5 stratégies de gestion du changement pour la transformation numérique

La gestion du changement est l'une des stratégies les plus importantes pour assurer une transformation réussie ; probablement l'une des raisons pour lesquelles le poste de CIO est aujourd'hui l'un des rôles les plus convoités et les plus rémunérés dans le monde des affaires.

Les entreprises opérant dans le paysage commercial moderne se retrouvent de plus en plus à gérer plus que des employés, des clients et des produits.

Ils gèrent également l'introduction de nouvelles technologies, l'apparition soudaine de nouvelles opportunités de marché et les changements dans la façon dont les consommateurs choisissent, interagissent avec et appliquent les normes à leurs marques.

En bref, les entreprises modernes doivent gérer le changement. Pour ce faire, ils doivent modifier leurs stratégies de gestion.

Pourtant, comme pour tout bouleversement drastique dans une organisation, la formulation d'un plan structuré de gestion du changement peut être difficile.

Les employés peuvent être réticents à « essayer de nouvelles choses ». Il peut être difficile d'obtenir un budget car les décideurs peuvent ne pas voir la nécessité de mettre à jour des processus qui semblent fonctionner. Et même s'ils le font, impliquer les bonnes personnes dans la mesure où elles doivent l'être peut être un défi en soi.

La capacité à faire face et à s'adapter au changement au sein d'une organisation devient un élément essentiel de survie pour de nombreuses entreprises modernes dans le paysage actuel de la transformation numérique.

Votre entreprise se prépare-t-elle à entreprendre un changement ou a-t-elle du mal à le gérer ? Poursuivez votre lecture pour découvrir comment la gestion du changement a évolué et ce que vous pouvez faire pour aider à créer une stratégie viable et réussie.

Les objectifs de la gestion du changement

Contrairement à la gestion de projet, où il est facile de pointer vers des calendriers, des objectifs tangibles et des résultats spécifiques, la gestion du changement suit une voie plus réactive et indéfinie.

Ce à quoi ressemble la gestion du changement peut varier d'une organisation à l'autre, mais toutes les stratégies partagent trois objectifs principaux :

• Pour améliorer le retour sur investissement de la main-d'œuvre. Tous les changements, en particulier ceux associés à la transformation numérique, doivent être installés pour améliorer l'efficacité et la productivité de votre main-d'œuvre. Qu'il s'agisse de la technologie pour mieux communiquer entre les départements ou des outils pour effectuer efficacement un travail de conception qualifié, chaque changement devrait aider vos employés à faire leur travail mieux et plus rapidement.
• Pour créer un avantage concurrentiel. Les entreprises évoluent pour s'améliorer dans ce qu'elles font. En structurant le processus de changement, la gestion du changement aide les entreprises à repérer les opportunités d'acquérir un avantage concurrentiel grâce à la réduction des coûts, à la spécialisation, à l'innovation ou à l'amélioration de la qualité de service.
• Dynamiser et responsabiliser les employés. La recherche estime qu'environ 70 % des initiatives de changement échouent en raison d'un manque de soutien de la part des employés. Le changement peut être intimidant, surtout lorsque les utilisateurs ont fait les choses d'une certaine manière pendant longtemps, ou qu'ils craignent que les changements n'entraînent une perte de revenus. La gestion du changement permet de s'assurer que les employés se sentent reconnus et soutenus, leur permettant ainsi de soutenir les initiatives de changement.

Problèmes actuels de conduite du changement dans la transformation numérique

Comme nous l'avons mentionné, apporter de grands changements aux processus métier existants est souvent un long voyage et pas facile, en particulier lorsqu'il s'agit de bouleverser les composants métier qui sont en place depuis de nombreuses années.

Une enquête Harvey Nash/KPMG CIO Survey souligne que seulement 41 % des entreprises ont une stratégie numérique à l'échelle de l'entreprise, et seulement 18 % des entreprises évaluent leur utilisation de la technologie numérique comme « très efficace ».

L'échec des projets de transformation numérique se résume presque toujours à un manque de préparation et de stratégie.

Communication claire; objectifs et rapports cohérents sur les progrès ; respecter le budget - tous ces éléments sont essentiels pour mener à bien une initiative du début à la fin.

Les entreprises déçues par les résultats de leurs projets numériques manquent souvent de repères dans ces domaines clés.

L'une des raisons pour lesquelles les entreprises utilisent plus fréquemment les MSP est pour cette raison précise : l'externalisation de la stratégie et de la mise en œuvre à un tiers qui a démontré son expertise sur plusieurs années dans des projets similaires est attrayante pour les entreprises qui cherchent à se transformer.

Avoir une stratégie de gestion du changement étanche devrait être la priorité absolue d'une organisation lorsqu'elle se lance dans l'adoption et la mise en œuvre de nouvelles technologies.

Alors, sans plus tarder, passons aux aspects les plus importants qui constituent une excellente stratégie globale de gestion du changement.

5 stratégies de gestion du changement pour les PME

Les stratégies de gestion du changement sont essentielles au succès de toute initiative de changement dans une entreprise, qu'il s'agisse d'une transition spécifique et ciblée au sein d'un service ou d'une transformation numérique importante dans l'ensemble de l'organisation. Voici cinq bonnes pratiques pour vos étapes de conduite du changement au sein des petites et moyennes entreprises :

1. Commencez par le haut

Les changements qui affectent le fonctionnement fondamental de l'entreprise affecteront la culture de l'entreprise. Par conséquent, ces changements doivent commencer à partir de la suite C.

Le rôle du leadership pendant les périodes de changement est bien documenté dans la recherche en gestion. Par exemple, des recherches sur le leadership lors de fusions ont révélé que lorsque les dirigeants jouaient un rôle plus actif dans la gestion du changement, le processus de fusion lui-même produisait un environnement de travail plus positif.

La présence, les conseils et le soutien du leader ont signalé à leurs employés qu'ils étaient au courant et soutenaient ce qui se passait. Cela a apaisé les peurs, réduit l'anxiété et aidé les employés à se sentir plus confiants quant à l'avenir.

Le changement qui commence au sommet reflète un leadership engagé, investi et unifié qui est sur la même longueur d'onde quant à l'avenir de l'entreprise. C'est la seule façon de susciter et de promouvoir la culture nécessaire pour encourager le reste de l'entreprise à accepter le changement.

2. Assurez-vous que le changement est nécessaire et souhaitable

En introduire trop et trop tôt peut souvent être un énorme problème en fin de compte si une entreprise n'a pas mis en place une stratégie solide.

Ce n'est un secret pour personne que de nombreux efforts de transformation numérique se soldent par un échec ou ne répondent pas aux attentes, souvent à un degré inquiétant.

L'une des principales raisons à cela est que les décideurs ne savent pas comment aborder correctement une transformation numérique et l'impact qu'elle aura sur leur entreprise.

L'absence d'un audit complet peut conduire à la mise en œuvre de solutions qui ne sont pas nécessaires pour les besoins d'une organisation, ce qui signifie des coûts supplémentaires, une formation supplémentaire et des attentes accrues, souvent irréalistes.

Article connexe : Fournisseurs de services gérés : que rechercher dans un partenariat

Il est d'autant plus pertinent pour les PME qui poursuivent leur transformation numérique d'être conscientes des effets que l'introduction de nouvelles solutions aura sur l'entreprise.

Les solutions proposées seront-elles un avantage global pour la capacité opérationnelle de l'organisation, en tenant compte des problèmes d'intégration et de familiarité du personnel ? Et cela nous amène au point suivant.

3. Minimiser les perturbations

Ce que les employés considèrent comme un changement nécessaire ou souhaitable peut varier d'un service, d'un niveau ou d'un dossier de performance. L'indicateur principal ? Combien un changement perturbe leur rôle quotidien.

Comme de nombreux cadres le savent, devoir modifier les processus existants au sein d'une organisation peut être un casse-tête. Il est essentiel d'atténuer les effets des changements sur les employés.

Trop souvent, l'anxiété des employés face au changement découle de l'introduction de nouvelles stratégies ou technologies conçues pour rendre la gestion et les opérations commerciales plus efficaces.

Par exemple, alors que la direction peut voir l'introduction de l'automatisation dans les fonctions commerciales essentielles comme un moyen d'économiser du temps et de l'argent, les employés qui étaient auparavant chargés de ces rôles peuvent se sentir remplacés, menacés d'obsolescence ou dépourvus de direction.

De plus, la restructuration organisationnelle peut amener les employés qui sont mutés à un autre poste à se sentir indignés, confus ou à se demander ce qui n'allait pas avec la structure précédente.

Le résultat dans les deux cas est une baisse de moral, des performances plus insatisfaisantes et une fuite des cerveaux lorsque vos meilleurs élèves s'enfuient. Par conséquent, les perturbations au sein de la main-d'œuvre peuvent être minimisées en :

• Planifiez des perturbations et passez le mot tôt.
• Fournir aux employés la formation et les ressources nécessaires pour s'adapter aux changements.
• Favoriser une culture qui soutient le changement ou la transformation.
• Autonomiser les champions tels que les chefs de projet ou les chefs d'équipe pour fournir de la clarté et du contexte pour les changements.
• Assurez-vous que votre service informatique est au courant et prêt à prendre en charge les changements technologiques ou infrastructurels.

4. Favorisez la communication

Nous avons fait allusion à la nécessité d'une bonne communication lors d'un changement organisationnel, car elle semble être l'un des facteurs sous-jacents qui déterminent le succès ou l'échec d'une transition ou d'une transformation.

Une excellente communication garde tout le monde sur la même longueur d'onde et assure aux personnes qui ressentiront le poids de ces changements qu'elles ne courent aucun danger.

Parler du changement franchement et ouvertement est l'une des choses les plus puissantes que vous puissiez faire pour aider votre entreprise à adopter le changement.

Le MIT a mené une étude sur les effets de la communication du leadership sur les employés lors de la transformation numérique. Alors que 93 % des employés ont soutenu la transformation numérique une fois qu'elle a été discutée, seuls 36 % environ des PDG ont suffisamment communiqué leur vision aux employés de leur organisation.

De même, encouragez la communication non seulement de la direction à l'employé, mais aussi de l'employé à la direction.

Créez des canaux permettant aux employés de poser des questions ou des préoccupations. Soutenez la communication entre les départements pour aider les idées et l'innovation à se propager à mesure que de nouveaux processus s'implantent. Comme votre vision, la communication stimule l'efficacité et a le potentiel de façonner la culture.

5. Reconnaître que le changement est la norme, pas l'exception

Considérez-vous le changement comme un projet avec un début et une fin définis ? Vous pouvez rencontrer des difficultés parce que le changement n'est pas un projet mais plutôt un processus continu.

Le monde d'aujourd'hui évolue à une vitesse exceptionnelle : la technologie, les marchés, les préférences des consommateurs et même les conditions environnementales augmentent et se dissipent en un clin d'œil.

Les entreprises n'ont pas seulement besoin de transformer leurs opérations pour pouvoir suivre le rythme de leurs clients. Ils doivent anticiper le changement et s'y préparer lorsqu'il se produit.

Harvard Business Review définit la préparation au changement comme « la capacité à initier et à répondre en permanence au changement de manière à créer un avantage, à minimiser les risques et à maintenir les performances ».

Semble familier? Ce n'est rien de moins que les objectifs de la gestion du changement décrits précédemment. Vous ne pouvez être prêt au changement que si vous reconnaissez que le changement est la norme et non l'exception à la règle.

Conclusion

• Les organisations sont uniques – le changement les affecte de différentes manières. Les stratégies de gestion du changement seront différentes dans une constellation d'organisations.
• Un changement réussi, qu'il soit grand ou petit, nécessite un leadership engagé et actif qui favorise une bonne communication, une culture d'apprentissage et une vision claire de ce que ce changement implique.
• Le changement est un élément inévitable et vital de la gestion d'une entreprise dans le monde d'aujourd'hui. Cependant, en adoptant la préparation au changement, les entreprises peuvent transformer le changement en une opportunité plutôt qu'en un défi.
• Tout changement entraîne des perturbations sur le lieu de travail, mais vous pouvez atténuer les perturbations nuisibles tout en leur permettant d'insuffler de l'innovation dans vos opérations.

Les solutions technologiques avancées aident les entreprises à obtenir et à conserver un avantage concurrentiel dans leur secteur. En tirant parti des outils disponibles, vous pouvez augmenter la productivité du personnel et réduire les coûts. Votre entreprise peut bénéficier d'une plus grande capacité opérationnelle et offrir une expérience client supérieure.

Pour plus d'informations sur la façon dont les solutions technologiques peuvent aider votre PME, téléchargez notre eBook gratuit, « Accélérer votre transformation numérique », contenant des informations sur la sauvegarde des données et la continuité des activités, les solutions de flux de documents, la cybersécurité, etc.