Votre agence facture-t-elle les clients de la bonne manière ?

Si vous êtes comme la plupart des agences, être payé par les clients est toujours une victoire, en plus cela permet de garder les lumières allumées et de garder l'équipe active et concentrée. Mais tant de choses autour du processus de facturation et de facturation peuvent être stressantes. En fait, mal fait, c'est un processus déroutant et maladroit pour vous et votre client. C'est aussi sans doute l'étape la plus importante de la collaboration avec un client, non seulement pour vous assurer d'être payé à temps, mais aussi comme moyen d'établir votre professionnalisme et d'établir une relation client positive à long terme. Nous allons vous montrer ce que vous pouvez faire aujourd'hui pour transformer un processus de facturation pénible en un avantage stratégique qui crée une expérience formidable pour vos clients et votre agence.

1. Évitez les surprises avec des attentes claires

Rien ne met plus à rude épreuve une relation client que lorsqu'un client vient vous voir et vous demande : « Que se passe-t-il avec cette facture ? » Cette seule question peut semer la panique et le doute : était-ce plus que prévu ? Plus tôt que prévu ? articles/services et frais auxquels ils ne s'attendaient pas ? Les clients qui remettent en question votre facture peuvent tuer tous les bons sentiments qui accompagnent l'obtention d'un nouveau client en premier lieu.

La clé ici est de passer du temps à établir des estimations et des étendues de travail claires et détaillées et à embarquer votre client dès le départ.

Une fois que vous et le client êtes d'accord sur les conditions, la portée et les services ou biens que vous fournirez, écrivez tout dans un contrat qui met en évidence les livrables et les dates clés. Demandez à votre client de l'examiner et de le signer, et demandez à quelqu'un d'autre de votre agence de le vérifier pour s'assurer que vous avez mis tous les points sur les i et barré tous les t.

2. Rendre le paiement simple et personnalisé pour chaque client

Utiliser un service de facturation basé sur le cloud

C'est le moyen le plus simple de s'assurer que tout le monde sait où se trouvent leurs factures. Les clients n'auront pas à chercher dans une pile d'e-mails ou à essayer d'ouvrir des fichiers auxquels ils ne peuvent pas accéder parce qu'ils n'ont pas le bon logiciel. Un service de facturation basé sur le cloud comme Hiveage signifie que les clients peuvent accéder aux factures n'importe où et n'importe quand ils en ont besoin.

Le logiciel basé sur le cloud signifie également que les clients auront toujours accès aux anciennes factures. Cela peut être utile au moment des déclarations de revenus et contribue à établir un rapport de confiance avec vos clients. Il est également bon pour l'ensemble de votre agence de pouvoir suivre les finances en un seul endroit.

Inclure des options de paiement simples

Chaque point de contact que vous avez avec les clients est une chance de faire bonne impression. Assurez-vous qu'il est facile de travailler avec vous et ils reviendront sans cesse.

• Donnez la possibilité de payer en un clic avec plusieurs méthodes de paiement. Si vous rendez le paiement aussi simple que de cliquer sur un bouton, les clients occupés sont plus susceptibles de payer votre facture lorsqu'elle arrive dans leur boîte de réception. Plus c'est difficile, plus ils vont attendre.
• Configurez des dépôts automatiques pour les virements électroniques afin d'éviter d'avoir à créer et à envoyer des mots de passe/questions de sécurité.
• Consolidez autant que vous le pouvez. En tant qu'agence, vous pouvez avoir plusieurs équipes travaillant sur plusieurs projets pour un client. Vérifiez auprès du client pour vous assurer que vous le facturez comme lui et son service financier le souhaitent, mais consolidez-le en une seule facture dans la mesure du possible. Assurez-vous d'inclure une répartition claire du travail et évitez les facturations multiples si vous le pouvez.
• Offrez des paiements partiels. La flexibilité de facturer par étapes est essentielle pour les clients, que vous receviez un acompte, que vous travailliez sur des projets à grande échelle ou pour des raisons financières des clients : être en mesure d'accommoder vos clients leur montre que vous êtes dans le même bateau.
• Avoir des méthodes de paiement flexibles : Assurez-vous que vous pouvez accepter plusieurs types de paiements et plusieurs devises pour faciliter les choses pour les clients internationaux.

La facturation professionnelle va au-delà de la façon dont les clients vous paient - la façon dont vous présentez votre facture compte également.

Utilisez un modèle professionnel qui comprend un système de numérotation, une ventilation claire du tarif et des services, des conditions de paiement (dû à la réception, dans les 30 jours, etc.), des frais de retard et un mode de paiement.

3. Faites en sorte que votre processus de facturation fonctionne pour vous et vos clients

Repensez à vos pires expériences de service client : peut-être avez-vous essayé de traiter avec un fournisseur Internet ou téléphonique, passé des heures au téléphone pour vous faire dire une chose par une personne et quelque chose de différent par quelqu'un d'autre. Après tout cela, le problème n'a pas été résolu et vous avez dû rappeler une autre fois pour recevoir une réponse complètement différente. Une grande partie de ce problème pourrait être résolu par une communication claire et en supprimant les risques d'erreur humaine.

L'utilisation d'un service de facturation basé sur le cloud signifie que vous pouvez automatiser presque toutes les étapes du processus.

• Automatisez votre période de facturation. Le processus d'envoi des factures peut prendre beaucoup de temps - rechercher les e-mails, s'assurer que vous avez la bonne période de facturation pour chaque client, etc., surtout si vous avez beaucoup de factures à envoyer. Gagnez beaucoup de temps en utilisant un logiciel de facturation qui vous permet de le configurer une seule fois, puis d'automatiser l'ensemble du processus pour vous. De plus, votre client aura l'esprit tranquille en sachant exactement quand attendre sa facture, surtout s'il s'agit d'un client récurrent.
• Envoyez des suivis automatisés. Gagnez du temps et de l'énergie mentale en créant des rappels automatiques pour les factures en retard. La standardisation de ces e-mails signifie également qu'ils seront toujours professionnels, même si vous êtes frustré par un retard de paiement.
• Configurez une facturation récurrente automatisée. Une fois que vous avez séduit vos clients et décroché un mandat ou un contrat récurrent, rendez les choses encore plus faciles avec la facturation récurrente. Cela garantit également que vous facturez toujours pendant la période de facturation correcte. Tout comme vous ne devriez pas avoir à effectuer de travail de suivi des paiements, vos clients ne devraient pas avoir à faire de travail supplémentaire pour vous payer.
• Envoyez des reçus de paiement automatiques. Comme les conseils ci-dessus, cela libère votre temps et automatise mieux votre flux de travail afin que vous n'ayez pas à envoyer de reçus manuels. Cela aide également à établir de bonnes relations avec vos clients et leur donne un reçu de la transaction pour leurs dossiers. Vous pouvez même personnaliser cela avec un message chaleureux pour renforcer davantage votre relation et leur faire savoir que vous appréciez leur entreprise.

Utilisez la facturation pour renforcer vos relations avec vos clients

En fin de compte, vous devez être payé pour votre travail. Mais le processus de facturation est bien plus qu'une transaction et les agences avisées sautent sur chaque occasion pour impressionner. Vous faites beaucoup d'efforts pour décrocher vos clients, et la dernière chose que vous voulez est de détériorer la relation avec quelque chose comme un processus de facturation bâclé. Vous voulez que les clients voient le fait de travailler avec vous comme quelque chose qui leur facilite la vie, et non comme une corvée, et qui s'étend à tous les aspects de votre relation.

Les petits détails s'additionnent. Être clair et franc dès le début, prendre le temps de guider votre client tout au long de votre processus et de lui montrer exactement ce qu'il paie (et combien), et de le rendre aussi simple que possible pour qu'il vous paie tous démontrer votre professionnalisme et ajouter à une excellente expérience client. Et le bon logiciel de facturation peut simplifier l'ensemble du processus afin que la facturation soit aussi simple pour vous que pour vos clients.