Formulaire 1099 Règles pour les employeurs en 2023

Qu'est-ce qu'un formulaire 1099 et comment est-il utilisé ? La plupart des propriétaires d'entreprise basés aux États-Unis ont délivré des formulaires fiscaux 1099 à des entrepreneurs indépendants, les maintenant en conformité avec l'Internal Revenue Service. Mais il existe plusieurs autres scénarios dans lesquels un propriétaire de petite entreprise émettrait ou recevrait un type de 1099.

Êtes-vous curieux de savoir qui devrait obtenir un formulaire 1099, comment en délivrer un ou quelles règles s'appliquent dans différents scénarios ? Dans cet article, nous fournirons les réponses à ces questions sur les formulaires 1099 et plus encore.

Qu'est-ce qu'un formulaire 1099 ?

Le formulaire 1099, émis par l'Internal Revenue Service (IRS) aux États-Unis, sert à plusieurs fins spécifiques, chacune avec une variante différente du formulaire. Certains d'entre eux incluent:

• Formulaire 1099-MISC : Cette version est émise lorsqu'une entreprise verse à un non-employé plus de 600 $ par an. Il est souvent utilisé pour les entrepreneurs indépendants, les pigistes ou d'autres travailleurs non salariés.
• Formulaire 1099-INT : Cette version sert à déclarer les revenus d'intérêts, par exemple d'une banque ou d'une autre institution financière.
• Formulaire 1099-DIV : Cette version rend compte des paiements de dividendes effectués par les sociétés à leurs actionnaires.

Tout comme les entreprises utilisent les formulaires W2 pour déclarer les salaires, les pourboires et autres rémunérations versés aux employés, les formulaires 1099 sont utilisés pour déclarer différents types de revenus perçus par des particuliers ou des entités.

L'utilisation de ces formulaires aide l'IRS à garantir l'exactitude des déclarations et du paiement des impôts, tout en permettant aux particuliers et aux entités de calculer correctement leurs obligations fiscales en fonction de leur revenu annuel total.

Malgré les similitudes avec W2, une distinction clé est que les formulaires 1099 ne tiennent compte d'aucune retenue d'impôt, car les impôts ne sont généralement pas retenus sur les types de revenus déclarés par ces formulaires.

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Quels types de paiements de revenu sont déclarés sur un formulaire 1099 ?

Bien que les formulaires 1099 soient souvent associés aux revenus versés à des entrepreneurs indépendants, ils peuvent également être utilisés pour déclarer divers autres paiements de revenus et revenus divers. Certains des types de paiements de revenu les plus courants signalés sur un formulaire 1099 incluent (mais ne sont pas limités à) :

• Rémunération des non-salariés
• Paiements de loyers ou redevances
• Remboursements d'impôts nationaux ou locaux
• Gains de jeu
• Gains ou pertes de courtage
• Dividendes et paiements d'intérêts
• Commissions
• Rémunération différée non qualifiée
• Paiements médicaux et de soins de santé
• Prix ​​et récompenses
• Produit de l'assurance-récolte
• Produit du bateau de pêche

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Quels sont les types de formulaires 1099 ?

Un 1099 peut être un formulaire IRS courant, mais il est disponible en plusieurs versions. Voici quelques-uns des types de formulaires 1099 les plus courants :

• 1099-NEC rapporte la rémunération des non-employés, telle que le revenu gagné en tant qu'entrepreneur indépendant, pigiste ou travailleur indépendant.
• 1099-MISC fait état de paiements tels que le loyer, les redevances, les prix et les récompenses, les paiements de substitution tenant lieu de dividendes, les paiements de soins médicaux et de soins de santé et les produits de l'assurance-récolte.
• 1099-INT rapporte les paiements d'intérêts des banques, sociétés de courtage et autres sociétés d'investissement.
• 1099-DIV rapporte les paiements aux investisseurs, y compris les dividendes en espèces.
• 1099-G signale les allocations de chômage ou les remboursements d'impôts locaux.
• 1099-R rapporte les paiements des régimes de retraite imposables ou des comptes de retraite individuels (IRA), ainsi que certains régimes d'assurance-vie et rentes.
• 1099-B déclare les revenus provenant des marchandises, des ventes d'actions, de certains types de troc et d'autres titres.
• 1099-S rapporte les transactions immobilières qui rapportent de l'argent, y compris les ventes de terrains, de propriétés résidentielles et de propriétés commerciales ou industrielles.

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Quelles règles 1099 communes un propriétaire d'entreprise doit-il suivre ?

Comme de nombreux autres aspects de la déclaration de revenus aux États-Unis, les formulaires 1099 ont subi leur part de changements au cours des dernières années, il est donc important pour un propriétaire de petite entreprise de se tenir au courant des dernières règles applicables, telles que les suivantes :

Nouveaux formulaires

À partir de l'année d'imposition 2020, l'IRS a réintroduit le 1099-NEC, qui n'avait pas été utilisé depuis des décennies. Avant 2020, les paiements aux non-employés tels que les entrepreneurs indépendants, qui étaient assujettis à l'impôt sur le travail indépendant, étaient déclarés sur un 1099-MISC. Ces revenus sont désormais déclarés sur un formulaire 1099-NEC.

Seuil de 600 $

Les entreprises sont tenues d'envoyer des copies du formulaire 1099-NEC à l'IRS et aux entrepreneurs si elles paient 600 $ ou plus en compensation . Le seuil de 600 $ s'applique également à d'autres formulaires 1099 pour déclarer des paiements tels que des indemnités différées non admissibles, des produits d'assurance-récolte, des loyers, des prix, etc. Les contribuables qui gagnent moins de 600 $ sont généralement tenus de déclarer le revenu avec leurs obligations fiscales, même s'ils n'ont pas reçu de 1099.

Dates et délais

Les entreprises doivent fournir un 1099 aux entrepreneurs et aux fournisseurs, ainsi qu'en déposer une copie auprès de l'IRS, avant le 31 janvier. Cependant, si cette date tombe un week-end, la date d'échéance est le lundi suivant. Certains types de formulaires 1099 doivent être déposés à l'IRS avant le 28 février, mais des copies doivent toujours être fournies aux destinataires avant le 31 janvier.

Travailleurs etrangers

Si vous embauchez un citoyen non américain qui travaille à distance via Internet depuis un autre pays, en règle générale, vous n'avez pas besoin de déposer un 1099 pour cette personne. Cependant, si le travailleur étranger effectue un travail à l'intérieur des États-Unis, vous devrez remplir le formulaire 1099.

Paiements aux sociétés

Les entreprises n'ont généralement pas besoin d'émettre des formulaires 1099 pour les paiements effectués aux sociétés. Par exemple, si vous payez une société qui fournit des services de conception Web ou un autre service commercial, elle n'a pas besoin d'émettre un 1099. Cela peut également inclure des contrats indépendants fonctionnant en tant que S Corp. Cependant, il est important de se rappeler qu'une LLC, ou une société à responsabilité limitée, n'est pas la même chose qu'une société. En général, une entité est censée envoyer des formulaires 1099 à la plupart des petites entreprises LLC.

PayPal et paiements par carte de crédit

Dans la plupart des cas, les entreprises ne sont pas tenues d'envoyer des formulaires 1099 aux entrepreneurs indépendants ou aux entreprises non constituées en société si elles ont été payées par voie électronique via PayPal ou par carte de crédit. Au lieu de cela, les sociétés de cartes de crédit et les sociétés de paiement traiteront tout rapport requis.

Paiements personnels

Les formulaires 1099 ne sont pas requis pour les paiements personnels. Les entités sont tenues de publier des rapports 1099-MISC uniquement pour les paiements effectués dans le cadre d'un commerce ou d'une entreprise. Si vous dirigez une organisation à but non lucratif, cependant, cela est considéré comme une entreprise aux fins des 1099.

Erreurs 1099

Un payeur qui découvre plus tard une erreur doit réémettre un formulaire 1099 corrigé à ce bénéficiaire et corriger le dépôt auprès de l'IRS. Si un bénéficiaire reçoit un 1099 avec une erreur, le destinataire doit contacter le payeur pour corriger le formulaire. S'ils ne peuvent pas faire corriger le formulaire, ils doivent joindre une explication à leur déclaration de revenus et déclarer correctement les revenus.

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Comment émettre et déposer des formulaires 1099

L'émission et le dépôt d'un formulaire 1099 sont simples une fois que le payeur dispose des informations appropriées. Pour remplir un formulaire 1099, une entreprise a besoin de quatre informations :

• Informations sur le payeur
• Informations sur le bénéficiaire
• Montant de la rémunération des non-employés
• Informations fiscales, telles que le numéro de sécurité sociale ou le numéro d'identification fiscale

La première case du 1099-NEC contient les informations de l'entreprise payante. Il n'y a qu'une seule case pour cette information, et vous devez inclure votre nom et raison sociale, votre adresse municipale et votre numéro de téléphone.

La deuxième section du 1099-NEC est pour l'information de l'entrepreneur payé. Pour l'obtenir, le payeur enverra au bénéficiaire un formulaire W-9 demandant son nom, son adresse et son numéro d'identification fiscale. Cependant, si l'entrepreneur n'est pas un résident des États-Unis, le payeur aura besoin d'un W-8BEN ou W-8BEN pour certifier qu'il réside à l'extérieur du pays.

Une fois qu'une entreprise a rempli ces sections, elle n'a qu'à entrer le montant de la compensation que l'entrepreneur a reçu au cours de l'année d'imposition.

Une fois le formulaire 1099 rempli, vérifiez les exigences du formulaire 1099 de l'État. Certains États exigent que des formulaires leur soient soumis, d'autres non. Pour répondre aux exigences fédérales, l'entreprise doit envoyer deux copies, une à l'IRS et une au bénéficiaire, qui doivent arriver à leurs emplacements avant le 31 janvier. Les procédures détaillées de dépôt de chacune de ces copies sont expliquées sur la première page du formulaire 1099.

Un nouveau portail en ligne de l'IRS permettant aux utilisateurs de créer et de déposer des formulaires 1099, connu sous le nom de système d'admission des retours d'informations, devrait être disponible d'ici le 1er janvier 2023.

1099 Pénalités connexes

Les entreprises qui ne délivrent pas un 1099-NEC ou 1099-MISC avant la date limite de dépôt pourraient faire face à des pénalités allant de 50 $ à 280 $ par formulaire pour l'année d'imposition 2022, selon le retard avec lequel le formulaire a été soumis. Les entreprises qui négligent intentionnellement la demande d'un bénéficiaire de corriger un 1099 avec des erreurs peuvent être soumises à une pénalité minimale de 570 $ par formulaire ou 10 % du revenu déclaré sur le formulaire, sans maximum.

Que faire si vous ne recevez pas de 1099 ?

Les contribuables qui gagnent un revenu admissible devraient recevoir un formulaire 1099 du payeur au plus tard début février, mais que se passe-t-il lorsqu'ils ne le font pas ? La première étape à suivre si un 1099 n'est pas reçu est de contacter le payeur. S'il n'est toujours pas reçu d'ici le 15 février, le parti doit appeler l'IRS pour obtenir de l'aide au 1-800-
829-1040.

Qu'un 1099 soit reçu ou non, le contribuable est toujours obligé de déclarer le revenu sur sa déclaration de revenus, ce qui peut parfois être réalisé en extrayant les données d'autres sources telles que les relevés bancaires.

Qu'est-ce qu'un seuil de revenu d'auteur pour les redevances sur les livres ?

Les redevances versées à un artiste, tel qu'un auteur, un musicien, un auteur-compositeur ou un chanteur, sont considérées comme un revenu imposable. Que ces redevances soient ou non soumises à l'impôt sur le travail indépendant dépend en grande partie du fait que l'artiste est un professionnel ou un amateur. Le code fiscal des États-Unis exige que les éditeurs déclarent les redevances payées supérieures à 10 USD dans le formulaire 1099-MISC.

Que sont considérés comme d'autres paiements de revenu sur un 1099 ?

Le formulaire 1099-MISC rapporte les paiements "autres" que la rémunération des non-employés effectués par un commerce ou une entreprise à d'autres. Des exemples de ces « autres » revenus comprennent les paiements de loyer, les redevances, les prix et les récompenses, ainsi que les paiements de substitution tenant lieu de dividendes.

Le 1099-MISC comprend même une zone pour les paiements qui ne rentrent pas dans ses catégories définies, étiquetées "autres revenus". C'est là qu'une entreprise déclarera les paiements de 600 $ ou plus effectués pour des activités, y compris la participation à une étude de recherche médicale, des prix ou récompenses monétaires, le licenciement de vendeurs d'assurance indépendants et des dommages-intérêts punitifs, des dommages-intérêts pour blessures non physiques ou maladie et tout autre dommage imposable. .

Comment déclarez-vous les revenus d'intérêts à l'IRS ?

La plupart des intérêts qui peuvent être retirés par un contribuable sans pénalité sont considérés comme un revenu imposable par l'IRS, à quelques exceptions près. Les bénéficiaires d'intérêts doivent recevoir la copie B du formulaire 1099-INT ou du formulaire 1099-OID, qui déclarent les paiements d'intérêts imposables ou exonérés d'impôt de 10 $ ou plus.

Ces formulaires sont généralement émis par un courtier dans le cadre d'un relevé composite. Les bénéficiaires d'intérêts doivent déclarer tous les intérêts imposables et exonérés d'impôt sur leurs déclarations de revenus fédérales, qu'ils reçoivent ou non un formulaire 1099.

Où pouvez-vous obtenir les formulaires 1099 ?

Des formulaires 1099 vierges sont disponibles dans une variété d'endroits pratiques. Les entreprises peuvent obtenir des copies papier dans de nombreux bureaux de poste, bibliothèques publiques et même dans les magasins de fournitures de bureau. Ils peuvent également demander des formulaires 1099 à l'IRS, qui peuvent leur être envoyés par la poste sous forme papier ou téléchargés pour être imprimés. Cependant, il est important de connaître le bon formulaire 1099 à demander.

Un nouveau portail en ligne de l'IRS, connu sous le nom de système d'admission des retours d'informations, devrait être disponible d'ici le 1er janvier 2023 et permettra aux utilisateurs de créer et de déposer par voie électronique des formulaires 1099. Certains services logiciels de comptabilité et de préparation des déclarations préparent, impriment et classent également certains formulaires 1099, tels que le 1099-NEC.

Un comptable ou un préparateur d'impôts peut également déposer par voie électronique des formulaires 1099 avec les propres impôts d'une entreprise. Il convient de noter que si une entreprise doit déposer plus de 250 1099, elle doit déposer par voie électronique. Ceux qui ne se conforment pas et n'ont pas de dérogation approuvée pourraient être passibles de pénalités pouvant aller jusqu'à 100 $ par déclaration.

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