Assurer la sécurité des documents lorsque vous n'êtes pas au bureau

La sécurité des documents est l'une des considérations les plus importantes dont une entreprise doit être consciente dans le meilleur des cas.

Maintenant que les PME de tout le pays envoient leurs employés travailler à domicile, les organisations subissent une pression supplémentaire pour protéger leurs données.

La raison en est double :

• Premièrement, une main-d'œuvre distante signifie que vous avez maintenant un nombre illimité de personnes se connectant à votre réseau interne à partir d'une grande variété d'appareils utilisant des connexions non vérifiées.
• Deuxièmement, les cybercriminels profitent des événements et des crises de grande ampleur pour s'introduire dans les entreprises et voler leurs données.

Pour cette raison, il est absolument nécessaire que les chefs d'entreprise et les décideurs prennent les bonnes précautions pour être certains qu'ils protègent au mieux leurs données.

Aujourd'hui, nous verrons comment vous pouvez prendre soin de vos données même lorsque votre effectif est OOO.

Les risques de sécurité des documents liés au travail à domicile

L'une des caractéristiques déterminantes de l'environnement actuel de travail à domicile dans lequel beaucoup d'entre nous se trouvent est la préparation des organisations à travers le pays.

Les failles de sécurité ne doivent pas être sous-estimées, et il existe un certain nombre de facteurs qui jouent contre les PME qui tentent de les prévenir.

Ces facteurs sont notamment :

• Un manque de préparation sécuritaire pour se défendre contre une attaque
• Le manque de familiarité des employés avec les méthodes de cyberattaque, les laissant susceptibles d'être exploités par des criminels

Lorsqu'une entreprise est violée

Lorsque des entreprises sont piratées et que leurs données sont volées, cela peut être dévastateur.

C'est particulièrement le cas des PME, qui manquent souvent de capital pour pouvoir résister ne serait-ce qu'à une seule brèche et se remettre sur pied.

Sans un plan approprié pour s'occuper de vos données, les conséquences peuvent être fatales.

93 % des entreprises sans plan de reprise après sinistre qui subissent un sinistre majeur en matière de données font faillite dans l'année

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Comment vous assurer que la sécurité de vos documents est satisfaisante

Protéger votre réseau interne

Comme nous venons de le mentionner, le fait d'avoir une main-d'œuvre distante entraîne un certain nombre de défis en matière de sécurité.

Le premier et le plus évident est que vous avez des employés qui accèdent aux données et aux documents depuis l'extérieur de votre bureau, ce qui signifie qu'ils n'utilisent pas votre réseau établi (et probablement plus sécurisé).

Ils accéderont plutôt au réseau depuis leur domicile, leurs cafés, leurs bibliothèques, etc.

Après leur propre domicile, le deuxième endroit le plus courant pour les employés pour effectuer du travail à distance est dans les cafés, avec 37 % des répondants indiquant qu'ils les utilisent

Le fait est que vous ne savez rien de leurs protocoles de sécurité et rien ne garantit que les réseaux qu'ils utilisent offrent la sécurité nécessaire.

Le deuxième point est que de nombreux travailleurs utiliseront leurs propres appareils.

Bien sûr, cela permettra d'économiser sur les frais généraux, mais il y a l'inconvénient crucial que vous ne pouvez pas contrôler le logiciel qui y est installé, à savoir l'antivirus ; en particulier l'antivirus de nouvelle génération, l'option standard pour de nombreuses entreprises qui ont mis en place une solution cloud pour leur sécurité.

Le résultat final est que vous avez des employés qui accèdent aux documents internes de votre entreprise et vous ne pouvez pas être certain que leurs appareils sont sécurisés ou qu'ils utilisent des réseaux sécurisés.

La meilleure façon d'atténuer cela est d' investir dans un VPN pour votre entreprise.

Un réseau privé virtuel fonctionne en établissant une connexion sécurisée entre vos employés et votre réseau au bureau.

Les données qui y transitent sont cryptées et ne peuvent pas être « vues » par d'autres à moins qu'ils ne disposent des informations d'identification correctes.

L'utilisation d'un VPN est un moyen simple et sécurisé de garantir la sécurité des documents sensibles auxquels les employés distants doivent accéder.

Éduquer vos employés

En temps de crise, les cybercriminels profitent des angoisses des gens pour exploiter les données de leur entreprise.

Avec tous vos employés hors du bureau, ils seront laissés à eux-mêmes (pour ainsi dire) et faciliteront la tâche des criminels.

C'est sans même considérer que les cyberattaques se multiplient sur les PME et que les événements récents ont provoqué un afflux massif d'attaques contre les entreprises.

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Dans cet esprit, il est important de s'assurer que tout votre personnel est conscient de l'importance de la cyber-hygiène et comprend à quel point la sécurité des documents est cruciale.

Il existe un certain nombre de programmes qui offrent une expertise et une aide avec les meilleures pratiques pour les employés.

Chez Impact, par exemple, nous proposons à nos clients une formation de sensibilisation à la sécurité KnowBe4, pour donner aux entreprises une première ligne de défense solide en donnant aux employés les compétences et les connaissances nécessaires pour détecter une arnaque et ne pas en profiter.

Envisagez fortement de mettre en place un programme de formation pour aider vos employés distants et éviter d'avoir une main-d'œuvre distante qui hémorragie des données à cause d'un simple (et évitable) manque de sensibilisation.

Avoir une politique claire pour le travail à distance

Ces deux points sont parfaitement liés à notre dernier point : les entreprises devraient avoir une politique claire en ce qui concerne les pratiques de leurs travailleurs à distance.

Alors que de nombreuses entreprises sont peut-être déjà à l'aise avec les travailleurs à distance - peut-être ont-elles déjà des membres du personnel qui font du télétravail - il existe un nombre important d'entreprises qui n'ont pas de politique formelle en place pour les employés travaillant en dehors du bureau.

63 % des services de l'entreprise ont au moins une personne qui travaille à distance pendant une durée significative, mais 57 % des entreprises n'ont pas de politique formelle de travail à domicile

Avec plus de la moitié des entreprises qui n'ont pas mis en place un ensemble de procédures pour le scénario actuel dans lequel nous nous trouvons, de nombreuses organisations se trouvent désormais particulièrement vulnérables à une violation de données.

La raison en est tout simplement que les travailleurs n'ont aucune règle à suivre et sont apparemment laissés pour gérer les données importantes comme ils l'entendent, ce qui n'est pas une excellente stratégie pour la sécurité des documents.

Définissez une politique claire pour le travail à distance. Les employés doivent comprendre exactement ce qui est attendu d'eux en matière de protection des données, de confidentialité et de code de conduite.

42 % des travailleurs à distance prévoient de travailler à distance plus fréquemment qu'ils ne le font actuellement au cours des 5 prochaines années, et plus de la moitié des travailleurs sur site souhaitent commencer à travailler à distance

L'établissement d'une politique est important, non seulement pour l'avenir immédiat, mais aussi à long terme.

Après tout, le travail à distance augmente et il est peu probable qu'il ralentisse de sitôt.

Plats à emporter

• Une main-d'œuvre distante entraîne plusieurs problèmes de sécurité
• Un VPN contribue grandement à assurer la sécurité des documents entre votre entreprise et les travailleurs distants
• Assurez-vous que les employés ont le savoir-faire pour pouvoir éviter de se faire arnaquer
• Créez une politique claire pour le travail à distance sur laquelle les employés peuvent compter lorsqu'ils opèrent en dehors du bureau

À la lumière des événements récents, de nombreuses organisations se sont retrouvées à rattraper leur retard, essayant de mettre en œuvre des solutions de fortune pour garantir la sécurité de leurs données lorsqu'elles utilisent une main-d'œuvre distante.

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