Cómo escribir una política de empresa eficaz para su negocio
Publicado: 2021-11-18Dirigir un negocio puede ser como caminar por un campo minado. En cualquier momento, podría tropezar con problemas que resultan ser explosivos para su empresa.
Los incidentes ocurren en todos los negocios, pero una política de la empresa puede ayudarlo a recuperarse.
Como tal, somos conscientes de que escribir políticas y procedimientos puede ser aburrido y tedioso. Pero confíe en nosotros, si tiene una política efectiva, mantendrá a sus empleados seguros, profesional, personal, física y legalmente.
Y si usted es dueño de un negocio o gerente de recursos humanos y busca crear políticas de la empresa que realmente marquen la diferencia, entonces no busque más. Hemos reunido algunos consejos clave que puede utilizar para preparar, escribir e implementar políticas que se adapten a su modelo de negocio.
Pero antes de comenzar, es importante comprender por qué es posible que deba crear su propia política de empresa.
¿Por qué es importante redactar una política de empresa?
Existen múltiples razones por las que todas las empresas deben crear e implementar políticas que sus empleados deben seguir.
Libere todo el potencial de su empresa con el software de gestión todo en uno de Connecteam:
Excelente primera impresión para los nuevos empleados
Según estudios, el 22 % de la rotación de empleados ocurre durante los primeros 45 días de empleo, por lo que las primeras impresiones lo son todo. Una de las primeras cosas que los nuevos empleados deben recibir son todas las políticas relevantes de la empresa. La incorporación temprana de nuevos empleados con las metas y objetivos clave establecerá el tono y el ritmo de su empleo.
Todos están en la misma página
Una política de la empresa es una oportunidad única para garantizar que todos los empleados estén en sintonía en lo que respecta a los objetivos, valores y reglas de la empresa.
Reduce el estrés
Cuando los empleados siguen una política, es menos probable que cometan errores o malentendidos innecesarios. Esto hace que el trabajo sea menos estresante para los empleados y la gerencia.
Todas las decisiones son justas
Si todos los empleados deben leer, aceptar y seguir la misma política de la empresa, están trabajando en un entorno equitativo y equitativo. Nadie es castigado arbitrariamente.
Brinda Seguridad Jurídica
Una política de la empresa puede hacer que sus empleados se sientan en buenas manos, especialmente si establece claramente sus derechos y deberes. Una política que promueve la responsabilidad y la gestión de las relaciones con los empleados mejora la transparencia en todos los ámbitos.
Mejora la lealtad de los empleados
Una política de empresa puede garantizar que los trabajadores permanezcan dedicados a la causa de la empresa, especialmente si se incluyen los beneficios para empleados.
En múltiples industrias, un gran número de nuevos empleados son conocidos por no leer las políticas de la empresa (como los manuales de los empleados) durante la incorporación. Esto es evidente en la infografía anterior.
Cómo preparar una póliza de empresa
Desafortunadamente, no puede simplemente comenzar a cancelar y esperar tener una póliza perfecta como resultado final. Los dueños de negocios deben preparar cuidadosamente lo que incluirán exactamente y cómo lo expresarán a todas las partes necesarias. Poner en práctica los siguientes pasos puede marcar la diferencia.
Todas las partes deben estar de acuerdo en desarrollar la política de la empresa
Ya sea que haya iniciado un negocio de construcción o un hotel, la gerencia y los empleados deben expresar un apoyo unánime a la política empresarial propuesta. Se deben presentar razones válidas para argumentar a favor de la política en cuestión. Una vez que haya sido acordado por todas las partes, puede comenzar la verdadera planificación.
Reúna un equipo de creación de políticas de la empresa
Una política de empresa siempre debe ser un esfuerzo de colaboración. Cuantas más personas aporten ideas, más unificado será el mensaje final de la política. Pero no puedes simplemente reclutar a cualquiera para el trabajo. Es importante utilizar buenos gerentes y personal que sean expertos en el tema en cuestión.
Cree una estructura de política de empresa estándar
Una de las piezas de preparación más importantes que se deben implementar es garantizar que la empresa tenga una estructura de política empresarial estandarizada. Esta estructura variará según las necesidades de la empresa, pero independientemente de si es un gerente minorista o un plomero, debe incluir los objetivos de la política, las pautas y a quién se aplica.
Crear una lista de prioridades
Es posible que deba crear varias políticas de empresa que cubran una amplia variedad de temas y necesidades. Entonces, para evitar que el equipo de creación de políticas de su empresa se vea abrumado, intente priorizar las políticas en el orden en que su empresa necesita primero. Cualquier póliza que brinde beneficios a corto plazo debe ocupar el primer lugar en la lista de prioridades. Ya sea que esté capacitando al personal de limpieza o administrando a los trabajadores del fabricante, debe pensar en qué políticas necesitan atención inmediata.
Haz tu investigación
Debe hacer su tarea antes de comenzar a escribir una política de empresa. Tener un conocimiento profundo tanto de su empresa como de los temas que desea cubrir en la póliza es primordial. La investigación también puede ayudar a mejorar las políticas de la empresa que ya existen, llenando los vacíos con información relevante.
Aquí hay un par de formas en que puede realizar una investigación para una política de empresa:
- Consultar a expertos sobre temas relevantes.
- Realizar encuestas de la empresa y entrevistar a los empleados.
- Manténgase al día con las leyes más recientes que son relevantes para las políticas que desea crear/actualizar (como las leyes de pausas para comer y descansar por estado).
Cómo escribir una política para su empresa
Cuando se habla de cómo escribir una política para su empresa, es importante asegurarse de marcar todas las casillas e incluir todos los detalles que tanto el empleador como el empleado deben seguir.
En términos generales, los empleadores deberían considerar incluir los siguientes componentes en todas las políticas de la empresa.
Declaración de propósito
Esto explica al lector por qué la empresa está implementando la política para empezar y los objetivos que pretende lograr al usarla.
Sección de especificaciones
Esta parte de la política de la empresa incluye reglas, pautas y cambios regulatorios específicos que los empleados deben seguir. Por ejemplo, “Se espera que los empleados vistan los uniformes de la tienda de lunes a viernes. El personal puede seguir un código de vestimenta informal de negocios los sábados”.
Sección de Implementación
Esta sección establece claramente qué partes se espera que sigan la política y los medios por los cuales pueden seguirla. “Los gerentes de los restaurantes pueden determinar si la vestimenta es apropiada o no”.
Fecha efectiva
La fecha en que la política de la empresa entra en vigor. Por ejemplo, "Todas las partes están sujetas a seguir esta política a partir del 1 de enero de 2024".
Glosario
Una lista de términos comunes utilizados en la política de la empresa, incluidas las definiciones. Por ejemplo, “uniforme: vestimenta profesional provista por la empresa minorista”.
Sin embargo, vale la pena señalar que una política no debe confundirse con un contrato o una lista de reglas rígidas que deben seguirse exactamente como están escritas. Una política de la empresa debe estar escrita con un lenguaje flexible, que sea fácil y agradable de seguir para los empleados.
Cómo dar formato y estilo a una política de empresa
No se trata solo de lo que escribes en la política de tu empresa. El estilo y el formato en que lo escribe también mejora la legibilidad y, por lo tanto, mejora el compromiso de los empleados.
Estos son algunos consejos de formato importantes al escribir una política:
- Seleccione una fuente profesional como Arial, Calibri, Georgia o Times New Roman, por ejemplo.
- Elija un tamaño de fuente que sea fácil de leer (tamaño 12) y coherente en todo el documento (excluyendo encabezados, títulos y subtítulos).
- Evite usar muchos colores para darle al documento un aspecto profesional. Apéguese a la fuente negra sobre un fondo blanco.
- Espacie los párrafos y las secciones adecuadamente.
No importa si empezaste un negocio de bienes raíces o si eres un manitas. Cuando se trata del estilo de redacción de la política de la empresa, hay algunas cosas importantes a tener en cuenta:
- Escriba la política claramente y al grano.
- Escríbelo en tercera persona, por ejemplo, "él", "ella" y "eso".
- Si está escribiendo sobre una organización (por ejemplo, la Organización Mundial de la Salud), asegúrese de escribirlo en su totalidad y luego puede incluir el acrónimo real (OMS) al final.
- Palabras absolutas como "voluntad", "debe", "solo", "siempre" y "nunca" no deben usarse para describir cómo deben actuar los empleados. En su lugar, los empleadores deberían recurrir al uso de términos como "generalmente", "generalmente" y "podría", para permitir que los gerentes sean más flexibles al manejar diferentes situaciones.
Revise su borrador y obtenga la aprobación
Una parte vital de escribir una política de empresa es el proceso de revisión. Brinde a todo el equipo de creación de políticas la oportunidad de editar el primer borrador, proporcionar comentarios, detectar errores y agregar cualquier cosa que pueda faltar.
Cuando el equipo esté satisfecho con el borrador final, remítalo a un miembro ejecutivo de la empresa para que lo apruebe.
Una vez que haya formulado la política de su empresa, debe pensar en cómo la va a implementar.
Utilice las mejores herramientas para implementar la política de su empresa
Es crucial considerar cómo compartirá la política de su empresa con el resto de su empresa. Imprimirlo cada vez que contratas a alguien es tedioso. Además, los empleados pueden perder fácilmente una versión impresa, y esto es definitivamente algo a lo que desea que todas las partes tengan fácil acceso.
Connecteam es una aplicación de administración galardonada diseñada específicamente para la fuerza laboral móvil, como equipos remotos y trabajadores sin escritorio.
Más de 10 000 empresas de más de 90 industrias utilizan la aplicación de administración de capacitación todo en uno de Connecteam para crear documentos y políticas y distribuirlos fácilmente a todos los empleados, sin importar dónde trabajen.
Estos son solo algunos de los beneficios que trae Connecteam:
- Si un empleado necesita revisar una política, simplemente puede consultar la aplicación en lugar de perder el tiempo con documentos en papel desordenados y desordenados.
- Los empleados pueden agregar una firma e imágenes al formulario digital para asegurarse de que todo esté cubierto.
- Connecteam tiene gestión del tiempo (incluida la integración de QuickBooks Online y Gusto para una nómina fluida), comunicación en equipo y capacidades de centro de conocimiento, marcando todas las casillas para satisfacer las necesidades de su empresa.
- Este software de capacitación de empleados todo en uno es de uso gratuito.
Connecteam proporciona a los propietarios de negocios y al departamento de recursos humanos las herramientas necesarias para digitalizar la política de la empresa y actualizarla tanto como sea necesario, sin necesidad de imprimirla.
Enseñe la política de la empresa a sus empleados
Connecteam le permite crear su propia base de conocimientos para todo el equipo, que es donde puede adjuntar todas las políticas de su empresa en tiempo real. Incluso puede buscar políticas específicas por palabra clave. Es accesible desde el propio teléfono móvil de los empleados para que tengan acceso directo a la política en cualquier momento (desde el momento en que la actualice).
Reduzca el desorden y proporcione a los empleados recursos de aprendizaje específicos. Asigne múltiples bases de conocimientos a diferentes departamentos, así como múltiples secciones con carpetas, subcarpetas, elementos y archivos.
Comuníquese con su equipo sobre la política de su empresa
Un paso para implementar una política de empresa que a menudo se pasa por alto es comunicárselo de manera efectiva a sus empleados. No basta simplemente con imponer políticas al personal de una empresa. Debe transmitir claramente el valor de la política y por qué es importante que todas las partes la sigan en primer lugar.
Si bien las reuniones, los memorandos y los correos electrónicos son formas válidas de actualizar a los empleados, el software de compromiso de los empleados puede hacer que la comunicación sea más efectiva y eficiente.
Connecteam también permite a los gerentes enviar actualizaciones de la empresa simples y atractivas que los empleados pueden disfrutar y comprender mediante imágenes, videos y otros archivos. Además, pueden ver qué empleados leyeron la actualización y hacer un seguimiento fácil con recordatorios o a través del chat 1:1, si es necesario.
Cargue la política de su empresa y actualice a sus empleados sobre la marcha
Actualice la política de su empresa
Incluso después de haber terminado de escribirla, revisarla e implementarla, su política aún no está escrita en piedra. Debe ser un documento vivo que respire y que actualice a medida que avanza.
Esto se aplica especialmente cuando los gobiernos y los estados aprueban nuevas leyes que podrían afectar a su empresa. Por ejemplo, si el salario mínimo en el estado en el que se encuentra su empresa cambia, es posible que desee incluir en la política de su empresa cómo la empresa manejaría esto en el futuro. (Y una vez que actualice la política en Connecteam, todos sus empleados tendrán la última versión actualizada).
Preguntas frecuentes sobre la política de la empresa
¿Qué es exactamente una política de empresa?
En general, una política de empresa es un documento que incluye instrucciones sobre cómo hacer correctamente ciertas cosas en su negocio.
Las políticas de la empresa ayudan a dar forma a las decisiones que los dueños de negocios y los empleados toman a diario. Puede influir en múltiples aspectos de la vida de la empresa, como la ética laboral, la cultura de la empresa, el comportamiento en la oficina y la salud y la seguridad.
Cada empresa requiere su propio conjunto único de políticas, en función de los objetivos que se ha fijado, tanto a corto como a largo plazo, así como de su misión general.
¿Qué ejemplos de políticas de la empresa debería usar mi empresa?
La industria en la que se encuentra su negocio y las necesidades de su empresa determinarán qué tipo de políticas de empresa necesita crear. Y hay tantos ejemplos diferentes de políticas de empresa. Si bien no todas se aplicarán a su empresa específica, muchas de las siguientes políticas de la empresa se pueden encontrar en la mayoría de las empresas, de alguna forma o forma:
- Políticas de seguridad en el lugar de trabajo (basadas en las leyes de la ciudad/país/estado/federal)
- Conducta de los empleados (código de vestimenta, política de acoso, procedimientos de seguridad, comportamiento apropiado)
- Descripciones de trabajo
- Política de personal (horas de trabajo, términos de empleo, salarios estatales, salario/bonificaciones, vacaciones/licencia por enfermedad/licencia por maternidad, seguro/beneficios, plan de jubilación)
- Gobierno de la empresa (cultura y valores de la empresa)
- Estructura de la empresa (gráfico que ilustra el nombre de cada empleado y en qué departamento trabajan)
- Política de igualdad de oportunidades/no discriminación (raza, género, orientación sexual, religión, cultura)
- Política de asistencia (horarios, tiempo libre, ausentismo laboral)
- Política de abuso de sustancias (alcohol, drogas, tabaco)
- Política disciplinaria (mal desempeño, mala conducta, deshonestidad)
- Política tecnológica (dispositivos, teléfonos móviles, correo electrónico, internet)
- Política de finanzas (diferentes tipos de compensación, beneficios, pago retroactivo, autorización de gastos)
- Política de privacidad
- política de atención al cliente
Vale la pena señalar que esta lista no incluye todas las políticas que utilizan las empresas. Pero muchas políticas de la empresa se incluyen en los ejemplos de políticas de la empresa antes mencionados.
El resultado final de escribir una política de empresa
Como propietario de una empresa (o gerente de recursos humanos), comprendemos si puede sentirse abrumado por todos los pasos proporcionados.
Si bien esto puede parecer mucho para seguir, especialmente si está escribiendo su primera política de empresa, le recomendamos que se tome su tiempo y vea qué funciona para usted. En última instancia, cuanto más detallada sea la política, más seguros estarán los miembros de su personal. Las mejores políticas de la empresa toman tiempo, experiencia y mano de obra para construir.
Pero una vez que haya establecido la política de su empresa, implementarla puede ser rápido, fácil y asequible. El uso de una solución digital como Connecteam permite que tanto los gerentes como los empleados tengan fácil acceso a sus pólizas.
Con solo un par de clics, puede descargar, leer y firmar todos los documentos relevantes. Además, puede usar esta aplicación de comunicación para iniciar un diálogo sobre la política, enviar comentarios para mejorarla y enviar recordatorios para asegurarse de que todos la hayan leído y entendido.
Así que deje a un lado sus bolígrafos y papel y comience a digitalizar, porque preparar, escribir e implementar la política de la empresa nunca ha sido tan fácil.
