7 meilleurs logiciels de flux de travail documentaire en 2023

Les 7 meilleurs logiciels de flux de travail documentaire de 2023

1. Connecteam — Meilleur logiciel de flux de documents tout-en-un

   Disponible sur

   • la toile
   • IOS
   • Android

   Commencez gratuitement

   

   Connecteam est un logiciel polyvalent de gestion des employés qui excelle en tant que plateforme de flux de documents. Il offre plusieurs fonctionnalités adaptées à une gestion efficace des documents, rationalisant la création, la gestion et la distribution de divers documents.

   Pourquoi j'ai choisi Connecteam : L'attrait de Connecteam réside dans ses outils de création de flux de travail simples.Il propose des formulaires faciles à utiliser qui aident à maintenir des opérations efficaces. Il permet également d'attribuer facilement des tâches liées aux documents et une bibliothèque de modèles pour vous aider dans les tâches opérationnelles quotidiennes.

   

   Ci-dessous, j'explore les fonctionnalités clés de Connecteam qui améliorent ses capacités de gestion de documents et de flux de travail associés.

   Éliminez l’encombrement papier grâce à une gestion et un contrôle améliorés des documents

   Le système de gestion de documents de Connecteam vous permet de stocker tous les documents et formulaires dans unréférentiel sécurisé basé sur le cloud, accessible de n'importe où et à tout moment.Son interface intuitive vous permet de classer et de récupérer facilement des documents, qu'il s'agisse de politiques, de manuels, de procédures opérationnelles standard ou de documents d'équipe . Vous pouvez même définir des dates d'expiration pour garantir que vos documents essentiels sont toujours à jour.

   Le systèmeprend en charge différents formats de fichiers , assurant la compatibilité avec vos documents existants.Vous pouvez glisser-déposer ou télécharger des fichiers en masse, puis les catégoriser et les étiqueter pour une récupération efficace. Les fonctionnalités de recherche avancées permettent une localisation rapide des fichiers.

   La plate-forme fournitun contrôle de version , en conservant des modifications précises des documents et en mettant à jour l'historique.Cette fonctionnalité est essentielle pour suivre les changements au fil du temps. Vous pouvez également synchroniser automatiquement les fichiers pour garantir que votre équipe travaille toujours avec les documents les plus récents. De plus, vous pouvez contrôler qui peut afficher, modifier et supprimer des documents grâce à des autorisations utilisateur granulaires.

   La solution de gestion documentaire de Connecteams'intègre parfaitement à votre logiciel RH ou de gestion de la relation client (CRM) existant, créant ainsi un environnement de flux de travail cohérent.

   Optimisez les flux de travail documentaires avec les groupes intelligents et la gestion intuitive des tâches

   Le système automatisé de Connecteam rationalise les processus de flux de travail documentaire , réduisant ainsi les erreurs manuelles et améliorant l'efficacité. Vous pouvez créer des groupes intelligents qui classent automatiquement les employés en groupes en fonction de critères tels que le rôle, le service ou l'ensemble des compétences. Ensuite, le système peut automatiquement diriger les documents vers le bon groupe .

   J'apprécie également la façon dont Connecteam guide l'achèvement des tâches liées aux documents. Avec le suivi des tâches des employés de Connecteam , vous pouvez intégrer des instructions claires dans les tâches des documents, garantissant ainsi un suivi précis.De plus, vous pouvez décomposer des processus complexes en séquences gérables et suivre les progrès depuis votre tableau de bord central.

   De plus, vous pouvez attribuer des tâches à des individus ou à des groupes, et le système met à jour la progression des tâches. Plusieursutilisateurs peuvent collaborer sur des documents en temps réel, avec des modifications, des commentaires et des @mentions en direct.Vous recevez également des alertes et des mises à jour en temps réel sur la progression du flux de travail via un tableau de bord central, vous informant de l'état de chaque document à chaque étape.

   Une autre fonctionnalité de collaboration remarquable estle canal de communication spécifique à une tâche de Connecteam , qui permet une communication directe et bidirectionnelle entre les employés et les managers.Cette fonctionnalité vous aide à dissiper les malentendus dans les tâches liées aux documents, en garantissant que les travailleurs exécutent ces tâches de manière efficace et précise.

   Améliorez l'efficacité et la collecte de données avec des formulaires personnalisables

   Le générateur intuitif par glisser-déposer de Connecteam vous permet d'abandonner le papier et de créer des formulaires et des flux de travail numériques personnalisés en quelques minutes, sans aucun codage requis.Vous pouvezajouter des champs comme du texte, des cases à cocher et des listes déroulantes.Incorporez également des éléments tels que des images et des vidéos pour rendre les formulaires plus attrayants et informatifs.

   De plus, Connecteam vous permet de créerdes formulaires dynamiques et adaptables .Ces formulaires utilisent une logique conditionnelle pour présenter aux utilisateurs des informations et des champs pertinents en fonction de leurs réponses précédentes. Au lieu de créer différents formulaires statiques pour différents scénarios (comme plusieurs enquêtes pour différents services), vous pouvez créer un seul formulaire dynamique.

   De plus, Connecteam enrichit la création de vos formulaires avec une bibliothèque de modèles ,proposant divers formulaires préconçus pour relancer votre processus .Cette fonctionnalité permet de gagner du temps et garantit la cohérence entre les différents types de collecte de données.

   Vous pouvez distribuer, remplir et soumettre efficacement des formulaires via la plateforme, rationalisant ainsi le processus de collecte de données. Le logiciel prend également en chargeles signatures électroniques , ajoutant une couche supplémentaire de vérification et d'authenticité à vos formulaires.Les formulaires soumis sont automatiquement stockés et organisés dans unebase de connaissances de l'entreprise , ce qui facilite l'accès et l'analyse des données collectées.

   Facilitez une intégration transparente et une accessibilité en déplacement

   Connecteam s'intègre à diverses plates-formes de stockage cloud telles que Google Drive, Dropbox et OneDrive , améliorant ainsi l'accessibilité des fichiers et la collaboration.

   Un autre avantage ? Connecteam fonctionne comme une application mobile, disponible pour iOS et Android .Cela vous permet, à vous et à vos employés, d'accéder, de réviser, de modifier et de partager des documents directement depuis vos appareils mobiles.

   

   De plus,les capacités de capture mobile permettent de numériser et de télécharger facilement des documents à l'aide de l'appareil photo d'un téléphone, rationalisant ainsi davantage le processus de gestion des documents.

   Enfin, les notifications push vous tiennent informé des mises à jour et des approbations des documents, garantissant ainsi l'achèvement des tâches dans les délais.

   Et beaucoup plus

   Au-delà de ses fonctionnalités principales, Connecteam propose une gamme d'outils supplémentaires, notamment la planification des employés , un pointage des employés , etc., ce qui en fait une solution polyvalente de gestion des effectifs .

   Connecteam propose également un plan gratuit à vie – Commencez maintenant !

   Principales caractéristiques

   • Gestion et contrôle améliorés des documents

   • Automatisation du flux de travail

   • Formulaires personnalisables

   • Signatures électroniques et intégration multimédia

   • Contrôle de version

   • Gestion des tâches

   Avantages

   • Personnalisable

   • Abordable pour toutes les entreprises

   • Accessible via les appareils mobiles

   • S'intègre à d'autres plateformes

   Les inconvénients

   • Plus d'intégrations en cours

   Tarifs

   Forfait gratuit à vie disponible Les forfaits Premium commencent à 29 $/moispour 30 utilisateurs

   Essai gratuit de 14 jours, aucune carte de crédit requise

   Commencer votre essai gratuit
2. 

   DocuPhase — Idéal pour la capture de données basée sur l'IA

   Disponible sur

   • la toile
   • les fenêtres
   • Mac

   

   DocuPhase est un éditeur de logiciels qui se concentre principalement sur l'automatisation des processus liés à la finance avec l'automatisation des comptes créditeurs, la capture de données basée sur l'IA et l'intégration avec divers systèmes de planification des ressources d'entreprise (ERP).

   Pourquoi j'ai choisi DocuPhase : Il rationalise les opérations financières pour réduire considérablement le travail manuel.Grâce à l'automatisation du flux de travail , vous pouvez personnaliser l'approbation, la révision et le routage des documents. De plus, vous pouvez établir des déclencheurs automatisés (actions prédéfinies qui s'activent lors de certains événements, comme la soumission de documents) pour garantir que les processus avancent sans délai.

   Une fonctionnalité que j'ai trouvée particulièrement utile est la capture de données basée sur l'IA, permettant aux utilisateurs de numériser des fichiers papier et d'importer des documents électroniques . Il prend en charge l'indexation et la catégorisation des documents, permettant une organisation et une récupération efficaces des documents.

   Le logiciel comprend des formulaires Web et des signatures électroniques, une automatisation des flux de travail personnalisable sans intervention informatique et des paiements fournisseurs intégrés. Il synchronise également les données avec divers systèmes ERP pour une meilleure prise de décision.

   Cependant, comme il est principalement axé sur la finance, il ne répondra peut-être pas aux besoins organisationnels plus larges. De plus, sa mise en place peut être complexe et coûteuse pour certaines entreprises.

   En savoir plus sur DocuPhase

   Principales caractéristiques

   • Capture de documents
   • Automatisation du flux de travail
   • Signatures électroniques
   • Indexation des documents

   Avantages

   • Offre des flux de travail personnalisables
   • S'intègre à d'autres outils

   Les inconvénients

   • Complexe
   • Coûteux pour certaines entreprises

   Tarifs

   À partir de 250 $ Essai : Oui Forfait gratuit : Non

3. 

   Jotform – Idéal pour le générateur de formulaires par glisser-déposer

   Disponible sur

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   • IOS
   • Android

   

   JotForm est un logiciel de création de formulaires en ligne et de gestion de flux de travail et de documents qui offre une gamme de fonctionnalités pour rationaliser les processus liés aux documents.

   Pourquoi j'ai choisi JotForm : Sa fonctionnalité remarquable est le générateur de formulaires intuitif, permettant la création facile de divers formulaires, des enquêtes aux formulaires d'inscription.Ses formes prennent en charge la logique conditionnelle.

   De plus, JotForm vous permet d'ajouter des champs de signature aux formulaires. Il s'intègre également à de nombreux outils professionnels, tels que Google Drive, Dropbox, Slack et Zapier. Cela permet de rationaliser les processus de collecte et de gestion des données.

   Une autre fonctionnalité utile que j'ai découverte est sa vaste bibliothèque de modèles, offrant un point de départ pour presque tous les types de formulaires. Cependant, l'accent mis par JotForm sur les formulaires peut limiter ses capacités avancées de gestion des flux de documents.

   En savoir plus sur Jotform

   Principales caractéristiques

   • Générateur de formulaires par glisser-déposer
   • Logique conditionnelle
   • Bibliothèque de modèles
   • Automatisation du flux de travail

   Avantages

   • Flexible et évolutif
   • Rentable

   Les inconvénients

   • Capacités limitées de gestion de documents
   • Personnalisation limitée

   Tarifs

   À partir de 34 $/mois, pour jusqu'à 25 Forms. Essai : Non Plan gratuit : Oui – Oui, jusqu'à 5 Forms

4. 

   M-files — Idéal pour comprendre les documents avec l'IA

   Disponible sur

   • la toile
   • IOS
   • Android
   • les fenêtres
   • Mac

   

   M-Files est un système de flux de travail de gestion de documents qui se concentre sur l'automatisation des processus des travailleurs. Il offre une gamme de fonctionnalités, notamment la création de documents , la gestion, l'automatisation des processus et la collaboration externe.

   Pourquoi j'ai choisi M-Files : La technologie d'IA générative de M-files, M-Files Aino, m'a impressionné.Il utilise le contexte (comme les métadonnées du document) pour déterminer chaque type de document avec lequel il travaille. De plus, il génère divers formats de contenu tels que des résumés, des rapports et des e-mails basés sur des instructions. Il peut également les traduire dans différentes langues.

   En fonction des propriétés du document (comme le type de document ) ou des métadonnées (comme le nom du projet ou le service responsable), les flux de travail de M-Files peuvent automatiquement acheminer les documents vers les bons réviseurs, approbateurs ou destinations. De plus, il offre un contrôle de version, des pistes d'audit et une intégration avec d'autres systèmes.

   Cependant, la structure tarifaire de M-Files peut être moins économique pour les petites entreprises. En outre, les utilisateurs habitués aux systèmes basés sur des dossiers peuvent trouver l'approche basée sur les métadonnées moins intuitive.

   En savoir plus sur M-files

   Principales caractéristiques

   • Organisation des documents basée sur les métadonnées
   • Automatisation du flux de travail
   • Contrôle de version
   • Recherche et navigation contextuelles

   Avantages

   • Catégorisation efficace des documents
   • Sécurité et conformité améliorées

   Les inconvénients

   • Prix ​​​​potentiellement élevés
   • Courbe d'apprentissage pour une approche basée sur les métadonnées

   Tarifs

   Contacter le fournisseur pour connaître le prix . Essai : Oui Plan gratuit : Non

5. 

   Fluide — Idéal pour les employés de terrain et de bureau

   Disponible sur

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   • Android

   

   Fluide est une plate-forme basée sur le cloud qui aide les entreprises à numériser les processus documentaires et à automatiser les tâches de routine. Il est au service des équipes de bureau et de terrain, dans le but de fournir une collecte de données rapide et sécurisée tout en donnant la priorité à la sécurité et à la conformité.

   

   Pourquoi j'ai choisi Fluix : Il propose des outils de capture et de numérisation de documents pour convertir des documents papier en documents numériques , ainsi que des fonctionnalités d'annotation pour ajouter des commentaires et des annotations directement dans les documents.

   Fluix permet également la création de flux de travail personnalisés pour l'approbation et le routage des documents, prenant en charge les signatures électroniques pour des approbations sécurisées. Il offre des fonctionnalités d’inspection et d’audit pour rationaliser les opérations sur le terrain. L’accent mis sur la sécurité et la conformité est un atout non négligeable.

   Il est essentiel de noter que l'accent principal mis par Fluix sur l'utilisation des appareils mobiles peut limiter sa compatibilité avec les organisations fortement dépendantes des plates-formes de bureau.

   En savoir plus sur Fluix

   Principales caractéristiques

   • Capture et numérisation de documents
   • Outils d'annotation
   • Automatisation personnalisable du flux de travail
   • Signatures électroniques

   Avantages

   • Compatibilité des appareils mobiles
   • Collaboration améliorée pour les travailleurs de terrain

   Les inconvénients

   • Peut ne pas s'adresser aux organisations centrées sur les ordinateurs de bureau
   • Nécessite une courbe d’apprentissage

   Tarifs

   À partir de 20 $/utilisateur/mois Essai : Oui — Forfait gratuit de 14 jours : Non

6. 

   DocuSign — Idéal pour les signatures électroniques et la gestion des contrats

   Disponible sur

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   • Android

   

   DocuSign est un logiciel de flux de documents populaire spécialisé dans les signatures électroniques et la gestion des contrats. Il offre des fonctionnalités telles que les signatures électroniques, la notarisation électronique, l'analyse des contrats et la génération de documents. Elle s'adresse principalement aux secteurs des services financiers, des assurances et de l'immobilier.

   Pourquoi j'ai choisi DocuSign : La fonctionnalité principale de DocuSign vous permet de télécharger des documents, d'ajouter des champs de signature pour les destinataires et de les envoyer pour signature électronique.Les signataires peuvent accéder et signer des documents depuis n’importe quel appareil, n’importe où dans le monde.

   J'apprécie la façon dont DocuSign prend la sécurité et la conformité au sérieux. Il utilise des protocoles de cryptage et de sécurité de pointe pour garantir la confidentialité des données et vous aider à répondre à diverses exigences réglementaires.

   Une autre fonctionnalité que j'ai trouvée particulièrement utile est la gestion du cycle de vie des contrats (CLM), qui gère l'intégralité du cycle de vie du contrat, de la préparation et de la négociation des documents à l'approbation, l'exécution et l'analyse post-signature.

   Cependant, l'accent mis par DocuSign sur les signatures électroniques et la gestion des contrats peut limiter son adéquation en tant que solution de flux de documents plus complète pour les entreprises.

   En savoir plus sur DocuSign

   Principales caractéristiques

   • Signatures électroniques
   • La gestion des contrats
   • Sécurité des documents
   • Générateur de flux de travail

   Avantages

   • Plusieurs intégrations
   • Accessibilité mondiale

   Les inconvénients

   • Portée limitée au-delà des signatures électroniques
   • Peut coûter cher pour les petites entreprises

   Tarifs

   À partir de 10 $/utilisateur/mois Essai : Oui Forfait gratuit : Oui

7. 

   DocuWare — Idéal pour la catégorisation automatisée par l'IA

   Disponible sur

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   • Android
   • les fenêtres

   

   DocuWare est un logiciel de gestion de documents basé sur le cloud qui offre une classification des documents, une gestion des tâches et des signatures électroniques assistées par l'IA. Il s'intègre bien avec des outils comme Microsoft Teams et Outlook.

   Pourquoi j'ai choisi DocuWare : La plateforme offre une suite complète pour la gestion des documents, de l'importation et de l'organisation des documents à la rationalisation des processus d'approbation.Ses formulaires électroniques et son intégration Outlook sont particulièrement efficaces pour gérer les communications et les flux documentaires.

   Une autre fonctionnalité qui se démarque est son indexation intelligente, qui utilise l’IA pour organiser automatiquement les documents en fonction de leur contenu. Il simplifie la récupération et la gestion des documents en reconnaissant et en étiquetant les informations essentielles dans les documents.

   L’une des limites potentielles de DocuWare que j’ai remarquées est son coût, qui peut constituer un obstacle pour les petites entreprises ou les organisations disposant de budgets limités.

   En savoir plus sur DocuWare

   Principales caractéristiques

   • Indexation et catégorisation
   • Reconnaissance de codes-barres
   • Automatisation du flux de travail
   • Signatures électroniques

   Avantages

   • Conception conviviale
   • Plusieurs intégrations

   Les inconvénients

   • Configuration initiale complexe
   • Personnalisation limitée

   Tarifs

   Contacter le fournisseur pour connaître les tarifs Essai : non Plan gratuit : non