Qu'est-ce que les comptes fournisseurs ? Le processus et les avantages

« Comptes fournisseurs » est un terme que vous entendez souvent lorsque vous gérez les finances de toute entreprise. En raison du rôle important qu'il joue dans le règlement des transactions commerciales, tout propriétaire d'entreprise devrait avoir une idée claire de ce que cela signifie et comment cela s'applique à sa propre entreprise. Dans cet article, nous vous proposons une explication détaillée des comptes fournisseurs, et partageons quelques conseils pratiques sur la gestion de vos comptes fournisseurs.

Le terme comptes fournisseurs provient de la comptabilité financière et fait référence à la sous-catégorie de la comptabilité qui traite de la facturation des services par les créanciers, c'est-à-dire les fournisseurs, vendeurs ou prestataires de services qui travaillent pour une entreprise (soit ad hoc, soit sur mandat). Les comptes créditeurs s'opposent aux comptes débiteurs, qui enregistrent et traitent les services fournis par une entreprise à ses clients ou à d'autres entreprises.

L'objectif global des comptes créditeurs est de maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs. Les comptes fournisseurs travaillent toujours en étroite coordination avec les achats et s'appliquent à la tâche importante de suivre toutes les factures ouvertes et de les payer à temps. C'est le seul moyen de s'assurer que les produits et services sont livrés à temps et que le processus d'approvisionnement se déroule sans heurts.

Les grandes entreprises ne sont pas les seules à devoir gérer un grand nombre de comptes fournisseurs. Un système clair de comptes fournisseurs aide également les start-ups et les petites entreprises à garder une trace de tout. Après tout, rien n'est plus ennuyeux que de devoir payer des amendes en souffrance ou de traiter avec des fournisseurs insatisfaits.

Sur la base de cette compréhension initiale, approfondissons maintenant les comptes fournisseurs !

Qu'est-ce que les comptes fournisseurs (AP) ?

Les comptes créditeurs (AP) sont des montants dus par une organisation à ses vendeurs ou fournisseurs pour des biens ou services qui ont été reçus mais pas encore payés. En comptabilité, AP est un compte dans le grand livre général qui représente l'obligation d'une entreprise de rembourser une dette à court terme envers ses créanciers ou ses fournisseurs.

AP peut également faire référence au service commercial ou à la division chargée d'effectuer les paiements dus par l'entreprise aux fournisseurs et autres créanciers. Ainsi, AP est responsable de la gestion des AP ! Nous couvrirons les deux utilisations du terme dans cet article.

Au sein d'une entreprise, les comptes fournisseurs sont étroitement liés aux achats ; il comprend un aperçu des fournisseurs et prestataires de services externes, leur gamme de services et les types de traitement des commandes. Dans une grande organisation, il peut y avoir un service distinct des comptes fournisseurs qui s'occupe des processus liés aux factures entrantes, alors que dans les petites entreprises, il s'agit d'une fonction de l'équipe comptable/comptable. Ce faisant, ils enregistrent la raison sociale complète du fournisseur, son adresse, son code fiscal et, le cas échéant, d'autres données telles que celles relatives aux remises, conditions de paiement et remises accordées régulièrement.

Le processus des comptes fournisseurs

Une fois qu'une organisation reçoit des factures de ses fournisseurs, elles sont généralement paginées avec un tampon de réception pour documenter la date dans le cas de copies imprimées, ou un système numérique est utilisé pour suivre les factures en ligne. Les comptes fournisseurs attribuent également à chaque facture entrante un numéro séquentiel unique. Une vérification est alors nécessaire pour s'assurer de l'exactitude factuelle et du montant exact facturé. Dans les grandes entreprises, les commis aux comptes fournisseurs travaillent en étroite collaboration avec les départements respectifs chargés de commander les biens et services correspondants. Le résultat de la vérification de la facture est documenté par une coche et une abréviation de nom directement sur la facture entrante.

Les comptes fournisseurs garantissent que toutes les factures entrantes sont payées à temps. Des précautions doivent également être prises pour s'assurer que toutes les déductions sont faites pour les escomptes de caisse, les rabais ou les défauts de qualité. Dans les grandes entreprises, les commis aux comptes fournisseurs établissent une liste de propositions de paiement, qu'un autre employé doit contresigner pour assurer le respect du principe de double contrôle. Cette liste contient les coordonnées bancaires des créanciers et les montants à transférer. Aujourd'hui, les virements bancaires sont effectués presque exclusivement en ligne, et dans le cas de volumes plus importants, l'échange automatisé de données se fait via des API.

Le service des comptes fournisseurs gère également l'imputation de la facture entrante. Il crée l'enregistrement de validation qui adresse le compte fournisseur correspondant et un compte de dépenses. Cette tâche est d'une importance particulière car seule l'affectation de la facture entrante aux bons comptes de dépenses garantit la possibilité d'une comptabilisation et d'un contrôle significatifs des coûts et des performances. Lors de la comptabilisation, la clé de commande habituellement stockée dans les données de base des fournisseurs doit être prise en compte. Les fournisseurs facturent leurs biens et services avec les taxes applicables telles que la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), la taxe sur les ventes, etc. Dans le cas de la TVA, l'entreprise destinataire peut déduire les montants de TVA ainsi facturés en tant que taxe en amont de sa taxe à payer. charge. En conséquence, la TVA sur les factures entrantes devient un élément transitoire qui n'affecte pas les revenus de l'entreprise.

Tâches du service des comptes fournisseurs

Comme décrit ci-dessus, le processus des comptes fournisseurs doit être très systématique et organisé au sein d'une organisation . L'une des tâches les plus critiques du flux de travail des comptes fournisseurs est le traitement des factures que les fournisseurs émettent à l'entreprise : les factures dites fournisseurs ou factures entrantes (nous les appelons « factures » dans Hiveage).

Les principales tâches du service des comptes fournisseurs comprennent en outre :

• Maintenance de la fiche fournisseur
• Vérification des factures fournisseurs et imputation
• Saisie des factures fournisseurs
• Gestion des éléments ouverts
• Effectuer des paiements et des règlements

Un exemple tiré des comptes fournisseurs : la comptabilité des frais de déplacement

L'une des activités qui se produisent fréquemment dans les comptes fournisseurs est le traitement des rapports de frais de déplacement que les employés d'une entreprise soumettent pour leurs voyages d'affaires. Ces remboursements sont liés à des exigences légales, notamment fiscales, précises ; d'autre part, le règlement intérieur de l'entreprise peut également contenir des accords complémentaires plus favorables au(x) salarié(s), dont le service comptabilité fournisseurs doit bien entendu tenir compte. Ici, il incombe au service des comptes fournisseurs de vérifier les différents éléments, si nécessaire de demander des reçus supplémentaires, d'exiger l'émission d'un reçu de remplacement ou de rejeter les dépenses non remboursables. Enfin, le rapport de frais de voyage correctement saisi avec tous les reçus est vérifié, après quoi l'instruction de paiement est émise.

Avantages de l'automatisation des comptes fournisseurs

L'automatisation des comptes fournisseurs et la réduction de la saisie manuelle des données peuvent aider les entreprises de plusieurs façons. Vous trouverez ci-dessous les principaux avantages du logiciel d'automatisation AP qui, selon nous, peut aider toute entreprise :

Économies de coûts complètes

L'automatisation des points d'accès permet des économies de coûts complètes et globales. En plus de réduire les coûts de main-d'œuvre associés à la capture des données de facturation et au traitement manuel, les entreprises bénéficient également de portails en libre-service pour les fournisseurs, d'une réduction des factures en double (et des paiements en double), d'une augmentation des gains d'escompte de règlement (par exemple, des remises pour paiement anticipé) et de la élimination des frais de retard dus à un retard de paiement.

Optimisation des flux de trésorerie

Un processus automatisé de comptes fournisseurs qui réduit les processus manuels permet une planification précise des besoins de trésorerie prévus. La visibilité des processus permet aux comptes fournisseurs de concentrer leurs priorités sur les activités qui ont le plus d'impact sur les flux de trésorerie. En conséquence, toutes les factures peuvent être payées à temps, et l'escompte de règlement dynamique offre également aux fournisseurs des paiements plus rapides en échange d'escomptes de paiement, ce qui peut générer des rendements annuels importants. Sans automatisation, l'escompte de règlement dynamique peut ne pas être réalisable.

Amélioration des relations avec les fournisseurs

Les comptes créditeurs doivent atteindre une large clientèle en interne et en externe. Le processus manuel nécessite des échanges de courriers et de courriels avec des formulaires souvent difficiles à déchiffrer. Un processus automatisé simplifie le traitement par navigateur des requêtes des fournisseurs, des éléments ouverts et des approbations. Les procédures sont disponibles sur les ordinateurs de bureau, les tablettes et les appareils mobiles tout en intégrant les normes de sécurité de l'entreprise. Une action et une communication rapides avec les fournisseurs amélioreront certainement la bonne volonté et les relations à long terme qui sont essentielles à la croissance d'une entreprise.

Optimiser la visibilité

La réception centralisée, la capture immédiate, l'extraction, la validation et l'acheminement des données pour tous les types de factures favorisent une comptabilisation précise des dettes. Un chemin complet est créé pour vérifier chaque étape et chaque employé impliqué dans le processus. Dans le même temps, la direction peut résoudre les problèmes potentiels au fur et à mesure qu'ils surviennent. Les demandes de renseignements et les communications aller-retour sont éliminées car les employés, les équipes de gestion financière et les fournisseurs ont leur propre accès en libre-service aux factures et aux enregistrements de paiement.

Contrôles et processus internes améliorés

Alors que le monde évolue vers des formes de facturation électroniques en raison de la réglementation émergente, le respect strict des contrôles internes pour prévenir la fraude et garantir l'intégrité des résultats financiers est devenu de plus en plus important. Cela a élargi la portée des responsabilités des comptes créditeurs. Il est pratiquement impossible de mettre en œuvre de manière fiable de tels contrôles avec un processus manuel. Les organisations avec des processus AP manuels s'appuient sur des audits qui ajoutent des coûts supplémentaires tout en ayant une capacité limitée à assurer la conformité. Avec des règles intégrées dans le processus automatisé, les comptes fournisseurs peuvent réduire le fardeau de la conformité, les coûts et le temps précieux nécessaires pour assurer le bon fonctionnement des flux de travail.

Amelioration de la qualite

Un flux de travail automatisé avec des données de facturation de haute qualité qui les valident par rapport aux données ERP (systèmes de planification des ressources d'entreprise) garantit l'exactitude et peut aider les entreprises à éviter les erreurs (y compris les erreurs de saisie de données et les erreurs humaines), les retards et les coûts inutiles. Dans le cas d'exceptions nécessitant des étapes appropriées, cela se fait dans le flux de travail plutôt que dans un processus séparé. Ces processus séparés sont souvent coûteux, non contrôlés, non testés et se produisent sans conformité.

Flexibilité opérationnelle

Les processus de comptes fournisseurs doivent soutenir la stratégie commerciale. Cela peut signifier une augmentation du volume des transactions en raison de la croissance ou des acquisitions. "Passer à la vitesse supérieure" est beaucoup moins coûteux dans un processus automatisé que l'augmentation des coûts de main-d'œuvre dans un processus largement manuel et non standardisé. L'automatisation facilite également l'externalisation des fonctions. Le processus peut être facilement étendu en cas de fusions et acquisitions, offrant une efficacité à moindre coût.

Comptes fournisseurs simplifiés avec Hiveage

En tant que service de facturation, Hiveage offre la possibilité de suivre vos factures entrantes et de les organiser efficacement. Les factures entrantes sont appelées « Factures » dans Hiveage. À l'aide de la fonction de factures, vous pouvez enregistrer les factures que vous recevez de vos vendeurs et fournisseurs - votre propre petit service des comptes fournisseurs

Commencez par remplir les informations essentielles telles que le nom du vendeur, l'adresse, les détails de l'article et les taxes. Vous pouvez également joindre la facture originale à une facture dans Hiveage, ce qui vous aide à organiser tous vos dossiers en un seul endroit.

Si vous êtes une grande entreprise avec une équipe qui s'occupe de vos comptes, vous souhaiterez peut-être avoir un double contrôle pour qu'un autre membre de votre équipe examine les factures avant qu'elles ne soient approuvées pour les paiements. Les approbations peuvent être effectuées à l'aide de l'option "Marquer comme payable". Lorsque les factures sont marquées comme « Payables », elles commenceront à apparaître dans le tableau de bord sous la section « Comptes fournisseurs » organisées par le nom du fournisseur, vous aidant à garder une trace des montants totaux dus à chaque fournisseur.

Une fois que les paiements dus ont été effectués sur les comptes des fournisseurs, vous pouvez mettre à jour les factures en ajoutant les informations de paiement. Avec cette étape, vous terminerez le flux de travail des comptes fournisseurs dans Hiveage et effacerez les soldes du tableau de bord.

Pour simplifier votre processus de comptes fournisseurs et profiter de la tranquillité d'esprit, inscrivez-vous dès aujourd'hui pour votre essai complet gratuit de 14 jours dans Hiveage. Grâce à nos flux de travail intuitifs et faciles à utiliser, vous vous rendrez compte que le processus des comptes fournisseurs n'a pas besoin d'être compliqué et fastidieux. Bonne facturation !

FAQ sur les avantages des comptes fournisseurs

Quel est le principal avantage de l'automatisation des comptes fournisseurs ?

Un logiciel d'automatisation des comptes fournisseurs facilite la gestion de la facturation et du traitement des paiements via une plateforme numérique unique. Il offre une visibilité plus claire et un contrôle accru sur les processus financiers et la collecte de données.

Quels sont les objectifs les plus importants des comptes fournisseurs ?

Les objectifs des comptes créditeurs incluent : effectuer les paiements des fournisseurs à temps, maintenir des données précises, maintenir des relations positives avec les fournisseurs et rechercher des moyens d'économiser de l'argent et d'améliorer les résultats.

Quelles sont les fonctions clés du processus AP ?

Les principaux processus AP comprennent : le calcul, la publication des transactions commerciales, le traitement des factures et la vérification des données financières à utiliser pour la tenue des dossiers.