Qu'est-ce qu'un logiciel de collaboration tout-en-un et pourquoi devriez-vous en utiliser un ?

À l'ère numérique d'aujourd'hui, la collaboration est un élément essentiel de chaque entreprise.

Le travail à distance devenant de plus en plus courant, les entreprises ont besoin de moyens efficaces pour communiquer et collaborer, partager des fichiers, gérer des tâches et suivre des projets en un seul endroit.

C'est là qu'intervient le logiciel de collaboration tout-en-un.

Un logiciel de collaboration tout-en-un intègre plusieurs fonctionnalités de communication et de collaboration sur une seule plate-forme, ce qui facilite la collaboration des équipes.

Dans cet article de blog, nous allons explorer ce qu'est un logiciel de collaboration tout-en-un, comment il peut bénéficier à votre entreprise et pourquoi vous devriez envisager d'en utiliser un.

Qu'est-ce qu'un logiciel de collaboration tout-en-un ?

L'histoire des logiciels de collaboration traditionnels a commencé il y a plus de 30 ans lorsque les entreprises ont commencé à former leurs services informatiques et ont dû assembler des produits de différents fournisseurs pour obtenir la gamme complète de fonctionnalités nécessaires à l'exécution de leur travail. À cette époque, le logiciel de collaboration était une solution unique pour le cas d'utilisation unique de l'équipe, qu'il s'agisse de la gestion des tâches, des données ou du chat.

Avance rapide vers le présent technologiquement avancé, ces types de logiciels de collaboration appelés solutions ponctuelles existent toujours, mais ont été longtemps dépassés par les solutions de collaboration tout-en-un.

Le logiciel de collaboration tout-en-un est conçu pour aider les équipes à être plus productives et à travailler plus efficacement en leur permettant de partager, de gérer des documents, des fichiers et d'autres types de données, et de travailler ensemble sur des projets et des tâches depuis n'importe quel endroit et n'importe quel appareil. .

Avantages du logiciel de collaboration tout-en-un

Les logiciels de collaboration présentent de nombreux avantages. Le plus important de tous est peut-être la possibilité d'améliorer la productivité d'équipes qui ne travaillent pas nécessairement dans le même bureau, le même pays ou le même fuseau horaire.

Voici quelques autres avantages du logiciel de collaboration tout-en-un et comment ils conduisent à un travail d'équipe productif :

Communication améliorée

La communication, disent-ils, est la clé du travail d'équipe.

La communication et la collaboration en personne sont excellentes, mais lorsque ce n'est pas possible, des outils en ligne comme un logiciel de collaboration tout-en-un nous aident à maintenir le flux de conversations, de commentaires et d'idées. Une communication efficace augmente non seulement la productivité, mais aide également à prévenir et à résoudre les problèmes plus rapidement.

Gestion de projet améliorée

Gérer un projet peut être une tâche simple, mais qu'en est-il de gérer des dizaines de projets en même temps ? Comment éviter de se perdre dans l'organisation et la coordination d'événements ou de projets sans l'aide d'un outil de collaboration ?

Heureusement, vous n'avez pas à vous en soucier. Un logiciel de collaboration tout-en-un garantit que tout est sur la bonne voie afin d'éviter les erreurs et la confusion qui peuvent retarder les projets ou les tâches individuelles.

Meilleure organisation

Lorsque vous utilisez divers outils pour gérer les tâches, communiquer et stocker des fichiers, il est facile de perdre de vue ce qui a été fait, ce qui n'a pas été fait, qui a dit quoi et à quelle tâche il faisait référence. Tout est en désordre. Mais garder tous les aspects de vos projets et tâches organisés n'a pas besoin d'être compliqué. Le logiciel de collaboration tout-en-un aide à créer calme et organisation dans le flux de travail de votre équipe grâce à une communication ouverte et à la coordination des projets et des événements en gardant tout sur une seule plateforme où rien ne se perd mystérieusement.

Prise de décision basée sur les données

Grâce à la puissance d'une solution d'analyse de données, votre équipe n'aura plus besoin de perdre du temps à essayer d'analyser des feuilles de calcul pour trouver ses données, mais aura plutôt plus de temps pour se concentrer sur les informations recueillies et faire des choix basés sur des faits qui vous aideront à atteindre votre entreprise. buts et objectifs plus rapidement. Avoir cela disponible en un seul endroit avec tous les autres outils de productivité apporte une simplicité et une efficacité instantanées au processus de prise de décision basé sur les données.

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Fonctionnalités clés du logiciel de collaboration tout-en-un

Chaque logiciel de collaboration est différent, mais la plupart des outils incluront (ou devraient) inclure les fonctionnalités suivantes :

Gestion de projet - Organisez tous les aspects d'un projet, de la planification et de l'ordonnancement à l'allocation et à l'exécution des ressources.

Gestion des tâches - Tout ce qui est nécessaire pour gérer une tâche tout au long de son cycle de vie, de la planification à l'exécution. Fixez des délais, des dépendances et des priorités, et assurez-vous que le projet reste sur la bonne voie et se termine à temps.

Gestion des documents – La fonction de gestion des documents est importante pour chaque logiciel de collaboration tout-en-un. Il permet aux utilisateurs de partager et de travailler ensemble sur des documents en intégrant facilement des applications de stockage cloud tierces dans la plate-forme . Cette fonctionnalité permet également de garder les documents bien organisés en un seul endroit, afin que tout le monde puisse facilement y accéder à tout moment.

Collaboration interfonctionnelle - Un lieu unique où tout le monde au sein de votre organisation (marketing, ventes, RH, logistique, développeurs, support, etc.) se réunit pour travailler sur un objectif ou un projet.

Messagerie interne - Il s'agit d'une fonctionnalité indispensable qui peut aider à maintenir la communication organisée et sur le sujet. La possibilité de communiquer dans l'application et de collaborer sur des tâches et des projets individuels en partageant des commentaires, des retours et des idées, tout en conservant un historique des discussions auquel tout le monde peut se référer à tout moment. La plupart des outils de collaboration tout-en-un offrent également aux utilisateurs la possibilité de commenter les niveaux de tâche et de projet et de joindre des fichiers pour soutenir davantage les tâches et les projets.

Analyse de données - Cette fonctionnalité n'est pas très courante, mais très bénéfique pour la santé de votre entreprise. En ayant accès à des données en temps réel, les utilisateurs peuvent prendre des décisions plus éclairées qui ne sont pas fondées sur les tripes mais étayées par des informations clés sur les données. De nos jours, l'analyse des données est un must pour chaque entreprise. Les startups ne doivent pas non plus le négliger - les données peuvent aider les startups à se développer beaucoup plus rapidement .

Notifications – Pour rester informé de toutes les modifications récentes apportées aux tâches, mentions, discussions, etc.

Opportunités d'intégration – Avec un logiciel de collaboration tout-en-un, les utilisateurs doivent pouvoir accéder à tous les types de documents, fichiers et ressources, dont certains sont stockés dans une application tierce. Ainsi, il est important que la solution logicielle de collaboration tout-en-un que vous avez choisie offre de solides possibilités d'intégration avec des outils tels que Dropbox, Google Drive, etc.

Interface intuitive - Un bon logiciel de collaboration tout-en-un doit être intuitif et convivial et ne devrait pas prendre plus de quelques jours pour s'y habituer. Le but de ces types d'outils est de simplifier le processus de travail et de le rendre plus efficace. L'une des caractéristiques les plus importantes de tout logiciel de collaboration est donc d'être simple et direct.

Conception adaptée aux mobiles - Les outils de collaboration tout-en-un doivent également pouvoir fonctionner correctement sur les téléphones mobiles et les tablettes. Les employés distants ou les employés dont les tâches nécessitent de se déplacer ne seront pas toujours devant le bureau, donc leur fournir une solution qui leur permet de rester productifs et de travailler sur leurs tâches même en déplacement devrait être une priorité absolue.

Sécurité - Lorsque vous vous concentrez sur les fonctionnalités fournies par les solutions logicielles de collaboration tout-en-un, vous ne devez pas oublier l'importance de la protection et de la sécurité des données. Et bien que certains outils logiciels de collaboration gratuits offrent moins de protection que les outils d'entreprise, ils devraient tous nécessiter des identifiants et des mots de passe pour protéger les données et les informations partagées sur la plate-forme. Si le logiciel de collaboration offre une authentification à deux facteurs, mieux c'est. Il aide à prévenir les failles de sécurité et vérifie l'identité de l'utilisateur.

Logiciel de collaboration tout-en-un ou ponctuel

Les outils de collaboration sont formidables car ils augmentent l'efficacité et la productivité de l'équipe, et vous le souhaitez pour votre entreprise, mais vous êtes ensuite confronté au dilemme du type de solution que vous devriez réellement choisir : solution tout-en-un ou ponctuelle ?

Pour vous aider à mieux comprendre certaines différences clés et les avantages et inconvénients de chaque solution, nous avons créé ce tableau de comparaison à titre de référence :

Que devez-vous prendre en compte lorsque vous choisissez un logiciel de collaboration tout-en-un ?

Obtenir un logiciel de collaboration tout-en-un pour votre équipe est une décision commerciale cruciale. Vous ne voudriez pas perdre du temps et de l'argent à tester toutes les solutions disponibles sur le marché. Nous vous aidons à affiner vos choix afin que vous puissiez prendre la meilleure décision possible, tant pour votre équipe que pour votre entreprise.

Voici les 6 principaux facteurs à garder à l'esprit lors du choix d'une solution de collaboration tout-en-un :

1. Besoins - La première étape du choix d'un logiciel de collaboration tout-en-un consiste à comprendre les besoins de votre organisation - comment fonctionne actuellement votre équipe, qu'est-ce qui pourrait et devrait être amélioré dans son processus de travail, et son travail est-il structuré ou non ? Pour trouver les réponses à ces questions, vous ne devez pas seulement observer votre travail d'équipe à distance, mais vous devez également les consulter. Ce sont les personnes qui utiliseront ce logiciel de collaboration après tout, donc leurs besoins et leur opinion sur la question sont ce dont vous devriez vous soucier le plus en premier lieu.

Ce que vous devez également considérer dans cette première étape est de savoir si la solution est hébergée sur le Web ou sur site. Les données et les fichiers de votre organisation seront-ils sécurisés ? Après avoir déterminé vos besoins spécifiques, vous pouvez passer à l'étape suivante.

2. Fonctionnalités – Les fonctionnalités offertes par le logiciel de collaboration tout-en-un sont les pièces manquantes du puzzle de votre organisation. Le logiciel doit fournir toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour être un outil de productivité efficace pour votre équipe. Ils doivent être réactifs, faciles à utiliser et, bien sûr, ils doivent aider votre équipe à travailler plus efficacement.

3. Coût – Combien votre budget permet-il pour ce type de logiciel ? Votre investissement doit être raisonnable et doit tenir compte de la valeur à long terme que le logiciel peut avoir pour votre équipe et votre organisation, ainsi que tous les autres coûts qui pourraient l'accompagner, tels que les mises à niveau futures, la maintenance, etc.

4. Support – Un support fiable est indispensable. Votre équipe devra être formée et avoir accès à des tutoriels et à une base de connaissances. Si le vendeur ne propose pas cela, alors vous feriez mieux de passer au suivant.

5. Intégration avec d'autres outils - Vous devez trouver un logiciel de collaboration qui peut s'intégrer aux outils que votre équipe utilise déjà. N'ignorez pas ce facteur si vous choisissez un outil qui ne peut pas s'intégrer aux autres outils dont votre équipe a besoin, alors le logiciel ne sera pas d'une grande aide - votre équipe devra toujours basculer entre les applications pour pouvoir accéder à tout nécessaire pour terminer son travail.

6. Sécurité – La sécurité est importante, donc dans tous les cas, vous devez choisir une solution qui s'accompagne de fonctionnalités de sécurité qui garantiront la sécurité de vos données. Vous devriez également pouvoir choisir où vos données seront stockées. Si un fournisseur n'offre pas de fonctionnalités de sécurité ou n'offre qu'une sécurité faible, dites adieu et continuez à chercher une meilleure solution.

Slingshot, un logiciel de collaboration tout-en-un complet

Slingshot simplifie la collaboration en intégrant la gestion moderne des fichiers de projet et d'équipe , le chat et l'analyse des données dans une seule application. Lorsque vous pouvez facilement partager tous ces éléments en un seul endroit avec les membres de l'équipe et partager des projets avec des membres externes de l'équipe, le calme est rétabli. Avec des flux de productivité robustes prêts à l'emploi et est conçu pour fonctionner de manière transparente pour permettre des flux de travail de collaboration continus. Cela aide les équipes à surmonter les silos de collaboration, évite les interruptions de travail et permet aux équipes de mieux travailler ensemble.