Comment faire d'une agence une extension de votre équipe interne

Qu'il s'agisse de combler les déficits de compétences, de combler les ressources ou de faire évoluer l'ensemble de vos opérations, le partenariat avec une agence numérique présente d'innombrables avantages. Cependant, si vous ne travaillez pas de la bonne manière avec votre agence, vous serez sûr de passer à côté de la véritable valeur que vous pouvez gagner.

Pour garantir un partenariat fluide, il est essentiel d'intégrer vos agences partenaires en tant qu'extension de votre équipe interne. Même si cela dépend en grande partie de l'agence que vous choisissez, vous pouvez faire certaines choses de votre côté pour faciliter le processus.

Explorons comment vous pouvez transformer une agence externe en un partenaire collaboratif qui travaille en harmonie avec vos équipes internes et offre le meilleur retour possible.

7 façons de faire de votre agence une extension de votre équipe interne

1. Assurez-vous que votre communication est pertinente
2. Établir l'intégration et l'établissement de relations dès le départ
3. Partagez des ressources et des informations dans la mesure du possible
4. Mettre en place des outils collaboratifs pour tous
5. Définir les rôles et les responsabilités
6. Favoriser une boucle de rétroaction
7. Aligner les objectifs et les KPI

#1 Assurez-vous que votre communication est pertinente

La base de tout partenariat réussi est une communication claire. Dès le départ, assurez-vous que les attentes, les objectifs et les livrables sont bien compris à la fois par votre équipe interne et par l'agence. De cette façon, il n’y aura pas de confusion et tout le monde aura les mêmes objectifs en tête.

Pour ce faire, vous devrez définir les objectifs du projet et convenir des délais avec l'équipe de votre agence, désigner un point de contact qui gérera les communications de votre côté et établir les canaux de communication que vous utiliserez. Utilisez des outils comme Slack pour les communications quotidiennes et les questions rapides ou utilisez le courrier électronique pour des mises à jour plus longues, et organisez des appels réguliers sur Microsoft Teams ou Google Meet, pour que tout le monde reste aligné.

#2 Établir l'intégration et l'établissement de relations dès le départ

Si vous souhaitez que l'agence fonctionne comme une extension de votre équipe, elle doit se sentir incluse. Établissez une culture collaborative en les traitant comme faisant partie de l’organisation, en particulier pour les agences partenaires de longue date.

Tout comme les nouvelles recrues, les agences doivent être intégrées à la culture de votre entreprise. Partagez les valeurs et les processus de l'entreprise afin qu'ils puissent aligner leur travail sur vos normes internes. De cette façon, ils sont plus susceptibles de répondre aux attentes de votre entreprise et de refléter les valeurs de votre marque dans leur travail.

Pour une plus grande synergie, invitez les membres clés de l'agence à assister aux réunions d'équipe, aux séances de brainstorming et même aux événements à l'échelle de l'entreprise, le cas échéant. En fonction de votre relation, vous pouvez même encourager les conversations informelles et établir de meilleures relations personnelles pour une plus grande confiance et une plus grande collaboration, tout comme vous le feriez avec des collègues.

#3 Partagez des ressources et des informations dans la mesure du possible

Pour vous assurer que l’agence comprend parfaitement votre marque et votre entreprise, donnez-lui accès à des ressources et à des informations clés. Un bon point de départ serait de partager les directives de votre marque, le ton de vos documents, vos campagnes précédentes et tout autre élément dont vous disposez et qui pourrait être utile.

En fonction des politiques de confidentialité, fournissez à l'agence autant de données que possible, y compris des mesures de performances et des informations sur les clients, car cela l'aidera à éclairer ses stratégies et à soutenir vos objectifs. Il ne sert à rien de contrôler les informations car cela ne fera qu'entraver votre réussite.

#4 Mettre en place des outils collaboratifs pour tous

Une collaboration efficace nécessite les bons outils. Utilisez les plateformes numériques pour favoriser une coopération transparente entre votre équipe et l’agence. Des plateformes comme Trello ou monday.com peuvent aider les deux équipes à attribuer des tâches et à gérer les délais.

Utilisez des outils comme Google Drive ou Dropbox pour partager facilement des fichiers, des ressources et des documents importants. Et si vous organisez souvent des sessions collaboratives, utilisez des outils d'édition en temps réel comme Miro ou Figma pour planifier et partager des idées.

Chez Semetrical, nous sommes flexibles et utilisons les outils qui fonctionnent le mieux pour nos clients. Certains de nos favoris incluent Google Drive, pour partager facilement des documents et mettre en œuvre des suggestions de travail collaboratif, et Slack pour la messagerie instantanée. Nous organisons également des réunions régulières avec nos clients, soit via Google Meets ou Teams, soit même en face-à-face si c'est ce que notre client préfère.

#5 Définir les rôles et les responsabilités

Pour qu’une agence fonctionne efficacement avec votre équipe interne, chacun doit savoir qui est responsable de quoi. La clarté ici évite les erreurs de communication et garantit la responsabilité. Vous ne voulez pas que quelqu’un marche sur les pieds de quelqu’un d’autre.

Tout d’abord, définissez qui est responsable des différents aspects du projet. Cela permet d’éviter la duplication des efforts et la confusion. Donnez aux deux équipes les moyens de donner leur avis et de prendre des décisions communes. Cependant, nous vous recommandons également de faire confiance à l'expertise de l'agence. Même si votre équipe interne peut être fortement impliquée, il est important de donner à l'agence la possibilité d'apporter son expertise et d'apporter de nouvelles idées. Après tout, c’est pour cela que vous les avez embauchés !

#6 Favoriser une boucle de rétroaction

Les commentaires sont essentiels pour améliorer les processus et les résultats. L’établissement d’une boucle de rétroaction permet de garantir que le partenariat évolue et s’améliore continuellement. Les problèmes qui peuvent être évidents pour vous ne le sont peut-être pas pour l’agence. Assurez-vous qu'ils savent ce qui se passe afin qu'ils puissent améliorer leur service selon les normes dont vous avez besoin.

Planifiez des examens périodiques pour discuter de ce qui fonctionne bien et des domaines à améliorer. Cela peut inclure les étapes du projet et la collaboration globale. Essayez de favoriser une culture dans laquelle l'agence et l'équipe interne se sentent à l'aise pour fournir des commentaires honnêtes, car c'est le seul moyen de continuer à s'améliorer.

#7 Aligner les objectifs et les KPI

L'agence ne peut être une extension de votre équipe que si les deux parties travaillent vers les mêmes objectifs. Alignez vos objectifs pour créer une direction unifiée. La définition de KPI partagés est indispensable afin de garantir que les deux parties sont responsables du succès du projet.

Célébrez les étapes importantes et reconnaissez les réalisations avec votre agence, car cela renforcera la motivation générale et encouragera le bon travail à continuer.

Lorsqu'elle est bien faite, travailler avec une agence peut apporter une immense valeur à votre entreprise en fournissant de nouvelles perspectives, des compétences spécialisées et des ressources évolutives. En traitant l'agence comme une extension de votre équipe interne, en favorisant une communication ouverte, en alignant les objectifs et en partageant les ressources, vous pouvez garantir un partenariat transparent et productif qui profite aux deux parties.

Prêt à avoir votre propre extension de votre équipe interne ? Notre équipe d’experts en marketing est ravie de vous aider à réaliser vos ambitions numériques. Nous aimerions avoir de vos nouvelles !