Connecteam es la aplicación número 1 para empleados utilizada por las agencias de atención

Sin duda, las agencias de atención pueden actuar como un verdadero salvavidas para las personas que necesitan asistencia. Sin embargo, esta suele ser una tarea desafiante y difícil tanto para el paciente como para su(s) cuidador(es) por varias razones.

Las agencias de atención se enfrentan a una gran cantidad de desafíos que pueden hacer que las operaciones diarias sean una tarea ardua y que requiere mucho tiempo. Por ejemplo, la finalización manual de formularios con lápiz y papel o la programación que genera demasiado papeleo y, a menudo, errores o errores. Las agencias de atención también enfrentan altas tasas de rotación de empleados, mala comunicación, falta de compromiso y más.

Es por eso que decidimos centrarnos en cómo y por qué cientos de agencias de atención han recurrido a Connecteam para ayudarlas a superar estos desafíos. Con Connecteam, las agencias de atención pueden mejorar drásticamente sus operaciones, comunicación y compromiso con sus cuidadores y con todo el equipo. Al hacerlo, los cuidadores pueden concentrarse en brindar la mejor atención posible a sus pacientes y la alta gerencia puede concentrarse en ejecutar de manera eficiente las operaciones y los procedimientos diarios.

Retos a los que se enfrentaban las agencias de atención antes de Connecteam

Papeleo sin fin

Todo el papeleo clave se completa a través de métodos tradicionales como formularios en papel. Este es un proceso ineficiente ya que estos formularios deben ser vistos y tomados en cuenta por la gerencia de inmediato, pero las agencias de atención no siempre reciben estos formularios.

Además, las agencias de atención también envían mucha información y archivos adjuntos por correo electrónico a los empleados; ocupando demasiado tiempo.

Información dispersa en múltiples lugares

Los materiales que los cuidadores necesitan regularmente están en la oficina o se transportan a cada lugar. Es un inconveniente y un desastre. Cada vez que las agencias de cuidado necesitan actualizar estos materiales, debe imprimir nuevos documentos y entregárselos a cada cuidador y eso no siempre es fácil con los horarios de todos. Es imposible estar seguro de que cada cuidador tenga el material más actualizado.

Falta de compromiso y comunicación de los empleados

El personal no puede comunicarse entre sí fácilmente, la mayoría de los otros cuidadores están guardados en los teléfonos personales de los empleados o no lo están en absoluto.

Actualizar a los cuidadores lleva demasiado tiempo, ya sea un deseo de cumpleaños o una actualización de procedimiento importante, las agencias envían correos electrónicos o mensajes de texto masivos. El seguimiento de quién lee su mensaje o correo electrónico es tedioso y lleva demasiado tiempo.

Tiempo perdido en capacitación e incorporación

Las agencias de cuidado tienden a tener muchos cuidadores que se van dentro de los primeros seis meses, por lo que todo el tiempo que dedican a capacitarlos e incorporarlos es irrelevante. Las agencias de cuidado necesitan una forma más eficiente y rápida de hacer esto, al mismo tiempo que se aseguran de que el nuevo cuidador sea profesional y esté listo para funcionar.

“Los objetivos de Phoenix Homecare and Support eran mejorar la participación de los empleados, digitalizar nuestros formularios en papel y crear un centro empresarial central. Connecteam nos ha ayudado a conseguir todos estos objetivos. Nuestros empleados utilizan la aplicación a diario y completan formularios importantes con más frecuencia que antes. Como agencia de atención domiciliaria, es importante para nosotros poder brindarles a nuestros cuidadores las herramientas que necesitan para poder desempeñar sus funciones de manera efectiva”. – Garret Williams

En base a todos los desafíos enumerados anteriormente, los cuidadores entienden que con la aplicación para cuidadores adecuada, pueden optimizar los procesos diarios para no tener que lidiar con demasiado papeleo. En cambio, la solución adecuada les permite centrarse en el paciente. Esta es la razón por la que tantas agencias de cuidadores recurren a Connecteam.

De hecho, lea cómo una agencia de atención pudo ahorrar mucho tiempo en tareas administrativas y mantener a su equipo conectado y comprometido.

La aplicación Connecteam Caregiver termina con los desafíos comunes, así es como...

Programación de trabajos

Para despachar y administrar las llamadas de un usuario del servicio, las agencias de atención utilizan la función de programación de trabajos de Connecteam para proporcionar toda la información relevante a su cuidador de manera fácil y rápida:

• Asignación de cuidadores para los servicios en función de diferentes requisitos.
• Proporcionar toda la información relevante, incluida la hora de inicio, la dirección y las instrucciones especiales.
• Registros de la hora de entrada y salida de un empleado, además de su ubicación.
• Los gerentes y empleados pueden agregar notas de turno con comentarios y fotos si es necesario.
• Permitir que los empleados acepten y rechacen turnos (opcional, se puede deshabilitar).
• Cree tareas por turnos para que tenga una supervisión total del progreso de su equipo y sus empleados sepan exactamente lo que deben hacer.
• Los empleados pueden enviar mensajes directamente a los gerentes cuando ingresan a su horario directamente desde su teléfono si algo no está claro o falta.
• Reciba una notificación automática si alguien se acerca a las horas extraordinarias para que pueda manejar el asunto de inmediato.
• Toda la información de programación de trabajos se guarda y se pueden crear informes para revisar el desempeño de los empleados, la asistencia y el tiempo dedicado a cada cliente.
• Programación sin errores con sus propias limitaciones personalizables.

De hecho, Capterrarevisó las principales soluciones de software para cuidadores y enfermeras y clasificó a Connecteam como la mejor solución para una programación eficiente.

Agilice la comunicación

La comunicación con los cuidadores es fundamental, pero no es una tarea fácil. Con la mayoría del equipo en movimiento, mantener a todos en la misma página y comprometidos puede representar un verdadero desafío.

Estos son algunos de los mejores métodos y herramientas de comunicación utilizados por las agencias de atención/proveedores de atención que utilizan Connecteam:

• Notificaciones automáticas en tiempo real para actualizaciones y anuncios: tanto para comunicación formal como informal.Desde la celebración de cumpleaños y eventos hasta el envío de un memorándum del director ejecutivo, hasta la actualización de nuevos servicios disponibles, cambios de turno o nuevas vacantes en la empresa.
• Comunicación dirigida :proporcionar a cada empleado la información relevante que necesita. Fácil diferenciación entre libertad condicional, por hora, empleado interino, gerentes de servicios de atención, cuidadores o sitios. Los gerentes pueden ver fácilmente quién no leyó o no vio anuncios o mensajes importantes y comunicarse con ellos de forma privada. La gerencia también puede revisar qué horas son las mejores para publicar anuncios o actualizaciones en toda la empresa según el uso de los empleados.
• Directorio de empleados: facilite a los empleados la búsqueda de información de contacto con un directorio de empleados digital.Los cuidadores pueden buscar por nombre, ubicación o incluso puesto de trabajo.
• Grupos y canales de chat: agiliza la comunicación del día a día de manera fácil y eficiente.Permita a los cuidadores un canal directo de comunicación con su respectivo gerente o cree chats grupales para difundir información a un grupo de cuidadores.

Impulsar el compromiso de los empleados

Las agencias de cuidado a menudo sienten la necesidad de poner a los cuidadores en el centro y elevar el compromiso general de los empleados en las empresas.

Algunas de las prácticas comunes utilizadas para lograr un mayor compromiso de los empleadosincluyen:

• Encuestas periódicas : ya sea una simple encuesta de retroalimentación de dos preguntas o una sólida encuesta de satisfacción del empleado, las agencias de atención utilizan Connecteam para permitir que los empleados compartan sus comentarios con facilidad y eficiencia.
• Comentarios del capacitador : permite que el cuidador brinde comentarios sobre el capacitador y la sesión de capacitación.
• Boletines : los boletines son una forma eficiente de mantener al equipo en la misma página, brindando actualizaciones recientes sobre el negocio, las actividades, el crecimiento, etc.
• Álbumes de fotos e imágenes : compartir fotos e imágenes de eventos clave con el equipo.
• Buzón de sugerencias : a menudo se usa para permitir que todos los miembros del equipo compartan sus ideas y pensamientos en tiempo real sobre cómo hacer mejor las cosas y plantear ideas de mejora.
• Política de puertas abiertas : los proveedores de atención con una política de puertas abiertas permiten a sus cuidadores dirigirse a las partes interesadas clave (gerentes de servicios, liderazgo, recursos humanos) con preguntas o problemas, proporcionando un canal directo que es rastreable y eficiente.
• Cuestionarios : cree cuestionarios y revise las respuestas de los empleados para darles retroalimentación sobre lo que pueden mejorar.
• Eventos : publique eventos en toda la empresa, como un día de diversión de la empresa o una hora feliz para mantener a los empleados comprometidos y conectados.

Mejor cumplimiento en toda la empresa

Dado que el cumplimiento es una parte importante del día a día de las agencias de atención y los proveedores de atención, los formularios de 'Leer y firmar' son comunes y, a menudo, los oficiales de cumplimiento los utilizan para el reconocimiento individual de las políticas y regulaciones de la empresa.

Los documentos de cumplimiento Leer y firmar comúnmente utilizadospor las agencias de atención incluyen los siguientes:

• Optar por no participar en la directiva de tiempo de trabajo de 48 horas
• Políticas y procedimientos de medicamentos
• Política de administración de medicamentos
• Política de asistencia en la autoadministración de medicamentos
• Auditoría y seguimiento de la política de medicamentos
• Póliza de cobro de recetas
• Política de drogas controladas
• Política de medicación fuera de casa
• Política de errores de medicación y cuasi accidentes
• Medicamentos sin receta
• Política y procedimiento de eliminación segura de medicamentos
• Política y procedimiento de almacenamiento de medicamentos
• Política y procedimiento de formación y competencia
• Política de acoso sexual
• Otros leer y firmar documentos.

Automatice listas de verificación e informes

Las operaciones diarias a menudo van acompañadas de papeleo relevante. Las agencias de atención que utilizan Connecteam pueden digitalizar formularios diarios, listas de verificación e informes. Al digitalizar y automatizar formularios diarios, listas de verificación e informes, las agencias de atención pueden reducir la fricción de las actividades diarias, automatizar el flujo de información, mejorar el tiempo de respuesta y obtener una mejor supervisión.

Estos son algunos ejemplos populares:

• Informe resumido de inspección del supervisor para un cuidador
• Evaluación del riesgo de caídas
• Evaluación de riesgos de medicamentos
• Lista de verificación del polipasto
• Evaluación de rieles de cama
• Comprobación visual del equipo
• Evaluación de trabajadores nocturnos
• Reporte de incidente
• Vacaciones anuales
• Seguimiento de kilometraje (semanal o mensual)
• Reembolso de gastos
• Revisión del desempeño de los empleados

Todas las entradas enviadas por los empleados se registran digitalmente, se pueden enviar automáticamente a una dirección de correo electrónico predefinida como una copia en PDF y también se pueden exportar en un formato compatible con Excel.

Además, puede recibir informes automatizados que se envían a cualquier personal interno o externo con toda la información que desean recibir en función de la función de filtro. Además, puede usar los campos del administrador para monitorear y dar retroalimentación al usuario en los formularios diarios. Además, los gerentes también pueden dar retroalimentación en vivo a los empleados directamente desde su formulario enviado para garantizar que todo se haga correctamente. Connecteam cuenta con la confianza de más de 1000 empresas de agencias de atención: ¡comience con la prueba gratuita ahora!

Proceso de incorporación fluido

La necesidad de lidiar con la alta rotación de empleados y brindar un alto nivel de servicio lleva a las agencias de atención a crear un proceso de incorporación en la aplicación para hacer que el desarrollo del crecimiento del equipo sea más eficiente y rápido. Además, también puede archivar a los empleados antiguos para que sus datos nunca se pierdan. Por lo general, esto implica:

• Una carta formal de bienvenida al empleado a la empresa.
• Manual del Empleado
• Compañía de Policías
• Lista de verificación de nuevos empleados
• formulario de datos personales
• Formulario de exclusión voluntaria (la directiva de tiempo de trabajo de 48 horas)
• Declaración de vacaciones reservadas previamente
• formulario de pedido uniforme
• Información para la insignia de la empresa
• Comentarios sobre el resumen del entrenamiento
• Leer y firmar formularios apropiados

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Desarrolle habilidades profesionales a través de la capacitación

Las agencias de atención utilizan la capacitación en la aplicación para proporcionar todos los materiales de capacitación relevantes para las personas de la agencia. Mantenga a los cuidadores actualizados con capacitación continua que pueden completar directamente en su dispositivo móvil. Además, supervise el progreso de los empleados a través de la capacitación con actualizaciones en tiempo real sobre los cursos completados.

Las prácticas comunes de capacitación incluyen capacitación tanto profesional como relacionada con el cumplimiento:

• entrenamiento de demencia
• Capacitación en el cuidado del estoma
• Formación en primeros auxilios
• Entrenamiento de polipasto
• Capacitación sobre abuso, negligencia y explotación (ANE)
• Capacitación sobre acoso sexual
• Pruebas y cuestionarios.

Transferir pólizas de la empresa a Connecteam

Las agencias de atención a menudo ponen a disposición de sus equipos recursos digitales para que puedan encontrar fácilmente la información que necesitan en un solo lugar. Al proporcionar recursos digitales de fácil acceso a sus cuidadores, las agencias de atención pueden reducir la confusión y los errores, garantizar que todos los cuidadores estén en sintonía y mejorar la satisfacción de los empleados.

Los recursos más comunes que se suelen compartir con los equipos incluyen:

• Políticas y protocolos
• Manual del Empleado
• Guías prácticas (uso de equipos electrónicos/inicio de sesión en un servicio web, etc.)
• Código ético
• Política de acoso sexual
• Política de uniformes

Necesidades de Recursos Humanos

Los equipos de recursos humanos y los ejecutivos de las agencias de atención aprovechan Connecteam para automatizar procesos y controlar mejor los problemas relacionados con la fuerza laboral:

• Recomendar un amigo;facilita que la fuerza laboral recomiende amigos para un puesto que ayuda a aumentar su alcance de reclutamiento.
• Formulario de información personal para la incorporación de nuevos empleados, como información personal, información de contacto, contacto de emergencia, documentos como formularios de impuestos e identificación con foto, etc.
• Actualización de información de contacto como dirección, nombre, número de teléfono móvil, correo electrónico, información de cuenta bancaria y más.
• Encuestas de satisfacción de empleados o evaluaciones de desempeño.

Seguimiento preciso del tiempo

Cuando se trata de un seguimiento preciso del tiempo y hojas de nómina, las agencias de atención confían en Connecteam para que este sea un proceso fluido.

• Para marcar la entrada y la salida de los turnos con un sello de ubicación GPS para que los empleados registren su entrada en la ubicación correcta.
• Envío de notificaciones automáticas para recordar a los empleados que registren su entrada o salida.
• Utilizar notas y etiquetas para abordar necesidades específicas (como filtrar por cliente o fechas específicas).
• Exportación de hojas de nómina, por turno o en total. Se integra directamente con QuickBooks Online y Gusto para una nómina sin errores.
• Visualización de hojas de tiempo actuales y pasadas.
• Solicitud de tiempo libre: los empleados reciben una alerta en el momento en que se aprueba o deniega una solicitud.
• Agregar adjuntos de turno.
• Firmar las hojas de tiempo agrega seguridad adicional para que los gerentes reduzcan el robo de tiempo de los empleados.
• Subir archivos al reloj de tiempo.

Además, puede utilizar la capacidad de geovalla para que los usuarios solo puedan fichar una vez que estén en la casa del cliente, lo que reduce el robo de tiempo.

La línea de fondo

Connecteam es una aplicación líder de administración de empleados todo en uno con varias capacidades diseñadas para ayudar a escalar su negocio de agencia de atención. Con Connecteam, las agencias de atención simplifican la programación de trabajos, agilizan la comunicación, mejoran la participación de los empleados, garantizan el cumplimiento, automatizan las listas de verificación y los informes, incorporan de manera eficiente a los nuevos empleados y capacitan a los empleados existentes con nuevas habilidades, y rastrean y almacenan con precisión las horas y las hojas de tiempo de los empleados.

Además, las opciones de precios de Connecteam son obvias, así que comience con la prueba gratuita y para obtener más información, consulte este enlace y siéntase libre de reservar un recorrido gratuito del producto para ver si Connecteam satisface sus necesidades comerciales.