10 meilleurs logiciels de gestion de documents RH pour 2023
Publié: 2023-02-02Éliminez les problèmes de stockage et de récupération des documents importants. Nous passons en revue les 10 meilleures solutions logicielles de gestion de documents RH pour 2023.
Un contrôle efficace des documents est essentiel pour les entreprises dont le personnel est dispersé sur le terrain. Sans les bons outils, la collecte, le stockage et l'accès aux documents en première ligne peuvent interrompre le travail. Heureusement, le bon logiciel de gestion de documents RH peut éliminer le besoin de rechercher des classeurs désorganisés pour les fichiers importants.
De plus, des fonctionnalités avancées telles que les formulaires numériques facilitent et accélèrent la collecte d'informations auprès du personnel. Le logiciel de gestion des documents RH permet de limiter facilement l'accès aux documents, garantissant ainsi le respect des exigences de confidentialité des informations sensibles.
Dans cet article, nous passons en revue les meilleurs logiciels de gestion de documents RH disponibles aujourd'hui et discutons de la manière de choisir celui qui convient à votre entreprise.
Si vous n'avez pas le temps de lire nos recherches, passez à notre tableau de comparaison rapide.
Nos meilleurs choix
Meilleur logiciel de gestion de documents RH tout-en-un
Apprendre encore plus
Bon pour la conservation de documents de base
Bon pour les équipes qui gèrent de nombreux documents
Que rechercher dans un logiciel de gestion de documents RH
Le meilleur logiciel de gestion de documents RH ira au-delà d'un simple système de classement. Voici quelques-unes des principales fonctionnalités proposées :
- Gestion documentaire simple et intuitive .Avec autant de documents différents requis pour différents travailleurs, sous-traitants et clients, les choses peuvent se compliquer rapidement. Une interface utilisateur simple qui vous permet d'organiser clairement les documents en fonction du signataire, de la date, de l'objet et du titre est essentielle.
- Regroupez et attribuez des formulaires numériques aux employés .Regrouper les employés par département, poste ou mandat rend la circulation de l'information plus efficace. Cela peut faciliter la vie du personnel RH. Par exemple, ils peuvent envoyer rapidement aux responsables hiérarchiques un ensemble complet de documents nécessaires à une tâche spécifique, telle que l'intégration de nouveaux employés.
- Suivez les documents de conformitéet l'état des licences . Cette fonctionnalité est précieuse pour garantir que votre équipe respecte les exigences légales. Pouvoir vérifier ce statut instantanément sur mobile peut être rassurant pour la direction comme pour les clients.
- Collectez des signatures électroniques . La collecte de signatures électroniques pendant le processus d'intégration ou les opérations quotidiennes est une fonctionnalité précieuse. Les employés ne sont plus tenus de signer physiquement des documents. Ceci est particulièrement pratique pour les travailleurs sans bureau, qui ne se rendent que rarement au siège de l'entreprise.
Les 10 meilleurs logiciels de gestion de documents RH de 2023
Idéal pour : Logiciel de gestion de documents RH tout-en-un
Disponible sur
- la toile
- iOS
- Android
Nous sommes fiers de dire que Connecteam est unesolution numérique tout-en-un pour la gestion de documents, la gestion d'équipe, etc.
Voici quelques-unes des façons dont Connecteam peut vous aider à améliorer votre gestion documentaire RH :
Gérez facilement les documents importants
Connecteam facilite la gestion des documents de l'entreprise et l'exécution des processus RH où que vous soyez.Les professionnels des RH peuvent accéder aux dossiers des employés chaque fois que le besoin s'en fait sentir, ce qui leur fait gagner un temps précieux.
Vous pouvez également demander des documents à des groupes spécifiques d'employés d'un simple clic . Letableau de bord centralisé facilite le téléchargement de documents directement sur la plateforme.
Simplifiez tous vos processus d'intégration
Connecteam vous aide à raccourcir et simplifier votre processus d'intégration.Vous pouvez collecter rapidement et facilement tous les documents, formulaires et certificats requis auprès des employés et les stocker en un seul endroit.
Des rappels et des listes de contrôle garantissent que les documents importants sont soumis à temps et que rien ne manque.
Ces fonctionnalités aident les nouvelles recrues à s'intégrer et à être prêtes à travailler beaucoup plus rapidement.
Restez conforme aux lois locales et fédérales
Connecteam vous aide également à rester conforme. Il fournit un aperçu clair des dates d'expiration des documents des employés. Il vous permet même d'envoyer des notifications d'expiration lorsque les contrats des employés expirent ou lorsque des mises à jour des documents sont nécessaires.
Conservez tous vos documents en toute sécurité
Avec Connecteam, vous avez un contrôle total sur les autorisationsqui déterminent ce que les utilisateurs peuvent faire avec les documents stockés pour une meilleure sécurité.
Le système de gestion de documents de Connecteam stocke également en toute sécurité vos fichiers importants. Il offreun cryptage des données de bout en bout et exécute un cryptage SSL 256 bits.Le stockage estillimité , il n'est donc pas nécessaire de payer pour des solutions coûteuses ou de risquer de perdre des informations importantes.
Restez connecté avec votre équipe
Connecteam vous permet d'envoyer des annonces ou des alertes à l'échelle de l'entreprise à une équipe spécifique. Cette fonction peut être essentielle pour maintenir à jour les documents des employés .Par exemple, vous pouvez envoyer une simple alerte au personnel chaque fois que de nouvelles politiques exigent qu'il fournisse des informations supplémentaires ou lorsque certaines certifications sont sur le point d'expirer.
Les employés et les managers peuventpartager des documents ainsi que des vidéos et des images directement depuis l'application mobile, avec des employés spécifiques ou à l'échelle de l'entreprise.
Et bien plus encore…
Connecteam offre une gestion efficace des documents RH et bien plus encore. Avec Connecteam, vous pouvez gérer les horaires, la paie et le temps de travail des employés. Il vous fournit les petites attentions qui engagent le personnel et reconnaissent les réalisations. Les employés peuvent partager des fichiers avec l'équipe et reconnaître le premier jour d'un nouvel employé.
Principales caractéristiques
- Stockage de fichiers illimité
- Télécharger des documents depuis n'importe quel appareil mobile
- Définir des dates d'expiration pour les documents critiques
- Stockage centralisé et organisé pour vos fichiers
- Contrôles d'autorisation pour une sécurité et un stockage des données améliorés
- Mises à jour en temps réel sur les tâches RH
Avantages
- Documents accessibles n'importe où à l'aide d'une application mobile ou d'un ordinateur de bureau
- Interface personnalisable et conviviale
- Support client complet
- Modèles et formulaires gratuits
Les inconvénients
- Plus d'intégrations encore en développement
Tarification
À partir de seulement 29 $/mois pour les 30 premiers utilisateurs Essai gratuitde 14 jours Plangratuitdisponible
Essai gratuit de 14 jours, aucune carte de crédit requise
Commencer votre essai gratuitBon pour : conservation de documents de base
Disponible sur
- la toile
DynaFile est un fournisseur de logiciels de gestion de documents RH basé sur le Web. Ses principales fonctionnalités incluent le stockage Web centralisé, l'automatisation de la numérisation et la collaboration dans le cloud.
DynaFile fournit un stockage Web centralisé. Le stockage des documents en un seul endroit permet au personnel d'accéder aux informations importantes n'importe où et n'importe quand. Cela peut être essentiel pour faire avancer les flux de travail pour le personnel sur le terrain.
DynaFile vous permet de numériser vos documents papier. Des codes-barres sont attribués aux fichiers pendant le processus de numérisation pour faciliter la recherche d'informations. Cette fonctionnalité rend la récupération de documents rapide et facile.
Il permet également la numérisation par lots, ce qui est précieux pour organiser simultanément des documents non liés.
Avec DynaFile, plusieurs membres du personnel peuvent unir leurs forces pour créer des documents. DynaFile offre également des autorisations d'accès, des contrôles d'administration et une capacité de signature électronique pour faciliter une collaboration efficace.
L'un des principaux défauts de DynaFile est qu'il ne propose pas d'application mobile.
En savoir plus sur DynafilePrincipales caractéristiques
- La reconnaissance de codes-barres organise efficacement les documents
- Contrôles d'accès disponibles pour les utilisateurs et les groupes
- Stockage de documents accessible à tout moment et en tout lieu
- Des contrôles de version qui garantissent la sécurité de vos documents
Avantages
- La capacité de signature électronique facilite la fermeture des documents
- Les outils de collaboration aident les membres de l'équipe à travailler efficacement
Les inconvénients
- Manque de transparence des prix sur le site
- Non disponible sur mobile
Tarification
Le prix n'est pas accessible au public Essai gratuit : Non Forfait gratuit : Non
Bon pour : les équipes qui gèrent de nombreux documents
Disponible sur
- la toile
Avokaado est une solution de bout en bout pour gérer le cycle de vie des contrats. Il aide les professionnels des RH à effectuer des tâches telles que l'automatisation des contrats à base de clauses. Vous pouvez également utiliser des modèles pour créer une documentation récurrente. Vous pourrez collecter des signatures électroniques et stocker des documents sous forme numérique.
Avokaado vous permet de suivre vos documents RH. Vous pouvez ajouter des rappels pour vous ou les appliquer à tous les collaborateurs. De cette façon, vous ne manquerez aucune échéance.
Tous les documents sont stockés dans un hub centralisé, garantissant que vous ne perdrez jamais ou ne perdrez jamais de données importantes. De plus, le fait que les parties prenantes puissent accéder à des informations cruciales où qu'elles le souhaitent peut aider à éviter les interruptions d'activité et accélérer la récupération des documents.
Avokaado est idéal pour les équipes qui doivent créer et gérer de nombreux documents.
Notez cependant qu'Avokaado ne prend actuellement en charge qu'une utilisation en anglais. Si vous avez un personnel plus diversifié, vous voudrez peut-être envisager d'autres options de logiciel de gestion de documents RH.
En savoir plus sur AvokaadoPrincipales caractéristiques
- Des modèles intelligents accélèrent la rédaction des contrats RH
- Suivi automatisé des délais et des délais
- Stockage sécurisé des données
- Importation et exportation de données
Avantages
- Les modèles peuvent être facilement modifiés et mis à jour
- Interface facile à utiliser
Les inconvénients
- Langues limitées prises en charge
- L'interface utilisateur peut être difficile à visualiser sur des écrans plus petits
Tarification
À partir de 35 $/mois par utilisateur Essai gratuit : Oui Plan gratuit : Oui
Bon pour : Workflows personnalisés
Disponible sur
- la toile
- iOS
- Android
GoCo est un système logiciel de gestion de documents RH en ligne qui peut aider les entreprises à rationaliser leurs opérations. Il aide les entreprises à automatiser leurs processus manuels, ce qui se traduit par des économies de coûts et une efficacité accrue.
GoCo est extrêmement efficace dans l'intégration des nouvelles recrues. Vous pouvez fournir au nouveau personnel une liste de contrôle d'intégration qui détaille les tâches requises avec des délais attachés. Vous pouvez suivre l'état de ces tâches et l'utilisation de rappels peut vous aider à vous assurer que les documents sont terminés à temps.
L'une de ses cartes de visite est sa flexibilité. GoCo peut vous aider à automatiser à peu près n'importe quelle fonction RH, y compris l'intégration, l'embauche et les évaluations de performance. Il s'agit d'une plate-forme Web, mais propose également une application mobile pour Android et iOS.
Contrairement à de nombreux systèmes de gestion de documents RH, GoCo vous offre la possibilité d'utiliser son logiciel de paie propriétaire, ou vous pouvez intégrer votre fournisseur de paie tiers existant.
L'un des inconvénients de GoCo est l'absence d'essai gratuit.
En savoir plus sur GocoPrincipales caractéristiques
- Suivi des documents pour la gestion des documents
- Listes de contrôle et rappels pour aider le personnel à rester sur la bonne voie
- Les signatures électroniques accélèrent la collecte de documents
- L'application mobile facilite la gestion des documents
Avantages
- Plans personnalisables pour répondre à vos besoins
- La plateforme est très facile à naviguer
Les inconvénients
- Intégrations tierces limitées
- Le chargement du logiciel et les temps de latence peuvent être problématiques
Tarification
À partir de 5 $/mois par utilisateur Essai gratuit : Non Plan gratuit : Oui
Bon pour : Entreprises nécessitant des signatures électroniques régulières
Disponible sur
- la toile
- iOS
- Android
DocuSign propose divers services de communication numérique pour aider les départements RH de tous les secteurs. Il fournit des services sécurisés et conformes aux réglementations internationales et aux lois des États-Unis concernant les signatures électroniques.
La préparation des documents pour la signature est un processus simple. Téléchargez votre formulaire et identifiez les domaines dans lesquels le destinataire doit agir. Vous pouvez coder par couleur les documents nécessitant plusieurs signataires et ajouter des zones pour les cases à cocher, les signatures et les initiales.
Ces fonctions peuvent être cruciales pour les activités RH. Cependant, DocuSign propose une offre limitée d'autres fonctionnalités RH.
DocuSign s'intègre également à des fournisseurs tiers pour élargir la gamme de fonctionnalités qu'ils offrent.
En savoir plus sur DocuSignPrincipales caractéristiques
- Vous permet de poster un formulaire signable directement sur votre site web
- Collectez des paiements avec une simple signature électronique
- Enregistrez des modèles et accédez-y facilement
- Contrôles d'accès pour aider à protéger les informations
Avantages
- S'intègre à plus de 350 fournisseurs tiers
- Les rapports sont mis à jour en temps réel
Les inconvénients
- Fonctionnalités RH limitées
- Restrictions sur la taille des fichiers et le montant par destinataire
Tarification
À partir de 10 $/mois par utilisateur Essai gratuit : Oui Plan gratuit : Oui
Bon pour : les entreprises locales qui cherchent à automatiser
Disponible sur
- la toile
EddyHR est une suite de ressources humaines conçue pour aider les entreprises locales à gérer leur personnel sans bureau. Il fournit une solution de gestion des ressources humaines basée sur le cloud qui comprend le stockage sécurisé de documents, la publication d'offres d'emploi et la création de rapports.
Avec Eddy, les équipes RH peuvent suivre l'état des candidatures et organiser des entretiens. Vous pouvez également informer les candidats de leurs rendez-vous programmés et proposer des offres d'emploi à des prospects prometteurs. EddyHR donne aux utilisateurs la possibilité d'embaucher, de gérer, d'intégrer et même de payer des employés à l'aide de ce logiciel tout-en-un.
Les administrateurs peuvent enregistrer des documents et créer des profils, des tâches essentielles dans la gestion des employés nouveaux et existants. Tout le personnel peut mettre à jour des détails tels que les postes de l'entreprise, les avis des employés ou les demandes de congés payés.
Bien qu'Eddy offre de nombreuses fonctions utiles, le suivi des candidats et la paie ne sont disponibles qu'en tant que fonctionnalités supplémentaires.
En savoir plus sur EddiePrincipales caractéristiques
- Eddy People pour un annuaire du personnel et des pointeuses mobiles
- Eddy Hire pour le recrutement et le suivi des candidats
- Eddy Payroll pour les besoins en matière de paie et de conformité fiscale
- Rapports automatisés pour suivre les indicateurs clés
Avantages
- Support client hautement coté
- L'intégration de nouveaux employés est très simple
Les inconvénients
- Pas de système de marquage
- Informations sur les prix non disponibles sur le site Web
Tarification
Le prix n'est pas disponible au public Essai gratuit : Oui Forfait gratuit : Non
Bon pour : Stockage et édition de documents
Disponible sur
- la toile
- iOS
- Android
Zoho Docs est une application en ligne utilisée pour créer, stocker, modifier, partager et collaborer sur des documents de presque tous les formats de fichiers. Il traite les demandes de congés et permet le suivi des congés et des vacances. Par exemple, son tracker d'absence permet aux managers de traiter instantanément les demandes de congés.
Le stockage de Zoho est basé sur le cloud. Vous pouvez télécharger des fichiers individuellement ou plusieurs simultanément. Il offre aux gestionnaires la possibilité d'envoyer des notifications pour s'assurer que la collecte de documents est efficace.
Votre compte Zoho Docs fonctionne de la même manière que votre PC, vous permettant de créer des dossiers et de les organiser par type, date ou autre critère. Cette simplicité rend la formation du personnel à l'utilisation de Zoho Docs relativement simple.
Dans le cadre de la gamme de produits Zoho, Zoho Docs est limité à ses capacités de stockage et d'édition de vos documents importants. Si vous recherchez d'autres services, vous devrez vous inscrire, moyennant des frais supplémentaires, pour d'autres produits Zoho.
En savoir plus sur Zoho DocsPrincipales caractéristiques
- Empêche la perte de fichiers grâce à la sauvegarde et à la restauration
- Tous les fichiers sont automatiquement cryptés à l'aide d'une clé de 2048 bits
- Stockage cloud familier utilisant des fonctionnalités de bureau
- Enregistrez des fichiers pour la durée de vie de votre compte
Avantages
- Large gamme de fonctionnalités
- Importation et exportation efficaces de documents
Les inconvénients
- La plate-forme peut parfois fonctionner lentement
- Fonctionnalité mobile limitée par rapport à l'utilisation du Web
Tarification
À partir de 5 $/mois par utilisateur Essai gratuit : Oui Plan gratuit : Oui
Bon pour : Documents visuels et interactifs
Disponible sur
- la toile
- iOS
- Android
PandaDoc est un outil de signature électronique utilisé pour négocier les conditions contractuelles avec les nouveaux employés. Il peut également être utilisé pour collecter la documentation des employés.
Il offre des capacités de signature électronique et la possibilité de créer des documents visuels. PandaDoc vous permet d'insérer du multimédia dans n'importe quel texte, insufflant une certaine personnalité à vos documents.
PandaDoc vous permet également de transmettre facilement des documents au personnel ou à d'autres parties prenantes. Votre compte PandaDoc est fourni avec des modèles prédéfinis qui couvrent de nombreux besoins professionnels quotidiens. Vous pouvez même créer vos propres modèles à l'aide de son interface simple de glisser-déposer.
L'un des inconvénients de PandaDoc est sa charge par utilisateur relativement élevée. Cette structure de frais peut créer des paiements mensuels élevés pour les entreprises à mesure qu'elles évoluent.
En savoir plus sur PandaDocPrincipales caractéristiques
- Créez des documents attrayants avec des capacités de signature électronique
- Ajoutez du contenu multimédia à n'importe quel texte
- Peut restreindre le transfert de fichiers envoyés par e-mail
- Les champs personnalisables vous donnent un contrôle créatif complet
Avantages
- Offre une bibliothèque de plus de 400 modèles
- Le support client est fourni 24h/24 et 7j/7 pour tous les forfaits payants
Les inconvénients
- L'application mobile a des fonctionnalités limitées
- Manque d'assistance téléphonique disponible
Tarification
À partir de 19 $/mois par utilisateur Essai gratuit : Oui Plan gratuit : Oui
Bon pour : Facilité d'utilisation
Disponible sur
- la toile
- iOS
- Android
Document Locator est un système de gestion de documents RH qui permet à une entreprise d'automatiser de nombreuses opérations. Contrairement à d'autres solutions de gestion de documents RH, Document Locator est directement intégré à Microsoft Windows et fonctionne dans l'Explorateur Windows.
Cela aide à réduire le risque de perdre ou d'égarer des fichiers. Le classement automatique élimine le besoin de nommer les fichiers et de les déplacer vers un emplacement spécifique. Les utilisateurs peuvent spécifier des règles à suivre lors du dépôt de documents. Par exemple, vous pouvez configurer des structures de dossiers et des noms de fichiers en fonction des dates ou des employés.
Le stockage des documents est entièrement sécurisé. Le système de sécurité de Document Locator suit le modèle de sécurité de Windows NT, et il enregistre un enregistrement de chaque action.
Un inconvénient de Document Locator est que le système peut fonctionner lentement. Cela peut causer de la frustration lorsque vous essayez de respecter les délais ou de faire de petits ajustements.
En savoir plus sur le localisateur de documentsPrincipales caractéristiques
- Les fichiers sont consultables en texte intégral
- La gestion des versions protège vos documents
- Les fichiers sont gérés avec la technologie de dénomination automatique et la technologie de classement
- Les pistes d'audit couvrent toutes les activités
Avantages
- Fonctionne dans Microsoft Windows
- Stocke les documents sur le serveur SQL
Les inconvénients
- L'interface utilisateur pourrait être améliorée
- Les documents peuvent être lents à charger
Tarification
À partir de 41 $/mois par utilisateur Essai gratuit : Non Plan gratuit : Non
Bon pour: Grands besoins de stockage
Disponible sur
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- iOS
- Android
Rubex d'eFileCabinet est un système de gestion de documents RH basé sur le cloud qui vous offre de grandes options de stockage et un large éventail de fonctionnalités. Il dispose également d'une application conviviale qui fournit les mêmes services sur mobile.
Son interface utilisateur est simple et similaire à une boîte de réception de courrier électronique comme Microsoft Outlook. Cette fonctionnalité crée une expérience globale positive.
Il offre de nombreuses fonctionnalités standard telles que le partage de fichiers sécurisé, le contrôle de version et les paramètres d'autorisation des utilisateurs.
L'un des défauts d'eFileCabinet est que sa tarification n'est pas disponible sur son site Web. Les utilisateurs doivent appeler l'entreprise ou se renseigner par e-mail pour connaître les détails des prix.
En savoir plus sur Rubex depuis eFileCabinetPrincipales caractéristiques
- Grande capacité de stockage de documents allant de 1 To à 20 To
- Contrôle de version pour éviter la perte de documents
- Paramètres d'autorisation pour la protection des informations sensibles
- Les modèles personnalisés rendent la création de documents plus pratique
Avantages
- L'interface utilisateur est familière à utiliser car elle ressemble à une boîte de réception de courrier électronique
- Tous les plans offrent les mêmes fonctionnalités
Les inconvénients
- Modèles de dossiers personnalisés limités disponibles pour les plans plus basiques
- Aucune information de prix transparente disponible
Tarification
Le prix n'est pas disponible au public Essai gratuit : Oui Forfait gratuit : Non
Comparez les meilleurs logiciels de gestion de documents RH
| Sujet |  | | | | | | | | | |
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| Commentaires |   | | | | | | | | | |
| Tarification | À partir deseulement 29 $/mois pour les 30 premiers utilisateurs | Le prix n'est pas accessible au public | À partir de 35 $/mois par utilisateur | À partir de 5 $/mois par utilisateur | À partir de 10 $/mois par utilisateur | Le prix n'est pas accessible au public | À partir de 5 $/mois par utilisateur | À partir de 19 $/mois par utilisateur | À partir de 41 $/mois par utilisateur | Le prix n'est pas accessible au public |
| Essai gratuit | Oui 14 jours | Non | Oui | Non | Oui | Oui | Oui | Oui | Non | Oui |
| Forfait gratuit | Oui Jusqu'à 10 utilisateurs | Non | Oui | Oui | Oui | Non | Oui | Oui | Non | Non |
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de documents RH ?
Un logiciel de gestion de documents RHaide les entreprises à collecter, stocker et gérer des documents critiques liés aux ressources humaines.Il consolide les documents et les fichiers dans unespace centralisé accessible de n'importe où et selon les besoins.
Le logiciel de gestion de documents RH empêche les fichiers et documents importants d'être égarés et facilite la récupération pratique des documents grâce à diverses fonctionnalités de recherche.C'est un outil essentiel pour les équipes RH des entreprises de toutes tailles.
Un logiciel de gestion de documents RH permet d'économiser du temps et de l'argent en mettant les informations à la disposition de tous ceux qui en ont besoin.Cette fonction évite aux professionnels des RH de s'engager dans des tâches répétitives et chronophages et les libère pour des activités RH de plus haut niveau.
Comment fonctionne un logiciel de gestion de documents RH ?
Il remplit ses précieuses fonctions encapturant, stockant, récupérant et partageant des documents .
Capture de documents
Une application logicielle de gestion de documents doit pouvoir capturer des documents à partir de n'importe quelle source .Cette étape comprend l'indexation des informations afin que vous puissiez facilement y accéder à l'avenir. Les logiciels de gestion de documents vous permettent souvent d'ajouter des termes comme le numéro d'employé ou le numéro de commande pour rendre les informations plus faciles à rechercher. Si l'indexation est efficace, vous pourrez accéder facilement au document à l'avenir.
Stockage de documents
Il est essentiel d'avoir les documents essentielsstockés en un seul endroit .Le personnel doit avoir accès aux fichiers à tout moment et de n'importe où. Cette qualité s'applique au contenu statique, comme les factures, et au contenu dynamique, comme les formulaires.
Le stockage centralisé des documents offre également l'avantage du contrôle de version. En cas de révisions faites par erreur, vous pouvez revenir à une version antérieure du document. Ce problème peut également être partiellement compensé en incluant des autorisations sur vos fichiers stockés.
Récupération et partage de documents
L'information stockée doit êtreaccessible rapidement et facilement .Sinon, le système ne parvient pas à exécuter sa tâche principale. Fournir au personnel des fonctions de recherche garantit que l'information reste à portée de main.
En outre, une application logicielle de gestion de documents efficace vous permet de partager des fichiers de différentes manières, telles que FTP et e-mail.
Les avantages d'un logiciel de gestion de documents RH
Historiquement, la gestion manuelle des documents impliquait de nombreuses dépenses inutiles. Les coûts du papier et de l'encre, la maintenance des imprimantes, les factures d'électricité et l'espace de stockage physique rendaient les systèmes de classement physiques coûteux à exploiter. Le logiciel de gestion des documents RH élimine non seulement ces dépenses, mais permet également aupersonnel de gagner un temps précieux qui pourrait être mieux utilisé à apporter de la valeur à l'entreprise.
Améliore la productivité avec les outils numériques
Un autre avantage principal d'une application logicielle de gestion de documents RH est qu'elle améliore la productivité. L'indexation des documents stockés à l'aide de la date, des métadonnées ou d'autres identifiants uniques rend la récupération des documents rapide et facile .Il élimine pratiquement le temps de stockage et de récupération des fichiers. La capacité decollaborer avec des collègues produit un meilleur travail et s'appuie sur les forces des membres de l'équipe.
Les parties prenantes de l'entreprise peuvent accéder aux documents électroniques dont elles ont besoin d'une simple pression sur un bouton .Les signatures électroniques, les rapports de conformité et les notifications d'expiration sont rapides et faciles et rendent les activités RH plus efficaces.
Contribue à rendre les documents de l'entreprise plus sûrs
En plus d'augmenter la productivité, une application logicielle de gestion de documents RH est égalementplus sécurisée .Les fonctionnalités courantes telles que les paramètres d'autorisation, la protection par mot de passe, les contrôles d'accès et le cryptage des données protègent les fichiers confidentiels de l'entreprise. Par exemple, vous pouvez contrôler quels employés peuvent accéder aux données sensibles de l'entreprise. Vous pouvez également limiter les travailleurs à un accès en lecture seule.
Simplifie l'intégration et les autres processus RH
Un logiciel de gestion de documents facilite considérablement l'intégration et les autres processus RH. Des fonctionnalités telles que la signature électronique, les dates d'expiration et les rappels permettent de limiter les retards et de réduire les erreurs. La possibilité de télécharger, d'attribuer et de signer des documents de n'importe où est particulièrement précieuse pour les entreprises qui emploient des travailleurs sur le terrain et des travailleurs isolés.
Combien coûte un logiciel de gestion de documents RH ?
De nombreux systèmes logiciels de gestion de documents RH sont assez abordables. Le prix dépend souvent du nombre de fonctionnalités dont vous avez besoin et de la taille de votre organisation.
Une structure de prix typique comprend des frais mensuels fixes pour un ensemble spécifique de fonctionnalités ainsi qu'un coût variable basé sur le nombre d'utilisateurs par mois. Les coûts annuels sont généralement réduits par rapport aux frais mensuels.
Par exemple, Document Locator facture 41 $ par mois et par utilisateur. Ainsi, une organisation avec 10 membres du personnel paierait 410 $ par mois.
Certains fournisseurs de logiciels de gestion de documents RH proposent des versions gratuites. Cependant, ces versions gratuites manquent souvent de fonctionnalités vitales ou limitent le nombre d'utilisateurs.
Une exception notable est Connecteam. Notre plan pour petites entreprises fournit tous les outils nécessaires pour gérer une entreprise à partir d'une seule application mobile. Il offre un accès complet à tous les produits et services, y compris toutes les fonctionnalités dont les petites entreprises ont besoin pour planifier, former et gérer leur personnel. C'est gratuit pour les entreprises de moins de 10 utilisateurs .
Les forfaits payants commencent à 29 $ par mois pour un maximum de 30 utilisateurs et à seulement 0,50 $ par mois pour chaque utilisateur supplémentaire.
FAQ
Quel est le meilleur logiciel de gestion de documents RH ?
Il existe aujourd'hui sur le marché de nombreuses options logicielles de gestion de documents RH de qualité. Mais pour la valeur globale et la fonctionnalité, Connecteam est un excellent choix avec de nombreux avantages uniques.
Comment organiser les documents RH ?
Utiliser un logiciel de gestion de documents RH est le meilleur moyen. Avec une application logicielle de gestion de documents RH, vous pouvez stocker, récupérer et partager numériquement des documents rapidement et en toute sécurité.
Quels sont les avantages d'utiliser un logiciel de gestion de documents RH ?
Le principal avantage du logiciel de gestion de documents RH est qu'il vous aide à garder une trace de vos documents RH en un seul endroit, ce qui rend le classement plus rapide et plus sécurisé.
L'essentiel sur le logiciel de gestion de documents RH
Un logiciel de gestion de documents peut vous aider à rationaliser vos processus RH et à économiser du temps et de l'argent. Il aide également à protéger les informations sensibles des employés et peut rationaliser le processus d'intégration pour les services RH.
Les outils numériques économisent des ressources et améliorent la productivité. Ils créent également une expérience de travail beaucoup plus agréable en éliminant les erreurs humaines, en prévenant la perte de documents et en réduisant l'encombrement.
Il existe aujourd'hui de nombreux systèmes de gestion de documents RH de qualité. Mais aucun fournisseur ne bat Connecteam pour son rapport qualité-prix exceptionnel, son excellent service client et ses fonctionnalités supérieures.