Flux de travail de documents numériques expliqué

Définition du flux de travail des documents numériques : la signification de la gestion et de la numérisation des documents fait principalement référence aux méthodes et aux processus utilisés pour établir les flux de travail des documents au sein d'une entreprise qui s'appuie exclusivement sur des moyens numériques. Cela intégrera généralement la technologie cloud et l'automatisation pour améliorer l'efficacité des processus liés aux documents.

Le flux de travail de documents numériques est une aspiration des PME depuis plusieurs années maintenant.

Les raisons en sont devenues plus évidentes à mesure que les organisations commencent à voir les avantages de la transformation numérique de leurs processus de travail.

Il existe actuellement une longue liste de solutions et de technologies numériques que les DSI tentent d'intégrer dans leurs stratégies afin de tirer parti des avantages concurrentiels découlant de la numérisation.

Les trois quarts des PME conviennent que la technologie numérique modifie le paysage commercial et 48 % recherchent des moyens supplémentaires d'ajouter des mesures de transformation à leur champ d'activité

La transformation des flux de travail est une tendance numérique importante qui a pris une importance unique en Amérique du Nord.

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Les entreprises de la région consomment presque le double de papier que leurs homologues européennes.

Bien que la transformation numérique des flux de travail ne consiste pas seulement à remplacer les processus papier, il ne fait aucun doute que le temps et l'argent consacrés à des processus de travail obsolètes sont un facteur déterminant pour les entreprises.

Aujourd'hui, nous allons examiner ce que votre entreprise peut retirer d'un flux de travail de documents numériques de qualité et les types de gains à attendre.

Signification de la gestion des documents et de la numérisation

Signification de la gestion et de la numérisation des documents : la gestion et la numérisation des documents font référence aux mêmes processus qui constituent un flux de travail de documents numériques.

La gestion et la numérisation des documents peuvent être considérées comme la solution utilisée par les organisations pour capturer, suivre et stocker des documents, qu'il s'agisse de fichiers PDF ou papier.

Lorsque nous parlons de flux de travail de documents numériques, nous pouvons penser à la gestion et à la numérisation des documents comme étant le principal élément à cet égard.

Les problèmes d'un flux de travail de documents numériques médiocre

Les employés passent trop de temps à accéder aux informations

Comme toujours en matière de transformation numérique, l'enjeu clé est la productivité.

Qu'il s'agisse de fabrication ou d'hôtellerie, les entreprises de tous les secteurs utilisent des stratégies de transformation numérique afin de rationaliser leurs opérations commerciales et d'améliorer leur productivité.

Les employés passent en moyenne 1,8 heure par jour à rechercher et à collecter des données, soit 9 heures par semaine qui auraient autrement pu être consacrées à quelque chose de plus précieux.

Lorsque vous considérez la quantité de données dans les entreprises aujourd'hui, il est crucial d'améliorer les moyens par lesquels elles peuvent être traitées et partagées. Pour mettre cela en perspective, 90 % de toutes les données dans le monde ont été générées au cours des deux dernières années.

Et donc, il y a une quantité toujours croissante d'informations que les employés doivent constamment passer au crible. Dans une organisation qui n'a pas encore utilisé de solutions numériques, cela signifie beaucoup de temps perdu par les travailleurs à la recherche de ce dont ils ont besoin.

Information difficilement accessible aux employés

De plus, dans de nombreuses PME, les employés ont du mal à accéder à des données qui ne leur sont pas immédiatement disponibles avec un flux de travail de documents approprié.

Cela peut être dû à diverses raisons, mais le plus souvent, c'est parce que les services d'une entreprise disposent de différents systèmes de gestion des données, généralement des systèmes hérités coupés du reste de l'entreprise.

Cela signifie qu'il peut être effectivement impossible pour quelqu'un d'un service de récupérer les données d'un autre parce qu'il n'y a pas accès.

Les organisations axées sur les données sont 23 fois plus susceptibles d'acquérir des clients, 6 fois plus susceptibles de conserver des clients et 19 fois plus susceptibles d'être rentables en conséquence

C'est ce qu'on appelle un silo de données et ils sont un contributeur majeur à l'inefficacité des entreprises.

Il s'agit d'un problème de productivité, et les estimations indiquent que les services informatiques passent 80 % de leur temps à travailler sur des problèmes causés directement ou indirectement par les silos de données.

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Insatisfaction d'effectuer constamment des tâches subalternes

Une étude a révélé que 22 % du temps d'un employé est consacré à des tâches répétitives. Au cours d'une année, vous pouvez imaginer combien d'argent est gaspillé par les travailleurs qui consacrent du temps à des tâches manuelles qui peuvent maintenant être automatisées

Les tâches manuelles routinières sont courantes dans les entreprises qui n'ont pas encore mis en œuvre la transformation numérique de leurs flux de travail documentaires.

Ces tâches tournent généralement autour de la saisie de données ou de la manipulation de données de routine.

Par exemple, vous pouvez trouver un employé des RH qui saisit manuellement les données sur les avantages sociaux des employés, ou vous pouvez saisir manuellement toutes vos factures et reçus clients.

Ce sont des cas dans lesquels les entreprises se sont habituées à accepter ces tâches subalternes comme faisant simplement partie de leurs opérations commerciales.

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La vérité, cependant, est que ceux-ci sont souvent totalement évitables en raison du flux de travail de documents numériques.

Le résultat final est que les employés sont frustrés parce que leurs flux de travail de documents numériques (ou leur absence) n'aident pas leur productivité.

Ils font effectivement un travail qui pourrait être numérisé, auquel cas ils auraient la possibilité de concentrer leur énergie sur quelque chose qui nécessite une touche humaine, comme les demandes des clients.

Les workflows de documents numériques de qualité inférieure coûtent de l'argent à votre entreprise et du temps à vos employés.

Les causes d'un flux de travail de documents numériques médiocre

Silos de données

Les silos de données sont des groupes de données qui ont effectivement été coupés du reste de l'entreprise car ils existent dans des emplacements numériques déconnectés.

Cela peut être intentionnel, mais est presque toujours involontaire, souvent en raison du changement de système de différents services sur une longue période.

Le résultat final est que les données de l'entreprise ne sont pas structurées et sont difficiles à utiliser, ce qui est d'une importance cruciale pour une PME moderne.

87 % des organisations ont une faible maturité en matière d'analyse et d'informatique décisionnelle, ce qui signifie que les données ne sont pas utilisées

La transformation numérique vit et meurt par le flux continu d'informations, et c'est ce qui doit être résolu si une entreprise prend du retard dans sa capacité à gérer ses flux de documents.

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Toute entreprise qui tolère les silos de données entrave sa propre productivité.

Voici quelques exemples des problèmes de silo de données qui découlent d'un flux de travail de documents numériques médiocre :

• Analyse des données : les silos signifient que les informations sont stockées à différents endroits, souvent sous des formats de fichiers incohérents. Cela rend l'analyse des décisions commerciales beaucoup plus difficile.
• Accès : les problèmes d'autorisation et d'accès sont courants avec les silos. Le résultat final est que les employés ne peuvent pas obtenir les données dont ils ont besoin assez rapidement, ce qui ralentit considérablement les processus de travail.
• Travail inutile : une visibilité limitée sur une entreprise signifie souvent que différentes équipes finissent par effectuer le même travail en tandem, alors que l'accès partagé et la suppression des silos permettraient d'économiser du temps et de l'énergie.

Mauvaise communication

Une communication médiocre au sein d'une organisation et un flux de travail de documents numériques manquant vont de pair.

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Lorsque les workflows de documents numériques sont sous-utilisés, vous pouvez généralement constater que non seulement les données sont cloisonnées, mais que la culture aussi.

Les départements de l'entreprise commencent à travailler de manière indépendante, avec leurs propres données et processus.

À maintes reprises, chez Impact, nous avons vu à quel point il est important pour la transformation numérique d'avoir une culture solide pour assurer le succès, tant avec nos clients qu'avec nous-mêmes.

En négligeant vos workflows documentaires, il est très facile de tomber dans un piège où la culture est incohérente et les divisions agissent avec trop d'autonomie.

Processus de travail papier chronophages

Nous avons parlé de la façon dont les employés sont souvent gênés par l'exécution de tâches manuelles subalternes.

Celles-ci sont souvent liées à des travaux de saisie manuelle de données, mais les processus papier sont un autre contrevenant courant.

Tout comme la saisie de données fastidieuse qui vous coûte du travail, le papier est également un double coup dur.

Dans les entreprises qui fonctionnent principalement avec des processus papier, le personnel doit consacrer un temps précieux à la manipulation de documents physiques.

Cela s'ajoute aux sommes importantes dépensées pour le journal lui-même.

Un employé de bureau moyen utilise 10 000 feuilles de papier par an

Des entreprises comme celles-ci fonctionnent souvent au détriment d'un excellent flux de travail de documents numériques, ce qui permet d'économiser du temps et de l'argent.

Combien coûte un flux de travail de documents médiocre ?

Comme nous l'avons noté avec certains des problèmes ci-dessus qui surviennent en raison d'une mauvaise gestion des documents, beaucoup d'entre eux sont ce que l'on peut qualifier de coûts "cachés", dont beaucoup passent largement inaperçus pour les entreprises car elles ont tendance à les accepter. comme une constante.

Le meilleur exemple en est la consommation de papier, les habitudes d'impression d'un employé moyen coûtant aux entreprises 725 $ par an.

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Si l'on considère que l'utilisation du papier augmente en moyenne de 22 % par an, le coût du papier double environ tous les 3,3 ans.

Pour la plupart des entreprises, ce type de dépense devient de moins en moins réalisable, en particulier lorsqu'il existe des alternatives numériques facilement disponibles qui peuvent réduire considérablement les coûts de la consommation de papier à eux seuls.

Lorsque vous considérez également les effets d'un flux de travail de documents médiocre sur les coûts de main-d'œuvre, à savoir que les employés passent beaucoup plus de temps qu'ils ne le devraient à localiser et à accéder aux documents dont ils ont besoin, l'argument en faveur d'un système de gestion de documents numérisés devient d'autant plus clair.

Flux de travail de documents : statistiques sur les coûts d'impression que vous devez connaître

Gardez à l'esprit ces statistiques d'impression lorsque vous vous demandez si vous devez mettre en œuvre une technologie pour votre gestion de documents.

L'impression est une ponction courante sur les ressources d'une entreprise, aggravée par le fait qu'une proportion importante (près d'un cinquième) du matériel d'impression n'est ni lu ni utilisé par les employés.

• 90% des entreprises ne suivent pas leurs coûts d'impression
• Les entreprises qui utilisent des conjectures pour identifier leurs coûts d'impression sous-estiment en moyenne de 40 %
• Les services informatiques passent en moyenne 15 % de leur temps à résoudre les problèmes liés à l'impression
• Au cours des 20 dernières années, la consommation de papier aux États-Unis est passée de 92 millions de tonnes à 208 millions de tonnes
• 17% des documents imprimés ne sont pas lus

La source

La solution au mauvais flux de travail des documents numériques

Automatisation

L'utilisation de l'automatisation des processus robotisés est en plein essor parmi les entreprises de tous types.

Par exemple, Deloitte a signalé que près des deux tiers des organisations investissent dans la RPA afin de répondre aux processus obsolètes exposés par la pandémie.

Les raisons en sont parfaitement claires : l'utilisation de l'automatisation permet d'économiser beaucoup de temps et de ressources.

Voici quelques-unes des tâches pour lesquelles RPA peut être utilisé :

• Extraction de données : de grandes quantités de données peuvent être extraites pour trouver facilement ce dont vous avez besoin
• Gestion des données : agrégation et conservation des données
• Activités opérationnelles : Soutien logistique et opérationnel
• Procure-to-pay : traitement et reporting des factures
• Inventaire et chaîne d'approvisionnement : Catégorisation et gestion

En bref, les entreprises qui utilisent l'automatisation, même dans une faible mesure, peuvent voir des améliorations drastiques dans leurs flux de travail de documents numériques.

Le nuage

Unifier les données de votre entreprise sur le cloud est une étape essentielle dans les stratégies numériques de nombreuses organisations.

L'année dernière, le marché mondial des services de cloud public s'élevait à 182 milliards de dollars. D'ici 2022, il représentera 331 milliards de dollars.

L'utilisation du cloud pour rationaliser vos workflows de documents numériques et améliorer l'accès dans toute votre entreprise est un moyen relativement simple et efficace de mettre à niveau les processus.

Les préoccupations historiques concernant la sécurité des serveurs basés sur le cloud ont été dissipées ces dernières années.

Cela est principalement dû à la grande amélioration que les centres de données ont connue.

Les centres de données de niveau IV, en particulier, sont aussi sûrs, voire plus sûrs, que les serveurs sur site.

Avantages des workflows de numérisation de documentation

Comme nous l'avons noté dans cet article de blog, un certain nombre de problèmes découlent d'un mauvais traitement des documents numériques pour les informations et les données.

Pour remédier à ces problèmes, il faut d'abord comprendre que la création de documents est une fonction commerciale clé et que la manière dont cette création de documents est gérée (en termes de capture, de stockage et de flux de travail) est cruciale pour tirer parti des avantages de la documentation numérique.

Voici quelques-uns de ces avantages :

Réduire la dépendance aux documents papier

Nous n'ignorons pas qu'il peut être très difficile pour une entreprise d'abandonner les processus papier.

Pour beaucoup, cependant, il s'agit d'un changement nécessaire pour adopter dans une certaine mesure les flux de travail de documents numériques.

L'utilisation d'un système de gestion de contenu d'entreprise (ECM) peut considérablement augmenter la productivité de vos flux de travail.

Cela vous fera gagner du temps et du matériel par rapport aux équivalents physiques sur papier.

Cela vous donnera également une visibilité et un contrôle beaucoup plus importants sur les documents et les données qui transitent par votre entreprise, vous permettant de dicter votre flux de travail plutôt que l'inverse.

Du temps mieux dépensé

Avec moins de temps consacré à la recherche, au stockage et à la gestion des données et des informations, les employés peuvent mieux utiliser leur temps lorsque l'automatisation du flux de documents et les procédures de gestion des documents de qualité sont en place.

Cela présente des avantages pour l'entreprise et l'employé : le personnel perd moins de temps tandis que l'employeur ne paie pas le personnel pour qu'il passe un temps excessif à rechercher des documents auxquels il a désormais un accès instantané.

Préparation à la conformité

Qu'on le veuille ou non, la conformité est un domaine de considération sérieux pour les entreprises d'aujourd'hui.

Avec des lois comme CCPA, SHIELD et des lois spécifiques à l'industrie comme HIPAA, il devient rapidement impératif pour les organisations d'organiser les informations qu'elles détiennent d'une manière qui leur permette de rester facilement en conformité avec l'ensemble émergent de réglementations entrant en vigueur.

Pour les entreprises qui détiennent des informations importantes sur les clients, en particulier des données sensibles ou d'identification, la mise en place d'un flux de travail de numérisation de documents qui stocke les informations de manière sécurisée et efficace est un investissement judicieux.

Plats à emporter :

• Des workflows de documents numériques médiocres conduisent à l'efficacité et à l'insatisfaction
• Celles-ci sont causées par des données cloisonnées, une mauvaise communication et des processus papier chronophages
• L'automatisation, le cloud et la réduction de la dépendance au papier au sein de votre organisation peuvent améliorer considérablement vos processus opérationnels et votre efficacité.

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