Les 9 meilleures applications pour gérer les assistants virtuels

Les assistants virtuels sont tout aussi avantageux que les assistants personnels, sans oublier qu'ils sont également plus abordables. Cependant, la gestion de n'importe qui à distance comporte son propre ensemble de défis. Le manque de communication, le manque de structure et l'incapacité à gérer son temps ne sont que quelques exemples.

Un outil d'assistant virtuel peut vous aider à mieux utiliser votre assistant virtuel et à maximiser votre productivité. Ces outils peuvent suivre les projets, rationaliser les tâches, améliorer les communications, envoyer ou recevoir des fichiers, etc. Cela vous permettra de vous concentrer sur d'autres priorités au lieu de vous occuper de tâches administratives. Voici les 9 meilleures applications d'assistant virtuel sur le marché aujourd'hui.

Nos meilleurs choix

1. Connecteam - Meilleur outil d'assistant virtuel tout-en-un pour les employés sans bureau.

2. Kissflo w – Bon pour les collaborations basées sur des projets.

3. ProProfs Project - Bon pour la priorisation des tâches.

Que rechercher dans les meilleures applications d'assistant virtuel

Certaines fonctionnalités clés sont assez importantes lorsqu'il s'agit de choisir une application d'assistant virtuel pour vous aider à gérer correctement vos assistants virtuels.

Caractéristiques de l'horloge

Pour vous assurer que vous payez correctement vos assistants virtuels, vous devez absolument investir dans une application d'assistant virtuel capable de suivre avec précision leurs heures.

De plus, une puissante application d'assistant virtuel comme Connecteam peut également envoyer des alertes automatisées aux responsables lorsque les employés ont commencé à faire des heures supplémentaires ou ont dépassé les limites horaires. Une bonne application d'assistant virtuel aura également des fonctionnalités permettant aux assistants virtuels de demander une prise de force, de saisir une absence, etc.

Fonctionnalités de gestion des tâches

Comment déléguez-vous et assignez-vous des tâches à vos assistants virtuels ? Par des appels téléphoniques, des SMS ou pire encore… des e-mails ? Si vous avez répondu oui à l'une de ces options, il est définitivement temps de passer à une application d'assistant virtuel.

Une application d'assistant virtuel robuste permettra aux gestionnaires d'envoyer des tâches quotidiennes et des listes de contrôle à leurs assistants virtuels. Les assistants virtuels sauront exactement quoi faire lorsqu'ils pointent pour la journée, réduisant ainsi la confusion, l'incompréhension et les appels, messages ou e-mails redoutés.

Une bonne application d'assistant virtuel donnera également aux gestionnaires une surveillance complète de l'avancement des tâches et même enverra des notifications automatisées sur les tâches terminées.

Fonctionnalités de communication dans l'application

Il peut être difficile de communiquer efficacement avec des assistants virtuels, surtout s'ils travaillent dans différents pays et fuseaux horaires. Il est important, lors du choix d'une application d'assistant virtuel, de choisir une solution dotée d'un système de messagerie interne efficace.

Il est impossible de s'assurer que les e-mails et les SMS ont été lus et compris, les applications d'assistant virtuel avec messagerie intégrée offrent aux managers la tranquillité d'esprit, garantissent que rien ne passe entre les mailles du filet et que tout le monde est sur la même longueur d'onde.

Fonctionnalités de planification

Le manque de structure peut entraîner une perte de temps considérable lorsque vous travaillez avec des assistants virtuels. À l'aide d'un outil d'assistant virtuel de planification, vous pouvez établir des plans quotidiens, hebdomadaires ou même mensuels. Utilisez un planificateur qui attribue du temps aux membres de l'équipe plutôt qu'à la tâche elle-même si vous avez plus d'un assistant. Avec un outil de planification intelligent, comme Connecteam, il y a moins de va-et-vient et beaucoup plus d'organisation.

Les 9 meilleures applications pour les assistants virtuels

Idéal pour : outil d'assistant virtuel tout-en-un pour les employés sans bureau

Plateformes : Web, iOS, Android

Avis Capterra : 4,8/5

Connecteam est la meilleure application d'assistant virtuel tout-en-un pour gérer et superviser sans effort vos assistants virtuels. Avec Connecteam, vous pouvez facilement et précisément suivre les heures, attribuer des tâches et des projets quotidiens en quelques minutes et communiquer efficacement avec eux via le chat intégré à l'application.

Recevez des mises à jour en temps réel sur la progression des tâches et des notifications automatisées lorsque les assistants virtuels ont terminé leurs tâches ou leurs listes de contrôle, il n'est désormais plus nécessaire de microgérer. En cas de confusion ou de malentendu, les assistants virtuels peuvent facilement ouvrir une conversation avec leur responsable pour clarifier tout problème. Fini le temps des appels aller-retour, des messages non lus et des e-mails non ouverts, avec Connecteam, vous avez une surveillance complète en temps réel de la charge de travail quotidienne de vos assistants virtuels.

Principales caractéristiques:

• Horloge GPS

• La gestion des tâches

• Messagerie de groupe/1:1 en temps réel

• Rapports et formulaires personnalisables

• Outils de planification collaboratifs

• Répertoire des employés

• Flux d'activité

• Mises à jour, nouvelles, événements

• Entrainement d'employé

• Enquêtes, sondages en direct, boîte à suggestions

• Bibliothèque numérique/centre de connaissances

• Feuilles de temps et paie numériques

Avantages et inconvénients

• Facile à utiliser et intuitif

• Contrôle et supervision complets de l'assistant virtuel

• Prix ​​abordable pour chaque équipe de taille

• Interface utilisateur propre et moderne

• Service client au top

• Accès de bureau et mobile

• La paie est directement intégrée à Quickbooks Online et Gusto

• Pas de planification automatisée

Tarification :

• Les forfaits Premium commencent à 29 $ par mois pour les 30 premiers utilisateurs.

• Essai gratuit : essai gratuit de 14 jours

• Forfait gratuit : jusqu'à 10 utilisateurs, sans limitation

Gérez facilement et efficacement vos assistants virtuels avec Connecteam dès aujourd'hui !

Essai gratuit de 14 jours, aucune carte de crédit requise.

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Idéal pour : les collaborations basées sur des projets

Plateformes : Web, iOS, Android

Avis Capterra :3,9/5

Kissflow est une autre bonne application d'assistant virtuel pour vous aider à gérer le flux de travail de votre assistant virtuel, à collaborer sur des projets avec des publications et des annonces et à communiquer avec vos assistants virtuels. Kissflow s'intègre à plus de 1000 outils différents. Les responsables peuvent attribuer et afficher des tâches aux assistants virtuels et suivre leur progression dans les tâches. Avec Kissflow, vous pouvez suivre les heures de votre assistant virtuel et gérer la paie.

Principales caractéristiques:

• Rapports personnalisables

• Flux de travail

• Planification des employés

• Suivi du temps

• Suivi des vacances/congés/absences

Avantages et inconvénients

• Accès mobile

• Facile à utiliser

• Mauvais service client

• Pas riche en fonctionnalités

• Cher pour les grandes équipes

Tarification :

• Les plans commencent à 24 $/utilisateur par mois.

• Essai gratuit : Oui

• Forfait gratuit : Non

Idéal pour : Priorisation des tâches

Plateformes : Web, iOS, Android

Avis Capterra : 4,8/5

Avec ProProfs, les managers peuvent envoyer à leurs assistants virtuels des missions avec des instructions claires et des dates d'échéance. De plus, ils peuvent facilement collaborer sur des projets ensemble pour faire avancer les choses plus rapidement. Plus important encore, il est possible pour les responsables de suivre la progression des tâches et de hiérarchiser ce qui doit être fait en premier. Avec ProProfs, vous pouvez également suivre avec précision les heures de vos assistants virtuels.

Principales caractéristiques:

• La gestion des tâches

• Suivi du temps

• Outils de collaboration

Avantages et inconvénients

• Facile à utiliser

• Bon service client

• Accès de bureau et mobile

• Les utilisateurs signalent que l'application mobile peut parfois être lente

Tarification :

• Les plans commencent à 2 $/utilisateur par mois pour 20 utilisateurs.

• Essai gratuit : essai gratuit de 14 jours

• Forfait gratuit : Non

Idéal pour : Workflows personnalisables

Plateformes : Web, iOS, Android

Avis Capterra : 4,5/5

Avec ProofHub, les responsables peuvent facilement envoyer à leurs assistants virtuels des flux de travail personnalisables ou des listes de contrôle et des tâches quotidiennes. Les managers peuvent facilement entrer en contact avec leurs assistants virtuels via le chat et envoyer des messages en tête-à-tête ou démarrer une discussion de groupe. Avec ProofHub, vous pouvez également partager des annonces de travail et des mises à jour afin que chaque employé, même les assistants virtuels, soit toujours au courant des actualités de l'entreprise. Avec les feuilles de temps, les responsables peuvent facilement voir combien de temps les assistants virtuels ont passés sur des tâches et des projets spécifiques et également suivre leurs heures.

Principales caractéristiques:

• La gestion des tâches

• Chat en direct

• Suivi du temps

• Planification et gestion de projet

• Suivi des progrès

Avantages et inconvénients

• Excellent service client

• Accès mobile

• Pas simple d'utilisation ni intuitif

• Fonctionnalités limitées

Tarification :

• Les plans pour les entreprises avec des assistants virtuels commencent à 99 $/mois avec un nombre illimité d'utilisateurs.

• Essai gratuit : Oui

• Forfait gratuit : Non

Idéal pour : suivre la progression des affectations de tâches

Plateformes : Web, iOS, Android

Avis Capterra : 4,6/5

Hubstaff est encore une autre application d'assistant virtuel pour aider à gérer des projets, suivre les progrès, suivre les heures des assistants virtuels, et plus encore. Les responsables peuvent facilement attribuer des tâches avec des instructions détaillées sur ce qui doit être fait et peuvent suivre leur progression à travers les tâches.

Principales caractéristiques:

• Suivi des présences

• Suivi du temps GPS

• Base de données des employés

  
• La gestion des tâches

• Suivi des progrès

• Alertes/notifications

Avantages et inconvénients

• Facile à utiliser

• Accès de bureau et mobile

• Les utilisateurs signalent que certaines fonctionnalités sont difficiles à utiliser

• Peut être coûteux pour les grandes équipes

Tarification :

• Les plans commencent à 7 $/utilisateur par mois, avec un minimum de 2 utilisateurs.

• Essai gratuit : essai gratuit de 14 jours

• Forfait gratuit : Oui, pour un utilisateur

Idéal pour : communication par chat en direct

Plateformes : Web, iOS, Android

Avis Capterra : 4,5/5

Hive est une autre application d'assistant virtuel utilisée pour suivre la progression des projets, suivre avec précision les heures des assistants virtuels et communiquer facilement avec des chats en direct. Vous pouvez également créer des diagrammes de Gantt ou des tableaux Kanban pour suivre plusieurs projets. Hive propose également plus de 1000 intégrations, telles que Hubstop, Zoom et Slack.

Principales caractéristiques:

• Alertes/notifications

• La gestion des tâches

• Chat en direct

• Suivi du temps

• Gestion de projet

• Suivi des progrès

Avantages et inconvénients

• Accès mobile

• Facile à utiliser

• Excellent service client

• Les utilisateurs signalent des bogues dans la fonctionnalité de chat en direct

• Peut être coûteux pour les grandes équipes

Tarification :

• Les plans commencent à 16 $/utilisateur par mois.

• Essai gratuit : essai gratuit de 14 jours

• Plan gratuit : Oui, jusqu'à 2 utilisateurs.

Idéal pour : Mesurer et surveiller la productivité

Plateformes : Web, iOS, Android

Avis Capterra : 4,7/5

Avec l'application d'assistant virtuel TimeCamp, vous pouvez suivre leurs heures et mesurer leur productivité. De plus, vous pouvez facilement gérer des projets et vous assurer que vos assistants virtuels les terminent en temps opportun. Enfin, TimeCamp propose plus de 100 intégrations.

Principales caractéristiques:

• Suivi du temps

• Alertes/notifications

• Surveillance de la productivité

• Suivi des progrès

Avantages et inconvénients

• Facile à utiliser

• Service client réactif

• Manque de fonctionnalités importantes

Tarification :

• Les plans commencent à 7 $/utilisateur par mois.

• Essai gratuit : essai gratuit de 14 jours

• Forfait gratuit : Oui

Idéal pour : suivre les heures de l'assistant virtuel pour la paie

Plateformes : Web, iOS, Android

Avis Capterra : 4,5/5

Time Doctor est une bonne application d'assistant virtuel pour de nombreuses raisons. Avec Time Doctor, les responsables peuvent facilement suivre les heures des assistants virtuels, créer des feuilles de temps et les exporter vers la paie, gérer des projets et bien plus encore. Avec Time Doctor, vous pouvez surveiller à quoi les assistants virtuels passent leur temps et les aider à se concentrer sur ce qui doit être fait. Il peut même prendre des captures d'écran du bureau de votre utilisateur afin que vous puissiez voir exactement ce que font vos assistants virtuels pendant la journée.

Principales caractéristiques:

• Suivi du temps

• Suivi des présences

• Alertes/notifications

• Gestion de projet

• Surveillance d'écran

• Feuilles de temps et paie

• Gestion de la productivité

Avantages et inconvénients

• Accès mobile

• Support client réactif

• Les utilisateurs signalent que le logiciel peut être déroutant à utiliser

• Pas riche en fonctionnalités

Tarification :

• Le prix est basé sur le nombre d'utilisateurs. Pour 10 utilisateurs, le plan de base coûte 70 $/mois.

• Essai gratuit : Oui

• Forfait gratuit : Non

Idéal pour : Planifier et attribuer des tâches

Plateformes : Web, iOS, Android

Avis Capterra : 4,7/5

Toggl a deux options à utiliser pour gérer les assistants virtuels. Vous pouvez utiliser le plan Toggl pour planifier et suivre la progression de vos assistants virtuels dans les tâches et les flux de travail assignés, et il existe un suivi Toggl pour suivre les heures des assistants virtuels. Comme il s'agit de plans distincts, vous devrez payer pour deux plans différents pour couvrir les deux fonctionnalités.

Principales caractéristiques:

• Suivi du temps

• Suivi de la productivité

• Gestion des flux de travail

• Gestion de projet

• Suivi des progrès

• Alertes/notifications

• La gestion des tâches

• Listes de tâches

Avantages et inconvénients

• Accès mobile

• Peut être difficile à mettre en œuvre

• Doit payer pour 2 plans pour le suivi du temps et la gestion de projet

Tarification :

• La piste Toggl commence à 10 $ / utilisateur par mois.

• Le plan Toggl commence à 9 $/utilisateur/mois.

• Essai gratuit : Oui

• Forfait gratuit : oui, pour le forfait Toggl, il inclut 1 utilisateur. Pour Toggle track, ils ont un plan gratuit pour jusqu'à 5 utilisateurs.

Foire aux questions sur les applications d'assistant virtuel

1. Pourquoi ai-je besoin d'une application d'assistant virtuel ?

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles vous voudrez investir dans une application d'assistant virtuel, presque toutes sont liées au fait qu'il est vraiment difficile de gérer les assistants virtuels car ils travaillent généralement dans différents pays et fuseaux horaires.

• Pour suivre avec précision leurs heures.
• Déléguer des tâches et des projets.
• Surveiller et suivre leur progression.
• Pour communiquer efficacement avec vos assistants virtuels.

Avec Connecteam, vous pouvez facilement et efficacement automatiser et rationaliser tous ces processus pour vos assistants virtuels ; vous fait gagner du temps et de l'argent et vous permet de vous concentrer sur ce qui compte vraiment.

2. Dois-je payer par utilisateur pour les applications d'assistant virtuel ?

Cela dépend vraiment de votre budget et du nombre d'assistants virtuels que vous avez actuellement employés. Fancy Hands est une société d'assistance virtuelle bien connue qui propose un prix « à la demande » (149,99 par mois pour un total de 30 demandes). Beaucoup de gens ne peuvent pas se permettre ce genre de prix, surtout si la gestion de leur entreprise dépasse souvent 30 demandes en moins d'un mois. Cela étant dit, il existe des applications d'assistant virtuel, comme Connecteam, qui offrent un prix fixe pour vos 30 premiers utilisateurs.

3. Existe-t-il des outils d'assistant virtuel gratuits ?

Les outils d'assistant virtuel existent dans des versions gratuites, mais ils ont tendance à être limités. Si vous êtes une petite entreprise à la recherche d'options gratuites, Google Agenda est une solution basée sur le cloud qui peut vous aider à organiser votre temps. À l'aide de Google Drive, vous pouvez enregistrer des entrées de données, des pages de destination et d'autres documents sur lesquels vous travaillez. Vous pourriez trouver ces excellents outils utiles si quelque chose de avancé dépasse votre intérêt actuel.

4. Mes assistants virtuels auront-ils du mal à apprendre à utiliser une application d'assistant virtuel ?

Ils ne devraient certainement pas ! L'objectif de la mise en œuvre et de l'utilisation d'une application d'assistant virtuel est de rendre la vie de vos assistants virtuels et de vous-même plus facile et plus efficace. Le choix d'une application d'assistant virtuel, comme Connecteam, facile à utiliser, facile à mettre en œuvre et nécessitant peu ou pas de formation est crucial lors du choix d'une application pour votre assistant virtuel.

The Bottom Line: Les 9 meilleures applications d'assistant virtuel

N'importe qui, du marketing numérique à l'immobilier, pourrait utiliser une autre main comme un assistant virtuel. La première chose à faire après cela est de vous assurer que vous disposez des outils appropriés, tels qu'une application d'assistant virtuel. Lorsque vous choisissez un outil d'assistant virtuel, essayez de garder à l'esprit les fonctionnalités les plus importantes pour vous et qui vous aideraient à gérer votre service d'assistant virtuel à distance.

En règle générale, il est très important de pouvoir au moins suivre avec précision les heures de vos assistants virtuels, attribuer et gérer leurs tâches et projets quotidiens et communiquer efficacement avec eux. Avec une application d'assistant virtuel puissante et robuste, vous pourrez faire tout cela et plus encore.