¿Por qué necesitamos la documentación del producto?

Como la mayoría de los dueños de negocios, probablemente piense en la documentación del producto como una ocurrencia tardía. Es algo que creas cuando sobra tiempo después de que todo lo demás está terminado.

Al desarrollar su producto, reunirá algunas instrucciones rápidas para ayudar a los usuarios a comenzar con el pie derecho y listo.

Sin embargo, la documentación del producto es una de las piezas más importantes de su negocio: es el puente entre su producto y sus clientes. No reconocer el poder detrás de la documentación del producto puede ser catastrófico para su negocio y mantenerlo en su lugar cuando debería estar volando.

Lea también; por qué es importante la documentación técnica.

¿Qué es la documentación del producto?

Sabes lo que es, así que seré breve.

La documentación del producto es simplemente cualquier tipo de información que se crea para ayudar a los clientes a comprender y utilizar su producto recién lanzado o actualizado.

Esto podría ser algo tan pequeño como una página de preguntas frecuentes en su sitio web o un manual PDF detallado que viene con un producto físico. En general, se divide en dos categorías:

Cualquier forma de instrucción cuenta técnicamente como documentación del producto. Aún así, está claro que hay documentación que funciona y es adecuada para su propósito y documentación que simplemente no es lo suficientemente buena, pero lo abordaremos correctamente a continuación.

Puede usar una herramienta como Docsie para crear un documento con facilidad.

¿Por qué las empresas necesitan la documentación del producto?

Desde un punto de vista comercial, la documentación del producto es importante por varias razones:

Te ahorra tiempo

El mayor beneficio es que le ahorra tiempo y dinero. La documentación adecuada del producto puede reducir drásticamente la cantidad de llamadas de soporte y correos electrónicos que recibe, ahorrándole dinero.

Esto se debe a que está poniendo el poder de la funcionalidad en manos de sus usuarios, y ellos pueden servirse a sí mismos. Esto significa menos tiempo para contactarlo y pedirle que los guíe a través del producto, liberando a su personal de soporte para otros asuntos.

Aumenta la satisfacción y la lealtad del cliente.

Si sus clientes pueden encontrar fácilmente las respuestas que buscan, estarán más satisfechos con su producto y su empresa.

Cuando proporciona a alguien un producto o servicio (como un SaaS), la mayoría de los usuarios solo quieren quedarse atrapados en el núcleo de lo que está ofreciendo. No quieren sentarse en las líneas telefónicas de los clientes o pasar el rato en un chat en vivo. Sólo quieren seguir con las cosas.

La documentación adecuada, bien pensada y completa del producto permite que esto suceda fácilmente, ya que pueden autogestionarse y saber con precisión cómo configurarse y abordar los posibles problemas a los que se pueden enfrentar.

Esto se debe a que la documentación de su producto es parte de la experiencia del producto, no solo un accesorio o complemento.

Piense en cómo Apple y Google hacen esto con el empaque de sus productos, como lo que es abrir un nuevo iPhone.

Es elegante y minimalista, pero es efectivo. Te dice de forma rápida y sencilla todo lo que necesitas saber sobre el producto sin resultar abrumador. Eso es a lo que debe apuntar con la documentación de su producto.

Dado que los clientes tienen una buena experiencia con su producto, esto, a su vez, hace que sea más probable que los clientes lo recomienden y continúen usando su producto o servicio. Esto puede mejorar su reputación y aumentar su éxito como empresa, independientemente de la métrica que utilice.

Mejora la atención al cliente.

La documentación del producto también puede ayudar a mejorar la atención al cliente al proporcionar un lugar central para todas las respuestas a preguntas comunes.

No me refiero tanto a la documentación incluida, sino que lo que ahora es más común es proporcionar documentación del producto con el producto que puede ayudar al usuario a configurar y abordar los problemas más básicos que puedan surgir.

Si el usuario desea más ayuda, por lo general será dirigido a la base de conocimientos del producto en línea, que tendrá un contenido más amplio.

Este conocimiento en línea aún cuenta como documentación del producto y es parte de la experiencia del producto, ¡así que debe considerar esto!

Tome la base de soporte de Google, por ejemplo.

No importa con qué producto tenga problemas o qué esté tratando de hacer, la base de conocimiento se presenta de una manera ridículamente fácil y poderosa que ayuda a brindar a los usuarios lo que necesitan para obtener resultados.

En última instancia, este es el escenario ideal ya que los clientes pueden resolver sus problemas sin asistencia.

¿Por qué los clientes necesitan la documentación del producto?

La documentación eficaz del producto no es solo una forma de que los usuarios entiendan cómo encender sus dispositivos o dónde colocar las baterías. Es mucho más que eso y, aún así, muchas empresas no lo reconocen. Por lo tanto, continúan publicando documentación de productos de baja calidad que no favorece a su negocio.

La documentación del producto es algo poderoso por varias razones;

1. Les ayuda a entender tu producto

La documentación del producto es esencial para ayudar a los clientes a comprender cómo funciona su producto y qué pueden hacer con él. Es posible que compren su producto por una razón, pero educarlos sobre todo el potencial de su producto los hace sentir que se están beneficiando de una gran relación calidad-precio y les abre muchas puertas sobre cómo pueden aprovechar al máximo su experiencia con el producto. .

Cuanto más educados estén sus usuarios, más se involucrarán e interactuarán con su producto, y más valioso encontrarán su negocio. ¡Así es como crea clientes leales y que regresan!

2. Les ahorra tiempo

Al igual que la fantástica documentación del producto le ahorra tiempo, ¡también le ahorra tiempo a su usuario! En lugar de ponerse en contacto con el servicio de atención al cliente o buscar ayuda en los foros, simplemente pueden consultar la documentación de su producto y encontrar la respuesta que están buscando.

¿Qué hace una buena documentación del producto?

Bien, entremos en el núcleo de este post. ¿Qué hace que la documentación del producto sea eficaz? ¿Por qué no puede simplemente escribir una lista de instrucciones y preguntas frecuentes y terminar con eso?

Bueno, podrías, en teoría, pero no te servirá. Nuevamente, la documentación de su producto es una parte central de su experiencia con el producto, y esto no se puede decir lo suficiente. Los dos se complementan entre sí, en lugar de que la documentación sea un mero accesorio u opción extra.

Hay algunas cosas que hacen una buena documentación del producto:

1. Es fácil de encontrar

La documentación del producto debe ser fácil de encontrar para los clientes. Lo último que desea es que los clientes dejen de intentar encontrar respuestas porque no pueden localizar su documentación. Asegúrese de que sea fácilmente accesible desde su sitio web, la interfaz del producto o el empaque.

2. Es completo

La documentación del producto debe ser completa y cubrir todas las características principales y los casos de uso de su producto. Si tiene un producto complejo, considere crear varios niveles de documentación (p. ej., principiante, intermedio y avanzado) para que a los clientes les resulte más fácil encontrar lo que buscan.

Aquí es donde entra en juego tener una base de conocimiento digital detallada, extensa y fácilmente navegable. No se pueden entregar físicamente manuales tan gruesos como libros junto con ellos para productos físicos. Debe encontrar el equilibrio adecuado que funcione para usted, su público objetivo y su producto específico.

3. Está actualizado

La documentación del producto debe mantenerse actualizada con los últimos cambios en su producto. Si lanza nuevas funciones o realiza cambios en las existentes, asegúrese de actualizar su documentación en consecuencia. Esto ayudará a garantizar que los clientes siempre tengan información precisa sobre su producto.

4. Está bien escrito

La documentación del producto debe estar bien escrita y libre de jerga técnica. Recuerde que su documentación probablemente será la primera impresión que los clientes tengan de su producto, así que asegúrese de que sea clara y concisa.

No desea sobrecargar al usuario o estresarlo por no entender qué hacer. Si bien las instrucciones de Ikea flatpack son un poco conocidas de una manera divertida por esto, no se aplican a todos los negocios.

Un usuario de SaaS, por ejemplo, no quiere esforzarse por descubrir cómo hacer que las cosas funcionen. Entienden que hay una curva de aprendizaje, pero quieren incorporarse lo más rápido posible.

Como negocio, esto es precisamente lo que quieres también. Clientes felices y en funcionamiento que se integran en su negocio con la mayor facilidad posible. Depende de usted hacer que eso suceda.

Además, un pequeño consejo aquí.

Asegúrate de escribir para tu público objetivo. Si está escribiendo instrucciones para un juego de mesa para niños, necesitará escribir de una manera que ellos entiendan. Esto es muy diferente a cómo escribiría instrucciones para un software de contabilidad, por ejemplo.

Cómo crear la documentación de su producto exitoso

Podría hacer una guía completa sobre cómo hacer la documentación del producto en una guía paso a paso, pero la verdad es que hay tantas variables. Lo que funciona para el producto de un negocio competidor puede no funcionar para usted en términos de estilo y diseño.

Algunos productos requieren manuales literales (como la fabricación de máquinas de impresión a nivel de fábrica), y otros se destacarán con una simple tarjeta de memoria flash de los puntos que se deben conocer. Depende de ti.

Sin embargo, crear una documentación de producto exitosa no tiene por qué ser complicado. Solo sigue estos sencillos consejos para ayudarte en el proceso.

1. Mantenlo organizado

La documentación del producto debe estar bien organizada y ser fácil de navegar. Considere el uso de encabezados, subtítulos y tablas de contenido para ayudar a los clientes a encontrar lo que buscan.

2. Hazlo visual

La documentación del producto debe ser visualmente atractiva y fácil de entender. Use imágenes, capturas de pantalla y videos para complementar su texto y ayudar a explicar conceptos complejos. Recuerde, una buena documentación del producto se trata de transmitir la mayor cantidad de información valiosa posible de la manera más fácil, así que use imágenes para lograrlo.

3. Usa las herramientas adecuadas

Si bien puede abrir un documento de Word para escribir la documentación de su producto, lo necesitará para verse bien. Esto significa que debe usar las herramientas adecuadas para crear la documentación ideal que se ajuste a su propósito.

Aquí hay algunas herramientas que pueden ayudar:

• Herramientas de creación de documentación como Docsie para ayudar a optimizar y automatizar todo el proceso de principio a fin
• Herramientas de escritura de IA, como Jasper, para ayudar a escribir el contenido.
• Piktochart para crear gráficos e imágenes
• Herramientas como Grammarly para comprobar la precisión y profesionalidad del contenido final

4. Escribe para tu audiencia

La documentación del producto debe estar escrita para su público objetivo. Evite el uso de jerga técnica o lenguaje demasiado complicado. En su lugar, concéntrese en hacer que su documentación sea clara y concisa.

5. Mantenlo actualizado

La documentación del producto debe mantenerse actualizada con los últimos cambios en su producto. Esto ayudará a garantizar que los clientes siempre tengan información precisa sobre su producto. Esto puede llevar tiempo, pero siempre que sea organizado y productivo con su enfoque, debería poder encontrar un flujo de trabajo que funcione para usted.

A ti

La documentación del producto es esencial tanto para las empresas como para los clientes.

Responder preguntas y problemas comunes puede aumentar la satisfacción del cliente y repetir negocios. Crear una documentación de producto exitosa no es difícil, pero requiere algo de planificación y esfuerzo.

Sea proactivo en su enfoque y puede estar seguro de aprovechar los muchos beneficios que ofrece la documentación del producto.