18 outils de communication interne dont votre entreprise a besoin en 2022

Il fut un temps où les outils de communication interne n'étaient pas une priorité pour la plupart des entreprises. Tout au plus les managers ont-ils apprécié ces outils pour améliorer la transparence inter-entreprises et partager l'information. Mais avec plus d'employés travaillant à distance ou sur le terrain que jamais auparavant, vous devez trouver des moyens plus simples de les contacter.

Certaines entreprises préfèrent utiliser des outils de communication classiques tels que les e-mails et les appels téléphoniques. Alors que d'autres entreprises sont mieux adaptées aux outils plus avancés tels que les logiciels de communication numérique, les réseaux sociaux et les intranets des employés.

Quoi qu'il en soit, la plupart des employés ont besoin d'outils qui simplifient le brainstorming, l'envoi de commentaires et la collaboration, tout en stimulant l'engagement et la productivité des employés.

Nous avons dressé une liste complète des meilleurs outils de communication interne. Et nous vous recommandons de les lire tous pour vous aider à comprendre quels outils sont les mieux adaptés aux besoins de communication de votre entreprise.

Que devriez-vous obtenir des outils de communication interne ?

Toute excellente solution logicielle de communication interne devrait apporter les avantages suivants à vous et à vos employés :

1. Il est simple à utiliser et peut être personnalisé afin que vos employés puissent comprendre les fonctionnalités.
2. Il permet de gagner du temps et d'éliminer les allers-retours inutiles grâce à des installations de messagerie instantanée organisées.
3. Il stimule l'engagement et la productivité des employés , vous offrant une plate-forme pour rendre la communication amusante et agréable.
4. Il garantit que toutes les formes de communication sont sûres et sécurisées , protégeant toutes les données et informations privées.
5. Il renforce la collaboration , ce qui vous permet, à vous et à vos employés, de partager facilement des commentaires les uns avec les autres. Il est également facile de trouver des employés avec une sorte d'outil de recherche.

Et si vous souhaitez approfondir, consultez notre guide sur la création et la mise en œuvre d'une stratégie de communication interne pour votre entreprise.

Types de communication interne

Bien qu'il existe de nombreux outils de communication interne parmi lesquels choisir (nous en reparlerons plus tard), ceux-ci peuvent souvent être classés comme un type spécifique de communication interne.

• Collaboration de projet : Les employés ont besoin d'outils de communication internes pour les aider à travailler efficacement ensemble sur des projets et des tâches.
• Direction de l' entreprise : Les outils de communication interne peuvent être utilisés pour partager les actualités de l'entreprise avec le personnel. Ces nouvelles peuvent aller d'annonces et d'étapes importantes pour les employés à de nouvelles stratégies et politiques.
• Communication informelle : Le personnel doit avoir la capacité de communiquer même sur des questions non liées au travail, que ce soit via des forums publics ou des messages privés.

Il convient également de noter que certains outils de communication interne sont conçus pour être utilisés par les employés, tandis que d'autres sont spécifiquement destinés aux gestionnaires.

Types d'outils de communication interne

Outils de communication interne utilisés par les employés

Selon Gallup, les entreprises dont les employés sont très engagés sont 21 % plus rentables que celles dont les employés ne le sont pas.

Les employés doivent disposer d'outils et de méthodes de communication interne pour partager des ressources et se connecter les uns aux autres. Ceux-ci devraient permettre aux travailleurs de poser des questions pertinentes à la haute direction, de collaborer sur des projets et de donner leur avis sur toutes les questions liées au travail.

Outils de communication interne utilisés par les managers

Selon des études, les équipes sont plus susceptibles d'être organisées si elles reçoivent des informations et des conseils de haut en bas sur l'entreprise.

Les managers ont besoin d'outils administratifs de communication interne qui les aident à mettre en œuvre leurs modes de communication. Par exemple, créer et personnaliser des fonctionnalités de communication telles que des enquêtes, des newsletters, des mises à jour de l'entreprise, etc.

Maintenant que vous connaissez les principaux types d'outils de communication interne, examinons plus en détail les types de fonctionnalités à inclure lorsque vous envisagez des solutions logicielles de communication interne pour votre entreprise.

18 meilleurs outils de communication interne pour 2022

Avec de plus en plus d'employés travaillant à distance ou sur le terrain, il est impératif pour les entreprises de tirer le meilleur parti de l'accès de leur personnel à leurs appareils mobiles.

Pourquoi? Parce que les employés n'ont souvent pas un accès instantané à un ordinateur pendant leur travail quotidien, ce qui réduit la productivité dans le processus. L'accès à une application mobile pour les employés peut aider à résoudre ce problème et à maintenir l'engagement des employés. De plus, les employés peuvent communiquer avec leurs supérieurs depuis n'importe quel endroit.

Avec une application mobile pour les employés, les équipes ont toujours un accès instantané aux informations de l'entreprise et peuvent communiquer entre elles sur des téléphones portables, des tablettes, des ordinateurs portables et des ordinateurs de bureau.

Connecteam est un exemple idéal de solution logicielle avec une application de communication pour les employés qui simplifie la gestion des employés. Les travailleurs peuvent facilement joindre des collègues ou des responsables via un annuaire en ligne, communiquer via des chats 1: 1 ou d'équipe, recevoir des mises à jour en temps réel et avoir un accès instantané à toutes les informations essentielles pour leur travail.

Pour les entreprises avec de grandes équipes, un intranet peut être extrêmement utile pour les communications internes. Ce type de logiciel peut être utilisé pour partager des connaissances entre les services, ainsi que des articles, des documents, des graphiques, etc. Plus important encore, tous les employés, qu'ils travaillent au bureau principal, dans des sites satellites ou à domicile, peuvent tous rester sur la même longueur d'onde concernant les actualités de l'entreprise.

Aussi connus sous le nom de « réseaux sociaux d'entreprise », les intranets peuvent être utilisés d'un nombre apparemment illimité de façons en raison de leur personnalisation. Avec ce type d'outil, les utilisateurs peuvent engager un dialogue transparent sur n'importe quel sujet lié au travail, renforcer l'engagement des employés et stocker autant de documents que nécessaire, afin que les travailleurs à distance et en interne puissent se sentir connectés à tout moment.

Connecteam est un logiciel tout-en-un qui fonctionne essentiellement comme une application intranet d'entreprise. Conçu principalement pour les travailleurs sans bureau, les utilisateurs peuvent lire toutes les actualités liées à l'entreprise , suivre une formation des employés, accéder à tous les documents téléchargés, remplir des sondages et bien plus encore.

Bien qu'il soit important de donner à vos employés une voix pour partager leurs réflexions sur des sujets, des politiques et des processus liés à l'entreprise, beaucoup préfèrent rester anonymes. Ainsi, offrir aux employés un espace sûr où ils peuvent s'exprimer sans nom, comme un sondage en ligne sur l'engagement des employés, est un moyen infaillible de recevoir des commentaires qui font vraiment la différence.

Les responsables peuvent ensuite analyser les soumissions des employés pour identifier les problèmes communs et les façons dont ils peuvent changer les aspects de l'entreprise, à la fois grands et petits.

Des applications comme Connecteam fournissent aux employés des sondages qu'ils peuvent remplir directement à partir de leurs appareils mobiles . Il est également possible de créer des sondages faciles à voter pour les employés, ou la possibilité de commenter des réactions emoji aux mises à jour de l'entreprise.

Au lieu d'envoyer une newsletter interne par la poste et de ne pas garantir que chaque destinataire la lise, les entreprises peuvent désormais les partager numériquement. Cela peut être partagé avec les employés, via une application ou par e-mail, en compilant les mises à jour et les actualités les plus pertinentes et en n'incluant que du texte et des images attrayants.

Les entreprises peuvent également utiliser les newsletters numériques de l'entreprise pour reconnaître les réalisations des employés ou des équipes. Ceux-ci peuvent être partagés sur des ordinateurs de bureau ou des appareils mobiles, garantissant que chacun les reçoit sur l'appareil qui lui convient.

Les applications pour les employés comme Connecteam ont la possibilité d' envoyer des mises à jour à l'échelle de l'entreprise en temps réel , qui peuvent essentiellement fonctionner comme une newsletter numérique.

Le type d'outil de communication le plus évident est probablement une application de messagerie instantanée. Des noms familiers comme WhatsApp et Messenger aux applications de gestion des employés avec des fonctionnalités de chat d'équipe comme Connecteam, ce type de technologie aide les gens à rester en contact les uns avec les autres , que ce soit pour des raisons professionnelles ou personnelles.

Dans le monde des affaires, les employés doivent pouvoir se joindre, ainsi que leurs gestionnaires.

Certaines questions sont plus faciles à poser par un message rapide que par un appel téléphonique. Et les applications de messagerie garantissent que toutes les discussions liées au travail sont menées sur la même plate-forme, au lieu de se confondre avec des fils de messages personnels.

La messagerie instantanée est également une forme de communication écrite plus rapide et plus pratique que les e-mails, qui sont souvent plus longs et prennent plus de temps à répondre.

Certains outils de communication interne peuvent offrir bien plus que la simple possibilité pour les employés de s'envoyer des messages. Grâce aux outils de collaboration, les employés peuvent réellement travailler sur des projets avec des collègues, où qu'ils se trouvent dans le monde. Les grands groupes qui ont besoin de suivre les progrès et de se synchroniser facilement peuvent bénéficier énormément de ce type de technologie.

Les outils de collaboration permettent aux responsables de répartir le travail entre les employés, d'attribuer des tâches à des employés spécifiques et de commenter des fichiers en temps réel.

Les autres fonctions typiques des outils de collaboration incluent le partage de fichiers et la gestion des tâches, deux fonctionnalités dont sont capables des applications comme Connecteam.

L'une des meilleures façons de communiquer avec la main-d'œuvre est de donner aux employés la reconnaissance qui leur est due. Que ce soit pour aller au-delà ou donner le bon exemple à ses collègues, un centre de reconnaissance numérique des employés permet aux entreprises de mettre facilement un employé sous les projecteurs.

Selon une étude, les entreprises disposant d'outils de reconnaissance efficaces avaient 31% de chiffre d'affaires en moins que celles disposant d'outils inefficaces ou sans outils.

Reconnaître les employés et donner aux autres la possibilité de montrer leur appréciation pour leurs efforts contribue à créer une culture d'entreprise positive et incite les employés à être plus productifs. Les gestionnaires peuvent également partager les programmes, les promotions, les départs à la retraite et les adieux de l'employé du mois à ce titre.

La fonction de reconnaissance et de récompense des employés de Connecteam démontre parfaitement ce dont ce type d'outil est capable.

Grâce à un outil de plaidoyer social des employés, les employés ont la possibilité de démontrer leurs compétences en tant qu'ambassadeurs de marque en ligne pour leur entreprise. Ce type d'outil prouve aux employés que vous leur faites confiance et qu'ils peuvent être des voix positives de l'organisation, avec la liberté d'exprimer leurs messages et les mises à jour des produits comme ils l'entendent.

Cela dit, ce type d'outil de communication interne peut être utilisé pour fournir aux employés des lignes directrices et des directives sur la façon de maximiser leurs fonctions de représentation. La possibilité de partager des publications sur les réseaux sociaux à partir d'un tel outil en un clic rend la défense des employés encore plus facile à participer.

Étonnamment, plus d'un tiers des employés doivent attendre plus de trois ans pour recevoir un quelconque retour d'information de leurs managers. Et pourtant, les commentaires constructifs sont une méthode si importante pour aider les employés à se développer et à devenir des contributeurs indépendants aux opérations de l'entreprise.

De nombreuses solutions logicielles offrent des fonctionnalités dans lesquelles les employés peuvent demander des commentaires et les responsables peuvent les fournir, par exemple via des discussions en tête-à-tête, des enquêtes personnalisables et des boîtes à suggestions. Cela aide les managers à avoir une meilleure idée du niveau de satisfaction de leurs employés et contribue à améliorer les décisions commerciales futures.

Avec Connecteam, vous pouvez :

• Ouvrez une boîte à suggestions pour recueillir les commentaires de votre équipe .
• Recueillez des commentaires en temps réel via des discussions individuelles et d'équipe.
• Partagez des mises à jour, des annonces d'entreprise et plus encore tout en recevant des commentaires via des commentaires et des réactions
• Utilisez des enquêtes et des sondages en direct pour améliorer la prise de décision de l'entreprise .

Étant donné que la génération Y et la génération Z représenteront 71,6 % de la main-d'œuvre mondiale d'ici 2030, c'est une grande partie de la main-d'œuvre habituée à accéder aux informations via des vidéos.

Le contenu vidéo est un moyen puissant de communiquer des idées et de partager des informations avec le personnel.

Avec une vidéothèque, le partage des connaissances est visuel et auditif, ce qui signifie que les ressources de formation, les réunions et les démonstrations peuvent être enseignées plus efficacement. De plus, les employés peuvent accéder à toutes les vidéos téléchargées à leur propre discrétion, depuis n'importe quel endroit. Au niveau de l'entreprise, les organisations peuvent utiliser des vidéothèques pour partager des annonces instantanées concernant les nouveaux objectifs et politiques de l'entreprise.

Des applications comme Connecteam permettent aux administrateurs de partager instantanément des vidéos avec des équipes et des individus à des fins de formation, d'annonces d'entreprise, etc.

Commencer un nouvel emploi sans les connaissances ou les conseils appropriés peut être un cauchemar absolu. Avoir un centre d'intégration fournit aux nouvelles recrues des étapes logiques, garantissant qu'elles apprennent toutes les bases clés pour se familiariser avec leur nouveau rôle. De plus, les centres d'intégration aident les nouveaux employés à s'habituer aux processus et à la culture de leur nouvelle entreprise.

Avec ce type d'outil de communication interne, les managers peuvent personnaliser leurs ressources de formation pour des embauches et des équipes spécifiques, créer des bases de connaissances et ajouter de nouvelles embauches au répertoire des employés, dans lequel ils peuvent localiser les coordonnées de toutes les personnalités pertinentes de l'entreprise.

Des applications telles que Connecteam permettent aux managers de mettre en place des programmes de formation efficaces pour les nouveaux employés.

Il ne suffit pas de fournir aux employés des outils de communication interne. Il est également important de suivre à quel point vos employés sont interactifs, engagés et productifs.

Grâce aux systèmes d'analyse et de création de rapports, vous pouvez suivre exactement comment votre équipe interagit avec le contenu publié sur la plateforme numérique de votre choix.

Par exemple, vous pouvez mesurer l'engagement des employés avec les annonces de l'entreprise, les mises à jour des politiques, les sondages en direct ou les publications informelles.

Disposer d'une plate-forme sur laquelle les utilisateurs peuvent télécharger, partager et gérer des documents et des fichiers est essentiel pour une collaboration d'équipe efficace.

Les outils de communication interne qui incluent des bibliothèques centrales pour le stockage de la documentation offrent aux employés un espace clair dans lequel ils peuvent voir quels documents ils doivent télécharger, que ce soit à des fins administratives ou professionnelles. Pour les premiers, les responsables peuvent facilement tenir à jour les politiques, les licences et les documents des employés.

La fonctionnalité de documents de Connecteam permet aux responsables RH de suivre facilement tous les documents importants des employés , avec la possibilité d'approuver et de rejeter des documents en fonction de leur statut.

Les podcasts étant désormais l'une des formes de médias les plus populaires au monde (plus de 100 millions de personnes au moins une fois par mois, selon Forbes), il n'y a aucune raison pour que les entreprises ne puissent pas les utiliser en interne pour engager leurs employés.

Les podcasts peuvent fournir des informations précieuses, bien que complexes, aux travailleurs, de manière plus simplifiée, qu'ils peuvent écouter même au travail.

Avec Connecteam, vous pouvez télécharger des fichiers audio et les personnaliser en tant que podcasts , en les ajoutant à vos actifs, auxquels les employés peuvent facilement accéder en un clic.

Quelle que soit la taille de votre entreprise, vous devez donner à vos équipes la possibilité d'identifier et de contacter toute personne de l'entreprise, afin d'améliorer la transparence et l'accessibilité de l'entreprise.

Le logiciel d'annuaire des employés est un outil de communication interne utile pour cela. De plus, les organigrammes sont d'excellentes aides visuelles pour voir exactement qui est chaque employé et dans quel département il travaille.

Grâce au répertoire des employés de Connecteam, les employés peuvent soumettre des informations personnelles , des informations de contact, des photos de profil, etc.

Naturellement, de nombreuses entreprises pensent que les plateformes de médias sociaux telles que Facebook et Instagram peuvent être gênantes et contre-productives pour leurs équipes. Cependant, un outil de communication interne qui ressemble à un média social peut en fait avoir des effets positifs sur vos employés.

Un réseau social interne combine les informations liées au travail avec l'aspect communautaire des médias sociaux. De plus, les employés se sont habitués à utiliser les médias sociaux. Ainsi, une application pour employés conçue avec une interface familière peut rendre les processus de travail plus faciles et plus agréables.

L'application mobile des employés de Connecteam a une interface utilisateur qui rappelle une plate-forme de médias sociaux. De plus, les responsables peuvent partager des mises à jour instantanées via un flux social, et les employés peuvent interagir les uns avec les autres via un Messenger-esque 1: 1 ou un chat d'équipe.

Fournir aux équipes une base de connaissances numérique est un excellent moyen de leur fournir toutes les informations dont elles ont besoin pour résoudre tout problème lié au travail.

Un centre de connaissances efficace (comme celui de Connecteam) doit être personnalisable, permettant aux responsables d' ajouter toutes les ressources dont leurs équipes ont besoin pour résoudre tout problème potentiel pouvant survenir sur le lieu de travail. Cela peut inclure des manuels, des guides de l'employé, des politiques et des documents juridiques.

Fournir de longs fils de discussion fastidieux ou des lettres qui se perdent dans la poste n'est pas un moyen de fournir aux employés des nouvelles de l'entreprise. Pas trop différent d'un bulletin d'information d'entreprise, un centre de nouvelles numérique est un excellent moyen pour les employés de se renseigner instantanément sur les dernières nouveautés de l'entreprise.

Ce qui différencie un centre de nouvelles d'une newsletter, c'est que les employés peuvent simplement accéder à un hub centralisé qui comprend toutes les dernières mises à jour de l'entreprise, des articles de blog, des communiqués de presse, des nouvelles de projets, etc. Les entreprises peuvent également utiliser les centres de presse pour mettre en lumière les employés les plus performants (programmes Employé du mois, par exemple).

Bien qu'il ne soit pas considéré comme un centre de nouvelles, les mises à jour de Connecteam sur son flux social permettent aux entreprises de partager bon nombre des actualités mentionnées ci-dessus.

Plus d'outils de communication interne à découvrir

Il existe de nombreux autres outils de communication interne que les entreprises devraient envisager de mettre en place en fonction de leurs besoins. Ceux-ci inclus:

• Chaînes communautaires

• Centres de leadership/Blogues

• Sites d'emploi

• Outils de visioconférence

• Outils d'expérience employé

• Outils multilingues

• Outils de marque

• Workflows d'approbation de contenu

• Calendriers d'événements

• Outils de réaction Emoji

• Forums et chats

• Outils de planification

• Créateurs graphiques

• Flux d'activité

Que sont les outils de communication avec les employés ?

Un outil de communication interne est une ressource conçue pour améliorer la communication entre les gestionnaires et les employés d'une entreprise.

Ceux-ci peuvent inclure des solutions logicielles, des fonctionnalités et des méthodes de communication qui favorisent la transparence et la collaboration au sein de l'entreprise en question. Les outils de communication interne sont conçus pour répondre à tous les problèmes de communication auxquels le personnel peut être confronté.

Aujourd'hui, il existe un nombre sans précédent d'outils de communication interne parmi lesquels choisir - et ceux-ci peuvent gérer différents types de communication, du chat sur le lieu de travail et du partage de fichiers à la collaboration et aux commentaires.

L'essentiel sur les outils de communication interne

Lorsque vous choisissez le meilleur logiciel de gestion des employés pour votre entreprise, vous devez déterminer quelle solution comprend la plus large gamme d'outils de communication interne. À tout le moins, il devrait comporter ceux dont votre entreprise a besoin.

Dans cet esprit, notre conseil de pro est d'essayer Connecteam car il comprend tous les 18 outils de communication interne susmentionnés sous une forme ou une autre. Grâce à son hub de communication, cette solution tout-en-un fournit une riche gamme d'outils de communication interne pour aider les gestionnaires et les employés à se joindre instantanément.

Les fonctionnalités de communication de Connecteam optimisent à la fois la productivité, l'engagement et la transparence des employés. Nous vous recommandons d'essayer son essai gratuit pour avoir une idée plus précise des outils de communication interne du logiciel qui conviennent le mieux à votre entreprise.