Parties d'une facture : ce qu'une facture doit contenir

Lorsque vous commencez à créer des factures, cela peut certainement être écrasant. Cela est d'autant plus vrai que de nombreuses factures différeront selon le travail que vous avez effectué, vos exigences et celles de votre client, et si vous créez des factures consolidées. Cependant, il y a plusieurs éléments clés que vous devez inclure dans chaque facture, à la fois pour les factures ponctuelles et les factures récurrentes.

Vous pouvez les considérer comme la « ligne de base » de votre facture – les informations les plus importantes pour vous et le destinataire. En vous assurant de les inclure dans chaque facture émise, vous aurez un bon modèle à partir duquel construire.

Dans cet article, nous vous montrerons les huit éléments clés que vous devrez afficher sur chaque facture. Nous aborderons également la manière dont vous pouvez faciliter l'ensemble du processus de paiement en utilisant un logiciel de facturation tel que Hiveage. Commençons!

8 parties essentielles d'une facture que toutes vos factures doivent contenir

Bien sûr, votre facture contiendra généralement tous les éléments requis par vos clients, et cela sera parfois dicté par des lois et réglementations géographiques ou gouvernementales spécifiques. Cependant, notre premier élément est fermement ancré dans le bon sens.

1. Marquez clairement vos factures comme telles

Ce premier élément est facile. Cela signifie simplement inclure le mot "Facture" sur votre facture. Bien que cela puisse sembler évident, il est en fait très important de clarifier son objectif. Par exemple, marquer clairement votre facture évitera les situations où les gens pourraient la confondre avec un reçu, un relevé ou un devis.

En lisant ces éléments, rappelez-vous que votre objectif principal doit être d'être payé le plus rapidement possible une fois la facture émise. En tant que tel, vous remarquerez souvent que votre modèle devra être ajusté d'une manière ou d'une autre si les délais de paiement sont trop longs.

2. Ajoutez un numéro de facture unique

Un numéro d'identification de facture, ou simplement un numéro de facture, est une chaîne unique qui identifie une facture spécifique. Ceux-ci ont généralement un format prédéterminé, comprenant un préfixe et une série de chiffres. Les ID de facture sont le plus souvent associés à la facturation récurrente.

Cependant, ils sont toujours extrêmement importants à inclure, même sur des factures uniques pour vos propres dossiers et ceux de vos clients. En attribuant un identifiant unique à chaque facture, vous pouvez facilement vous référer aux factures précédentes et il est beaucoup plus simple de suivre le travail que vous avez effectué avec différents clients.

3. Inclure des montants de coûts précis

Naturellement, vous devez dire à votre client ce qu'il doit payer. Cependant, parallèlement à la somme totale, vous devez également ventiler les coûts en montants individuels pour chaque aspect du travail que vous avez effectué.

Par exemple, si vous avez conçu à la fois un site Web et un logo pour un client, vous devez indiquer le coût de chaque tâche. Cela les aidera à avoir une idée plus claire de ce qu'ils paient et de la façon dont le chiffre final a été calculé.

4. Rendre les conditions de paiement claires

En plus de leur dire ce qu'ils doivent payer, vous devez également leur indiquer clairement comment ils doivent le faire. Vous pouvez l'utiliser pour les informer si les paiements partiels sont autorisés, les méthodes de paiement que vous utilisez pour percevoir le paiement et quand vous voulez qu'ils paient (c'est-à-dire la date d'échéance)

Être clair à ce stade aidera à éviter les incertitudes ou les retards de paiement. Comme nous l'avons mentionné, plus il est facile de payer une facture, plus vite vous recevrez l'argent.

5. Fournir les détails du paiement

Bien sûr, vous devez également donner à votre client les détails dont il a besoin pour effectuer le paiement. Par exemple, cela peut inclure les détails de votre compte et le code de tri, ou votre adresse PayPal.

Comme auparavant, fournir toutes les informations et tous les détails à ce stade permettra à vos clients de terminer plus facilement le paiement à temps. Il s'assure également que chaque paiement est effectué conformément à vos exigences.

6. Incluez toutes les dates pertinentes sur votre facture de vente

Votre facture doit également contenir des informations de date précises. Cela inclut les éléments suivants :

• Date de livraison : date à laquelle vous avez livré le service ou le produit au client.
• Date de facturation : lorsque vous avez envoyé la facture.
• Date d'échéance de paiement : Date limite de paiement de la facture.

Bien entendu, il est également important que les dates pertinentes soient parfaitement claires, afin d'éviter les malentendus.

7. Inclure un récapitulatif du produit ou service facturé

Vous devez inclure une description de l'objet exact de la facture. Le but est de décrire clairement le produit ou le service que vous avez fourni au client.

Assurez-vous d'être aussi précis que possible ici, car cela aidera les responsables du traitement de la facture à savoir exactement ce qu'ils paient. Évitez les commentaires vagues tels que "Fournit divers services" et concentrez-vous sur les livrables réels.

8. Fournir des informations personnelles pour vous et votre client

Enfin, vous devez vous assurer d'ajouter toutes les informations personnelles pertinentes sur vous et votre client. Pour vous, cela inclut votre nom, votre adresse et vos coordonnées au strict minimum. En ce qui concerne le client, vous devez au moins inclure le nom et l'adresse de sa société.

Vous pouvez également ajouter des informations supplémentaires, le cas échéant, telles que des numéros d'identification fiscale. Cependant, évitez d'ajouter du remplissage sans importance, car cela pourrait rendre la facture difficile à lire.

Comment créer et gérer facilement des factures professionnelles

Même s'il y a quelques éléments à prendre en compte, la création d'un modèle de facture fonctionnel ne doit pas être difficile. Pour vous faciliter la vie, vous devriez envisager d'utiliser un logiciel dédié comme Hiveage pour créer des factures électroniques.

Avec cela, vous pouvez facilement créer des factures professionnelles à l'aide de modèles, ce qui garantit que toutes les informations pertinentes sont incluses à chaque fois. Vous pouvez même l'utiliser pour envoyer des reçus et des rappels à partir de la même interface, en gardant tout au même endroit.

En fin de compte, cela vous aide à créer des factures cohérentes et complètes et à rationaliser votre processus de facturation. Cela vous fera gagner du temps, car vous pourrez facilement suivre les factures que vous avez envoyées et dont vous attendez le paiement, tandis que vos clients recevront des factures propres et fonctionnelles contenant toutes les informations dont ils ont besoin pour vous payer rapidement.

Conclusion

La création de factures peut être une tâche effrayante si vous avez une expérience limitée dans le domaine, mais ce n'est pas obligatoire. En comprenant l'anatomie de base d'une facture et en connaissant les exigences minimales, vous pouvez facilement créer et envoyer des factures fonctionnelles.

Dans cet article, nous avons décrit les éléments que toute facture doit inclure. Il s'agit notamment d'étiqueter clairement vos factures, y compris les détails de votre client et de vous-même, résumant les services réels que vous avez fournis, le coût total, etc.

Avez-vous des questions sur la façon de construire une facture? Faites-nous savoir dans la section commentaires ci-dessous!