Zoho Books es una poderosa plataforma integral para administrar tareas de contabilidad

Las pequeñas empresas tienen que gestionar todo tipo de tareas contables, desde la gestión de sus finanzas hasta el control de inventario. Entre realizar un seguimiento de las facturas de una empresa, facturar a contratistas y clientes, conciliar extractos bancarios, controlar gastos, supervisar proyectos y mantenerse al tanto del cumplimiento fiscal, ¿qué debe hacer el propietario de una pequeña empresa?

Afortunadamente, el software de contabilidad en línea puede ayudar a los propietarios de pequeñas empresas a administrar sus finanzas, automatizar los flujos de trabajo comerciales y trabajar colectivamente en todos los departamentos. Si bien existe una variedad de opciones de software de contabilidad, muchos dueños de negocios prefieren Zoho Books para brindar soluciones de contabilidad integrales, oportunidades de colaboración sencillas y una plataforma integrada.

¿Qué es Zoho Books?

Zoho Books es una aplicación de contabilidad multiusuario, de doble entrada y completamente basada en la nube. Lanzado en 2011, es parte del ecosistema integrado de Zoho que consta de una gran cantidad de opciones populares de software empresarial. Sus potentes capacidades de plataforma y su enfoque en la privacidad lo convierten en la mejor opción entre los propietarios de negocios que desean mantenerse al día con las tendencias comerciales, los impuestos y las implementaciones en la nube en constante cambio.

¿Cuáles son algunas de sus características más populares? Los usuarios pueden completar todas sus tareas de contabilidad con facilidad, incluyendo:

• Cuentas por pagar : Books facilita la gestión de las cuentas por pagar al ayudar a los usuarios a crear y enviar órdenes de compra, cargar recibos de gastos y realizar un seguimiento de los pagos emitidos.
• Cuentas por cobrar : los dueños de negocios pueden recibir pagos a tiempo. El software les ayuda a crear facturas en segundos, seguir pagos con recordatorios de pago y recibir pagos más rápido al ofrecer a los clientes una opción de pago en línea.
• Inventario : los usuarios pueden administrar mejor sus inventarios, ya que el software los ayuda a realizar un seguimiento de sus niveles de inventario, establecer puntos de reposición para reabastecer el inventario cuando es bajo y organizar sus inventarios con información vital como SKU, costo y existencias disponibles.
• Banca : ¿Quiere una aplicación de contabilidad que también gestione su banca? Los libros pueden ayudarlo a configurar su cuenta bancaria e importar transacciones a su software de contabilidad, omitiendo la entrada de datos. También permite a los usuarios crear reglas que clasifican las transacciones bancarias, concilian transacciones y se mantienen preparados para la temporada de impuestos.
• Seguimiento del tiempo : el software de contabilidad en línea ayuda a los usuarios a realizar un seguimiento del tiempo dedicado a los proyectos y facturar a sus clientes. Con Zoho Books, los usuarios pueden administrar fácilmente varios proyectos, crear facturas directamente desde sus proyectos y realizar un seguimiento de las horas y los gastos no facturados.
• Contactos : ¿quieres tener todos tus contactos en un solo lugar para facilitar la comunicación? Puede crear, editar y administrar sus clientes y contactos de proveedores desde dentro, colaborar con los clientes a través del portal del cliente y almacenar de forma segura la información de pago de los clientes para cobrarles automáticamente las transacciones recurrentes.
• Informes : Books ofrece más de 50 informes comerciales, incluidos estados de pérdidas y ganancias, informes resumidos de inventario e informes resumidos de impuestos. Las empresas que utilizan Zoho Books funcionan sin problemas porque pueden programar y compartir informes, acceder a descripciones generales de la empresa con sus paneles personalizados y personalizar informes con datos filtrados para obtener mejores perspectivas.

Personalizaciones

Por supuesto, Zoho Books proporciona funcionalidades de contabilidad de extremo a extremo, pero también ofrece aplicaciones de contabilidad listas para usar adicionales, análisis avanzado dentro del software, control de inventario avanzado y mucho más. La personalización es una de sus capacidades más importantes.

“El producto en sí fue diseñado con la idea en mente de que nunca debemos restringir el flujo de usuarios”, dice el gerente senior de desarrollo contable Dheeraj VN. “Queríamos que nuestros usuarios definieran el flujo en el que quieren que funcione la aplicación, por lo que es altamente personalizable”.

Algunas de las opciones de personalización que se han agregado a la aplicación incluyen una API abierta, que permite a los usuarios conectar aplicaciones de terceros, así como sus sitios web y otras aplicaciones de Zoho.

Expertos en impuestos de confianza en todo el mundo

También está diseñado para soportar la escalabilidad. Los negocios de los usuarios no están limitados por la geografía ya que la aplicación está disponible en múltiples ediciones para cumplir con las leyes fiscales en 14 países, incluidos Estados Unidos, Canadá, México, Reino Unido, Australia, Kenia, India y más. También está disponible en 17 idiomas.

“Podemos decir con confianza a nuestros clientes que si usted es de uno de estos 14 países, entonces Books cumple con las regulaciones locales en esa región en particular”, dice VN.

Por supuesto, no se limita a los usuarios de esos países, ya que Zoho se esfuerza por ayudar con la declaración de impuestos en otros lugares mediante la generación de informes útiles.

integraciones

Una forma en que Books se distingue de su competencia es a través de sus capacidades de integración. La aplicación no solo está integrada en la suite de finanzas de Zoho y la amplia suite de aplicaciones de Zoho, sino que también se puede integrar con una gran cantidad de aplicaciones comerciales populares de terceros.

“Dentro de la suite de finanzas de Zoho, Books es la aplicación central, y los datos de todos los demás productos, incluido su inventario, su aplicación de administración de suscripciones, su software de informes de gastos y viajes y nómina, eventualmente llegan a Zoho Books automáticamente”, dice VN. “Entonces, los usuarios no necesitan hacer nada al final; todo está preintegrado. Esa es la ventaja que obtienen nuestros usuarios”.

Las integraciones de Zoho Finance con Zoho Books incluyen:

• Inventario de Zoho
• Suscripciones de Zoho
• Gastos de Zoho
• Factura Zoho
• Pago de Zoho
• Nómina de Zoho

Zoho Books también se integra con otras aplicaciones de Zoho fuera del paquete de finanzas, que incluyen:

• CRM de Zoho
• Analítica de Zoho
• Proyectos Zoho
• Gente de Zoho
• Flujo de Zoho

Sin embargo, Zoho Books se conecta con mucho más que otras aplicaciones de Zoho. También se puede integrar con una variedad de aplicaciones de terceros, como Zapier, Twilio, Slack, Razorpay, EazyPay, PayPal, Office 365, Evernote, SurePayroll y G Suite. Zoho Books incluso cuenta con su propio mercado, donde los desarrolladores o socios pueden crear y publicar extensiones para usar en sus propios negocios o para otros usuarios.

Historias de negocios de Zoho Books

¿Cómo utilizan la aplicación los clientes de Libros en la práctica? VN demuestra cómo los clientes pueden implementar Books al máximo al describir dos escenarios distintos de uso del cliente, destacando cómo el software en línea puede beneficiar a los usuarios en las industrias minorista y de servicios.

Uso en un negocio minorista

Jackson, propietario de un negocio minorista, comercia con varios artículos en múltiples almacenes repartidos por todo Canadá. Sus ventas provienen de clientes en línea, sin cita previa y mayoristas. Jackson está buscando una solución de software de contabilidad que lo ayude a vender en múltiples plataformas en línea, conocer los productos de mejor rendimiento e información bursátil en tiempo real, conciliar cuentas financieras, administrar ventas, colaborar con clientes y proveedores, así como cumplir con los impuestos.

Jackson pudo optimizar sus procesos comerciales con Zoho Books al usar la aplicación para:

• Configurar ubicaciones y almacenes : Jackson puede configurar las distintas ubicaciones en las que tiene almacenes.
• Configure listas de productos y precios: Zoho Books ayuda a Jackson a configurar su catálogo de productos mediante la importación de inventario y la personalización de listas de precios.
• Conecte cuentas bancarias y de tarjetas de crédito : al conectar las cuentas bancarias a Zoho Books, cada transacción aparecerá automáticamente en Zoho Books para su conciliación.
• Genere informes : Zoho Books cuenta con más de 70 informes dinámicos y personalizables, incluidos informes de descripción general del negocio e informes de inventario.
• Colabore con clientes y proveedores : Jackson puede configurar sus proveedores en Zoho Books para administrar su proceso de compra a través de Zoho Books. También puede utilizar el portal de clientes y el portal de proveedores para mejorar la colaboración dentro de Zoho Books.
• Administre las ventas de principio a fin : con Zoho Books, Jackson puede crear perfiles de clientes y generar facturas, órdenes de venta, presupuestos y órdenes de compra a partir de plantillas, así como también administrar ventas y envíos en línea desde múltiples plataformas.
• Cumplir con los requisitos fiscales aplicables : Zoho Books ayuda a Jackson a garantizar que su empresa cumpla con los requisitos fiscales. La aplicación está diseñada para respaldar el cumplimiento fiscal en 14 países y genera los informes necesarios para que los usuarios como Jackson puedan presentar sus impuestos directamente desde Zoho Books e incluso enviar los registros directamente al portal gubernamental correspondiente.

Uso en un negocio de servicios

Sophia es la directora ejecutiva de una empresa en crecimiento que brinda servicios de marketing a miles de microempresas en todo el mundo. Ella está buscando un producto de software de contabilidad que respalde sus esfuerzos para vender a nivel mundial, faculte a su equipo de ventas con datos financieros, realice un seguimiento eficiente de los proyectos prestados, identifique los servicios con mejor rendimiento y siga cumpliendo con los impuestos.

¿Cómo puede Zoho Books ayudar a Sophia a alcanzar sus objetivos comerciales? Puede optimizar sus procesos de negocios usando Zoho Books para:

• Gestione las ventas en varias monedas : con Books, Sophia puede crear perfiles y gestionar las ventas para clientes de todo el mundo, facturando en varias monedas y en cualquier idioma.
• Conéctese a Zoho CRM : debido a que Zoho ofrece un ecosistema conectado, incluido Zoho CRM, Sophia puede acceder a todos sus datos financieros desde CRM.
• Realice un seguimiento de los servicios de los clientes : Sophia también puede usar Zoho Books para crear proyectos para realizar un seguimiento de los servicios.
• Recopile pagos en línea : con Zoho Books, Sophia puede aceptar pagos en todo el mundo mediante pasarelas de pago integradas. También puede cobrar adelantos de los clientes.
• Personalice las plantillas de facturas : Sophia puede usar Libros para personalizar su selección de numerosas plantillas de facturas.
• Cree procesos de aprobación : es sencillo crear procesos de aprobación, como los de hojas de tiempo y transacciones, con Zoho Books.
• Automatización de tareas : Zoho Books le ahorra a Sophia tiempo en la gestión de su empresa al permitirle automatizar tareas como los recordatorios de pago y el cobro de cargos por pagos atrasados.
• Obtenga información valiosa : gracias a los análisis avanzados, Zoho Books generará informes significativos basados ​​en los datos de Sophia.
• Mantener la denuncia fiscal : al igual que Jackson, Sophia puede contar con Zoho Books para que la ayude a continuar con la denuncia fiscal en función de los requisitos fiscales en 14 países diferentes.

Precios de Zoho Books

¿Cuánto cuesta Zoho Books? La solución de software de contabilidad basada en la nube está disponible en una variedad de planes de precios para adaptarse a diferentes necesidades y presupuestos comerciales.

La versión gratuita de Zoho Books está disponible para empresas con ingresos anuales inferiores a $ 50,000. Tiene capacidad para un usuario y un contador. A partir de ahí, la versión estándar de Zoho Books cuesta $10 al mes y admite hasta tres usuarios, la versión profesional admite hasta 5 usuarios por $20 al mes y la versión premium admite hasta 10 usuarios por $30 al mes.

Las versiones Elite y Ultimate también están disponibles por $100 y $200 al mes. Cada versión posterior incluye más funciones que los niveles inferiores.

Imagen: Zoho