6 meilleurs logiciels de gestion de fichiers d'employés en 2023

Publié: 2023-03-26

De mauvaises pratiques de gestion des documents peuvent entraîner des inefficacités et des maux de tête pour votre service RH. Rationalisez les dossiers de vos employés avec un système logiciel de gestion des dossiers des employés.

Le tri et le classement de documents physiques sont inefficaces et chronophages, mais la plupart des systèmes électroniques ne sont guère meilleurs. Demandez à quiconque a déjà sacrifié des heures à analyser un fichier Excel surchargé.

C'est là qu'interviennent les systèmes logiciels de gestion de fichiers. Cette technologie innovante vous aide à trier, classer et récupérer les informations et documents importants des employés. Dans ce guide, nous passerons en revue les six principaux systèmes logiciels de gestion des employés de 2023. Découvrez leurs forces, leurs faiblesses et leurs caractéristiques uniques.

Si vous n'avez pas le temps de lire nos recherches, passez à notre tableau de comparaison rapide.

Nos meilleurs choix

Meilleur logiciel de gestion de fichiers tout-en-un
Apprendre encore plus
Bon pour numériser des documents
Bon pour la gestion des contrats

Que rechercher dans un logiciel de gestion de fichiers d'employés

Les meilleurs systèmes de gestion de documents réduisent les processus inefficaces. Voici les principales fonctionnalités qu'ils offrent :

Des rappels automatisés incitent les employés à télécharger leurs documents manquants, ce qui permet au personnel des RH de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
La communication instantanée garde tout le monde sur la même longueur d'onde et garantit que les employés peuvent se rendre au travail plus rapidement.
Des outils de navigation simples aident même les employés les moins férus de technologie à trouver rapidement ce dont ils ont besoin.
Le stockage illimité vous permet de télécharger et d'organiser tous les documents essentiels à votre entreprise.
Une base de connaissances fournit un hub central pour stocker et récupérer des documents internes, tels que des formulaires de routine ou un manuel de l'employé.

Adopter un système de gestion de fichiers mobile comme Connecteam vous permet de vous connecter avec environ 80 % de la main-d'œuvre mondiale qui n'a pas accès à un bureau.

Les 6 meilleurs logiciels de gestion de fichiers employés de 2023

Connecteam — Meilleur logiciel de gestion de fichiers tout-en-un
Disponible sur
- la toile
- iOS
- Android
Connecteam occupe la première place du classement des meilleurs logiciels de gestion de fichiers d'employés de 2023. Il fournit un emplacement sécurisé aux employés pour télécharger leurs documents essentiels, de sorte que vous n'avez plus besoin d'amener les employés au bureau juste pour remplir des papiers. Pour les entreprises ayant une main-d'œuvre distribuée ou très mobile, cela se traduit par des économies de temps et d'argent considérables. Examinons de plus près ce que Connecteam a à offrir.

Localisez tous vos documents dans un hub facile à gérer
Connecteam vous permet de centraliser tous vos documents importants dans un hub virtuel . Vous pouvez accéder aux dossiers de vos employés, aux contrats et plus encore de n'importe où dans le monde.
Des mécanismes de tri efficaces et personnalisables signifient que vous n'avez pas à vous soucier des documents mal classés ou des documents manquants.
Des outils de collaboration rapides permettent à vos employés de rester connectés
Connecteam fait plus que vous permettre de partager des documents et d'autres fichiers tels que des vidéos et des photos. Il dispose également d'une fonction d'alerte. Utilisez-le pour communiquer avec toute votre entreprise, une seule équipe ou un seul service, ou un seul employé. Vous pouvez envoyer des notifications sur les politiques changeantes ou la nécessité de remplir les exigences de formation continue.

Vous pouvez également configurer des notifications automatisées pour alerter vos employés du téléchargement de documents nécessaires ou du renouvellement de documents urgents.
Maintenir la confidentialité des employés avec des paramètres d'autorisations granulaires
Les dossiers du personnel regorgent de documents sensibles. Heureusement, l'interface intuitive de Connecteam vous permet de gérer facilement qui voit quoi via son centre d'autorisations. Vous pouvez accorder à des utilisateurs spécifiques le droit d'accéder aux documents ou détails pertinents et de rester en conformité avec la loi et les politiques internes de votre entreprise.

Intégrez vos nouveaux employés en un temps record
Connecteam accélère l'intégration en permettant aux employés de télécharger directement des documents. Vous pouvez également collecter des signatures électroniques et envoyer et recevoir des fichiers pertinents par voie électronique.
Améliorez l'efficacité de votre lieu de travail grâce à une suite complète d'outils RH
Connecteam va au-delà du logiciel de gestion de fichiers. Il est également équipé d'un large éventail de fonctionnalités de gestion des employés, telles que la planification , la paie et la fonctionnalité de suivi du temps . Les départements RH peuvent gérer pratiquement tous les aspects de l'administration du personnel via Connectstream.

De plus, les employés des RH peuvent profiter des outils collaboratifs de Connecteam pour partager des fichiers et envoyer et recevoir des communications sécurisées. Connecteam offre au personnel RH de multiples outils de messagerie. Par exemple, ils peuvent ouvrir un canal de communication privé pour une conversation en tête-à-tête avec un travailleur ou envoyer une annonce à l'échelle de l'entreprise via une discussion de groupe.
Principales caractéristiques
- C'est mobile d'abord pour un accès en déplacement
- Les paramètres de confidentialité granulaires vous permettent de contrôler l'accès aux documents via vos paramètres d'autorisations
- Des rappels automatisés permettent aux employés de savoir quand télécharger des documents importants
- Stockez un nombre illimité de documents dans votre espace de stockage numérique
- Son processus d'intégration simplifié réduit les inefficacités inutiles
- Les fonctions de navigation faciles vous permettent de localiser n'importe quel document sans effort
Avantages
- Gérez tous les documents de vos employés dans un emplacement sécurisé
- Intégrez vos employés plus rapidement et plus efficacement
- Permettez aux employés de télécharger des documents importants à partir de leurs appareils mobiles
- Des fonctions de recherche simples facilitent la gestion des documents
Les inconvénients
- La formation est entièrement numérique
Tarification
À partir de seulement 29 $/mois pour les 30 premiers utilisateurs Essai gratuitde 14 jours Plangratuitdisponible
Essai gratuit de 14 jours, aucune carte de crédit requise
Commencer votre essai gratuit
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Connecteam DynaFile Avokaado GoCo DocuSign Eddy
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DynaFile — Idéal pour numériser des documents
Disponible sur
- la toile
DynaFile fournit aux entreprises un système de base de gestion de documents numériques mettant l'accent sur la numérisation. Les codes-barres sont automatiquement ajoutés aux documents lors de la numérisation, ce qui permet une récupération plus facile. Les autres fonctionnalités incluent la numérisation par lots pour organiser plus rapidement les documents non liés, la collaboration dans le cloud, le stockage sur le Web et les contrôles administratifs. Il manque certaines fonctionnalités avancées, mais DynaFile permet aux travailleurs de partager et de commenter des documents via des canaux numériques sécurisés.

L'accent mis par Dynafile sur la numérisation et le tri le rend idéal pour les entreprises qui s'accrochent encore à leurs anciens classeurs. Cependant, les employeurs à la recherche d'un système logiciel de gestion des employés moderne et tout-en-un pourraient être mieux servis ailleurs.
En savoir plus sur Dynafile
Principales caractéristiques
- Attribue automatiquement des codes-barres pour faciliter la récupération des documents
- Collecte de signature électronique
- Capacités de numérisation par lots
- Les gestionnaires peuvent attribuer des autorisations d'accès
Avantages
- Le stockage sur le Web facilite l'accès aux documents lors de vos déplacements
- Les fonctionnalités de collaboration dans le cloud améliorent l'efficacité entre les sites
Les inconvénients
- Prix non indiqués sur le site DynaFile
- Aucun essai gratuit n'est disponible
Tarification
Contacter le vendeur pour le prix Essai : Non Plan gratuit : Non
Avokaado — Bon pour la gestion des contrats
Disponible sur
- la toile
Avokaado est un système de gestion des contrats avec des capacités de stockage des documents des employés. Les employeurs peuvent créer des contrats à partir des modèles personnalisables d'Avokaado, demander des signatures électroniques et classer et trier les contrats dans le confort de leur bureau.
Plutôt que de réécrire les contrats à partir de zéro, les employeurs peuvent utiliser la fonction d'automatisation basée sur les clauses d'Avokaado pour créer une bibliothèque de clauses communes à échanger à leur guise. Les autres fonctionnalités incluent des rappels automatisés que les employeurs peuvent définir pour eux-mêmes ou leurs employés. Par exemple, ils peuvent rappeler aux employés quand l'inscription ouverte commence sur leurs régimes d'assurance maladie ou quand ils doivent renouveler une certification spécifique à l'industrie.
Malheureusement, Avokaado n'est actuellement disponible qu'en anglais. Les employeurs peuvent avoir besoin d'un autre système logiciel si leur travail dépasse les frontières internationales.
En savoir plus sur Avokaado
Principales caractéristiques
- Accès à une bibliothèque de modèles de contrats
- Capacités d'envoi et de demande de signature électronique
- Un hub centralisé pour les documents importants
- Le plan gratuit pour toujours offre des fonctionnalités robustes
Avantages
- Plan gratuit pour toujours disponible
- Modèles de contrat modifiables disponibles
Les inconvénients
- Uniquement disponible en anglais
- Nombre limité de modèles
Tarification
À partir de 35 $/utilisateur/mois Essai : Oui Plan gratuit : Oui
GoCo - Bon pour l'intégration de nouvelles recrues
Disponible sur
- la toile
- iOS
- Android
GoCo est une solution logicielle RH tout-en-un qui touche à plusieurs fonctions en milieu de travail. Il offre une fonctionnalité de création de flux de travail détaillée, qui peut faciliter l'intégration en permettant aux employeurs d'accueillir de nouveaux membres du personnel avec des listes de contrôle détaillées des tâches et des documents nécessaires.
Il permet également des rappels et des délais automatisés, afin que les responsables n'aient pas à créer manuellement des rappels pour envoyer aux nouveaux employés leurs documents d'assurance maladie.
GoCo propose également une gamme de fonctionnalités logicielles RH standard, telles que les capacités de collecte de signatures électroniques et le classement de documents. Les utilisateurs peuvent automatiser diverses pratiques RH reproductibles, de l'intégration aux évaluations de performance.
Contrairement à certaines autres entrées de cette liste, GoCo ne prend pas en charge de nombreuses intégrations tierces. Les employeurs à la recherche d'un système plus flexible peuvent constater que GoCo ne répond pas à tous leurs besoins.
En savoir plus sur Goco
Principales caractéristiques
- Possède des listes de contrôle et des rappels à construire
- Possibilité d'envoyer des demandes de collecte de signature électronique par e-mail
- Comprend un logiciel de paie propriétaire
- Flux de travail personnalisables pour une variété de tâches RH
Avantages
- L'application mobile fonctionne pour les appareils Apple et Android
- Plusieurs fonctionnalités d'automatisation disponibles
Les inconvénients
- Nombre limité de modules
- Pas d'essai gratuit
Tarification
À partir de 5 $/utilisateur/mois Essai : Oui Plan gratuit : Oui
DocuSign — Idéal pour gérer de gros volumes de contrats
Disponible sur
- la toile
- iOS
- Android
DocuSign aide les services RH à se conformer aux lois nationales et internationales lors de l'envoi et de la réception de contrats importants. Les utilisateurs peuvent accélérer le processus de signature en mettant en surbrillance les zones qu'ils doivent signer, et cela leur permet de colorier les cases de code pour leurs destinataires.
Bien que DocuSign gère certaines fonctions de base de classement, de tri et de récupération des documents des employés, il est clair que l'objectif principal du logiciel réside dans la sphère contractuelle. Plutôt que de traquer les employés en personne pour leur signature, les employeurs peuvent envoyer des contrats numériques avec des capacités de signature électronique. Cette fonctionnalité est utile pour les entreprises comptant de nombreux contractuels, des employés distants et des membres du personnel qui travaillent régulièrement hors du bureau.
Cependant, son manque de fonctionnalités RH approfondies signifie qu'il peut être nécessaire de l'associer à d'autres solutions logicielles pour obtenir les meilleurs résultats.
En savoir plus sur DocuSign
Principales caractéristiques
- Normes complètes de conformité et de gouvernance des données
- Fonctionnalité de codage couleur
- Référentiel numérique central pour les documents importants
- Vérification d'identité améliorée
Avantages
- Facilite la création de contrats et la collecte de signatures
- Un grand nombre d'intégrations tierces sont disponibles
Les inconvénients
- Non conçu avec une fonctionnalité RH complète à l'esprit
- Restrictions sur le nombre de fichiers et la taille des fichiers
Tarification
À partir de 10 $/utilisateur/mois Essai : Oui Plan gratuit : Oui
Eddy — Bon pour les petites entreprises
Disponible sur
- la toile
- les fenêtres
- Mac
Eddy se présente comme une solution logicielle RH pour les entreprises locales. Ses fonctions principales s'articulent autour de l'automatisation des tâches RH de routine pour les petites entreprises. Il suit les heures des employés, aide à l'intégration et au départ et permet aux utilisateurs de créer des profils pour les travailleurs. Il est également livré avec une fonction de rapport automatisé avec des analyses intégrées.
Les fonctionnalités de gestion de fichiers personnalisables permettent aux utilisateurs de trier les documents en fonction de leurs processus internes. Comme la plupart des systèmes de suivi des fichiers, tout est stocké dans un hub pratique.
Malheureusement, Eddy ne permet pas aux utilisateurs de savoir quels documents ont encore besoin de signatures, ce qui peut ralentir les tâches RH qu'il cherche à automatiser.
En savoir plus sur Eddie
Principales caractéristiques
- Horloges mobiles pour suivre et gérer les employés en déplacement
- Recrutement et suivi des candidats
- Suivi des métriques clés avec des analyses détaillées
- Les fichiers des employés peuvent être stockés et récupérés à partir d'un hub de documents central
Avantages
- Fonctionnalité complète de gestion des ressources humaines
- Fonctionnalité de répertoire du personnel disponible
Les inconvénients
- Doit appeler pour un devis personnalisé
- Certaines fonctionnalités ne sont disponibles que sous forme de modules complémentaires payants
Tarification
À partir de 49 $/mois + 8 $/utilisateur/mois Essai : Non Plan gratuit : Non

Comparez les meilleurs logiciels de gestion de fichiers employés

Sujet
Commentaires	4.8	4.9	4.9	4.7	4.7	4.6
Tarification	À partir de seulement 29 $/mois pour les 30 premiers utilisateurs	Contacter le vendeur pour le prix	À partir de 35 $/utilisateur/mois	À partir de 5 $/utilisateur/mois	À partir de 10 $/utilisateur/mois	À partir de 49 $/mois + 8 $/utilisateur/mois
Essai gratuit	Oui 14 jours	Non	Oui	Oui	Oui	Non
Forfait gratuit	Oui Jusqu'à 30 utilisateurs	Non	Oui	Oui	Oui	Non

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de fichiers d'employés ?

Les systèmes de gestion des dossiers des employés stockent les dossiers des employés et d'autres documents numériques dans une base de données centralisée . Il aide les professionnels des ressources humaines à simplifier leur flux de travail et à améliorer leur efficacité en déplaçant les dossiers des employés des classeurs vers des fichiers électroniques basés sur le cloud où il est plus facile de récupérer des informations importantes ou confidentielles.

Les systèmes logiciels peuvent également aider les entreprises à se conformer à diverses lois et codes réglementaires. Par exemple, le système logiciel de gestion des dossiers des employés d'une entreprise de camionnage peut détecter que le CDL d'un conducteur doit être renouvelé et peut envoyer un rappel utile afin que le conducteur et l'entreprise restent du bon côté de la loi.

Comment fonctionne le logiciel de gestion des dossiers des employés ?

Les systèmes logiciels de gestion des fichiers des employés associent une communication rapide à de solides mesures de cybersécurité , telles qu'un logiciel de cryptage, le protocole HTTPS et une authentification à deux facteurs. Les informations sensibles, telles qu'un dossier personnel avec les numéros de sécurité sociale des employés, peuvent être conservées de manière plus sécurisée que dans un environnement papier traditionnel.

Les localisateurs de documents permettent aux professionnels des RH d'agir avec une plus grande efficacité. Par exemple, si les RH avaient besoin d'obtenir le numéro de sécurité sociale susmentionné au personnel de la paie, ils pourraient récupérer le document en quelques secondes à l'aide de la fonction d'outil de recherche du logiciel.

D'autres fonctionnalités peuvent accélérer les processus métier de routine. Par exemple, les contrats électroniques peuvent être envoyés par e-mail, signés, collectés et classés en quelques minutes. À l'ère du travail à distance, cela est devenu une nécessité pour toute entreprise essayant de rester compétitive sur le marché actuel.

Le logiciel permet également aux entreprises de gagner du temps en permettant aux employés de soumettre leurs documents via un portail en ligne qui achemine les documents vers le service ou la personne appropriée.

Les avantages d'un logiciel de gestion de fichiers d'employés

Les systèmes de gestion des dossiers des employés font plus que moderniser votre bureau. Il protège les informations vitales des employés tout en améliorant l'efficacité du personnel en automatisant les tâches de routine. Les fonctions de recherche faciles signifient qu'il n'est plus nécessaire de passer au crible des classeurs ou des fichiers de bureau mal organisés.

Favorisez un esprit de collaboration au sein de votre entreprise

Ce logiciel favorise une collaboration plus étroite entre les services en agissant comme une source unique de vérité. Plutôt que de vous fier à des sources d'informations en double susceptibles de contenir des informations obsolètes ou erronées, vous pouvez centraliser toutes les données de votre entreprise dans un hub accessible.

L'amélioration de la productivité des travailleurs remet de l'argent dans les poches de l'entreprise. Chaque heure économisée grâce à une meilleure efficacité signifie une heure supplémentaire qui pourrait être consacrée à d'autres tâches liées au travail.

Restez en pleine conformité avec les réglementations gouvernementales et industrielles

Un logiciel de gestion des dossiers des employés aide les entreprises à se conformer aux réglementations gouvernementales et industrielles . Par exemple, il peut affiner les paramètres d'autorisations pour éviter de divulguer des informations sensibles sur les employés, telles que les numéros de sécurité sociale ou de permis de conduire. Le partage non autorisé de l'une ou l'autre des informations pourrait amener une entreprise à enfreindre la loi californienne sur les droits à la vie privée de 2020.

Gagnez du temps avec des outils d'amélioration de l'efficacité

Les options de téléchargement de documents adaptées aux mobiles facilitent la vie des responsables RH en permettant aux employés de saisir des documents importants dans leurs dossiers d'employés de n'importe où dans le monde. Le retour sur investissement de la libération de vos employés RH pour des tâches à plus forte valeur ajoutée paiera plusieurs fois le logiciel.

Combien coûte un logiciel de gestion de fichiers d'employés ?

Les coûts des logiciels de gestion des dossiers des employés varient selon l'entreprise. Bien que certains systèmes logiciels gratuits pour toujours existent, la plupart des programmes ont un prix de base d'abonnement mensuel plus un coût supplémentaire par utilisateur. Cela peut rapidement représenter des centaines de dollars par mois pour certains plans. Par exemple, le plan Business Pro de DocuSign coûte 40 $ par utilisateur et par mois. Si vous ajoutez seulement cinq membres du personnel à ce plan, vous paierez 200 $ par mois.

D'autres éditeurs de logiciels vous font téléphoner pour marchander avec un représentant commercial. Ce manque de transparence des prix peut être frustrant si vous recherchez un devis compétitif. En revanche, Connecteam propose des prix bas et transparents à tous les niveaux. Vous pouvez même commencer avec notre plan pour petite entreprise entièrement gratuit (jusqu'à 10 utilisateurs). Les plans payants vont de 29 $ à 99 $ par mois pour les 30 premiers utilisateurs, chaque utilisateur supplémentaire ne coûtant que 0,50 $ à 3 $, selon l'option.

FAQ

Comment organiser mes fichiers RH sur mon ordinateur ?

Utilisez un logiciel de gestion documentaire RH dédié pour compiler les documents par finalité. Les systèmes de gestion de fichiers comme Connecteam peuvent vous aider à regrouper tous les documents de vos employés dans un emplacement sécurisé.

Quel est le meilleur logiciel RH ?

Connecteam combine des fonctionnalités solides avec une interface utilisateur intuitive. Son système innovant prêt pour le mobile permet aux employés de télécharger des documents directement depuis leur smartphone. Vous pouvez également profiter de ses systèmes automatisés robustes pour libérer vos professionnels des RH pour d'autres tâches.

Quel logiciel est utilisé pour stocker les données des employés ?

Vous pouvez stocker les informations sur vos employés dans un système logiciel de gestion de documents . Connecteam facilite le stockage, le tri et l'accès aux fichiers RH à partir d'un emplacement central, de sorte que vous aurez toujours à portée de main les données importantes des employés.

L'essentiel sur le logiciel de gestion des fichiers des employés

Un logiciel de gestion des dossiers des employés augmente l'efficacité du lieu de travail en accélérant les processus RH de routine. Il aide également les entreprises à fonctionner en fournissant une source unique de vérité pour les informations et la documentation des employés.

Connecteam est un puissant système logiciel tout-en-un de gestion des dossiers des employés. Il se démarque de la concurrence par son ensemble complet de fonctionnalités. D'autres progiciels ne parviennent pas à résoudre les problèmes courants, mais Connecteam propose un ensemble complet d'outils de gestion des fichiers des employés.