6 meilleurs systèmes de gestion de documents pour les petites entreprises en 2023
Publié: 2023-03-27La gestion, le partage et la collaboration efficaces des documents sont devenus cruciaux pour les entreprises de toutes tailles. Dans cet article, nous examinerons le meilleur logiciel de gestion de documents pour les petites entreprises et examinerons les avantages, les inconvénients, les fonctionnalités clés et les prix.
Les systèmes de gestion de documents sont des plateformes de stockage, d'organisation et de gestion de documents. Les meilleurs systèmes se trouvent dans le cloud, permettant l'accès à tout utilisateur autorisé, quel que soit l'endroit où il travaille.
Cependant, le logiciel de gestion de documents pour les petites entreprises est différent du stockage en nuage. Un système de gestion de documents fournit des outils de gestion, des ressources pour le partage de documents et l'automatisation du flux de travail en plus du stockage des documents. Les meilleurs systèmes de gestion de documents pour les petites entreprises vous aident à conserver tous les types de documents de votre organisation sur une plate-forme conviviale avec une sécurité des documents robuste.
Dans cet article, nous examinerons les meilleurs systèmes de gestion de documents (DMS) pour les petites entreprises et examinerons les avantages, les inconvénients, les fonctionnalités clés et les options de tarification ou d'essai gratuit.
Si vous n'avez pas le temps de lire nos recherches, passez à notre tableau de comparaison rapide.
Nos meilleurs choix
Meilleur système de gestion de documents tout-en-un basé sur le cloud
Apprendre encore plus
Bon pour créer et éditer des fichiers
Bon pour rationaliser le stockage et le partage de fichiers
Comment choisir un système de gestion de documents pour les petites entreprises
Un système de gestion de documents pour les petites entreprises doit héberger tous vos documents en un seul endroit. Il doit permettre un accès facile et un stockage sécurisé des fichiers. En tant que petite entreprise, vous souhaitez également que votre système de gestion de documents soit facile à utiliser, sans avoir à dépendre d'une équipe technique uniquement pour accéder à vos fichiers.
Les 6 meilleurs systèmes de gestion de documents pour les petites entreprises de 2023
Connecteam — Meilleur système de gestion de documents tout-en-un basé sur le cloud
Disponible sur
- la toile
- iOS
- Android
Connecteam est la plateforme la plus simple à utiliser pour collecter, gérer et organiser vos documents dans un référentiel central. Considérée comme la meilleure solution tout-en-un pour les petites et moyennes entreprises, Connecteam est idéale pour les RH, l'intégration et le traitement. Il permet aux employés de télécharger les documents requis et de gérer les fichiers personnels en toute sécurité en un seul endroit. Cela réduit le temps d'intégration et permet aux employés de travailler plus rapidement, ce qui libère du temps pour d'autres tâches importantes.
Expiration et alertes
Vous pouvez définir des dates d'expiration pour la documentation avec des alertes automatisées pour vous assurer que les dossiers de vos employés sont toujours à jour. Par exemple, vous pouvez définir des notifications pour vous informer lorsque les documents de conformité, les licences ou les certifications des employés sont sur le point d'expirer afin que vous puissiez mettre à jour vos enregistrements.
Éliminer les silos de données
Parce que vous pouvez accéder à tous vos documents dans une seule application, vous pouvez éliminer les silos de données et les canaux de gestion des documents. Il n'est plus nécessaire d'utiliser le courrier électronique, Google Drive ou Dropbox pour suivre les choses et se soucier de l'endroit où quelque chose est stocké.
Gestion d'accès robuste
Vous pouvez récupérer instantanément n'importe quel document que vous stockez, accorder des autorisations aux utilisateurs et restreindre les données uniquement aux utilisateurs autorisés. Cela facilite le partage de documents avec les membres de l'équipe tout en garantissant que seuls les utilisateurs autorisés y ont accès.
Centres de connaissances
Vous pouvez également utiliser Connecteam pour créer des centres de connaissances complets pour les équipes internes, en ajoutant autant de fichiers que vous le souhaitez. Par exemple, vous pouvez stocker toutes vos informations d'intégration, documents de formation, manuels d'entreprise, politiques et FAQ dans un espace mis en place pour les nouveaux employés. Cela facilite également les modifications globales, garantissant que chacun a accès aux informations les plus récentes.
Partagez facilement des documents dans des discussions, des groupes ou directement
Les équipes peuvent partager des documents dans des discussions d'équipe , directement avec d'autres membres de l'équipe, ou attribuer des documents à des groupes. Connecteam fonctionne particulièrement bien pour les « travailleurs sans bureau » qui n'ont pas un accès régulier à un ordinateur de bureau ou à une messagerie d'entreprise.
Principales caractéristiques
Collecter, stocker et organiser des documents
Des équipes de gestion de documents solides
Formulaires numériques et listes de contrôle
Gestion des tâches
Fonctionnalité du centre de connaissances
Entrainement d'employé
Avantages
Facile à utiliser avec des outils intuitifs
Utilise un espace de stockage minimal
Alternative abordable aux autres solutions DMS
Excellent support client
Les inconvénients
Ne prend pas en charge la collaboration sur les documents pour le moment
Tarification
À partir de seulement 29 $/mois pour les 30 premiers utilisateurs Essai gratuitde 14 jours Plangratuitdisponible
Essai gratuit de 14 jours, aucune carte de crédit requise
Commencer votre essai gratuitZoho Docs — Idéal pour créer et modifier des fichiers
Disponible sur
- la toile
- iOS
- Android
Zoho WorkDrive est un autre logiciel de gestion de documents alternatif qui va au-delà de la création et du stockage de documents dans un référentiel central. Il fournit un espace de travail sécurisé et partagé, simple et facile à utiliser. Il rassemble également les e-mails, le chat, les appels et la gestion des tâches dans le même espace.
Zoho a interrompu son projet de gestion de documents autonome, Zoho Docs, au début de 2023, mais a intégré les fonctionnalités dans Zoho WorkDrive. Il comprend tous les outils de collaboration intégrés de Zoho Docs, permettant aux utilisateurs de se connecter, de communiquer, de réviser, de commenter ou de modifier des fichiers en temps réel. Le logiciel facilite également l'attribution de tâches à des membres ou groupes spécifiques de l'équipe.
En savoir plus sur Zoho DocsPrincipales caractéristiques
- Classement des documents
- Signatures électroniques
- Contrôle de version
- Piste d'audit
Avantages
- Espace de travail sécurisé et partagé pour la collaboration et la communication en équipe
- Réponse rapide et simple à utiliser
Les inconvénients
- Peut être difficile de trouver des fichiers si vous ne savez pas où ils sont stockés
- L'authentification à deux facteurs (2FA) est manquante dans les options d'entrée et de niveau intermédiaire.
Tarification
À partir de 5 $/utilisateur/mois Essai : Oui Plan gratuit : Oui
Box — Bon pour rationaliser le stockage et le partage de fichiers
Disponible sur
- la toile
- iOS
- Android
- les fenêtres
- Mac
Box for Business vous permet de télécharger et de partager facilement des documents au sein de votre organisation. Vous pouvez héberger des fichiers privés et envoyer des liens directs ou télécharger du contenu avant de l'envoyer. Box for Business vous permet également de personnaliser les liens pour accorder des autorisations de visualisation ou de modification et de générer des liens protégés par mot de passe. Les liens peuvent inclure une URL personnalisée et être configurés pour expirer automatiquement après un intervalle spécifique et autoriser ou bloquer le téléchargement de documents.
Les utilisateurs peuvent être rapidement opérationnels grâce à une interface intuitive pour le stockage de fichiers. Cependant, certains utilisateurs trouvent que les autorisations et la configuration de l'administrateur sont un peu difficiles.
Vous pouvez également modifier hors ligne ; les documents synchronisés seront automatiquement mis à jour une fois en ligne. Cependant, il y a un peu de décalage. Les utilisateurs externes tels que les clients et les clients ne disposent que de privilèges en lecture seule et ne peuvent pas modifier les documents, ce qui pourrait compliquer la collaboration.
En savoir plus sur BoxPrincipales caractéristiques
- Fonctionnalité glisser-déposer
- Modèles personnalisables
- Gestion des flux de travail
- Archivage et conservation
Avantages
- Stockage de données illimité
- Automatisation des tâches, telles que les rappels et les approbations
Les inconvénients
- Ne prend pas en charge la reconnaissance optique des caractères
- Peut être difficile de trouver des documents à moins que vous ne connaissiez l'emplacement
Tarification
À partir de 20 $/utilisateur/mois Essai : Oui — Plan gratuit de 14 jours : Non
Microsoft Sharepoint — Bon pour les utilisateurs de Microsoft 365 pour les environnements de travail partagés
Disponible sur
- la toile
- iOS
- Android
Microsoft SharePoint fonctionne comme un produit autonome ou dans le cadre de votre abonnement Microsoft 365. Il offre une collaboration de contenu et des capacités de recherche avancées. Certains utilisateurs trouvent la navigation complexe et difficile. Cependant, si vous maîtrisez bien Microsoft 365, la courbe d'apprentissage sera probablement beaucoup moins longue. Outre le stockage de documents, les utilisateurs peuvent également créer des sites intranet pour partager des informations, planifier des tâches et contacter.
Parce que SharePoint est intégré à Microsoft 365, c'est un choix populaire pour de nombreuses entreprises. SharePoint vous permet de gérer des documents, de définir des niveaux de sécurité et des autorisations, et d'intégrer des outils de numérisation et de capture. Il permet également aux utilisateurs de saisir et de gérer les métadonnées des documents.
L'installation et la maintenance peuvent prendre du temps - bien que certaines fonctionnalités prêtes à l'emploi soient incluses, certaines fonctionnalités nécessiteront un utilisateur ou un développeur expérimenté pour être créées. Cependant, pour les bases de la gestion de documents, il convient à une petite entreprise.
En savoir plus sur Microsoft SharepointPrincipales caractéristiques
- Outils de collaboration
- Gestion des flux de travail
- Commentaires et notes
- S'intègre à Microsoft 365
Avantages
- Modèles personnalisables
- Peut créer des sites intranet personnalisés
Les inconvénients
- Ne prend pas en charge le contrôle de version ou la piste d'audit
- Ne prend pas en charge les signatures électroniques
Tarification
À partir de 4,59 $/utilisateur/mois Essai : Non Plan gratuit : Non
SmartVault — Bon pour le stockage et le partage de documents
Disponible sur
- la toile
- iOS
- Android
- les fenêtres
SmartVault est conçu pour la gestion et le stockage sécurisés de documents basés sur le cloud, en mettant l'accent sur la conformité et le flux de travail. C'est bon pour partager des documents avec des clients, y compris la création de portails clients de marque. Bien que vous ne puissiez pas modifier des documents dans SmartVault, vous pouvez rationaliser les processus à l'aide de modèles standardisés.
SmartVault vante sa "sécurité au niveau de la banque" pour protéger les documents à un niveau supérieur à celui des applications cloud grand public. Bien qu'il permette des interactions avec les clients, les clients doivent avoir un compte pour accéder à tous les documents sur la plateforme.
En savoir plus sur SmartVaultPrincipales caractéristiques
- Gestion des documents cryptés
- Outils de collaboration
- Fonctionnalité glisser-déposer
- Outils de gestion des flux de travail
Avantages
- Contrôles d'accès et autorisations solides
- Pistes d'audit automatisées
Les inconvénients
- Impossible de modifier des documents dans SmartVault
- Ne prend pas en charge la synchronisation de documents en temps réel
Tarification
À partir de 20 $/mois par utilisateur avec un minimum de 5 utilisateurs Essai : Oui — 14 jours Plan gratuit : Non
Google Drive - Bon pour le stockage de fichiers et la collaboration
Disponible sur
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- iOS
- Android
Google Drive fournit un accès chiffré aux fichiers et fonctionne de manière transparente avec Google Suite, y compris Google Docs, Google Sheets et Google Slides. Il vous permet de collaborer en temps réel avec les membres de l'équipe. Il fonctionne bien pour le stockage de fichiers de base et comme archive centrale, mais ne fournit pas les systèmes de gestion de fichiers et de gestion de documents robustes dont certaines entreprises ont besoin. Par exemple, il n'offre pas de prise en charge de la conformité , des contrôles de version avancés ou des workflows automatisés. Cependant, c'est un choix solide pour la gestion de documents de base et pour disposer d'un emplacement centralisé et collaboratif pour les fichiers.
Google Drive fonctionne également avec les fichiers Microsoft Office, vous pouvez donc télécharger et modifier des documents Word, Excel ou PowerPoint en ligne sans les convertir.
En savoir plus sur Google DisquePrincipales caractéristiques
- Interface glisser-déposer
- Capacités de recherche et de filtrage
- Outils de collaboration et de suivi
- Contrôle de version
Avantages
- Facilité d'utilisation
- Fournit également un accès aux documents hors ligne
Les inconvénients
- Ne prend pas en charge les signatures électroniques
- Ne prend pas en charge la gestion des workflows
Tarification
Gratuit pour le premier essai de 15 Go : Non Forfait gratuit : Oui
Les 6 meilleurs systèmes de gestion de documents pour les petites entreprises de 2023
| Sujet |  | | | | | |
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| Commentaires |   | | | | | |
| Tarification | À partir de seulement 29 $/mois pour les 30 premiers utilisateurs | À partir de 5 $/utilisateur/mois | À partir de 20 $/utilisateur/mois | À partir de 4,59 $/utilisateur/mois | À partir de 20 $/mois par utilisateur avec un minimum de 5 utilisateurs | Gratuit pour les 15 premiers Go |
| Essai gratuit | Oui 14 jours | Oui | Oui 14 jours | Non | Oui 14 jours | Non |
| Forfait gratuit | Oui Jusqu'à 30 utilisateurs | Oui | Non | Non | Non | Oui |
Qu'est-ce qu'un système de gestion de documents pour les petites entreprises ?
Un système de gestion de documents (DMS) est une plateforme en ligne pour stocker, gérer et partager des documents. Un DMS vous permet de centraliser votre gestion documentaire et de convertir des fichiers physiques en fichiers numériques. Cela réduit le temps d'archivage et de récupération manuels des documents, permettant le partage avec les utilisateurs autorisés.
Selon le DMS que vous choisissez, vous pourrez peut-être éditer et tirer parti d'outils modernes, tels que les signatures électroniques et la collaboration en ligne .
Comment fonctionne le logiciel de gestion de documents pour les petites entreprises ?
Le logiciel de gestion de documents vous permet de capturer et de stocker des documents numériquement dans une base de données centrale. Les meilleures solutions de gestion de documents sont basées sur le cloud pour fournir un accès à tout utilisateur connecté et autorisé.
Les utilisateurs peuvent accéder et collaborer sur des documents, partager des documents avec d'autres utilisateurs autorisés et automatiser les flux de travail. Ils ont également accès à des outils de routage de documents, d'approbations et d'alertes pour gagner en efficacité.
La plupart des solutions DMS peuvent archiver les anciennes versions des documents et aider à suivre les modifications pour fournir une piste d'audit.
Les avantages d'un logiciel de gestion de documents
Les logiciels de gestion de documents aident les petites entreprises à rationaliser le flux de travail et les opérations. Les avantages incluent :
- Espace de stockage réduit : vous éliminez le besoin d'armoires de classement physiques, de boîtes et de reliure pour stocker des documents.Non seulement cela facilite la recherche des documents dont vous avez besoin, mais cela réduit également l'espace au sol.
- Organisation : Il est beaucoup plus facile de trouver, de stocker et de rechercher des documents dans un logiciel de gestion de documents.
- Sauvegarde et récupération de documents : En cas d'incendie ou d'inondation, les documents physiques peuvent être perdus ou détruits.Un DMS fournit une sauvegarde automatisée pour la continuité des activités et la reprise après sinistre.
- Amélioration du flux de travail : une étude récente a montré que près de la moitié de toutes les entreprises ont du mal à trouver et à partager des documents , et environ un tiers ont des inquiétudes concernant la gestion des versions.Le meilleur logiciel de gestion de documents pour les petites entreprises peut résoudre ces problèmes.
- Conformité : Se conformer à l'évolution de l'industrie et aux réglementations gouvernementales peut être difficile.Le bon DMS assurera la conformité.
- Sécurité : Un DMS sécurisé et crypté gardera vos documents en sécurité.
- Partage et collaboration : les outils DMS simplifient le partage et la collaboration, en prenant en charge les travailleurs distants, les effectifs distribués et les clients.
- Meilleur accès : les documents physiques ne sont stockés qu'à un seul endroit et l'accès peut être limité.Le stockage numérique permet de partager avec toute personne autorisée à y accéder sans avoir à attendre.
La gestion et la maintenance des dossiers papier ne sont plus pratiques. La recherche de fichiers et de dossiers dans des classeurs et des boîtes de classement peut prendre beaucoup de temps qui pourrait être utilisé de manière plus productive. Même si tous vos fichiers sont en ligne, il peut être difficile de les garder organisés et accessibles s'ils ne sont pas correctement gérés.
Un DMS efficace vous permet de rechercher à l'aide de mots ou de phrases sans connaître le type, le nom ou l'emplacement exact du fichier. Une enquête a révélé que plus de la moitié des employés de bureau passent plus de temps à rechercher des fichiers qu'à travailler dessus. La même étude a montré à quel point cela peut être difficile lorsque des informations sont nécessaires rapidement - 81% des professionnels de bureau interrogés ont déclaré qu'ils ne pouvaient pas localiser un document important lorsque leur patron ou client avait besoin de quelque chose de toute urgence.
Cela est devenu encore plus difficile pour les travailleurs distants et hybrides qui ont besoin d'accéder aux informations, quel que soit leur lieu de travail.
Combien coûtent les systèmes de gestion de documents pour les petites entreprises ?
Les systèmes de gestion de documents pour petites entreprises sont gratuits pour un nombre limité d'utilisateurs à plusieurs centaines de dollars par mois, selon le niveau d'accès et le plan que vous choisissez.
Par exemple, le pack PME de Connecteam est 100% gratuit pour les 10 premiers utilisateurs. Même si vous avez une équipe légèrement plus grande - jusqu'à 30 personnes - le plan de base de Connecteam ne coûte que 30 $ par mois .
En comparaison, 10 utilisateurs avec SmartVault coûteraient 400 $ par mois. Le plan Microsoft SharePoint le moins cher serait de 50 $ par mois pour 10 utilisateurs ou de 230 $ par mois dans le cadre d'une licence Microsoft 365 E3.
FAQ
Quels sont les types de systèmes de gestion de documents ?
Il existe plusieurs types de systèmes de gestion de documents, notamment la gestion de contenu et d'enregistrements, la gestion de flux de travail, la gestion de documents RH et l'imagerie documentaire. Lors de l'évaluation d'un DMS, vous voulez vous assurer qu'il comprend les outils dont vous avez besoin pour votre entreprise.
Quelle est la meilleure façon de gérer les documents ?
L'utilisation d'un système de gestion de documents basé sur le cloud simplifie le stockage, l'organisation et le partage de documents. Il fournit un emplacement central pour toute votre documentation, ce qui facilite la recherche et la collaboration.
Que devez-vous rechercher dans un système de gestion de documents ?
Le meilleur logiciel de gestion de documents pour votre petite entreprise vous permettra de personnaliser les solutions en fonction de votre façon de faire des affaires. Assurez-vous que votre DMS est facile à utiliser, offre une sécurité et une conformité robustes, prend en charge l'automatisation des flux de travail et s'intègre à votre pile technologique existante.
Les systèmes de gestion de documents basés sur le cloud sont-ils sécurisés ?
Oui, les systèmes de gestion de documents basés sur le cloud sont sécurisés. Recherchez une solution qui fournit un cryptage automatique des documents et permet des outils de gestion des accès et de confidentialité. Les systèmes de gestion cloud sont en fait plus sécurisés que les services sur site, car les fournisseurs de plateforme surveillent la sécurité et s'assurent que les correctifs et les mises à jour logicielles sont appliqués.
L'essentiel sur les systèmes de gestion de documents pour les petites entreprises
Un système de gestion de documents robuste et sécurisé pour les petites entreprises peut rationaliser le flux de travail, simplifier le stockage et la récupération des documents et permettre le partage avec les membres de l'équipe et les clients. Recherchez un DMS qui fournit les outils dont vous avez besoin et qui est facile à utiliser pour améliorer la productivité de votre organisation.
Connecteam est le premier choix pour les petites et moyennes entreprises qui cherchent à améliorer leur gestion documentaire. Faites un petit pas pour vous-même et un pas de géant pour votre entreprise avec Connecteam dès aujourd'hui. N'oubliez pas de consulter le Small Business Plan de Connecteam pour tout ce dont vous avez besoin pour gérer votre entreprise.