Comment assurer la croissance de l'entreprise en améliorant la conformité et la gestion du temps : l'étude de cas sur les services de restauration au Canada

Mastic, clous, marteaux, bois, colle, tôle. Lorsqu'il s'agit de restauration à domicile et au bureau, les outils du métier sont bien établis; ou du moins ils l'étaient. Jusqu'à récemment, pour être considéré comme un professionnel et diriger une entreprise prospère, il fallait simplement être doué pour les utiliser. Mais, les temps changent. De nos jours, la technologie fait partie intégrante de notre quotidien. Nous pouvons à peine nous imaginer sans notre technologie et l'enlever forcerait un changement radical.

Cependant, même si la technologie est tout autour de nous et fait partie de notre vie quotidienne, de nombreuses entreprises locales ont encore peur lorsqu'il s'agit d'introduire de nouvelles technologies. Ce n'est un secret pour personne que la technologie peut faire avancer une entreprise, mais seulement si vous savez comment l'utiliser. C'est pourquoi de nombreuses entreprises traditionnelles préfèrent toujours utiliser un stylo et du papier plutôt que de « le faire en ligne ».

Le changement fait peur, mais ignorer le changement peut être encore plus effrayant. Lentement mais sûrement, le secteur de la construction évolue et devient de plus en plus technologique. Le changement a commencé avec les grands acteurs de l'industrie qui ont introduit le terme et la méthodologie de "Lean Construction". Une méthode par laquelle les entreprises de construction opèrent rapidement et efficacement tout en accordant la priorité aux besoins des clients. L'un des moyens les plus courants de mettre en œuvre des méthodologies de construction allégée consiste à introduire un logiciel informatique (peu coûteux) pour générer des processus de travail plus fluides.

La construction allégée existe en fait depuis environ 25 ans, mais ce n'est que récemment qu'elle a commencé à se répercuter en toute confiance sur les entreprises locales également. Par exemple, depuis 2012, environ 50 % des entreprises de construction nord-américaines utilisent un logiciel pour produire des estimations de projet, et ce chiffre augmente d'environ 10 % chaque année.

Marketing d'abord

Ce n'est pas un cours sur les méthodes de construction Lean. Au lieu de cela, nous aimerions amener le concept sur le trottoir à partir du nuage hypothétique. Les défis auxquels sont confrontées les entreprises de construction locales ne nécessitent pas et ne peuvent pas soutenir une refonte complète de leur façon de travailler. Avant d'essayer d'atteindre l'objectif noble mais noble de révolutionner l'industrie, rendons d'abord les processus quotidiens moins chronophages et plus productifs.

Comme nous l'avons mentionné, les logiciels de construction peuvent aider les entreprises à améliorer leur efficacité. Pourtant, la plupart des logiciels de construction sont coûteux et difficiles à utiliser. Cela a empêché les entreprises locales de le mettre en œuvre. Là où la pénétration des logiciels est profonde, c'est dans le marketing. Le marketing est généralement l'un des premiers domaines où les petites entreprises intègrent les nouvelles technologies.

Pourquoi? Parce que vous pouvez voir un retour immédiat (ou non) sur votre investissement dans les nouvelles technologies. Par exemple, la plupart des services de restauration à domicile font désormais de la publicité sur Google. Certains font même du SEO (optimisation pour les moteurs de recherche) et ont une présence active sur les réseaux sociaux.

Mettre vos opérations de marketing en ligne est un appel relativement facile à faire. Vos clients potentiels sont déjà là . Vous pouvez également externaliser facilement votre marketing à un fournisseur externe et vous n'avez pas besoin d'apprendre quoi que ce soit de nouveau ou de bouleverser votre organisation. Il vous suffit de vous asseoir et d'attendre que les appels téléphoniques (ou les e-mails) arrivent.

Cependant, être un professionnel, ce n'est pas payer quelqu'un d'autre pour le faire à votre place, c'est le faire vous-même. Et tandis que vous pouvez externaliser votre marketing, vous ne pouvez pas externaliser vos opérations de base. Ce que vous pouvez faire, c'est utiliser la technologie pour améliorer la productivité de votre équipe tant que vous trouvez une technologie facile à utiliser, abordable et qui coche toutes vos cases .

Selon Darren Gradus, PDG et fondateur de Canada's Restoration Services, c'est ce qui l'a amené à choisir l'application pour employés de Connecteam pour améliorer l'efficacité et la productivité de son personnel.

À propos de Canada Restauration

Canada's Restoration Services est une entreprise de restauration d'eau, d'incendie et de moisissure fondée par Darren Gradus. Depuis sa fondation originale à Toronto, il y a près de 8 ans, les services de restauration du Canada sont devenus une entreprise qui couvre 6 emplacements à travers le Canada : Ottawa, Montréal, Edmonton, Calgary, Vancouver et Toronto.

L'un des clients verticaux de Canada Restoration est constitué de compagnies d'assurance qui emploient Canada Restoration en tant que fournisseur. Lorsqu'un assureur active son assurance et exige qu'un sous-sol soit restauré après une inondation, par exemple, la compagnie d'assurance envoie Canada Restoration pour effectuer le travail.

Travailler avec un grand client comme un fournisseur d'assurance signifie que Canada Restoration est tenu de se conformer à des réglementations très précises. La performance de l'entreprise est évaluée sur la base du respect de ces réglementations.

Cela signifie que tous les employés doivent, en premier lieu, connaître la réglementation. Deuxièmement, se conformer aux réglementations et enfin être responsables de leurs actions. Lorsqu'il gère une petite équipe, un responsable peut très facilement et rapidement communiquer avec son personnel et vérifier la conformité. Cependant, à mesure que votre personnel s'agrandit, vous ne pouvez pas être partout à la fois, et il devient de plus en plus difficile de passer d'un site à l'autre tout en gérant et en développant une entreprise.

Croissance de l'entreprise vs processus d'affaires

Les entreprises qui bénéficient d'une croissance rapide souffrent généralement également d'opérations un peu chaotiques. Vous pouvez le considérer comme un cheval sauvage : plus le cheval est rapide et puissant, plus il peut être difficile de le garder sous contrôle.

Ne vous méprenez pas, une croissance rapide est géniale et c'est ce que toutes les entreprises veulent. Cependant, cela entraîne de nouveaux problèmes. Par exemple, certaines entreprises commencent leur journée par une réunion quotidienne de 15 minutes au cours de laquelle tous les bons de travail sont distribués aux équipes qui se rendent ensuite sur leurs sites. Ce processus peut avoir du sens pour une entreprise de construction de 10 personnes, mais pour une entreprise de 40 ou 60 personnes, des changements peuvent être nécessaires .

Darren Gradus s'est rapidement rendu compte qu'au fur et à mesure de la croissance de Canada Restoration Services, il aurait besoin de faire quelques changements pour maintenir le niveau de service. D'abord et avant tout, puisque la conformité est une grande préoccupation pour Canada Restoration Services, il a compris qu'il avait besoin d'une autre paire d'yeux sur le terrain. Cependant, pour maintenir les marges bénéficiaires, des embauches supplémentaires, par rapport à celles déjà prévues, n'étaient pas envisageables.

Comment Connecteam a aidé

De nombreuses entreprises qui cherchent un moyen de gérer et de soutenir la croissance de leur entreprise, sans diminuer leurs marges bénéficiaires, se tournent vers la technologie. C'est ainsi qu'a commencé la recherche d'une solution technologique répondant aux besoins de Canada Restoration Services. La solution réussie devrait cocher de nombreuses cases et être suffisamment abordable pour avoir un sens commercial.

Il devrait assurer la conformité et la responsabilité tout en fournissant des communications, une gestion des tâches et une gestion du temps efficaces. Un système de rapport intégré qui fournirait des informations sur le temps passé, les ressources utilisées, les procédures terminées (ou non) serait également agréable à avoir. Enfin, la solution devait être rapide à mettre en œuvre et simple d'utilisation, faute de quoi notre « solution » se transformerait en « problème » très rapidement.

Après de longues recherches, Darren a finalement trouvé l'outil tout-en-un pour répondre à ses besoins avec Connecteam.

Gestion du temps

Pour la gestion du temps, Canada Restoration Services utilise l'horloge mobile compatible GPS de Connecteam pour enregistrer les quarts de travail spécifiques des employés par projet. Les employés utilisent l'application mobile Canada Restoration Services pour accéder à leur pointeuse et pointer à l'arrivée et au départ sur place .

Ils ajoutent également des étiquettes et des notes qui sont automatiquement envoyées avec leurs quarts de travail à un administrateur au bureau. Une feuille de temps est ensuite créée sur le « Launch Pad » du bureau où un administrateur peut accéder, modifier et approuver tous les quarts de travail. Le rapport peut ensuite être exporté vers les systèmes de paie.

Grâce à l'horloge mobile avec localisation GPS, Darren a pu avoir une meilleure vue d'ensemble de l'endroit où se trouvent ses équipes à tout moment.

L'intégration de Connecteam avec QuickBooks Online et Gusto permet également aux responsables d'exporter facilement des feuilles de temps pour une paie 100 % précise.

Flux de travail de conformité

Les entrepreneurs qui travaillent avec des compagnies d'assurance savent que la conformité est essentielle, et s'écarter des directives et des réglementations pourrait être catastrophique pour votre entreprise. Pourtant, la conformité est un problème pour de nombreux entrepreneurs.

Ce n'est pas nécessairement que les employés ne sont pas intéressés ou ne se soucient pas de la conformité, mais que les réglementations ont tendance à changer rapidement et qu'il est difficile de rester au courant, surtout si vous avez l'habitude de faire les choses d'une certaine manière .

Pour s'assurer que les réglementations et les normes sont communiquées à chaque travailleur à tout moment, Canada Restoration Services a créé des workflows de conformité à l'aide de Workflow Asset de Connecteam. L'actif de flux de travail permet aux gestionnaires et aux administrateurs de créer une progression de travail spécifique qui doit être terminée avant qu'un travail puisse être considéré comme terminé. Des flux de travail peuvent être attribués à chaque employé à l'aide de l'application mobile et un rapport est ensuite produit détaillant l'achèvement.

Cela permet aux gestionnaires et aux administrateurs d'avoir une visibilité complète sur l'avancement du travail par employé et également de rendre compte de qui a fait quoi ou de qui n'a PAS fait quoi. Plus besoin de courir partout pour essayer de déterminer qui est responsable lorsque la conformité n'est pas respectée.

Gestion de documents

Les fournisseurs des compagnies d'assurance ne sont pas seulement des professionnels de la construction, ils sont aussi des ninjas de la paperasserie. Comme tout fournisseur d'assurance vous le dira, travailler avec des compagnies d'assurance signifie que vous avez besoin d'un système de classement efficace en place ou vous êtes assuré d'une journée très stressante.

les entrepreneurs doivent élaborer une politique complète de conservation des dossiers. Conservez tous les certificats d'assurance avec avenants, une copie de l'accord du fournisseur, ainsi que l'étendue des travaux et les notes de terrain du fournisseur pendant au moins 7 ans après l'achèvement du projet.

De nombreux États ont des lois de 10 à 12 ans pour les réclamations pour dommages matériels, mais aucune limitation pour les réclamations pour blessures corporelles. Certains litiges pour dommages corporels impliquant l'amiante et la responsabilité en matière de pollution qui auraient eu lieu dès les années 1960 sont toujours en cours aujourd'hui.

L'avantage immédiat de conserver ces registres d'assurance est d'éviter les frais de litige d'une réclamation pour défaut de construction vieille de 10 ans auprès de la compagnie d'assurance de votre sous-traitant de niveau inférieur, évitant ainsi l'impact de ces dépenses sur votre bilan ou votre taux de sinistres. Avec la popularité des options de stockage numérique, il est préférable de conserver des enregistrements en permanence.

Canada Restoration Services a poussé sa gestion des dossiers un peu plus loin. En utilisant Connecteam, ils pouvaient rendre tous les enregistrements disponibles sur les appareils mobiles et les affecter aux chefs de projet concernés sur place. Cela a rendu les processus de travail beaucoup plus rapides et réduit le besoin pour les chefs de projet de retourner au bureau, ce qui a permis de réduire les coûts de carburant et d'augmenter la productivité.

Formation en cours d'emploi avec responsabilisation intégrée

Depuis 2014, le ministère du Travail de l'Ontario exige que tous les employeurs veillent à ce que tous leurs travailleurs et superviseurs suivent un programme de sensibilisation de base à la santé et à la sécurité au travail. Outre ces nouvelles exigences, les employeurs continuent d'avoir des obligations continues en vertu de la LSST d'informer les travailleurs des dangers propres au lieu de travail .

Personne ne nie l'importance de la formation à la sécurité, en particulier dans l'industrie de la construction. Cependant, lorsque la formation signifie retirer un employé d'un projet afin de se conformer aux exigences de formation en matière de sécurité, cela peut avoir de graves répercussions pour une entreprise de construction locale.

Canada Restoration Services utilise les modules de formation intégrés de Connecteam pour offrir des modules de formation sur la sécurité OSHA aux superviseurs et aux employés . Ils peuvent ensuite suivre le programme de formation sur place, en transit ou à la maison. L'administrateur reçoit un rapport complet sur ses progrès et peut même ajouter des quiz pour évaluer ses connaissances.

La formation à la sécurité est évidemment un bon début, mais les utilisations sont infinies et peuvent vraiment faire passer vos équipes au niveau supérieur.

Conseils professionnels en temps réel

La plupart des entreprises de construction ont du mal à faire passer les connaissances du bureau au terrain. Les sessions de formation sont une excellente solution si vous recherchez une solution stratégique et à long terme, mais parfois vous avez juste besoin de fournir des conversations non formelles rapides et efficaces où les responsables peuvent discuter de problèmes en temps réel avec le personnel hors site.

Le Chat Asset de Connecteam a été utilisé à bon escient par les équipes de Canada Restoration Services comme une sorte de forum professionnel où ils pouvaient partager leurs connaissances et discuter de différentes options. Le Chat Asset permet aux équipes de télécharger des images et de commenter des fichiers dans un environnement de chat en direct. Pour les travailleurs moins expérimentés, le chat s'est avéré être un excellent outil leur permettant de demander des conseils à des travailleurs plus expérimentés de manière informelle et plus accessible.

Que pouvons-nous en apprendre

Alors, comme dirait Austin Powers : « Qu'est-ce que tout cela veut dire, Basil » ? Si vous gérez et exploitez une entreprise de construction ou de services, vous êtes très conscient de la révolution numérique qui se déroule autour de nous. Vous êtes sur Facebook, vous avez un compte Twitter (probablement inactif depuis quelques années), vous communiquez majoritairement via les applications mobiles de votre smartphone.

Pourtant, votre entreprise utilise toujours un stylo, du papier, un tableau blanc et peut-être une feuille de calcul Excel si vous êtes très industrieux. Vous savez également que vos concurrents commencent également à opérer le virage numérique.

Cependant, comme la plupart des propriétaires d'entreprise, vous avez tendance à adhérer au dicton : « Si ce n'est pas cassé, ne le répare pas ». Le problème avec les vieux adages, c'est qu'ils sont vieux et qu'ils ne peuvent pas être appliqués au monde rapide et technologique dans lequel nous vivons aujourd'hui. Ignorer le changement qui se produit partout peut être catastrophique pour votre entreprise. Plus tôt vous entrerez dans l'ère numérique, plus il vous sera facile d'augmenter votre productivité et d'avoir une longueur d'avance sur vos concurrents.

Nous avons demandé à Darren de résumer son expérience d'utilisation de Connecteam en une phrase : "Vous ne trouverez pas de meilleur retour sur investissement sur aucun logiciel, 1 plate-forme qui fait TOUT".