5 meilleurs logiciels de gestion de documents de santé en 2024
Publié: 2024-02-29Consultez notre liste des meilleures applications de gestion de documents de santé, y compris les fonctionnalités, les prix, les avantages et les inconvénients, afin que vous puissiez choisir la meilleure.
Une bonne gestion des documents de santé est essentielle à l’efficacité opérationnelle, à la sécurité et à la conformité, aux soins aux patients, et bien plus encore. Mais le volume considérable de données sensibles et la complexité des réglementations rendent cette tâche intimidante.
Heureusement, de bonnes applications de gestion de documents peuvent vous aider. Ci-dessous, je partage 5 systèmes de gestion de documents de santé qui facilitent la conservation des informations à la fois accessibles et sécurisées.
Si vous n'avez pas le temps de lire nos recherches, consultez notre tableau de comparaison rapide.
Nos meilleurs choix
Meilleur logiciel de gestion de documents de santé tout-en-un
En savoir plus Commencez gratuitement
Idéal pour indexer des documents
Bon pour collaborer
Comment j'ai choisi le meilleur logiciel de gestion de documents de santé
J'ai pris en compte les fonctionnalités et outils clés ci-dessous lors de la présélection de mes meilleures solutions de gestion de documents pour les organisations de soins de santé .
Fonctionnalités indispensables :
- Conformité réglementaire :recherchez des solutions logicielles conformes à la loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act), qui impose des règles strictes en matière de stockage, de traitement et de partage des informations sur les patients , des dossiers médicaux électroniques et d'autres données sensibles.
- Gestionélectronique des documents :Votre système de gestion des documents de santé doit vous permettre de stocker des informations sous forme numérique. Cela réduit les risques associés aux documents papier , notamment les fichiers manquants et les versions de documents obsolètes.
- Stockage sécurisé dans le cloud : cela signifie que les documents et les enregistrements sont stockés en toute sécurité dans le cloud plutôt que sur des appareils personnels.Vous pouvez les gérer et les récupérer de n’importe où avec une connexion Internet.
- Sauvegarde des données : cela garantit que vous pouvez vous sentir en sécurité en sachant que vos données sont sécurisées et facilement récupérables en cas de panne du système ou de perte de données.
- Contrôles d'autorisation : ils garantissent que les données sensibles telles que les dossiers des employés ou des patients ne sont accessibles qu'aux utilisateurs autorisés et ne tomberont jamais entre de mauvaises mains.
- Authentification multifacteur : les meilleures applications nécessitent plusieurs formes de vérification avant d'accorder aux utilisateurs l'accès aux informations privées.
- Cryptage de bout en bout : cette fonctionnalité brouille les données pendant la transmission afin que seuls l'expéditeur et le destinataire puissent les lire, les protégeant ainsi des utilisateurs non autorisés .
Je me suis également assuré que le logiciel propose :
- Fonctionnalité de signature électronique : cette fonctionnalité permet aux employés, aux patients et à d'autres clients de signer numériquement des documents et des formulaires, rationalisant ainsi le processus pour plus d'efficacité et de facilité.
- Accessibilité mobile : un excellent logiciel de gestion de documents comprend des applications mobiles qui permettent au personnel de santé de partager des fichiers et des formulaires critiques en déplacement.
- Bonnes limites de stockage : de cette façon, vous n'avez pas à vous soucier du volume d'informations que vous devez stocker et gérer sur votre système.
- Interface conviviale : ces applications doivent être faciles à utiliser pour tout le monde, des médecins aux autres professionnels de la santé.
Enfin, j'ai recherché ces fonctionnalités supplémentaires qui rendent les systèmes de documents de santé vraiment géniaux :
- Partage des connaissances : recherchez des applications qui permettent aux employés du secteur de la santé d'accéder facilement aux guides de formation, aux politiques et procédures, ainsi qu'aux autres documents de l'entreprise dont ils ont besoin au travail.
- Listes de contrôle et formulaires : ils permettent aux travailleurs de partager en temps réel des formulaires d'inscription de patients, des antécédents et d'autres formulaires et listes de contrôle personnalisés avec des collègues.
- Messagerie instantanée : les discussions intégrées permettent aux membres du personnel de partager et de collaborer instantanément sur des documents, des images, des vidéos importants et bien plus encore, ce qui permet de gagner plus de temps pour les soins aux patients.
- Gestion et suivi des licences et des certifications : la possibilité de voir quelles licences et certifications possèdent les membres de votre personnel et quand elles doivent être renouvelées est utile pour rester en conformité.
Les 5 meilleurs logiciels de gestion de documents de santé de 2024
Connecteam — Meilleur logiciel tout-en-un de gestion de documents de santé
Disponible sur
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- IOS
- Android
Connecteam se distingue comme mon premier choix pour le meilleur logiciel de gestion de documents de santé et médicaux . Il dispose d'une suite d'outils pratiques qui rendent la gestion des documents facile, accessible et sécurisée.
Pourquoi j'ai choisi Connecteam : Connecteam est une application mobile de gestion de documents conforme à la loi HIPAAqui convient à toutes les entreprises de soins de santé américaines : des hôpitaux, cliniques et centres de soins aux fournisseurs de soins à domicile et d'assurance médicale.
J’aime vraiment sa convivialité . Les professionnels de la santé ne perdront pas de temps à essayer de naviguer dans l'application en cas d'urgence. Enfin, en plus de la gestion documentaire, Connecteam dispose d'outils puissants pour les opérations, les communications sécurisées et rapides et les RH, ce qui en fait une solution tout-en-un pour les organismes de santé .
Plongeons dans les fonctionnalités de gestion de documents de Connecteam.
Centre de documents basé sur le cloud avec stockage illimité
Connecteam dispose d'un centre centralisé de documents pour le personnel où vous pouvezstocker et organiser numériquement les licences , certifications et autres permis spécifiques à l'emploi des employés.Les travailleurs peuvent les télécharger eux-mêmes depuis leur smartphone, ce qui vous évite des tracas.
Bien que les documents soient facilement consultables, ils sont stockés dans le cloud plutôt que sur des appareils personnels, et les employés ne peuvent pas télécharger les données, ce qui offre une couche de sécurité supplémentaire. En tant qu'administrateur, vous pouvez afficher l'historique des documents et télécharger les données dont vous avez besoin.
J'ai également été impressionné par le fait que vous puissiezdéfinir des dates d'expiration pour chaque document .De plus, des alertes intelligentes vous avertiront lorsque quelque chose doit être renouvelé.
Connecteam sauvegarde également automatiquement ces documents et d'autres dans le cloud.
Chat dans l'application avec cryptage de bout en bout
Vous pouvez utiliser le chat d'équipe en ligne pour partager et collaborer instantanément sur des informations importantes en tête-à-tête ou en groupe. Cela permet de séparer les discussions personnelles et professionnelles des employés, évitant ainsi les erreurs et les fuites de données.
En plus des documents, vous pouvez joindre des images, des vidéos et même des clips audio, qui peuvent s'avérer extrêmement utiles pour discuter de cas médicaux, des symptômes des patients, etc. Toutes les discussions sontcryptées de bout en bout , les sécurisant contre les accès non autorisés ou les cyberattaques.
Formulaires personnalisés et listes de contrôle partagés en temps réel
Connecteam vous permet de créer des formulaires et des listes de contrôle numériques , notamment des formulaires d'inscription des patients, des formulaires de commentaires et des listes de contrôle de dépistage médical. Les utilisateurs peuvent égalementsigner électroniquement des formulaires et des listes de contrôle et les partager avec les collègues concernés en temps réel.
Centre de connaissances pour la documentation d'entreprise
La base de connaissances d'entreprise de Connecteam est un endroit idéal pour stocker et organiser les documents importants de l'entreprise tels que les flux de travail cliniques, les guides de formation, les FAQ et les manuels des employés. Il n'y a pas de limite de stockage et vous pouvez télécharger des fichiers sous forme de PDF, d'images, de vidéos, d'audio, etc. Votre équipe soignante peut y accéder de n’importe où à l’aide de son smartphone.
Contrôles de sécurité et de protection des données conformes à la loi HIPAA
Les contrôles d'autorisation personnalisables de Connecteam vous permettent de contrôler qui a accès aux documents , discussions, formulaires et autres fonctionnalités.Vous pouvez accorder des autorisations à des utilisateurs individuels ainsi qu'à des groupes. Ceci est essentiel pour garantir la conformité aux exigences HIPAA concernant l’accès aux informations de santé protégées (PHI).
De plus, Connecteam maintient une piste d'audit des activités de chaque utilisateur, rendant les données facilement disponibles lorsqu'il est temps d'auditer vos processus.
Les discussions sont automatiquement archivées afin que vous puissiez rechercher et accéder aux informations historiques lorsque vous en avez besoin. Connecteam vous permet égalementde supprimer de manière centralisée tous les PHI , comme l'exige la réglementation HIPAA.
Vous pouvez également révoquer instantanément l'accès d'une personne à Connecteam dès qu'elle quitte l'entreprise, protégeant ainsi les données confidentielles.
Authentification unique (SSO) et authentification à 2 facteurs (2FA)
Connecteam propose le SSO, ce qui signifie que les utilisateurs peuvent se connecter à l'aide d'un seul ensemble d'informations d'identification qui ne sont pas liées à leurs e-mails ou numéros de téléphone. Mais vous pouvez renforcer la sécurité et la conformité en ajoutant 2FA. Cela signifie qu'ils auront besoin de leurs identifiants de connexion ainsi que d'un code d'authentification envoyé à leurs appareils mobiles par SMS avant d'obtenir l'accès.
De plus, vous pouvez personnaliser les paramètres afin que les utilisateurs doivent définir des mots de passe forts et les réinitialiser fréquemment. Et vous pouvez déconnecter automatiquement les administrateurs inactifs.
Connecteam propose également un plan gratuit à vie – Essayez Connecteam ici !
Principales caractéristiques
Gestion de documents basée sur le cloud
Chat d'équipe sécurisé et instantané
Formulaires et listes de contrôle
Base de connaissances de l'entreprise
Contrôles d'accès, pistes d'audit et suppression des PHI
Authentification à 2 facteurs
Avantages
Entièrement conforme à la HIPAA
Vous permet de définir les dates d'expiration des documents
Envoie des alertes et des rappels intelligents
Prend en charge plusieurs formats multimédias
Les inconvénients
Plus d'intégrations encore en développement
Tarifs
Forfait gratuit à vie disponible Les forfaits Premium commencent à 29 $/moispour 30 utilisateurs
Essai gratuit de 14 jours, aucune carte de crédit requise
Commencer votre essai gratuitDocuWare – Idéal pour indexer des documents
Disponible sur
- la toile
- IOS
- Android
- les fenêtres
- Mac
DocuWare est une solution de gestion de documents numériques qui peut vous aider à capturer, gérer, traiter et partager des documents professionnels.
Pourquoi j'ai choisi DocuWare : La plateforme offre plusieurs fonctionnalités intéressantes pour organiser et protéger vos informations de santé.Voici quelques fonctionnalités clés qui placent DocuWare sur mon radar.
Plusieurs méthodes pour capturer des informations
DocuWare propose plusieurs outils pour vous aider à rassembler des documents et des informations. Par exemple, vous et vos employés pouvez télécharger des fichiers sur la plateforme directement via l'application mobile. DocuWare peut également enregistrer des formulaires Web personnalisables que les patients, les clients ou d'autres membres de l'équipe soignante peuvent remplir.
De plus, la plate-forme s'intègre à tout matériel de numérisation pour capturer et stocker des documents papier numérisés . De même, les intégrations avec Microsoft Office vous permettent d'importer des documents directement depuis votre Microsoft Drive, vos e-mails Outlook ou votre chat Microsoft Teams.
J'aimerais que DocuWare dispose de son propre chat intégré pour le partage instantané de documents, car toutes les entreprises n'utilisent pas Microsoft Teams.
Indexation basée sur le ML
Les documents capturés dans DocuWare sont automatiquement indexés à l'aide de l'apprentissage automatique (ML). Par exemple, si vous téléchargez une facture, DocuWare marquera les informations importantes telles que le nom de l'entreprise, la date de la facture, le montant de la facture et le nom du contact afin que vous puissiez facilement les rechercher ultérieurement.
Je pense que c'est un excellent moyen d'éliminer les erreurs liées à la saisie manuelle des données et de garder les choses organisées.
Outils de traitement et de gestion
DocuWare permet l'édition numérique de documents au sein de l'application. Vous pouvez annoter des documents, corriger des images et apporter d'autres modifications sans modifier le document original. Le logiciel enregistre les documents modifiés en tant que nouvelles versions pour éviter les erreurs de contrôle de version.
Les structures de dossiers traditionnelles permettent également une organisation des fichiers simple et intuitive. Mais je ne suis pas satisfait du partage de fichiers. Vous pouvez partager les URL de documents par e-mail ou sur votre intranet, mais j'aurais préféré une méthode plus simple, comme les partager instantanément dans une discussion.
Sécurité et archivage
Enfin, DocuWare vous permet de personnaliser les contrôles d'autorisation afin que vous puissiez décider qui peut stocker, modifier et exporter des documents. Les documents en direct et archivés sont stockés en toute sécurité avec un cryptage de bout en bout.
Ce que disent les utilisateurs de DocuWare
Ce que j'aime le plus chez Docuware, c'est sa polyvalence, sa facilité d'utilisation et la sécurité des informations qu'il stocke.
Lire la critique ici .
Je n'aime pas le manque de personnalisation et préfère utiliser une solution interne à l'entreprise.
Lire la critique ici .
En savoir plus sur DocuWarePrincipales caractéristiques
- Plusieurs méthodes pour capturer et enregistrer des fichiers
- Indexation intelligente
- Édition de documents et contrôles de versions
- Outils d’archivage et de traçabilité sécurisés
Avantages
- Accès mobile
- Contrôles d'autorisation
Les inconvénients
- Pas de chat pour le partage instantané de documents et la collaboration
- Aucun autre outil de travail ou de gestion d'équipe
Tarifs
Contacter le fournisseur pour connaître les tarifs Essai : non Plan gratuit : non
Revver — Idéal pour collaborer
Disponible sur
- la toile
Revver (anciennement appelé eFileCabinet) est une plateforme de gestion de documents qui permet de numériser, d'organiser, de localiser et de sécuriser tous les documents de votre entreprise.
Pourquoi j'ai choisi Revver : Les puissants outils de sécurité et de conformité de Revver en font un bon logiciel de gestion de documents médicaux .J'énumère ci-dessous les principaux outils et fonctionnalités de Revver.
Centre de documentation avec stockage cloud
Avec Revver, vous pouvez télécharger et stocker tous vos documents dans un emplacement central basé sur le cloud . Les fichiers peuvent être enregistrés dans des dossiers individuels. Vous pouvez également baliser les informations clés des documents en tant que « métadonnées », ce qui vous aide à organiser les fichiers par sujet, date et autres informations.
J'ai été impressionné par le fait que toutes vos tâches liées aux documents apparaissent juste à côté de vos documents. C'est un excellent moyen de contrôler les flux de travail et de garantir que les choses sont faites. Cependant, j'ai été déçu que Revver ne vous laisse pas définir les dates d'expiration de vos documents.
Fonction de recherche
Revver dispose d'un outil de recherche puissant qui vous permet de localiser des documents via le texte intégral, une recherche par mot clé ou des titres de documents. Vous pouvez également effectuer une recherche avancée à l'aide des métadonnées balisées pour les documents. Par exemple, vous pouvez rechercher des documents par date, nom d'auteur, etc. J'ai apprécié le fait que vous puissiez enregistrer vos recherches personnalisées afin de ne pas perdre de temps à effectuer la même recherche à l'avenir.
Outils de collaboration
Avec Revver, vous pouvez partager des documents avec des parties internes et externes via des URL. La plate-forme prend en charge les signatures électroniques, vous pouvez donc obtenir l'approbation signée des destinataires lorsqu'ils sont satisfaits de certains documents.
De plus, l'intégration de Revver avec Microsoft Office facilite la collaboration sur des documents , les modifications, les commentaires et l'accès aux versions précédentes. Bien que cela soit utile, je trouve que cela peut être limitant pour les entreprises qui utilisent d'autres logiciels.
Sécurité et conformité
Vous pouvez définir différents niveaux d'accès pour vos employés afin que seuls les utilisateurs autorisés puissent consulter vos documents. Cela s'applique également au niveau du dossier où vous pouvez accorder des autorisations personnalisées pour afficher ou modifier des dossiers. En plus de cela, Revver propose une authentification multifacteur et vous permet de définir des exigences en matière de force de mot de passe.
Ce que disent les utilisateurs de Revver
Notre équipe RH passe beaucoup plus de temps avec cet outil et nous obtenons de bons résultats dans notre entreprise.
Lire la critique ici .
La plupart du temps, je dois cliquer sur six éléments différents pour enregistrer le document là où je le souhaite.
C'est l'une de mes plaintes depuis que j'ai commencé à utiliser le logiciel.
Lire la critique ici .
En savoir plus sur RevverPrincipales caractéristiques
- Stockage basé sur le cloud
- Collaboration interne et externe
- Fonctionnalité de recherche et de recherche avancée
- Outils de collaboration pour les parties prenantes internes et externes
Avantages
- Vous permet de créer des balises de métadonnées pour les documents
- Offre une authentification multifacteur
Les inconvénients
- Les utilisateurs ne peuvent pas définir de dates d'expiration sur les documents
- Seuls les utilisateurs de Microsoft Teams peuvent co-créer des documents
Tarifs
Contacter le fournisseur pour connaître le prix Essai : non Plan gratuit : non
M-files — Idéal pour les métadonnées de l'IA
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- Android
- les fenêtres
- Mac
M-Files est un logiciel de gestion de documents qui peut aider les entreprises à organiser, gérer et suivre leurs documents.
Pourquoi j'ai choisi M-Files : M-Files est un excellent outil pour les entreprises de toutes tailles et offre des fonctionnalités robustes pour une gestion et une gestion efficaces des documents.
Stockage centralisé des documents
M-files vous permet de sauvegarder vos documents dans un emplacement centralisé. Il prend en charge plusieurs formats de fichiers tels que les PDF, les documents Microsoft Word, Microsoft Excel, les fichiers CSV, etc. Il offre également un contrôle de version afin que vous puissiez suivre les modifications et accéder aux versions précédentes des documents.
Bien que les utilisateurs puissent créer et partager des liens directs vers des documents stockés dans M-Files à l'aide de méthodes telles que le courrier électronique, j'aimerais qu'il y ait un chat dans l'application pour un partage instantané de fichiers.
Métadonnées et outil de recherche
La plateforme capture automatiquement les métadonnées telles que les dates, les noms et d'autres informations à partir des documents. J'ai vraiment aimé la fonctionnalité basée sur l'IA qui capture également les métadonnées des documents numérisés. Avec ces métadonnées, vous pouvez utiliser l'outil de recherche pour récupérer rapidement des fichiers.
Sécurité
M-Files est une plateforme sécurisée dotée de plusieurs outils pour prendre en charge la conformité HIPAA. Il vous permet de définir des contrôles d'autorisation afin que vous puissiez garantir que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder à certaines informations. Il prend également en charge les pistes d'audit et le chiffrement de bout en bout.
Ce que disent les utilisateurs de M-Files
Excellente fonctionnalité de recherche, capable de partager ou de télécharger des fichiers facilement.
Lire la critique ici .
L'interface de l'application n'est pas du tout conviviale.
Une période d'apprentissage doit s'écouler avant de pouvoir utiliser l'application.
Lire la critique ici .
En savoir plus sur M-filesPrincipales caractéristiques
- Gestion centralisée des documents
- Métadonnées basées sur l'IA
- Outil de recherche
- Contrôles d'autorisation
Avantages
- Accès mobile
- Chiffrement de bout en bout
Les inconvénients
- Pas de chat dans l'application
- Aucune autre fonctionnalité de gestion du travail
Tarifs
Contacter le fournisseur pour connaître le prix . Essai : Oui Plan gratuit : Non
SmartVault — Idéal pour le portail client de marque
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- Android
- les fenêtres
SmartVault est un logiciel de gestion de documents qui offre une multitude de fonctionnalités intéressantes pour collecter, organiser et partager des documents.
Pourquoi j'ai choisi SmartVault : En plus de disposer de fonctionnalités internes de gestion de documents, SmartVault vous permet de partager des fichiers en externe avec des patients, des clients et d'autres partenaires de soins de santé.Voici quelques-unes des principales fonctionnalités de SmartVault.
Stockage et partage de documents en ligne
Vous pouvez utiliser SmartVault pour stocker vos documents de manière centralisée. Les fichiers sont enregistrés dans le cloud et peuvent être facilement partagés avec des parties internes et externes. La plateforme propose également un contrôle de version et un verrouillage de fichier qui empêche les utilisateurs de modifier des documents. SmartVault propose une application mobile pour les utilisateurs d'iPhone et d'iPad, mais j'ai été déçu qu'il n'y ait pas de version Android.
Portail client et signatures électroniques
Le logiciel vous permet de créer un portail client de marque auquel vos destinataires peuvent accéder. De plus, il dispose d'une fonctionnalité de signature électronique permettant aux clients et aux patients de visualiser, d'approuver ou d'accuser réception des documents.
Sécurité
SmartVault sauvegarde automatiquement les fichiers et les sécurise avec un cryptage de bout en bout. J'apprécie également que la plateforme vous envoie une alerte email lorsqu'un document a été téléchargé ou téléchargé.
Ce que disent les utilisateurs de SmartVault
Ce qui est le plus impressionnant dans cet outil, c'est sa fonctionnalité et sa capacité à manœuvrer en fonction de n'importe quelle situation requise.
De plus, il est très simple pour l’utilisateur final et permet de gagner beaucoup de temps par rapport aux autres outils existants dans l’industrie.
Lire la critique ici .
Le réseau complexe de fonctionnalités nécessite un temps de configuration ridicule pour que le produit fonctionne comme vous le souhaitez.
Lire la critique ici .
En savoir plus sur SmartVaultPrincipales caractéristiques
- Stockage de documents basé sur le cloud
- Portail clients
- Signature électronique
- Sauvegarde automatique des documents
Avantages
- Portail client personnalisable
- Alertes par e-mail lorsque les documents sont téléchargés/téléchargés
Les inconvénients
- Pas d'application mobile pour Android
- Cher par rapport à d’autres solutions
Tarifs
À partir de 20 $/mois par utilisateur avec un minimum de 5 utilisateurs Essai : Oui – 14 jours Forfait gratuit : Non
Comparez les meilleurs logiciels de gestion de documents de santé
| Sujet |  Commencez gratuitement | | | | |
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| Commentaires |  | | | | |
| Tarifs | À partir deseulement 29 $/mois pour les 30 premiers utilisateurs | Contacter le fournisseur pour connaître les prix | Contacter le vendeur pour le prix | Contacter le vendeur pour le prix | À partir de 20 $/mois par utilisateur avec un minimum de 5 utilisateurs |
| Essai gratuit | Oui 14 jours | Non | Non | Oui | Oui 14 jours |
| Forfait gratuit | Oui Gratuit Jusqu'à 10 utilisateurs | Non | Non | Non | Non |
| Cas d'utilisation | Meilleur logiciel de gestion de documents de santé tout-en-un | Idéal pour indexer des documents | Bon pour collaborer | Bon pour les métadonnées de l'IA | Idéal pour le portail client de marque |
| Disponible sur | Web, iOS, Android | Web, iOS, Android, Windows, Mac | la toile | Web, iOS, Android, Windows, Mac | Web, iOS, Android, Windows |
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de documents de santé ?
Un logiciel de gestion de documents de santé ou médicaux est une technologie quisimplifie et numérise la collecte, le traitement, l'accès et le contrôle des documents dans le secteur de la santé.Il vous permet de stocker les dossiers des employés, les dossiers des patients et d'autres informations importantes dans plusieurs formats afin que vous puissiez organiser et accéder rapidement aux informations chaque fois que vous en avez besoin.
Les grandes plates-formes proposeront des discussions en direct, des formulaires personnalisés et d'autres outils de collaboration documentaire. Certains disposent même d'applications mobiles, vous permettant de récupérer des données de n'importe où et à tout moment.
Il est important de noter que le meilleur logiciel de gestion de documents de soins de santé et d'hôpitaux doit être conforme à la loi HIPAA .
Dans l’ensemble, ces plates-formes garantissent que les documents sont exacts, à jour, soigneusement stockés et faciles d’accès, tout en garantissant le niveau desécurité et de confidentialité des données requis par le secteur des soins de santé.
Comment fonctionne un logiciel de gestion de documents de santé ?
En tant qu'administrateur, vous pouvez télécharger des documents, des formulaires et d'autres dossiers médicauxdes employés dans un système de gestion de documents de santé . Vous pouvez également demander aux individus de les télécharger eux-mêmes. Un bon système vous permet de télécharger des fichiers dans de nombreux formats et de définir des dates d'expiration sur les documents pour garantir des renouvellements en temps opportun.
Les administrateurs pourront égalementdéfinir des contrôles d'autorisation personnalisés , limitant l'accès aux données sensibles telles que les PHI aux utilisateurs autorisés uniquement.De plus, vous pouvez imposer des exigences de mot de passe strictes et configurer une authentification à 2 facteurs pour garantir que vos dossiers de santé sont toujours sécurisés.
Les employés obtiennent leurs propres identifiants de connexion via SSO et 2FA. Ils peuvent utiliser la plateforme pour télécharger des fichiers, collaborer sur des documents, partager des formulaires en direct et des listes de contrôle numériques , et même capturer des signatures électroniques.
Enfin, un bon logiciel permet une organisation facile des fichiers et offre de puissants outils de recherche pour aider les utilisateursà localiser rapidement les documents .Ceci est essentiel pour certains emplois urgents dans le secteur de la santé.
Les avantages du logiciel de gestion de documents de santé
Voici quelques avantages de l’utilisation d’un logiciel de gestion de documents de santé .
Protège les informations confidentielles et vous maintient en conformité
Des fonctionnalités telles que les contrôles d'autorisation, les pistes d'audit , le cryptage et 2FA garantissentun stockage sécurisé des données sensibles , y compris les dossiers personnels, les dossiers des patients et d'autres formes de PHI.Cela vous aide à vous conformer aux réglementations telles que HIPAA, renforçant ainsi la confiance des gens dans vos établissements de santé .
Sans la conformité HIPAA, vous pourriez être confronté à des fuites de données, des violations et des cyberattaques. De plus, une mauvaise gestion des données peut entraîner un manque d’accès à des informations critiques sur les lieux des soins ou des informations vagues et manquantes, ce qui entraîne des erreurs cliniques et des résultats lents. Tout cela peut entraîner des sanctions financières, des risques de poursuites et une atteinte à la réputation de votre entreprise.
Gain de temps et d'efforts et réduction des coûts
Les solutions de gestion de documents vous permettent de stocker des informations sous forme numérique etde les récupérer de n'importe où à l'aide de vos ordinateurs de bureau, tablettes ou téléphones.Cela vous évite d’avoir à stocker physiquement les documents. De plus, cela réduit le temps passé à rechercher des fichiers physiques.
De plus, en réduisant la dépendance au papier, vous économisez de l'argent sur l'impression et l'espace physique requis pour les classeurs et les salles de stockage.
Améliore les performances des employés et les soins aux patients
Les bons systèmes de gestion de documents offrent des outils qui permettent aux employés de co-rédiger des documents, de laisser des commentaires et des commentaires et de discuter d'informations en temps réel. Cela facilite une meilleure collaboration entre les professionnels de la santé, conduisant àde meilleurs soinset résultats pour les patients .
De plus, un accès rapide et facile aux dossiers et aux antécédents médicaux permet aux employés de prendre de meilleures décisions et de fournir une meilleure qualité de service.
Vous prépare à la croissance et à l’évolutivité
Enfin, les systèmes de gestion de documents numériques sont bien plus évolutifs que le stockage physique traditionnel. De nombreuses applications sont même dotées d'un stockage illimité et de forfaits abordables afin que la gestion des documents ne freine pas la croissance.
Combien coûte un logiciel de gestion de documents de santé ?
Les plateformes de gestion de documents de santé varient dans leurs prix. La plupart des systèmes que nous avons examinés ne partagent pas de manière transparente leurs plans tarifaires sur leurs sites Web. Pour ceux qui le font, les prix peuvent être assez élevés .Par exemple, SmartVault commence à 25 $/utilisateur/mois et nécessite un minimum de 5 utilisateurs.
Connecteam est à la fois transparent et abordable en termes de tarification. Les petites entreprises comptant moins de 10 professionnels peuventl'utiliser de manière totalement gratuite et permanente .Pour les grandes entreprises, les prix commencent à seulement 29 $/mois pour un maximum de 30 utilisateurs , et chaque utilisateur supplémentaire ne coûte que 0,50 $/mois.
FAQ
Quel est un exemple de logiciel de gestion documentaire ?
Connecteam est un excellent exemple de logiciel de gestion de documents. Il fournit toutes les fonctionnalités essentielles nécessaires pour stocker, gérer et accéder de manière centralisée à la documentation de l'entreprise. De plus, il dispose d'outils de sécurité robustes tels que l'authentification à 2 facteurs, les contrôles d'autorisation et le cryptage de bout en bout afin que vous puissiez respecter les réglementations en matière de données telles que HIPAA et GDPR.
Quelle est la meilleure façon de gérer les documents de santé ?
Un logiciel de gestion de documents est le meilleur moyen de gérer des données sensibles mais critiques telles que les dossiers du personnel, les informations sur les patients , etc. Il propose des outils pour garder les informations organisées et facilement accessibles. Il prend également en charge le contrôle de version et stocke les fichiers en toute sécurité dans le cloud afin qu'ils ne soient jamais égarés.
Quelle est la différence entre un logiciel de gestion de documents de santé et un logiciel de gestion de documents hospitaliers ?
Le logiciel de gestion de documents hospitaliers est conçu pour rationaliser le stockage et la gestion des documents dans les hôpitaux à grande échelle. Les systèmes de gestion de documents de santé sont plus polyvalents et s'adressent à un large éventail d' établissements de santé, notamment les cliniques, les maisons de retraite, les établissements de soins à domicile et même les prestataires d'assurance maladie.
L’essentiel sur les logiciels de gestion de documents de santé
Un bon logiciel de gestion de documents estessentiel au stockage sécurisé, au partage facile et à la récupération rapide des informations sur les soins de santé .Il propose des outils qui vous aident à rationaliser les processus de collecte et de gestion de documents et à vous organiser, économisant du temps, des efforts et de l'argent.
J'ai trouvé queConnecteam est la meilleure solutionde gestionde documents de santé. Il dispose d'outils de stockage et de libre-service sécurisés basés sur le cloud permettant aux employés de créer, de télécharger et d'accéder à des documents.
Une messagerie sécurisée, une base de connaissances et des formulaires personnalisés permettent aux professionnels de santé de partager instantanément des notes et des documents importants, ce qui leur permet de gagner un temps précieux. Enfin, vous pouvez définir des contrôles d'accès, 2FA et des exigences en matière de mots de passe forts pour vous conformer à la HIPAA ou à d'autres exigences réglementaires.
Commencez avec Connecteam gratuitement dès aujourd'hui !