Les chefs d'entreprise partagent les meilleurs outils de productivité qui fonctionnent réellement

Souhaitez-vous qu'il y ait plus d'heures dans la journée? Si vous êtes comme tout le monde, nous recherchons tous des astuces de productivité et des outils pour gagner du temps. Des communications avec nos collègues et clients à la gestion de notre condition physique, nous avons tous du mal à tout faire. En particulier, comme nous sommes de plus en plus nombreux à travailler à domicile, le besoin de solutions de productivité WFH fait vraiment la différence de nos jours. Nous avons donc contacté les chefs d'entreprise et leur avons demandé leurs outils de productivité préférés qui les aident à gérer leur temps !

Outils de productivité pour la communication avec les collègues et les clients au quotidien

Communiquer avec les clients, les collègues et même nos amis et notre famille devient une tâche ardue sans une bonne gestion du temps. Par conséquent, de nombreux chefs d'entreprise s'appuient sur des outils d'automatisation et de productivité logicielle qui maintiennent tous les multiples threads en ordre.

Comme Jason Kay, le PDG de Retreaver (un logiciel basé sur le cloud fournit des données d'appels entrants en temps réel en marquant, suivant et acheminant vos appelants vers la meilleure personne, service ou agent) explique pourquoi les dirigeants ont besoin d'automatisation !

« L'automatisation est l'un des meilleurs éléments technologiques qui stimulent la productivité. La productivité est considérablement augmentée lorsque vous pouvez automatiser autant de processus que possible. L'utilisation de l'automatisation, du paiement des factures à la réponse aux e-mails, peut vous rendre de plus en plus productif à mesure que vous les intégrez à votre vie.

Pour plus d'outils de productivité pour vous aider à gérer votre liste de tâches sans cesse croissante, d'autres chefs d'entreprise partagent les choses qui fonctionnent pour eux.

• Les téléconférences sont votre ami

Grainne Kelly, fondatrice des innovations de voyage en voiture BubbleBum, est une ancienne agente de voyages et entrepreneure actuelle qui a découvert du temps supplémentaire en tirant parti des téléconférences pour rencontrer une équipe dispersée. Pour elle, la réponse est Skype, qui comme elle le note, est aussi gratuit !

"Il existe tellement d'outils technologiques formidables, mais celui qui a vraiment simplifié ma vie professionnelle est Skype. Mon équipe et moi utilisons Skype pour communiquer et c'est formidable car cela signifie que je n'ai pas à prendre l'avion à chaque fois qu'il y a un problème. Skype me fait gagner du temps et est tellement efficace, facile à utiliser et gratuit ! C'est fantastique pour les conférences téléphoniques et pour rester en contact avec vos clients et vos employés. »

• Abandonnez les e-mails

Cristian Rennella, PDG et co-fondateur de MejorTrato.com.mx, dirige une entreprise avec 134 employés et plus de 21,5 millions d'utilisateurs internationaux. Le meilleur hack de productivité est d'arrêter d'envoyer des e-mails. Comment est-ce possible?

"Après 9 ans de travail acharné pour passer de 0 à plus de 100 employés, je peux partager que ce qui nous a aidés à augmenter notre productivité a été d' ÉLIMINER les e-mails et de commencer à utiliser Basecamp. De cette façon, nous avons pu augmenter notre productivité de 23,3 %, ce qui représente un revenu additionnel de 4,3 M$ par année ! Désormais, toutes les informations sont centralisées en un seul endroit et tout le monde y a accès. Fini les e-mails où des données importantes restent à huis clos entre qui envoie et qui reçoit l'information. Par exemple, avec la forte croissance que nous avons connue ces dernières années, les nouveaux membres n'ont PAS besoin de demander des informations et de voler du temps aux autres membres de l'équipe, mais toutes les informations sont à leur disposition pour commencer à travailler sur le projet immédiatement.

• Tirer parti de la technologie pour aider à organiser des projets

Lindsay Anvik, coach d'affaires et conférencier principal spécialisé dans le leadership et la productivité chez See Endless, propose quelques réflexions sur les outils de productivité pour les managers.

« Utilisez des plateformes comme Asana ou Basecamp pour organiser des projets et suivre les changements et les mises à jour. Au lieu de faire des allers-retours par e-mail, les responsables peuvent rapidement attribuer des tâches et suivre l'état d'avancement. Les utilisateurs peuvent également commenter des documents et partager des fichiers sans avoir à faire des allers-retours par e-mail. Les deux sont livrés avec une application, ce qui permet aux responsables d'avoir une vue d'ensemble des tâches en cours de route. »

• Trouvez une plate-forme qui offre une couverture complète de votre flux de travail

Joe Goldstein, directeur du référencement et des opérations chez Contractor Calls, offre un autre vote de confiance dans les plateformes de gestion des tâches, telles qu'Asana, qui peuvent s'étendre avec votre liste toujours croissante de priorités.

« Asana est, de loin, mon logiciel de productivité le plus important. Je l'utilise pour tout, de l'intégration de nouveaux clients à l'affectation d'employés à distance, en passant par la gestion des livrables mensuels et le suivi de mes propres cotes et fins. De tous les logiciels de gestion de projet que j'ai essayés, rien d'autre ne se rapproche de l'équilibre entre flexibilité et simplicité d'Asana.

• Trouvez et personnalisez un logiciel pour aider VOTRE équilibre

Ian McClarty, qui a plus de 20 ans d'expérience en gestion exécutive dans l'industrie de la cybersécurité et des centres de données est le président et chef de la direction de PhoenixNAP Global IT Services, partage ses efforts pour trouver un équilibre. En tant que PDG très occupé, Ian utilise Evernote et note à quel point trouver le bon outil de productivité a été vital pour créer le bon équilibre travail/vie personnelle.

"J'utilise quotidiennement les modèles Evernote pour augmenter ma productivité. Il a de nombreuses fonctionnalités que j'aime, mais voici mes 2 meilleurs exemples. J'ai créé des modèles Evernote pour des notes ou des tâches spécifiques qui augmentent ma productivité. Ces modèles peuvent être construits très rapidement. Vous pouvez créer une note contenant tous les champs obligatoires pour vos informations, puis l'enregistrer et l'exporter en tant que fichier .enex (Evernote exporté). J'utilise également la fonction de transfert d'e-mail personnalisé. En créant simplement des filtres d'e-mails pour transférer les e-mails en fonction de critères tels que l'expéditeur ou des mots clés dans la ligne d'objet, je gagne du temps. »

• N'oubliez pas la gestion de projet mobile

Sarah Snider, de SEO.com, partage certains des outils que leur entreprise exploite pour la gestion de projet, le chronométrage et la communication. Alors que nous vivons la vie en déplacement, Sarah partage comment Harvest aide à gérer les projets et la communication à partir de l'application mobile et de n'importe quel appareil.

"Harvest est un excellent outil de chronométrage qui est également livré avec une application qui peut être téléchargée sur les téléphones Android et Apple. Il est facile de saisir et de sélectionner les tâches et les affectations sur lesquelles vous travaillez ainsi qu'un minuteur en un clic (cliquez une fois pour démarrer le minuteur et à nouveau pour l'arrêter). On a également la possibilité de saisir manuellement son temps.

• Automatisez les requêtes répétitives par e-mail

Sacha Ferrandi, est un expert et conseiller en affaires bien connu dans tout le pays et est fondateur et directeur de Texas Hard Money, un prêteur sur actions. Comme la plupart des entreprises, Sacha et son équipe reçoivent de nombreuses demandes similaires, qui nécessitent les mêmes informations générales. En conséquence, l'équipe tire parti de la fonctionnalité Canned Responses dans le cadre de la suite Gmail.

"Si votre équipe envoie de nombreux e-mails avec les mêmes informations générales, l'outil de réponses en conserve de Gmail peut vous faire gagner beaucoup de temps en éliminant le processus de copier-coller. Les réponses en conserve vous permettent de créer un modèle d'e-mail, de l'enregistrer en tant que ligne d'objet que vous préférez, puis lorsque vous êtes prêt à écrire un nouvel e-mail en utilisant l'un de vos modèles enregistrés, faites simplement un clic droit et choisissez le modèle que vous souhaitez déposer dans le nouvelle zone de texte. Cet outil élimine le besoin de rechercher dans votre courrier envoyé cet e-mail correctement formaté que vous avez envoyé il y a des mois et vous permet d'envoyer beaucoup plus d'e-mails en un temps beaucoup plus court.

• Le logiciel permet d'économiser des coûts et du temps

Leeah Murray, propriétaire et directrice de la création chez Meraki & Co, a trouvé un logiciel unique qui l'aide à gérer l'entreprise, tout en réalisant des économies dans le processus. De plus, Dubsado a également permis de gagner du temps !

"Dubsado seul m'a aidé à rationaliser mon entreprise et m'a fait gagner non seulement du temps, mais aussi beaucoup d'argent en payant des logiciels individuels. J'ai pu éliminer environ 250 $ de coûts grâce à Dubsado. Sans oublier qu'au lieu d'aller à 6 endroits différents pour gérer divers aspects de mon entreprise, je n'ai plus qu'à aller à UN. Et pour la plupart, cela me permet de faire BEAUCOUP plus d'automatisation et de suivi que je ne gérais manuellement auparavant. Donc, je dirais que c'est un énorme plus pour l'équilibre travail/vie !"

• Créez votre propre automatisation

Matt Steffen, président de The Marketing Agency et consultant, divise sa vie en deux chapitres. Avant et après avoir intégré Zapier dans sa vie. Avant Zapier, Matt travaillait comme une opération individuelle essayant de comprendre comment faire évoluer son agence. Et maintenant, les informations sur les clients circulent dans le sang de notre entreprise, permettant à chacun de communiquer facilement et de travailler sans e-mail ni systèmes de gestion encombrants. Matt explique comment il exploite le logiciel d'automatisation.

« Zapier est un service d'abonnement en ligne qui vous permet de connecter presque toutes les ressources Internet auxquelles vous pouvez penser à une ou plusieurs autres ressources Internet. Par exemple, lorsqu'un nouveau prospect remplit un formulaire sur mon site Web, Zapier lui envoie automatiquement :

• Nom et e-mail à notre liste de newsletter par e-mail
• Informations sur Google Sheets pour que mon équipe puisse commencer à élaborer sa proposition
• Nom et e-mail à WHMCS afin qu'ils obtiennent un accès instantané à leur portail marketing
• Soumission du formulaire à Databox afin que nous puissions suivre les campagnes publicitaires qui obtiennent le taux de conversion le plus élevé
• Adresse e-mail et numéro de téléphone aux publicités Facebook pour améliorer notre ciblage publicitaire.

Et ce ne sont que nos formulaires ! J'ai Zapier qui automatise presque tout dans ma vie, et tout dans ma vie peut maintenant être mesuré et optimisé.

• Trouvez un gestionnaire de tâches et une liste de tâches qui correspondent à vos besoins

James Goodnow, président et associé directeur chez Fennemore Craig, note à quel point l'organisation de vos pensées et de vos tâches avec votre équipe est essentielle pour les chefs d'entreprise occupés. Pour James et son cabinet d'avocats, la réponse était Wunderlist (maintenant Microsoft To Do), qui combine les tâches essentielles que les équipes doivent accomplir.

"Wunderlist est l'une de mes applications préférées, et c'est une simple application de liste de tâches et de gestionnaire de tâches qui vous aide à faire avancer les choses, et qui me permet de rester synchronisés avec mon équipe. Les tâches peuvent être assignées, le flux de travail géré, les documents et les messages échangés. Sa puissance réside dans sa simplicité. Si vous ne pouvez pas organiser vos pensées et vos tâches au sein de votre équipe, vous êtes immédiatement désavantagé dans le monde des affaires.

• La vidéo aide à réduire les appels de suivi

Ryder Meehan, stratège en marketing numérique chez Upgrow, passe beaucoup de temps à travailler avec des clients et des collègues pour expliquer les choses. Pour aider à réduire les demandes constantes de clarification, Ryder s'appuie sur Loom, qui fournit un outil d'enregistrement d'écran et vidéo très simple avec une excellente extension Chrome.

« Loom me fait gagner beaucoup de temps en démontrant facilement des questions ou des réponses clic par clic aux clients ou à mon équipe. Par exemple, un client peut demander comment apporter une modification à son site Web. Au lieu d'essayer de coordonner un appel ou d'expliquer un long processus dans un e-mail dactylographié, je peux cliquer sur enregistrer sur Loom puis cliquer sur le processus tout en faisant un enregistrement vocal pour expliquer ce que je fais. Ensuite, Loom enregistre ma vidéo dans le cloud afin que je puisse toujours m'y référer si la même question se pose. Je l'utilise pour expliquer les erreurs ou poser des questions avec une démonstration vidéo de ce que je vois exactement. C'est super utile !

• Prenez le temps de trouver les bons outils (en particulier pour les décisions face aux clients)

Mihai Corbuleac, consultant informatique senior chez Bigstep.com, fournit des services cloud bare metal fiables et évolutifs. Mihai détaille la difficulté à comprendre les données qu'une entreprise collecte. De plus, toute donnée destinée aux clients et liée à la compréhension de l'attrition des clients peut prendre beaucoup de temps. Ainsi, Mihai compte sur Lentiq pour prendre les bonnes décisions.

« Pour les ingénieurs/scientifiques de données, les analystes commerciaux, les consultants, il est très important de disposer des bons outils pour éviter le désabonnement. Le prévoir et le prévenir permet d'augmenter la satisfaction client tout en ayant un impact significatif sur les stratégies marketing/ventes de votre entreprise. C'est parce qu'il en coûte plus cher d'acquérir un nouveau client que de conserver un client existant. Une augmentation de la fidélisation de la clientèle de seulement 5 % peut créer une augmentation d'au moins 25 % des bénéfices. Statistiquement, les clients fidèles dépenseront probablement beaucoup plus pour les produits et services de votre organisation que les nouveaux clients, soit environ 65 % de plus. Cela signifie donc beaucoup pour comprendre, prévoir et prévenir le désabonnement. Lentiq me permet de faire des recommandations de produits pertinentes en temps réel, je n'ai donc pas besoin d'extraire manuellement les bonnes informations pour faire mes propres analyses, ce qui prendrait du temps et serait inefficace.

Hacks de productivité personnelle

Nous voulons tous (et avons besoin) d'outils de productivité au bureau qui nous aident à faire plus avec moins. Après tout, c'est la devise standard des entreprises américaines. Mais nous avons également besoin de hacks de productivité qui s'intègrent dans nos propres activités quotidiennes. Découvrez quelques outils de productivité intéressants que les chefs d'entreprise exploitent pour tout faire !

• Les outils de productivité aident à gérer la vie de famille

Julia Angelen Joy, directrice de compte chez Swyft, une agence intégrée de relations publiques et de marketing qui aide les entreprises technologiques B2B, compte sur Slack pour rester en contact avec son équipe, tout en gérant sa vie personnelle. Comme d'autres recommandations, trouver un outil qui fonctionne parfaitement sur mobile aide les professionnels occupés à rester engagés au travail et à la maison.

"Je suis tombé amoureux de Slack. Cela aide notre équipe à rester connectée ici chez Swyft. En outre, il dispose de fonctionnalités simples pour m'avertir lorsque je travaille et pour m'éloigner lorsque je suis concentré sur ma famille. C'est super transparent sur mon téléphone et comme j'ai 4 enfants et que je suis constamment en déplacement, c'est super important.

• Les outils de gestion du temps suivent le succès

Jacob Dayan, PDG et co-fondateur de Community Tax and Finance Pal, utilise des outils de gestion du temps pour comprendre son flux de travail. Généralement, ces outils aident à suivre le temps de facturation, mais Jacob prend une autre piste en apprenant où il passe son temps. Jacob explique comment il utilise Toggl pour augmenter sa productivité.

« J'utilise depuis peu l'application Toggl. C'est une application de suivi du temps qui garde une trace de la façon dont vous passez votre temps sur vos devoirs. Pour chaque projet que vous terminez, Toggl calcule à quel point vous avez passé votre temps. C'est génial pour voir par écrit comment vous passez votre temps et vous permet d'apprendre à le dépenser plus efficacement. Je peux voir que cette application est également très utile pour les indépendants comme moyen de suivre le temps passé sur des projets pour les clients. »

• Lisez des choses à votre rythme

Melissa Frakman, fondatrice et associée directrice d'EMVC Fintech Fund, voyage fréquemment dans son rôle d'investisseur en capital-risque et d'entrepreneure. En tant que cadre occupé qui doit rester au courant de nombreuses tendances dans plusieurs secteurs, la lecture de tous les articles « incontournables » prend du temps. En conséquence, Melissa utilise Pocket pour signaler des articles intéressants et les lire à son rythme.

« Pour les affaires, je suis un lecteur insatiable sur les tendances technologiques, industrielles, culturelles et macroéconomiques des marchés où nous exerçons nos activités. Je voyage fréquemment entre Mumbai, New York, Bangalore et San Francisco. Pocket, une application simple et un plug-in de navigateur qui fonctionne sur tous les canaux, me fournit un moyen extrêmement simple de sauvegarder des articles et des liens intéressants (par exemple, via Twitter) dans un format lisible en mode avion pendant les vols. Cela m'empêche de me laisser distraire pendant la journée de travail avec une lecture intéressante mais pas essentielle, et c'est donc le hack de productivité numérique ultime pour moi.

• Trouvez quelque chose qui ne vous laissera pas oublier

Chachi Flores possède une vaste expérience dans le marketing numérique et la gestion du commerce électronique et est actuellement directeur principal du commerce électronique chez Peacock Alley. Pour de nombreuses personnes occupées, il y a tout simplement trop de choses à retenir, alors trouver un outil qui s'adapte à vos habitudes quotidiennes et vous aide à vous souvenir de toutes les choses que vous devez savoir aide certainement à la productivité. Pour Chachi, cet outil est Todoist.

« [Améliorez] votre vie et soyez plus productif en écrivant tout au même endroit avec Todoist. Si vous avez tendance à oublier de petites choses tout au long de la journée, écrivez-les quelque part où vous pourrez toujours revenir en un seul endroit. Développez des habitudes, souvenez-vous des délais et contrôlez la vue de votre journée pour vous sentir plus en contrôle. Atteignez vos objectifs hebdomadaires et restez concentré avec des visuels de vos progrès de productivité. Recevez le soutien qui vous manquait en ajoutant Todoist à votre planification quotidienne.

• Concevoir un processus pour gérer les notifications

Tom Dehnel a noté que des outils ou une technologie de productivité spécifiques ne sont pas aussi importants que de faire des progrès pour limiter les distractions et maximiser la quantité de temps de travail approfondi. Tom explique les avantages et les inconvénients des logiciels (tels que Slack), qui vous permettent de rester à jour, mais à quel prix ?

"Prenez Slack par exemple. Il est courant que les gens l'installent avec les paramètres par défaut et reçoivent des notifications contextuelles toute la journée, tous les jours. À moins que vous n'ayez une concentration divine, il n'y a aucun moyen que ceux-ci ne soient pas distrayants. Beaucoup de gens confondent également « réagir rapidement » avec « productivité ». Ou bien, ils ont peur que leurs collègues ou leur superviseur s'énervent de ne pas recevoir de réponse immédiate. Ils veulent être perçus comme de bons employés réactifs, ils se feront donc un devoir de réagir rapidement. Pour moi, une meilleure façon de travailler consiste à désactiver autant de notifications non critiques que possible. Demandez-vous : ai-je vraiment besoin de répondre à chaque message lâche ou d'être averti dès qu'un nouvel e-mail arrive dans ma boîte de réception ? À moins que vous ne travailliez dans une salle d'urgence, il y a de fortes chances que la demande puisse attendre.

• Prenez le temps de rester en forme

Jeff Butler, un expert en milieu de travail et auteur qui s'est adressé à des entreprises comme Amazon, Google, Coldwell Banker, note l'importance des soins personnels. À l'instar de nombreux professionnels occupés, leur travail nécessite de nombreux déplacements, ce qui signifie des horaires quotidiens différents et des difficultés à trouver du temps ou des endroits pour faire de l'exercice. Par conséquent, Jeff compte sur une montre Fitbit pour suivre son exercice et rester en forme.

"Montre Fitbit pour suivre mes pas lorsque je voyage. De cette façon, je m'assure de faire suffisamment d'exercice sur la route.

• Concentrez-vous sur votre style de travail

Ashe, de Yolopalooza.com, recommande de trouver une application ou un outil qui s'aligne sur votre flux de travail. Pour Ashe, la réponse est Focus Keeper, qui envoie des notifications aux utilisateurs qui suivent le style de flux de travail Pomodoro.

"Cela me permet non seulement de travailler pendant une bonne partie du temps, mais cela compte également mes minutes de pause. Quand ça sonne, je sais que je dois me lever, m'hydrater et arrêter d'être une machine folle à créer du contenu. Être assis, c'est le nouveau tabagisme et je n'en veux pas.

• Mélanger la concentration et bloquer les distractions

Scott Perry, un chef de projet senior, équilibre son temps de travail sur Catchers Home en suivant la technique Pomodoro, tout en bloquant les distractions. Scott explique son processus qui conduit à maximiser sa productivité grâce à l'utilisation de Strict Workflow.

"Pour moi, j'aime suivre la technique Pomodoro. Cela implique d'identifier une tâche à accomplir, de réserver un «sprint» de 25 minutes pour terminer cette tâche (sans distractions et concentré à 100% sur la tâche), puis de prendre une pause de 5 minutes après les 25 minutes. Répétez ensuite le cycle. J'utilise une extension Chrome appelée "Strict Workflow". Il dispose d'une minuterie Pomodoro et l'extension bloque automatiquement les sites de médias sociaux et YouTube, pour vous aider à vous concentrer sur la tâche à accomplir et à éviter les distractions. Étant donné que j'ai une durée d'attention relativement courte, cette extension m'aide à être très productif en me concentrant sur l'accomplissement du travail en utilisant une approche "sprint" pour faire avancer les choses.

• Trouver un moyen de rester concentré

Lori Cheek, fondatrice et PDG de Cheekd, note également la difficulté à rester concentré. Heureusement, Lori s'appuie sur Stay Focusd, un autre outil de productivité qui aide les gens à éviter les distractions des médias sociaux en limitant le temps ou en bloquant à tout moment les sites qui attirent votre attention.

"L'un de mes hacks de productivité préférés est fourni avec l'aide d'une application appelée Stay Focusd Lorsque vous travaillez à domicile, Facebook et Twitter peuvent être une distraction majeure. Stay Focusd aide à éviter ces distractions en limitant le temps que vous pouvez y consacrer. L'extension Google Chrome vous permet de définir des restrictions de temps spécifiques sur certains sites Web avec une option par défaut de 10 minutes. Une fois votre temps écoulé, les sites que vous avez sélectionnés pour bloquer ne sont plus accessibles pour le reste de la journée.

• Essayez une minuterie Pomodoro pour éviter l'épuisement professionnel

Kaben Clauson, le co-fondateur et PDG de TruePublic, recommande également la méthode de travail Pomodoro, ainsi que son outil préféré, BeFocused Pro, qui aide à suivre la technique.

"La meilleure chose que j'ai trouvée pour ma productivité personnelle a été la minuterie BeFocused Pro Pomodoro. Cet outil a changé la donne pour notre entreprise car il nous a aidés à prévenir l'épuisement professionnel. La technique Pomodoro est soutenue par des recherches approfondies et c'est la meilleure façon d'utiliser l'outil en ligne. En prenant de courtes pauses « debout et boire » toutes les 25 minutes, nous avons constaté que nous pouvions travailler les longues heures requises pour travailler dans une startup. »

• Évitez les distractions

Tim Hewson, PDG et fondateur de USLegalWills.com, apprécie son temps et a découvert que quelques outils et applications de productivité aident à rester concentré, à augmenter la productivité et à éviter les distractions. Tim compte sur Block Site, Cold Turkey et Stay Focused.

« J'ai commencé sur mon ordinateur avec deux applications importantes ; Bloquer le site - Bloqueur de site Web pour Chrome et Cold Turkey. Block Site bloque complètement les sites Web distrayants, Cold Turkey me permet de mettre en place des limites selon un calendrier. Ces deux applications fonctionnent également sur le smartphone, mais je préfère "Rester concentré" sur mon téléphone Android. Encore une fois, cela me permet de définir des limites quotidiennes pour les applications individuelles et même l'utilisation du téléphone en général. »

• Évitez les distractions pour augmenter la productivité

Brandon Ackroyd, fondateur de Tiger Mobiles connaît les avantages et les inconvénients des distractions. Par exemple, Brandon note la nécessité de faire une pause, mais réduit la tentation de consulter ces sites Web distrayants tout au long de la journée. Il utilise Cold Turkey, qui aide à gérer le temps et les distractions en réglant des minuteries sur le blocage de divers sites.

« Cold Turkey vous permet de bloquer des sites ou des applications jusqu'à une certaine heure de la journée, ce qui est très pratique. Par exemple, si je sais que je dois écrire un article de blog jusqu'à midi, vous pouvez configurer une minuterie pour l'écriture en choisissant d'abord les sites Web et les applications que vous souhaitez bloquer, puis en réglant votre minuterie jusqu'à midi. Je l'utilise pour bloquer les applications distrayantes et sites Web pendant les heures de travail. Plus précisément, dans ma liste, il y a Twitter, Reddit et plusieurs sites d'information grand public.

• Bloquez cette perte de temps

Hamna Amjad, Community Manager chez Gigworker.com, un média axé sur l'économie des concerts, est également mère de deux enfants. Hamna a offert une variété de conseils aux parents qui travaillent et qui tentent de concilier travail et responsabilités parentales. Mais au fil du temps, elle a appris à gérer les deux rôles, ce qui inclut de trouver un moyen de bloquer ce site majeur qui semble toujours vous entraîner dans l'éther. Pour elle, c'était Facebook, mais elle a trouvé News Feed Eradicator.

"Pour moi, Facebook était un autre gros obstacle à ma productivité. J'avais l'habitude de perdre beaucoup de temps à faire défiler son flux sans fin. J'ai donc installé l'extension chrome appelée Facebook Newsfeed Eradicator qui élimine les distractions en remplaçant l'intégralité de mon fil d'actualités par une citation inspirante.

• Remplissage automatique pour les e-mails

McClain McKinney, un entraîneur de haute performance, étudie pourquoi certaines personnes peuvent tirer plus d'une période de 24 heures que d'autres. McClain partage que son pourquoi est d'aider les autres à comprendre le potentiel qu'ils ont dans leur vie et à tirer le meilleur parti de leur quotidien. Pour lui, les e-mails prennent beaucoup de temps, il utilise donc TextExpander, qui offre une technologie de remplissage automatique pour gagner du temps lors de l'envoi d'e-mails.

"TextExpander est un outil que j'utilise quotidiennement et qui m'a fait gagner 35 minutes de frappe au cours des 30 derniers jours et 2,55 heures depuis le 1er janvier 2019. Je ne jure que par cette application car elle m'a permis de sauver des jours de ma vie. Nous allons tous taper, mais pourquoi ne pas le faire un peu plus efficacement ? Tout ce que j'ai à faire est de taper quelques caractères de texte et TextExpander peut saisir des paragraphes d'informations. Je l'utilise tout le temps lorsque j'envoie des e-mails de suivi à mes clients. »

• Fiez-vous à votre voix

Chris Carter, PDG d'Approyo, recommande d'embrasser le mouvement vocal. Nous pouvons tous parler plus vite que nous ne pouvons parler (même ceux qui tapent vite là-bas), alors il a trouvé un gain de temps en dictant des blogs ou des documents. Son outil de productivité préféré est l'outil vocal de Google Docs !

"Il existe un outil vocal dans Google Docs appelé saisie vocale. Je peux littéralement être n'importe où, parler dans l'outil et mes mots sont transcrits. De plus, je peux dicter des blogs ou des documents pendant que je suis dans l'avion, avec mes enfants ou assis sur une plage. Donc, je crois que c'est l'une des meilleures applications là-bas. Je recommande fortement à tout le monde de se procurer une sorte d'outil vocal.

• Emportez un morceau du bureau avec vous

Nate Masterson, CMO et expert certifié en santé pour Maple Holistics, travaille en déplacement. Et comme ses compagnons de voyage d'affaires peuvent le raconter, vous accumulez beaucoup de documents sur la route. De plus, lorsque vous revenez au bureau, vous devez soumettre des reçus de remboursement, ainsi que des notes de dossier et des documents signés pour l'entreprise. Ainsi, Nate s'appuie sur Doxie Go, un scanner portable qui n'a même pas besoin d'être connecté à un ordinateur.

"Ce petit gadget permet non seulement de gagner du temps, mais également d'économiser de l'espace. Il s'agit d'un scanner portable qui peut numériser n'importe quel document et l'envoyer sur votre ordinateur ou votre cloud en une fraction de seconde. Vous pouvez facilement l'emporter partout avec vous et sa batterie rechargeable peut durer 400 numérisations. Vous n'avez même pas besoin d'avoir un ordinateur avec vous pour que cela fonctionne. Doxie Go enregistre les numérisations sur sa carte SD extensible ou vous pouvez les envoyer par e-mail. C'est idéal lorsque j'ai une tonne de reçus et de fichiers à numériser. Je ne veux pas avoir affaire à une machine encombrante, cette petite fait le travail.

• Créer un tableau de bord de projet personnel

Robb Hecht, coache les responsables marketing, les étudiants en commerce de la génération Y et de la génération Z pour construire les carrières marketing modernes de demain et propose une newsletter gratuite, Get Brand Productive. Comme nous tous, Robb a un calendrier chargé avec de multiples projets et divers clients, en plus de l'enseignement. En conséquence, il utilise GoogleKeep, qui crée un tableau de bord personnel des projets. De plus, c'est un code couleur !

"Les outils me permettent de créer des modules sur un tableau de bord interactif personnalisé m'aidant à planifier des projets et à les coloriser. Cette colorisation aide mon esprit à prioriser ce qui est le plus important. Il permet à l'utilisateur de télécharger des images, d'affecter des collaborateurs et de définir une alerte de rappel pour chaque module de projet. J'utilise un tableau de bord pour les projets professionnels et un tableau de bord pour les projets personnels. Comme je suis presque toujours connecté à Gmail dans un navigateur, il est facile à trouver et à ouvrir rapidement. Je ne peux pas le recommander assez.

• Un écran supplémentaire aide toujours

Lauren Sauer, associée créative chez Stand Steady, comprend les avantages et les inconvénients d'un ordinateur portable standard. Oui, il est puissant et portable, mais il n'a pas la taille d'écran d'un ordinateur de bureau. Pour beaucoup d'entre nous qui comptent sur le double écran au bureau, Lauren recommande SideTrak, qui ajoute commodément un deuxième écran à votre ordinateur portable. Et cela améliore votre productivité au bureau et sur la route.

« Le moniteur portable SideTrak est une excellente solution de productivité portable. C'est un deuxième écran monté sur un ordinateur portable.