Réunions d'affaires : 7 choses à éviter

Les réunions d'affaires peuvent être tendues. Nous avons tous assisté à des réunions qui commencent tard, s'éloignent du sujet, provoquent des disputes et ne parviennent à aucune conclusion sensée. Cependant, il n'est pas nécessaire qu'il en soit ainsi – organiser une bonne réunion est un art, et tout le monde peut l'apprendre.

Dans cet esprit, dans cet article, nous allons passer en revue sept choses que vous devez éviter afin d'organiser des réunions qui produisent des résultats réels et positifs.

Allons craquer !

1. Réunions inutiles

En commençant par la toute première chose à considérer - avant de convoquer une réunion, décidez si vous avez vraiment besoin d'en organiser une. Avoir une réunion inutile n'est pas seulement une perte de temps, mais celle de tous les autres participants.

Le Harvard Business Review a un article, y compris un joli petit arbre de décision, qui peut être utilisé pour vous aider à déterminer si une réunion est le bon choix.

Assurez-vous également que vous avez besoin de la contribution de ceux que vous avez l'intention d'inviter à la réunion. Si vous sentez vraiment que vous avez besoin de commentaires externes, déterminez ce dont vous avez besoin et qui possède les connaissances dont vous avez besoin pour progresser.

N'invitez pas de personnes inutiles simplement pour agrandir la réunion et lui donner l'impression qu'elle est plus importante. Il est beaucoup plus efficace de n'inviter que ceux qui peuvent vous aider à avancer. Cela permet également à d'autres personnes dont la contribution n'est pas requise de poursuivre leur travail.

2. Devenir personnel

Les réunions d'affaires ne sont que cela - des affaires. La plupart des participants apprécieront un rappel à tout le monde au début pour rester sur le sujet.

N'oubliez pas qu'à moins de connaître les croyances, les goûts et les aversions de tous les participants, il est dangereux d'errer dans le territoire inconnu des histoires personnelles. Si vous voulez une réunion fructueuse et positive, tenez-vous-en aux questions importantes et assurez-vous que les participants en fassent de même.

En vous assurant de ne pas vous écarter du sujet, vous êtes mieux placé pour vous assurer que personne d'autre ne le fait. Soyez ferme à ce sujet et coupez rapidement les histoires personnelles en rappelant aux orateurs de se concentrer sur les sujets de la réunion.

3. Perte de temps

Les réunions qui commencent en retard ou qui durent trop longtemps sont le fléau de l'existence des spectateurs. Pour éviter de s'infliger vous-même cette misère, précisez que votre rendez-vous commencera à l'heure, puis tenez-vous-en à la promesse. Vous pouvez également faire savoir que toute personne ayant plus de cinq minutes de retard ne sera pas autorisée à entrer pour encourager une participation rapide.

Si quelqu'un n'a pas répondu pour vous faire savoir s'il assiste ou non à la réunion, il est préférable d'être proactif et de vérifier vous-même ou de déléguer quelqu'un pour le savoir avec certitude.

Établissez un ordre du jour que vous pouvez régler dans le temps imparti et respectez-le. De plus, divisez la réunion de manière à ce que chaque point reçoive un temps raisonnable, dites à tout le monde quelle est cette échelle de temps et passez à autre chose lorsque le temps est écoulé.

S'il y a vraiment des problèmes non résolus dans le temps imparti, planifiez un suivi avec les personnes qui peuvent les régler.

4. L'aile

La préparation est primordiale lorsqu'il s'agit d'une réunion d'affaires - avoir une réunion sans structure prédéterminée invite les problèmes. Vous constaterez que chacun apporte ses propres sujets de prédilection, qu'ils soient pertinents ou non pour ce dont vous voulez discuter, et toute bonne idée peut être noyée dans le bruit.

Travaillez avec les participants à l'avance pour déterminer les sujets de discussion, et à partir de ceux-ci, créez et distribuez un ordre du jour afin que chacun sache exactement ce que la réunion couvrira.

Si vous avez un ordre du jour que vous pouvez distribuer avant la réunion, vous pouvez vous préparer, tout comme les autres qui doivent y assister. Vous pouvez ensuite organiser des discussions informelles avant la réunion avec des personnes et planifier leurs réponses en fonction de leurs commentaires initiaux.

5. Affrontement

Une discussion saine est une bonne chose lors des réunions, mais il est facile que les choses deviennent incontrôlables. Les réunions impliquent souvent des personnes aux personnalités très différentes et des disputes peuvent surgir. Cela peut sonner le glas d'une réunion productive, alors travaillez pour vous assurer qu'il n'y a pas de conflit.

Si vous adoptez un ton respectueux, les autres suivront. Donc, même si quelqu'un jette tous les jouets de son landau, soyez l'adulte dans la conversation et traitez-le calmement mais fermement.

Si vous savez que quelqu'un est susceptible d'être perturbateur, essayez d'avoir un mot à l'avance et décrivez le comportement que vous attendez. Lors de la réunion elle-même, fixez des limites de temps pour les contributions individuelles, de sorte que si quelqu'un s'égare sur un grief favori, vous pouvez le traiter rapidement.

Essayez d'établir un consensus en utilisant des noms de groupe, tels que « nous » et « notre », et en mettant l'accent sur les défis ou les victoires communs. Prenez le contrôle – n'utilisez pas la réunion pour blâmer et ne tolérez pas les attaques personnelles. Plus votre ton est impartial, moins vous donnez aux autres de levier pour exprimer leurs opinions personnelles.

6. Désengagement

Souvent, vous trouverez une ou deux personnes qui se désengagent de la réunion et commencent à discuter entre elles. Ceci est extrêmement perturbateur et doit être traité.

Si vous devez, interrompez la réunion pour vous concentrer sur leur petite conversation - cela devrait attirer leur attention. Lorsque vous l'avez, demandez leur contribution à la discussion principale et revenez vers eux à intervalles réguliers pour vous assurer qu'ils ne perdent plus le fil.

Demandez aux gens d'éteindre leur téléphone. À moins qu'il n'y ait une situation de vie ou de mort, ou que leur partenaire soit sur le point d'accoucher, être sans téléphone pendant environ une heure ne sera pas une calamité. Si tout le monde autour de la table consulte ses e-mails tout le temps, c'est une distraction trop loin pour la plupart des réunions.

7. Ne pas suivre

De nombreuses réunions se terminent tout simplement - et lorsqu'elles se terminent, les gens sont rarement plus sages que lorsqu'ils sont entrés dans la salle. C'est vraiment dommage, car si vous avez bien réfléchi à la nécessité d'avoir une réunion et à ce dont vous voulez discuter, vous espérerez des résultats concrets.

Pour y parvenir, vous devez créer un ensemble de points « à emporter » - une liste d'actions qui ont été convenues au cours des discussions, y compris des détails sur qui est chargé de s'assurer que des problèmes particuliers sont résolus ou que des résultats sont atteints.

Enfin, prenez des notes pendant la réunion. Chaque point de l'ordre du jour doit aboutir à une conclusion - et vous devez l'écrire pendant que vous avez la contribution et l'accord des participants.

Après la réunion, rédigez un rapport post-événement décrivant ces actions et leurs propriétaires, et distribuez-le à tous ceux qui ont assisté. Vous pouvez ensuite l'utiliser comme liste de contrôle pour vous assurer que vos plans sont dans les délais.

Conclusion

Tenir une réunion d'affaires efficace et productive est un outil important pour gérer une entreprise, mais il est très facile de faire des erreurs. Pour assurer une bonne réunion, vous devez :

1. Analysez si vous avez vraiment besoin d'une réunion.
2. Évitez les problèmes personnels.
3. Évitez de mal gérer le temps.
4. Préparez bien à l'avance.
5. Eviter la confrontation.
6. Encouragez la participation.
7. N'oubliez pas de résumer la réunion.

Avez-vous des idées sur ce qu'il faut éviter lors des réunions ? Faites-nous savoir dans la section commentaires ci-dessous!