más amplios. Lo mismo se aplica a la relación entre la gestión de inventario y el control de inventario.

Dentro del proceso más amplio de gestión de inventario, el control de inventario, también llamado control de existencias, supervisa la logística y el movimiento de materiales y productos dentro de un almacén o sistema de almacenes.

Ubicar artículos rápidamente y moverlos de manera eficiente es esencial tanto para la producción como para el cumplimiento y el envío de pedidos, la base para lograr una alta satisfacción del cliente.

El control de inventario implica el movimiento directo de materiales y productos dentro de los almacenes utilizando todo, desde carros de mano y montacargas hasta camiones, trenes y semirremolques. Pero también incluye el uso de software para rastrear, rastrear y administrar el flujo de materiales y productos hacia, desde y dentro de los almacenes.

Junto con el control de inventario, otra pieza del ecosistema de gestión de inventario es la gestión de pedidos. Esta es otra área donde el software correcto puede hacer o deshacer su negocio. Como su nombre indica, la gestión de pedidos se centra en los pedidos de los clientes.

Sin embargo, la gestión de pedidos es más que tomar pedidos de clientes. Implica recibir pedidos, así como procesar y rastrear cada pedido. Cuando recibe un pedido, debe ubicar, mover, procesar y enviar el inventario. En todo momento, el inventario debe actualizarse a medida que se procesa y envía el pedido.

El mejor software de gestión de pedidos está integrado en la infraestructura digital general de control y gestión de inventario. No solo se cuenta, mueve, rastrea y actualiza el inventario físico, sino que la organización tiene visibilidad de este movimiento. La visibilidad permite un pronóstico más inteligente y una mayor eficiencia general.

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¿Cuáles son las principales técnicas de gestión de inventario?

Similar a la gestión de operaciones, una talla no sirve para todos cuando se trata de gestionar el inventario. Echemos un vistazo a las cuatro técnicas de gestión de inventario más populares:

1. Gestión justo a tiempo (JIT) : Manejar un barco tan estrictamente que los materiales y componentes lleguen cuando se necesitan (justo a tiempo) para la producción reduce la necesidad de almacenamiento y el pago de piezas que no se usarán de inmediato. Este método japonés popularizado por Toyota Motor elimina mucha grasa. Pero como se ha visto en los últimos años, JIT depende en gran medida de una cadena de suministro global que funcione sin problemas. Fuertes aumentos en la demanda, pequeñas interrupciones en la cadena de suministro o incluso disputas laborales pueden trastornar este frágil ecosistema.
2. Planificación de necesidades de materiales (MRP) : la previsión de demanda y ventas impulsa este método. Al igual que con la gestión de inventario en general, los registros precisos de ventas e inventario juegan un papel esencial. La volatilidad en la demanda o la cadena de suministro también puede dejar a una empresa con una preparación insuficiente o excesiva, perdiendo ventas debido a la falta de inventario disponible o perdiendo dinero por el exceso de inventario sin vender.
3. Cantidad de orden económica (EOQ) : este método opera bajo la premisa de ahorrar dinero al ordenar cantidades más grandes de inventario menos veces. Las necesidades de inventario se calculan para permitir que la menor cantidad de pedidos adquiera la cantidad necesaria de materiales o componentes para las necesidades de producción anticipadas. Al ordenar cantidades más grandes, una empresa acepta que los costos de mantenimiento serán más altos. Este método implica el uso de fórmulas EOQ para estimar los costos de los pedidos y los costos de mantenimiento, que se consideran anualmente para determinar las cantidades óptimas.
4. Días de ventas de inventario (DSI) : otro enfoque considera cuánto tiempo se tarda en promedio en mover el inventario. Esto tiene en cuenta el inventario del producto terminado, así como lo que está en progreso y en espera de producción; los gerentes de inventario obtienen información sobre cuánto tiempo es probable que duren los niveles actuales de inventario. El objetivo es mantener esta proporción, también conocida como días de inventario pendiente (DIO), días en inventario (DII) y antigüedad promedio del inventario, lo más baja posible.

Otras técnicas de gestión de inventario incluyen:

• El análisis ABC se basa en el principio de Pareto de que el 80 % de sus ingresos proviene del 20 % de sus productos. El análisis ABC ayuda a determinar sus bienes y servicios más y menos valiosos.
• El seguimiento de lotes agrupa productos con características de lote similares, como fecha de fabricación, ubicación y fechas de vencimiento, así como productos con materias primas comunes. Esto ayuda a priorizar el envío y, en el desafortunado caso de un retiro del mercado, permite rastrear productos y rastrear cualquier problema hasta la fuente.
• Los envíos a granel generalmente reducen el costo de envío de un artículo individual, como se usa en el método de administración de inventario EOQ. Comprar al por mayor puede presentar otros desafíos como el espacio de almacenamiento, el deterioro y posiblemente pedir más de lo necesario para satisfacer la demanda.
• Consignación significa que el fabricante envía a un minorista mercancías para vender sin hacer que el minorista compre los productos por adelantado. Esto evita potencialmente pedir demasiado de un producto pagando solo por los productos que se venden.
• El cross-docking minimiza el movimiento y el almacenamiento de inventario al cargar el inventario de entrada directamente en los vehículos de envío de salida.
• La previsión de la demanda utiliza estudios de mercado, ventas anteriores y otros datos para pronosticar cuántos productos comprarán los clientes. Esto informa cuánto inventario se debe tener disponible y cuánto se deberá producir.
• Dropshipping permite que un minorista o agente de ventas venda productos sin tener los productos reales en el inventario. En su lugar, el pedido pasa al fabricante para que lo procese y cumpla, y se envía directamente al cliente sin que el vendedor tenga que realizar ningún envío o manipulación.
• FIFO y LIFO son la priorización de productos de envío por orden de primero en entrar, primero en salir (FIFO) o último en entrar, primero en salir (LIFO).
• La manufactura esbelta busca maximizar la productividad y la eficiencia eliminando lo que no agrega valor.
• La cantidad mínima de pedido (MOQ) es la cantidad mínima de un producto que un proveedor o fabricante permitirá pedir. Esta es la cantidad necesaria para vender para obtener ganancias o al menos alcanzar el punto de equilibrio.
• La fórmula del punto de pedido calcula el punto en el que se debe pedir más inventario. La fórmula del punto de pedido multiplica las ventas unitarias diarias por el tiempo de entrega (en días) desde el pedido hasta la llegada, incluido un margen de existencias de seguridad para tener en cuenta posibles retrasos o picos en las ventas.
• La gestión de inventario perpetuo utiliza software para rastrear los niveles de inventario en tiempo real, registrando cada unidad de inventario que ingresa y cada venta que sale.
• El inventario de seguridad es una cantidad de inventario adicional que se mantiene como un amortiguador contra quedarse sin existencias en caso de que ocurra un aumento inesperado en las ventas antes de que lleguen las existencias reordenadas.
• Six Sigma utiliza estadísticas y análisis de datos para mejorar la eficiencia al tiempo que reduce los errores y el desperdicio en los procesos de fabricación.
• Lean Six Sigma busca eliminar el desperdicio y las ineficiencias en los procesos de fabricación y la gestión de inventario, especialmente al encontrar y corregir las causas fundamentales de las fallas y las ineficiencias.

El proceso complejo plantea muchos desafíos.

No sorprende que una función compleja como la gestión de inventario presente desafíos en todo momento.

• Variables como picos de demanda, problemas en la cadena de suministro o interrupciones en la producción pueden dejar los niveles de inventario demasiado bajos. Por otro lado, la menor demanda o la sobreproducción pueden generar un exceso de inventario sin vender. Dichos escenarios conducen a la pérdida de ingresos a través de ventas perdidas o dinero desperdiciado en productos no vendidos.
• Los datos inexactos alteran la previsión de la demanda.
• Evitar la contracción del inventario (mantener la precisión del inventario). A veces, como medida temporal de reducción de costos, los niveles de inventario se hunden y no se reponen. Pero esto reduce los inventarios intermedios, lo que aumenta el riesgo de quedarse sin existencias y decepcionar a los clientes.
• La demanda de los clientes puede cambiar de la noche a la mañana.
• La gestión de la obsolescencia de las existencias requiere equilibrar la necesidad de vender el inventario existente menos deseado mientras se cambia de dirección para satisfacer las nuevas necesidades de los clientes.
• Gestión de múltiples ubicaciones y proveedores.
• La integración con otros sistemas presenta otro dolor de cabeza potencial cuando las empresas intentan actualizar el software y los sistemas de administración de inventario y descubren que no todos son compatibles entre sí.
• Mantenerse al día con la innovación y la tecnología.

¿Qué es un sistema de gestión de inventario?

Un sistema de gestión de inventario (IMS) gobierna y ejecuta su proceso para rastrear productos desde el inventario de entrada de materias primas e información a través de los procesos de fabricación, almacenamiento, ventas y envío.

Aquí hay tres tipos de IMS:

• Los sistemas de inventario manual son de la vieja escuela, contando cada artículo y actualizando las ubicaciones a mano.
• Los sistemas de inventario periódico hacen que el equipo cuente el inventario físico cada mes o trimestre. Los sistemas de códigos de barras pueden ser una forma más rápida, fácil y eficiente de contar y rastrear el inventario escaneando el código de barras de un producto.
• Los sistemas de inventario perpetuo cuentan y rastrean el inventario automáticamente usando software para actualizar los inventarios cuando se compran o venden materiales, componentes y productos. Los sistemas RFID utilizan etiquetas de identificación por radiofrecuencia para registrar y rastrear el inventario que entra o sale, actualizando automáticamente el sistema.

Qué buscar en un sistema de gestión de inventario

Su IMS maneja todo lo que necesita para que su gestión de inventario y, por extensión, su negocio, sea exitosa. Las empresas que invierten en el software adecuado para facilitar un IMS obtienen una ventaja competitiva.

Aquí hay algunas características y funcionalidades que debe tener un IMS efectivo:

• El seguimiento de inventario automatizado acelera y simplifica el trabajo, reduciendo las tareas repetitivas que son propensas a errores humanos.
• El acceso a datos en tiempo real proporciona visibilidad para tomar decisiones de gestión de inventario más inteligentes y rentables.
• La previsión de la demanda utiliza los datos en tiempo real y el poder analítico del aprendizaje automático para ayudar a informar las decisiones de inventario que pueden reducir el desperdicio y aumentar los ingresos.
• La integración multicanal le permite centrarse en la gestión de inventario real en lugar de luchar con sistemas incompatibles. Además, una mayor visibilidad de los datos en tiempo real en toda la empresa garantiza que todos vean los mismos datos y puedan acceder fácilmente a la información desde cualquier lugar y en cualquier momento.
• Los códigos de barras y el escaneo permiten una gestión de inventario más eficiente con datos más precisos.
• Las alertas y notificaciones envían información importante a las personas que la necesitan para tomar mejores decisiones y actuar rápidamente.
• El acceso móvil amplía el alcance de un IMS a las cuadrillas en el campo, lo que permite tiempos de respuesta más rápidos desde cualquier lugar.
• La gestión de proveedores permite una experiencia fluida cuando se trabaja con proveedores y se gestionan pedidos, envíos, seguimiento y aprobaciones.
• La optimización del inventario es el quid de la gestión del inventario; un IMS debería ayudarlo a lograr el inventario equilibrado que minimiza el desperdicio y maximiza las ganancias.
• Los informes y análisis son herramientas esenciales para monitorear el desempeño, para ver qué está funcionando y dónde se pueden realizar mejoras.

Tener los mejores métodos y sistemas de gestión de inventario puede marcar la diferencia entre luchar por sobrevivir y un negocio duradero. ¿Se quedará preguntándose cómo lo hace la competencia, o disfrutará de clientes satisfechos y rentabilidad a pesar de una economía en apuros?